Strategii și bune practici de management al riscului IT

Tehnologia informației (IT) nu mai este un departament ascuns, cu un impact redus asupra afacerilor de zi cu zi. Este o afacere mare care este implicată în aproape fiecare sector al economiei și, prin urmare, prezintă unele riscuri majore. Citiți mai departe pentru a afla importanța managementului riscului IT.

Provocări unice ale IT

IT (tehnologia informației) a devenit atât de integrată în viața noastră personală și profesională încât atinge aproape tot ceea ce facem. Datorită influenței sale expansive, este esențial să vorbim despre managementul riscurilor în IT.

Managementul proiectelor IT oferă scenarii unice și, prin urmare, riscuri unice. De exemplu, hardware-ul, software-ul, aplicațiile și integrările pot ține pasul cu tehnologia în continuă schimbare? Un regres, o limitare, un risc, o eroare sau o amenințare în IT poate afecta fiecare aspect al unei afaceri. Pentru a atenua rezultatele negative, merită să investigați un software de management al proiectelor IT care vă poate ajuta să gestionați riscurile în IT și alte proiecte.

ProjectManager, de exemplu, vă permite să planificați proiecte IT fie cu o diagramă Gantt, un panou kanban, o listă de sarcini sau o foaie, apoi le puteți urmări în timp real cu tablourile noastre de bord automatizate. Este ideal pentru urmărirea riscurilor IT, astfel încât să puteți răspunde rapid. Încearcă-l gratuit!

Apoi este problema găsirii persoanelor potrivite care să se adreseze managementului riscului IT, cei cu pregătire și expertiză în spațiu. Acești oameni, conduși în mod ideal de un manager de proiect IT, vor trebui, de asemenea, să aibă o bună etică a muncii, astfel încât să fie de încredere și să își asume responsabilitățile.

Pași către managementul riscului IT

Managementul riscului IT este aplicarea metodelor de management al riscului la tehnologia informației pentru a gestiona riscurile inerente acelui spațiu. Pentru a face acest lucru înseamnă evaluarea riscurilor de afaceri asociate cu utilizarea, proprietatea, operarea și adoptarea IT într-o organizație. Urmați acești pași pentru a gestiona riscul cu încredere.

1. Identificați riscul

Nu te poți pregăti pentru risc fără să-ți dai seama mai întâi, în măsura în care poți, unde și când ar putea apărea. Prin urmare, atât managerul, cât și echipa trebuie să fie atenți la descoperirea și recunoașterea oricăror riscuri, apoi să le detalieze explicând modul în care ar putea avea impact asupra proiectului și a rezultatelor. O metodă este utilizarea unui șablon de evaluare a riscurilor IT.

2. Analizați riscul

Odată ce ați identificat riscul, trebuie să îl analizați și să discerneți dacă impactul său este mare, mic sau minim. De asemenea, care ar fi impactul fiecăruia dintre riscuri? Studiați riscul și modul în care acesta ar putea influența proiectul în diferite moduri. Veți adăuga aceste constatări la evaluarea dvs. de risc.

3. Evaluați și clasificați riscul

Odată ce ați evaluat impactul riscurilor și le-ați prioritizat, puteți începe să dezvoltați strategii pentru a le controla. Acest lucru se realizează prin înțelegerea a ceea ce riscul poate face proiectului, ceea ce determină probabilitatea ca acesta să se producă și amploarea impactului său. Apoi puteți spune că riscul trebuie abordat sau poate fi ignorat fără a greși întregul proiect. Din nou, aceste clasamente ar fi adăugate la evaluarea dvs. de risc.

4. Răspundeți la risc

După toate acestea, dacă riscul devine o problemă reală, atunci nu mai ești în domeniul teoretic. Este timpul pentru acțiune. Aceasta este ceea ce se numește planificarea răspunsului la risc în care vă asumați riscurile cu prioritate ridicată și decideți cum să le tratați sau să le modificați, astfel încât acestea să fie plasate ca o prioritate mai mică. Aici se aplică strategii de diminuare a riscurilor, precum și planuri preventive și de urgență. Adăugați aceste abordări la evaluarea dvs. de risc.

5. Monitorizați și revizuiți riscul

Odată ce ați acționat, trebuie să urmăriți și să revizuiți progresul atenuării riscului. Utilizați evaluarea riscului pentru a urmări și monitoriza modul în care echipa dvs. abordează riscul pentru a vă asigura că nimic nu este omis sau uitat.

Strategii de management al riscului IT

Strategiile sunt o modalitate de a oferi o abordare structurată pentru identificarea, accesarea și gestionarea riscurilor. Acestea oferă un proces de actualizare și revizuire regulată a evaluării pe baza modificărilor.

