Importanța jurnalelor de audit pentru echipele de marketing digital

Panica lovește la vederea unui tablou de bord analitic la trei zile de la difuzarea campaniei clientului dvs. În funcție de cifre, anunțurile dvs. au generat 50.000 de clicuri, dar pagina lor de destinație corespunzătoare după clic? Are doar 10.000 de vizite înregistrate.

Unde sunt cei 40.000 de vizitatori lipsă?

Frenetic, urmăriți reclamele și faceți o descoperire care face furori: fiecare dintre ele indică o pagină de 404.

La un moment dat, cineva din organizația dvs. a înșelat - și fără un jurnal de audit detaliat, nu aveți de unde să știți cine sau cum. Acum, agenția dvs. este în cârlig pentru mii de dolari publicitari irosiți și nu știți cum să preveniți problema în viitor. Ce îi vei spune clientului tău?

Ce este un jurnal de audit (aka audit track)?

Un jurnal de audit (sau pista de audit) este o înregistrare detaliată, cronologică, a acțiunilor întreprinse într-o procedură sau a ajustărilor făcute unui proiect. Sunt frecvente și în domenii precum medicina, contabilitatea, IT și designul digital - mai ales atunci când colaborarea este cheia succesului. Cu umor, Lysa Myers de la WeLiveSecurity subliniază de ce:

Dacă ați fost administrator pentru o perioadă lungă de timp, știți că utilizatorii pot fi extrem de creativi în ceea ce privește lucrurile la care nu vă așteptați. Dacă nu știi ce nu știi despre ceea ce se întâmplă în rețeaua ta, ar putea duce la o mulțime de nopți nedormite. Dar acest lucru nu trebuie acceptat ca inevitabil; jurnalul de audit vă poate oferi această vizualizare a ceea ce se întâmplă, astfel încât să puteți încerca să refaceți pașii utilizatorului dacă se întâmplă ceva ciudat.

Cu alte cuvinte, jurnalele de audit vă oferă o descriere pas cu pas a cine a făcut ce atunci când - la campania dvs., site-ul dvs. web sau la orice proiect la care lucrați - pentru a vă ajuta să maximizați succesele în procesul dvs. și să minimizați eșecurile.

De ce fiecare echipă de marketing ar trebui să păstreze un jurnal de audit (sau să utilizeze software-ul de jurnal de audit)

Utilizarea software-ului de jurnal de audit prezintă mai multe beneficii pentru agențiile de marketing și pentru echipe. Iată de ce ar trebui să urmăriți acțiunile cheie la fiecare pas.

1. Trageți la răspundere echipa dumneavoastră

Este adevărat că, urmărind activitățile echipei dvs., veți putea vedea când vor greși după ce s-a întâmplat, apoi le veți adresa în consecință. Dar cercetările arată că păstrarea unui jurnal de audit ar putea ajuta, de asemenea, la prevenirea erorilor înainte ca acestea să apară și ele.

Luați în considerare un experiment de la Universitatea din Washington, în care trei cercetători au urmărit să reducă furtul angajaților la restaurantele casual din întreaga țară, cum ar fi Applebee's, Olive Garden și Chili's.

După cum au remarcat cercetătorii, furtul angajaților poate apărea sub diferite forme în industria serviciilor alimentare. Nu este doar furtul din registru - furtul poate oferi și o rundă gratuită de băuturi în schimbul unui bacșiș mai mare. Personalul are încredere în introducerea fiecărei tranzacții într-un sistem POS, dar asta nu se întâmplă întotdeauna.

Așadar, în 392 de restaurante din 39 de state, experimentatorii au instalat un software de monitorizare a furtului pentru a vedea dacă poate prinde angajați care înșelă. Nu numai că îi va alerta pe manageri atunci când unitatea ar fi fost furată direct, dar și atunci când a identificat modele suspecte care ar putea indica un comportament nefavorabil al angajaților.

Rezultatul?

Peste 2.000 de dolari în economii pe săptămână pentru restaurante. Această piesă din New York Times face o treabă excelentă de a rezuma motivul pentru care:

Impactul, spun cercetătorii, nu a venit din concedierea lucrătorilor angajați în furt, ci mai ales din comportamentul lor schimbat. Știind că erau monitorizați, serverele nu numai că au retras orice practică lipsită de etică, ci și-au direcționat eforturile spre a-i determina pe clienți să aibă acel desert sau o a doua bere, sporind veniturile pentru restaurant și sfaturi pentru ei înșiși.

În cele din urmă, software-ul nu a prins mulți hoți, dar a ținut angajații să adere la protocol, deoarece știau că sunt urmăriți.

Un alt studiu de la Universitatea Newcastle a arătat că până și iluzia cuiva care privește poate schimba comportamentul oamenilor. Când cercetătorii au atârnat afișe cu ochi umani într-o cafenea publică, de două ori mai mulți oameni au făcut curățenie după ei decât atunci când au afișat flori pe pereți.

Utilizând un jurnal de audit, puteți afecta comportamentul în același mod. Anunțarea angajaților dvs. comportamentul lor este urmărit înseamnă asigurarea respectării întotdeauna a protocolului. În acest fel, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la greșelile leneșe sau orice încercări de a submina o campanie.

2. Trageți clienții la răspundere

Permiterea accesului clienților la conținutul cheie are avantajele sale, cum ar fi capacitatea de a obține feedback-ul părților interesate înainte de finalizarea unui proiect. În același timp, are și potențialul de a provoca mai multe probleme decât rezolvă.

