7 pași pentru un buget de proiect de succes

Dacă nu ai fonduri, nu vei finaliza proiectul cu succes. De aceea, un buget de proiect este atât de important: este forța vitală a proiectului. Urmați acești pași pentru a asigura fondurile necesare pentru a sprijini proiectul în fiecare fază. Dar mai întâi trebuie să definim ce este bugetul unui proiect.

Ce este un buget de proiect?

Un buget de proiect reprezintă costurile totale proiectate necesare pentru a finaliza un proiect într-o perioadă definită de timp. Este folosit pentru a estima care vor fi costurile proiectului pentru fiecare fază a proiectului. Crearea unui buget de proiect este o parte critică a procesului de planificare a proiectului.

Bugetul proiectului va include lucruri precum costurile cu forța de muncă, costurile de achiziție de materiale și costurile de funcționare. Dar nu este un document static. Bugetul proiectului dumneavoastră va fi revizuit și reînviat pe tot parcursul proiectului, sperăm cu ajutorul software-ului de bugetare a proiectelor.

De ce aveți nevoie de un buget de proiect

Răspunsul evident este că proiectele costă bani, dar este mai nuanțat decât atât. Bugetul proiectului este motorul care conduce finanțarea proiectului dumneavoastră. Comunică părților interesate câți bani sunt necesari și când sunt necesari. Bugetele proiectelor sunt importante pentru orice industrie, cum ar fi construcțiile, marketingul sau producția, de exemplu.

Dar un buget de proiect nu este doar un mijloc de a obține lucrurile pe care le necesită proiectul tău. Da, trebuie să plătiți echipe, să cumpărați sau să închiriați echipamente și materiale, dar asta este doar jumătate din poveste.

Cealaltă parte a importanței unui buget de proiect este că este un instrument de control al costurilor proiectului. Bugetul, care face parte din planul dvs. de proiect, acționează ca o bază pentru a vă măsura performanța pe măsură ce colectați costurile reale odată ce proiectul a fost început.

Înrudit: șablon de buget de proiect

Crearea unui buget de proiect

După cum s-a menționat mai sus, există multe componente necesare pentru a construi un buget, inclusiv costuri directe și indirecte, costuri fixe și variabile, forță de muncă și materiale, călătorii, echipamente și spațiu, licențe și orice altceva vă poate afecta cheltuielile proiectului.

Pentru a satisface toate nevoile financiare ale proiectului dumneavoastră, un buget de proiect trebuie să fie creat temeinic, fără a lipsi niciun aspect care necesită finanțare. Pentru a face acest lucru, am subliniat șapte pași esențiali pentru crearea și gestionarea bugetului proiectului:

1. Utilizați date istorice

Probabil că proiectul tău nu este primul care încearcă să realizeze un obiectiv sau un scop specific. Privind în urmă la proiecte similare și la bugetele acestora este o modalitate excelentă de a obține un avans în construirea bugetului.

2. Lecții de referință învățate

Pentru a elabora în continuare datele istorice, puteți învăța din succesele și greșelile lor. Oferă o cale clară care duce la estimări mai precise. Puteți chiar să aflați despre modul în care au răspuns la schimbări și și-au ținut bugetul sub control. Iată un șablon de lecții învățate dacă trebuie să începeți să urmăriți aceste constatări în organizația dvs.

3. Folosiți-vă experții

O altă resursă pentru a construi un buget de proiect este să apelezi la cei care au experiență și cunoștințe - fie ei mentori, alți manageri de proiect sau experți în domeniu. Atingerea celor care au creat bugete vă poate ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să evitați capcanele inutile.

4. Confirmați acuratețea

Odată ce ai bugetul, nu ai terminat. Vrei să arunci o privire la el și să te asiguri că cifrele tale sunt corecte. În timpul proiectului nu este momentul să găsiți o greșeală de tipar. De asemenea, puteți căuta acei experți și alți membri ai echipei de proiect pentru a verifica bugetul și a vă asigura că este corect.