Aplicați măsuri de siguranță

Aceasta este o strategie de evitare, în care compania decide să evite riscul cu orice preț și concentrează o mulțime de resurse în acest scop. Dacă poți evita riscul, atunci nu mai este o amenințare pentru proiect. Cu toate acestea, există un dezavantaj în acest sens. Dacă eviți riscul, eviți și potențialul asociat al revenirii și oportunității acestuia. Deci, este o decizie de a nu lua cu ușurință.

Transferați riscul

Aceasta este o strategie de transfer atunci când compania transferă riscul către o altă entitate. Această redistribuire poate fi către membrii companiei, o entitate externalizată sau o poliță de asigurare.

Reduceți impactul

Aceasta este o strategie de atenuare, în care compania lucrează pentru a reduce impactul riscului prin metodologie, echipe sau orice resurse are la dispoziție. Poate implica mici schimbări, dar întotdeauna trebuie să apară printr-un proces și un plan.

Acceptați riscul

Aceasta este o strategie acceptabilă, în care știi că există riscuri și acceptă asta, așa că atunci când și dacă se întâmplă, poți face față cu asta atunci și acolo. Acest lucru este uneori inevitabil, dar gestionabil dacă ați urmat pașii din șablonul de evaluare a riscurilor de proiect.

Cele mai bune practici pentru managementul riscului IT

Iată șase bune practici pentru gestionarea riscului în IT.

• Evaluați devreme și des : nu există un moment mai bun pentru a începe procesul de gestionare a riscurilor decât acum, așa că începeți devreme. Amintiți-vă că este un proces și așa va continua pe tot parcursul proiectului. Apoi continuați monitorizarea tot timpul. Riscul nu doarme niciodată.
• Conducere de la vârf: Un lider bun înseamnă multe lucruri. Un aspect este dezvoltarea unei culturi a riscului în organizație. Aceasta înseamnă să apreciezi contribuția tuturor, să crezi în importanța recunoașterii riscului și să păstrezi o atitudine pozitivă în ceea ce privește răspunsul.
• Comunicații: a avea un canal clar pentru a comunica riscul în cadrul organizației este esențial pentru a identifica și a răspunde rapid și eficient la risc.
• Politici puternice: dacă nu există deja un proces și un plan pentru a face față riscului, veți fi întotdeauna cu un pas în urmă. Acesta este din nou motivul pentru care o evaluare a riscului de proiect este esențială, dar la fel este și înțelegerea rolurilor și responsabilităților pentru toată lumea din echipa de proiect, a avea un plan de continuitate etc.
• Implicați părțile interesate: o mare resursă care este adesea trecută cu vederea sunt părțile interesate ale proiectului, care au o perspectivă unică și pot oferi o perspectivă asupra domeniilor în care ar putea apărea riscul. Așadar, implicați-i pe tot parcursul procesului, de la cererea de participare la șablonul de evaluare a riscurilor și pe tot parcursul proiectului.
• Obțineți aprobări: în fiecare etapă a gestionării riscurilor, atrageți oamenii să aprobe strategia, care include părțile interesate.

Manager de proiect și management de risc

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că datele introduse sunt actualizate imediat, oferindu-vă cea mai precisă măsurătoare pentru a măsura progresul proiectului și a detecta orice probleme înainte ca acestea să devină riscuri.

Șablonul dvs. de evaluare a riscurilor poate fi încărcat în diagrama Gantt online, unde membrii echipei pot primi sarcini, comenta și colecta documente aferente, toate acestea putând fi atașate riscului.

Tabloul de bord în timp real urmărește progresul dvs. printr-o serie de valori ale proiectului. Și rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa informațiile dorite și apoi generate cu un singur clic pentru a le prezenta părților interesate. Încercați ProjectManager astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.

Video de instruire despre strategiile de management al riscului IT

ProjectManager este un instrument grozav, dar este și o bibliotecă de management de proiect. Avem o mulțime de postări pe blog care vorbesc despre fiecare aspect al domeniului și videoclipuri tutorial pentru o abordare mai vizuală.

Urmărește expertul nostru rezident Jennifer Bridges, PMP, în timp ce explică strategiile de management IT și oferă câteva bune practici.

Iată o captură de ecran pentru referință.

Multumesc pentru vizionare!

Transcriere

Astăzi vorbim despre strategiile de management al riscului IT și cele mai bune practici. Deci, în primul rând, de ce ne pasă de IT, Tehnologia Informației?

Ei bine, astăzi IT sau tehnologia informației este atât de integrată în tot ceea ce facem. Atinge aproape fiecare aspect al vieții noastre și al afacerii noastre.

