Die Bedeutung von Audit-Logs für digitale Marketingteams

Panik schlägt beim Anblick eines Analyse-Dashboards drei Tage, nachdem die Kampagne Ihres Kunden live geschaltet wurde. Laut den Zahlen haben Ihre Anzeigen 50.000 Klicks generiert, aber die entsprechende Post-Click-Landingpage? Es sind nur 10.000 Besuche registriert.

Wo sind die fehlenden 40.000 Besucher?

Hektisch spürt man die Anzeigen auf und macht eine herzzerreißende Entdeckung: Jede davon verweist auf eine 404-Seite.

Irgendwann hat jemand in Ihrem Unternehmen etwas vermasselt – und ohne ein detailliertes Audit-Log wissen Sie nicht, wer oder wie. Jetzt ist Ihre Agentur mit Tausenden von verschwendeten Werbegeldern am Haken, und Sie wissen nicht, wie Sie das Problem in Zukunft vermeiden können. Was werden Sie Ihrem Kunden sagen?

Was ist ein Audit-Log (auch bekannt als Audit-Trail)?

Ein Audit-Log (oder Audit-Trail) ist eine detaillierte, chronologische Aufzeichnung der in einem Verfahren durchgeführten Aktionen oder der an einem Projekt vorgenommenen Anpassungen. Sie sind auch in Bereichen wie Medizin, Buchhaltung, IT und digitalem Design weit verbreitet – insbesondere wenn Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist. Humorvoll weist Lysa Myers von WeLiveSecurity darauf hin, warum:

Wenn Sie schon längere Zeit Administrator sind, wissen Sie, dass Benutzer bemerkenswert kreativ sein können, wenn es darum geht, Dinge zu tun, die Sie nicht erwarten würden. Wenn Sie nicht wissen, was in Ihrem Netzwerk passiert, kann dies zu vielen schlaflosen Nächten führen. Dies muss jedoch nicht als unvermeidlich akzeptiert werden; Audit-Logging kann Ihnen einen Einblick in das Geschehen geben, sodass Sie versuchen können, die Schritte des Benutzers nachzuvollziehen, wenn etwas Seltsames passiert.

Mit anderen Worten, Audit-Logs zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wer was wann getan hat – für Ihre Kampagne, Ihre Website oder jedes Projekt, an dem Sie gerade arbeiten – um Ihnen dabei zu helfen, den Erfolg Ihres Prozesses zu maximieren und Fehler zu minimieren.

Warum jedes Marketingteam ein Audit-Log führen sollte (oder Audit-Log-Software verwenden)

Die Verwendung von Audit-Log-Software bietet sowohl für Marketingagenturen als auch für Teams mehrere Vorteile. Aus diesem Grund sollten Sie wichtige Aktionen bei jedem Schritt verfolgen.

1. Halten Sie Ihr Team verantwortlich

Es stimmt, dass Sie durch das Nachverfolgen der Aktivitäten Ihres Teams sehen können, wenn es einen Fehler macht, nachdem es passiert ist, und dann entsprechend darauf reagieren. Untersuchungen zeigen jedoch, dass das Führen eines Audit-Logs auch dazu beitragen kann, Fehler zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Betrachten Sie ein Experiment der Washington University, bei dem drei Forscher versuchten, den Diebstahl von Mitarbeitern in Casual-Dining-Restaurants im ganzen Land wie Applebee's, Olive Garden und Chili's einzudämmen.

Wie die Forscher feststellten, kann der Diebstahl von Mitarbeitern in der Gastronomie in verschiedenen Formen auftreten. Es ist nicht nur das Stehlen von der Kasse – Diebstahl kann auch das Verschenken einer kostenlosen Runde Getränke gegen ein höheres Trinkgeld sein. Dem Personal wird vertraut, dass es jede Transaktion in ein POS-System eingibt, aber das passiert nicht immer.

In 392 Restaurants in 39 Bundesstaaten hatten Experimentatoren eine Diebstahlüberwachungssoftware installiert, um zu sehen, ob sie intrigierende Mitarbeiter erwischen könnte. Es würde nicht nur Manager warnen, wenn das Unternehmen regelrecht gestohlen wurde, sondern auch, wenn verdächtige Muster identifiziert wurden, die auf schändliches Verhalten der Mitarbeiter hinweisen könnten.