5. Linia de referință și reorientarea bugetului

Bugetul proiectului este linia de bază după care veți măsura progresul proiectului dvs. odată ce acesta a început. Este un instrument pentru a măsura variația proiectului. Dar, așa cum s-a menționat mai sus, veți dori să refaceți situația pe măsură ce apar modificări în proiectul dvs. Odată ce consiliul de control al schimbărilor aprobă orice modificare, trebuie să restabiliți situația.

Software-ul de management de proiect simplifică stabilirea unei linii de bază. Luați ProjectManager, tot ce trebuie să faceți este să deschideți setările pe Gantt și să selectați setați o linie de bază. Acum aveți efortul planificat salvat și îl puteți compara cu efortul dvs. real pe măsură ce executați proiectul. Puteți reseta linia de bază de câte ori aveți nevoie în timpul proiectului pentru a putea întotdeauna măsura variația proiectului dvs. instantaneu. Încercați gratuit instrumentul nostru astăzi.

6. Actualizare în timp real

Apropo de schimbări, cu cât știi mai devreme despre ele, cu atât mai bine. Dacă software-ul dvs. de planificare a proiectelor nu este bazat pe cloud și nu se actualizează de îndată ce echipa dvs. își schimbă starea, atunci pierdeți timp prețios și costisitor.

7. Pune pe drumul cel bun

Importanța de a avea un software de management de proiect care urmărește în timp real, cum ar fi ProjectManager, este că vă oferă informațiile de care aveți nevoie pentru a reveni pe drumul cel bun mai devreme decât mai târziu. Lucrurile se schimbă, iar proiectele ies tot timpul. Proiectele care revin mai repede pe drumul cel bun au succes.

Dacă vă gestionați cheltuielile proiectului folosind aceste elemente de bază, veți avea o bază solidă pentru succesul proiectului dumneavoastră.

Exemplu de buget de proiect

Pentru a ilustra în continuare modul în care este creat un buget de proiect, să presupunem că realizăm o aplicație. Primul lucru pe care va trebui să-l afli sunt costurile pentru forță de muncă și materiale. Veți avea nevoie de programatori, designeri, dezvoltatori de conținut, o echipă de dezvoltatori etc. Vă ajută să enumerați toate sarcinile și să le atribuiți echipa — un semn distinctiv al unui bun management al sarcinilor. În acest fel, fiecare bănuț este contabilizat.

Cu sarcinile defalcate pentru proiect și echipa ta, în continuare va trebui să te uiți la orice materiale vor fi necesare. Vor avea nevoie de laptopuri, alte dispozitive și echipamente? Acest lucru trebuie luat în considerare.

Acum notați alte elemente rând. Ar putea exista cheltuieli de deplasare și închiriere de spațiu pentru a găzdui echipa. Apoi, există elemente fixe care sunt adevărate pentru orice proiect. Acestea sunt lucruri în care costul este stabilit și nu se va schimba pe parcursul proiectului. De asemenea, veți dori o coloană pentru orice costuri diverse care nu se încadrează în altă parte a bugetului.

Bugetul dvs. trebuie să aibă o coloană planificată versus reală. Când creați acea aplicație, este posibil să pivotați și asta va afecta bugetul. Aceste coloane sunt o modalitate de a urmări cheltuielile pentru a vă asigura că respectați bugetul.

Șablon de buget de proiect gratuit

Dacă doriți ajutor pentru a vă pregăti bugetul, ProjectManager are un șablon care prezintă majoritatea elementelor de bază pentru dvs. Pentru asistență suplimentară, încercați șablonul nostru gratuit de buget de proiect.

Șablon de buget de marketing gratuit

Acest șablon de buget de marketing este un instrument excelent pentru a începe să creați linii de bază precise pentru campaniile dvs. de marketing. Îl poți personaliza pentru a se potrivi nevoilor echipei tale.

Șablon de estimare gratuit

Înainte de a fi gata să vă scrieți bugetul, poate fi necesar să elaborați mai multe estimări pentru toate sarcinile care compun proiectul dvs., inclusiv resursele necesare pentru fiecare. Șablonul nostru de estimare vă va permite să faceți aceste estimări și să le împărtășiți cu părțile interesate.

ProjectManager ajută proiectele să rămână la buget

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud. Aceasta înseamnă că livrăm date instantaneu în tabloul de bord în timp real, astfel încât să vă puteți monitoriza proiectul pe baza a șase valori. Când costurile reale diferă de bugetul planificat, știți mai repede și puteți răspunde mai repede.