Așadar, odată cu IT vin niște provocări unice. Deci, în primul rând, tehnologia continuă să se schimbe. Deci, trebuie să luăm în considerare hardware-ul, software-ul, aplicațiile și orice fel de integrări între ele să țină pasul?

De asemenea, găsim oameni care sunt instruiți și au expertiza de care avem nevoie pentru toate tehnologiile în schimbare.

De asemenea, să găsești oameni cu o etică bună a muncii și ceea ce înseamnă că ai fost capabil să apară la timp, să-ți asume angajamente, să-ți faci termene limită și să urmărești și să duci la bun sfârșit ceea ce s-au angajat.

Există, de asemenea, în IT, deoarece atinge serviciile financiare și o mulțime de alte date personale sau date ale companiei, trebuie să ne asigurăm că tot ceea ce facem respectă doar noile reglementări în vigoare.

Deci, când vorbim despre managementul riscului IT, vorbim despre aplicarea metodelor de management al riscului la informație și tehnologie pentru a gestiona riscurile asociate.

Practic, evaluăm riscul de afaceri asociat cu utilizarea, proprietatea, operarea sau adaptarea IT în organizația noastră, deoarece dacă deținem anumite tehnologii sau rulăm pe anumite platforme sau le folosim, trebuie să fim, din nou , în conformitate și există unele riscuri pentru acestea.

Deci, cum facem asta?

Așadar, iată câțiva pași care sunt comuni pentru managementul riscului IT.

În primul rând, trebuie să identificăm riscurile care sunt suportate de utilizarea IT-ului nostru.

Deci, identificăm riscul, apoi analizăm riscul. Este acesta un risc mare? Este un mic risc? Ar putea fi un risc mic, dar să aibă un impact negativ uriaș, sau ar putea fi un risc mare, dar dacă se întâmplă, impacturile ar putea fi minime, așa că trebuie să evaluăm și să analizăm asta.

Apoi evaluăm și clasificăm acele riscuri și răspundem la risc și le răspundem prin strategiile de atenuare.

Prin urmare, monitorizăm și revizuim aceste riscuri în mod constant.

Deci, iată o strategie. Deci, strategia... Lucrul cu utilizarea strategiilor este că oferă o abordare structurată pentru a identifica, evalua și gestiona riscurile respective.

Strategiile oferă, de asemenea, un proces pe care îl actualizați în mod regulat și îl revizuiți evaluarea pe baza schimbărilor care au loc în proiect, în mediu, în economie, oricare ar fi.

Și apoi, deci, iată strategii comune de management al riscului IT.

Deci, în primul rând, aplicați garanții. Este o evitare. Deci, o companie poate decide: „Vrem să evităm aceste riscuri sau aceste riscuri cu orice preț. Așadar, fă tot ce trebuie să faci, pune toate strategiile la locul lor, astfel încât să putem evita acest lucru.”

Al doilea este transferul riscului. Asta e transfer. Deci, s-ar putea să transferați asta unui alt grup, unei alte organizații, poate unei companii din afara care se poate descurca mai bine. Deci, poate fi un risc mai mic pentru oricine este transferat.

De asemenea, atenuarea este aceea prin care reduceți impactul acelui risc. Faceți totul, puneți toate procesele, metodologiile, echipele, orice este în loc pentru a atenua acest lucru dacă se întâmplă.

Și apoi al patrulea este că accepți riscul, știi să mergi în care sunt riscurile și apoi îl accepți fără control sau atenuare. Spuneți doar: „Dacă se întâmplă asta, vom merge înainte și vom accepta, ne vom ocupa dacă se va întâmpla”.

Așadar, iată câteva bune practici care cred că sunt cu adevărat importante.

În primul rând, evaluați aceste riscuri din timp și des. Uneori oamenii așteaptă până se confruntă cu un risc înainte de a se gândi la el. Așadar, înainte ca un proiect să înceapă vreodată, înainte de începerea oricărei implementări sau a oricăror conversii, migrari sau integrări, gândiți-vă bine, planificați riscul din timp și apoi, pe măsură ce mergeți mai departe, din nou, continuați să îi ajutați.

Implicați, de asemenea, părțile interesate, deoarece părțile interesate pot avea informații pe care nu le aveți pe care le pot aduce sau, dacă discutați, evaluându-le pe aceștia, pot avea alte bune practici sau date istorice care vă vor ajuta.

Al treilea este dezactivarea. Deci, indiferent de strategia asupra căreia s-a convenit, vrei să fii sigur că părțile interesate, proprietarul s-au aprobat în cazul în care se întâmplă - în special dacă ești de acord să accepți riscul și se întâmplă.

Deci, dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta cu gestionarea riscului IT, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la Projectmanager.