Das Ergebnis?

Über 2.000 US-Dollar an Einsparungen pro Woche für Restaurants. Dieser Artikel der New York Times fasst den Grund dafür hervorragend zusammen:

Die Auswirkungen, so die Forscher, kamen nicht von der Entlassung von Arbeitern, die an Diebstählen beteiligt waren, sondern hauptsächlich von ihrem geänderten Verhalten. Da sie wussten, dass sie überwacht wurden, zogen die Kellner nicht nur unethische Praktiken zurück, sondern lenkten ihre Bemühungen auch darauf, die Kunden dazu zu bringen, dieses Dessert oder ein zweites Bier zu trinken, was die Einnahmen für das Restaurant und das Trinkgeld für sich selbst erhöhte.

Am Ende hat die Software nicht viele Diebe erwischt, aber die Mitarbeiter hielten sich an das Protokoll, weil sie wussten, dass sie verfolgt wurden.

Eine andere Studie der Newcastle University zeigte, dass selbst die Illusion, dass jemand zuschaut, das Verhalten von Menschen verändern kann. Wenn Forscher in einer öffentlichen Kantine Poster mit menschlichen Augen aufhängten, räumten doppelt so viele Menschen hinter sich auf, als wenn Poster mit Blumen an den Wänden hingen.

Durch die Verwendung eines Überwachungsprotokolls können Sie das Verhalten auf die gleiche Weise beeinflussen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass ihr Verhalten nachverfolgbar ist, können Sie sicherstellen, dass das Protokoll immer eingehalten wird. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Gedanken über faule Fehler oder Versuche machen, eine Kampagne zu untergraben.

2. Machen Sie Ihre Kunden verantwortlich

Kunden den Zugriff auf wichtige Inhalte zu ermöglichen, hat ihre Vorteile, z. B. die Möglichkeit, vor Abschluss eines Projekts Feedback von Stakeholdern einzuholen. Gleichzeitig hat es aber auch das Potenzial, mehr Probleme zu verursachen als es löst.

Wenn Sie sich über ein kollaboratives Modell in das Geschäft Ihres Kunden integrieren, ähnlich wie dies bei der Agentur 85SIXTY der Fall ist, besteht immer die Möglichkeit, zwischen Ihrem Team und seinem Team mit dem Finger zu zeigen, wenn etwas schief geht.

Was passiert, wenn Sie als Freelancer ein Post-Click-Landingpage-Design einreichen, das nach der Weitergabe an den Content Marketing Manager irgendwie verloren geht? Was passiert, wenn die von Ihnen generierten Leads verschwinden, aber mehrere Mitarbeiter Ihres Kunden Zugriff auf ein CRM haben?

Wenn eine Seite gelöscht wird, Leads verloren gehen oder ein Design geändert wird, können Sie das Gezänk stoppen, bevor es beginnt, mit einer Schritt-für-Schritt-Liste der Aktionen und wer sie ausgeführt hat. Ihre Mitarbeiter sind vielleicht die ersten, die Sie überprüfen, aber sie sind nicht immer die Schuldigen.

3. Verhindern Sie zukünftige Fehler und wiederholen Sie Erfolge

Als George Santayana sagte: „Wer die Geschichte nicht lernt, ist dazu verdammt, sie zu wiederholen“, meinte er damit nicht Erkenntnisse aus Audit-Logs, hätte es aber genauso gut sein können.

Mit einer detaillierten Beschreibung der Schritte, die jedes Ihrer Teammitglieder vom Anfang bis zum Ende Ihrer Projekte unternimmt, können Sie sowohl die Fehler als auch die richtigen Schritte ermitteln.

Wenn alle Ihre Anzeigen wie im vorherigen Beispiel auf eine 404-Seite verweisen, könnte der Grund dafür sein, dass ein Designer versehentlich Ihre Post-Click-Landingpage gelöscht hat. Oder es könnte sein, dass ein bezahlter Marketingmanager die URL Ihrer Seite mitten in der Kampagne geändert hat.