Dacă vă integrați în afacerea clientului dvs. utilizând un model colaborativ, similar cu modul în care o face agenția 85SIXTY, există întotdeauna potențialul de a arăta cu degetul între echipa dvs. și a lor atunci când ceva nu merge bine.

Ce se întâmplă atunci când, în calitate de freelancer, trimiteți un design de pagină de destinație după clic, care într-un fel lipsește după ce a fost transmis managerului de marketing pentru conținut? Ce se întâmplă când potențialii pe care i-ați generat dispar, dar mai mulți dintre angajații clientului dvs. au acces la un CRM?

Când o pagină este ștearsă, clienții potențiali lipsesc sau un design este modificat, veți putea opri certurile înainte de a începe cu o listă pas cu pas a acțiunilor și cine le-a luat. Angajații dvs. pot fi primii pe care îi verificați dublu, dar nu întotdeauna aceștia sunt vinovați.

3. Preveniți erorile viitoare și reproduceți succesele

Când George Santayana a spus „Cei care nu învață istoria sunt sortiți să o repete”, nu se referea la înțelegerea din jurnalele de audit, dar ar fi putut la fel de bine să fi fost.

Cu o prezentare detaliată a pașilor pe care îi face fiecare membru al echipei de la începutul până la sfârșitul proiectelor dvs., veți putea identifica atât locul în care ați greșit, cât și corect pe parcurs.

Dacă toate reclamele dvs. indică o pagină 404 ca în exemplul anterior, motivul ar putea fi că un designer a șters accidental pagina dvs. de destinație după clic. Sau, s-ar putea ca un manager de marketing plătit să schimbe adresa URL a paginii dvs. în mijlocul campaniei.

Păstrând un jurnal de audit sau utilizând un software de jurnal de audit care urmărește automat modificările la proiectele dvs., veți ști de ce. Și când veți cunoaște motivele care stau la baza fiecăruia, veți putea să minimizați greșelile și să reproduceți procese de succes în viitor.

4. Determinați eficiența instrumentului dvs.

Clienții și angajații dvs. nu sunt singurii cu potențialul de a face sau de a sparge un proiect. Instrumentul dvs. îl poate face și el. Și, conform Institutului Național de Standarde și Tehnologie, un jurnal de audit vă poate ajuta să vă dați seama când:

Analiza urmelor de audit poate face adesea distincția între erorile provocate de operator (în timpul cărora sistemul ar fi putut efectua exact așa cum s-a instruit) sau erorile create de sistem (de exemplu, care decurg dintr-o piesă de cod de înlocuire slab testată). Dacă, de exemplu, un sistem eșuează sau integritatea unui fișier (fie program, fie date) este pusă la îndoială, o analiză a pistei de audit poate reconstitui seria de pași parcurși de sistem, utilizatori și aplicație.

Verificarea instrumentului pentru erori și neconcordanțe nu este ceva nou. Testarea A / A îi ajută pe specialiștii în marketing să calibreze software-ul de testare A / B, iar jurnalele de audit pot face același lucru pentru alte instrumente.

Dacă, de exemplu, jurnalul dvs. de audit arată că nimeni nu a accesat o pagină de destinație post-clic de la începutul campaniei clientului dvs., faptul că anunțurile dvs. indică o pagină 404 ar putea fi un indicator de vină pentru instrumentul dvs. Și o urmărire cu echipa de asistență pentru clienți a instrumentului va dezvălui ce a mers prost.

5. Păstrați dovezi

După cum știu membrii personalului agenției, clienții pot fi o durere. Unii dau feedback neplăcut; alții nu plătesc la timp. Și, în unele cazuri, clienții pot fi atât de încăpățânați încât nu sunt dispuși să admită că greșesc.

În rare cazuri, o dispută cu privire la mii de dolari publicitari irosiți duce la amenințarea acțiunii în justiție; un fișier jurnal de audit poate ajuta la furnizarea de dovezi ale culpei cui.

A fost ultima persoană care a accesat acea pagină de destinație după clic - acum o pagină 404 - clientul dvs.? Dacă unele cercetări constată că instrumentul dvs. nu este de vină și nu ați accesat pagina după începerea campaniei, nu va fi nevoie de un detectiv pentru a afla cine este vinovat în cazul lipsei de aterizare după clic pagină.

Fiecare echipă ar trebui să păstreze un jurnal de audit

Cine a făcut ce și când? Care a fost greșeala care a dus la căderea întregii campanii a clientului dvs.? Ce afacere este responsabilă pentru acele mii de dolari publicitari irosiți?

Fără un jurnal de audit al acțiunilor și actualizărilor cheie, nu aveți de unde să știți.

În același timp, jurnalele de audit pot fi incredibil de obositoare de întreținut. Solicitarea angajaților pentru urmărirea fiecărei acțiuni într-o foaie de calcul sau un instrument manual poate costa o oră de afaceri de productivitate pe săptămână.

O alternativă mai bună? Software de înregistrare a auditului care urmărește automat acțiunile dintr-un sistem. Cu noul jurnal de audit Instapage, veți obține exact acest lucru:

Aflați exact ce se întâmplă cu contul dvs., când și cine este responsabil. În acest fel, greșelile sunt făcute o singură dată, în timp ce succesele se înmulțesc și eficientizează fluxul de lucru.

Începeți să proiectați rapid pagini profesionale și înscrieți-vă astăzi pentru o demonstrație Instapage Enterprise.