Puteți, de asemenea, să vă planificați bugetul pe software-ul nostru, adăugând cheltuieli și apoi să utilizați caracteristica noastră de gestionare a resurselor pentru a aloca resurse, forță de muncă, tarife orare, care sunt adăugate automat la proiectul dvs. Adăugați cheltuieli la nivel de sarcină cu diagrama Gantt și raportați cheltuielile la nivel de sarcină.

Puteți face atât de multe pentru a vă planifica și gestiona bugetul cu ProjectManager, care este gratuit timp de 30 de zile cu această ofertă de probă.

Mai multe despre bugetul proiectului

Este clar că construirea unui buget precis este cheia pentru a vă configura proiectul pentru a reuși. De ce să nu acordați un moment pentru a asculta pe expertul nostru rezident în managementul proiectelor Jennifer Bridges, PMP, care explică cum să construiți un buget de proiect în acest tutorial video.

Iată o captură de ecran pentru referință!

Multumesc pentru vizionare!

Sfat pro: asigurați-vă că urmăriți costurile bugetate față de costurile reale atunci când sunteți în proiect pentru a vedea dacă respectați bugetul respectiv. Pentru că după ce faci un buget, trebuie să știi să-l gestionezi.

Transcriere:

Astăzi, vorbim despre cum să creați un buget de proiect. Și, cu asta, vreau să împărtășesc șapte sfaturi de experți.

Dar, în primul rând, să clarificăm care este bugetul proiectului. Este costul total proiectat pentru finalizarea unui proiect într-o anumită perioadă de timp, cu un anumit rezultat.

Vrem să fim siguri că includem mai multe componente.

În primul rând, dorim să includem costul direct, legat direct de proiect, precum și orice cost indirect.

De asemenea, dorim să includem costurile fixe și variabile, orice forță de muncă și materiale, precum și călătoriile.

Pot exista unele cheltuieli legate de călătorie pe care trebuie să le includem, precum și echipamentele de care avem nevoie și orice spațiu, orice costuri de închiriere sau licență.

Și pot exista și alte costuri, dar acestea sunt doar câteva idei.

De ce vrem oricum să creăm un buget de proiect? Pentru că ne ajută să urmărim costul bugetat față de costul real.

Asta ne oferă o variație care ne face să știm în cele din urmă, sau pe tot parcursul drumului, cum ne descurcăm.

Deci haideți să vorbim despre sfaturile experților. În primul rând, folosiți datele istorice dacă acestea există. Dacă aveți un proiect similar, utilizați date istorice pentru a putea compara datele, astfel încât să nu va trebui să începeți de la zero.

De asemenea, lecții de referință învățate. Vrei să fii sigur că nu repeți aceleași lecții. Puteți să o luați și să o includeți și în acest proiect.

Folosiți-vă experții, iar asta include și membrii echipei. Deci, echipa dvs., care ar fi posibil să fi realizat proiecte similare, vă poate oferi contribuții, precum și părțile interesate.

Apoi confirmați exactitatea. Odată ce ați construit bugetul proiectului, poate doriți să oferiți informații și să îi puneți pe oameni să se uite la el pentru a vă asigura că datele sunt exacte.

De asemenea, linia de bază. Odată ce ați finalizat bugetul proiectului, doriți o linie de referință și asta este ceea ce veți folosi pe tot parcursul proiectului pentru a măsura variația. Re-baseline pentru mine este una dintre cheile dintre un proiect eșuat și un proiect de succes. Dacă aveți modificări ale bugetului, iar consiliul de control al modificărilor le aprobă, atunci aceasta vă oferă posibilitatea de a restabili bugetul respectiv.

De asemenea, doriți să actualizați bugetul în timp real. Dacă există modificări, doriți să vă asigurați că acest lucru se face în mod regulat, astfel încât să urmăriți cifrele potrivite.

De asemenea, readuceți lucrurile pe drumul cel bun cât mai curând posibil, deoarece fiecare mică abatere agravează problema.

Așadar, dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta să vă creați, să gestionați și să urmăriți bugetul, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.