Wenn Sie ein Audit-Log führen oder eine Audit-Log-Software verwenden, die Änderungen an Ihren Projekten automatisch nachverfolgt, wissen Sie, warum. Und wenn Sie die Gründe dafür kennen, können Sie in Zukunft Fehler minimieren und erfolgreiche Prozesse nachbilden.

4. Bestimmen Sie die Wirksamkeit Ihres Tools

Ihre Kunden und Mitarbeiter sind nicht die einzigen, die das Potenzial haben, ein Projekt zu machen oder zu scheitern. Das kann Ihr Werkzeug auch. Und laut dem National Institute of Standards and Technology kann ein Auditprotokoll Ihnen dabei helfen herauszufinden, wann:

Die Audit-Trail-Analyse kann oft zwischen vom Bediener verursachten Fehlern (bei denen das System möglicherweise genau wie angewiesen ausgeführt wurde) oder vom System verursachten Fehlern (z. B. aufgrund eines schlecht getesteten Ersatzcodes) unterscheiden. Fällt beispielsweise ein System aus oder wird die Integrität einer Datei (entweder Programm oder Daten) in Frage gestellt, kann eine Analyse des Audit Trails die Abfolge der Schritte des Systems, der Benutzer und der Anwendung rekonstruieren.

Das Überprüfen Ihres Tools auf Störungen und Inkonsistenzen ist nichts Neues. A/A-Tests helfen Vermarktern, A/B-Testing-Software zu kalibrieren, und Audit-Logs können dasselbe für andere Tools tun.

Wenn Ihr Audit-Log beispielsweise zeigt, dass seit Beginn der Kampagne Ihres Kunden niemand auf eine Post-Click-Zielseite zugegriffen hat, könnte die Tatsache, dass Ihre Anzeigen auf eine 404-Seite verweisen, ein Hinweis darauf sein, dass Ihr Tool dafür verantwortlich ist. Und ein Follow-up mit dem Kundensupport-Team dieses Tools wird aufdecken, was schief gelaufen ist.

5. Beweise aufbewahren

Wie die Mitarbeiter von Agenturen wissen, können Kunden eine Qual sein. Einige geben schlechtes Feedback; andere zahlen nicht pünktlich. Und in manchen Fällen können Kunden so stur sein, dass sie nicht zugeben wollen, dass sie falsch liegen.

In seltenen Fällen führt ein Streit um Tausende von verschwendeten Werbegeldern zu einer Androhung rechtlicher Schritte; eine Audit-Log-Datei kann helfen, die Schuld zu belegen.

War die letzte Person, die auf diese Post-Click-Landingpage – jetzt eine 404-Seite – zugegriffen hat, Ihr Kunde? Wenn einige Recherchen ergeben, dass Ihr Tool nicht schuld ist und Sie die Seite nach dem Start der Kampagne nicht aufgerufen haben, braucht es keinen Detektiv, um herauszufinden, wer an der fehlenden Post-Click-Landung schuld ist Seite.

Jedes Team sollte ein Audit-Log führen

Wer hat was wann gemacht? Was war der Fehler, der zum Scheitern der gesamten Kampagne Ihres Kunden führte? Welches Unternehmen ist für diese Tausenden von verschwendeten Werbegeldern verantwortlich?

Ohne ein Prüfprotokoll der wichtigsten Aktionen und Aktualisierungen haben Sie keine Möglichkeit, dies zu erfahren.

Gleichzeitig kann die Pflege von Audit-Logs unglaublich mühsam sein. Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, jede Aktion in einer Tabellenkalkulation oder einem manuellen Tool zu verfolgen, kann dies eine Arbeitsstunde pro Woche an Produktivität kosten.

Eine bessere Alternative? Audit-Logging-Software, die Aktionen in einem System automatisch verfolgt. Mit dem neuen Audit-Log von Instapage erhalten Sie genau das:

Wissen Sie genau, was wann mit Ihrem Konto passiert und wer dafür verantwortlich ist. Auf diese Weise werden Fehler nur einmal gemacht, während sich Erfolge vervielfachen und Ihren Workflow optimieren.

Beginnen Sie schnell mit der Gestaltung professioneller Seiten und melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.