Cum se creează e-mailuri cu invitații la evenimente care generează conversii

Găzduirea sau participarea la un eveniment ajută companiile să-și stabilească marca și să creeze un buzz în jurul produselor sau serviciilor lor, precum și să educe publicul. Din această intrare, veți afla ce se întâmplă în crearea unui e-mail de invitație la eveniment extrem de eficient.

De ce să folosiți e-mailurile cu invitație la eveniment

Un e-mail de invitație la eveniment este o parte crucială a marketingului evenimentului, care constă în promovarea produselor sau serviciilor prin comunicări online sau în persoană - conferințe, seminarii, seminarii web, ateliere, petreceri de lansare sau expoziții.

Potrivit Bizzabo, 31% dintre marketeri sunt de acord că astfel de evenimente live sunt esențiale pentru îndeplinirea obiectivelor lor de afaceri și pentru atingerea succesului companiei.

Deoarece e-mailul este considerat corect cel mai eficient mijloc de promovare a unui eveniment, nu ezitați să începeți chiar în căsuțele primite ale abonaților.

Pentru a profita la maximum de e-mailul de invitație la eveniment, asigurați-vă că include

• ora și locul ocaziei dvs. speciale;
• vorbitori și subiecte pe care urmează să abordeze;
• sponsori;
• beneficii pentru participanți;
• Link-uri utile.

Dacă vă scărpinați capul despre cum să scrieți o invitație prin e-mail pentru un eveniment, iată câțiva pași necesari pe care trebuie să îi urmați, urmate de câteva exemple bune din căsuța de e-mail.

Cum se scrie o invitație prin e-mail pentru un eveniment

Începeți cu o linie de subiect

Un subiect convingător poate declanșa și motiva destinatarii să vă deschidă e-mailul. Deoarece 69% dintre utilizatori raportează spam bazat exclusiv pe linia subiectului, trebuie să-l faceți să vorbească clar despre ceea ce ar trebui să se aștepte un utilizator de la e-mailurile dvs.

De exemplu, puteți indica numele vorbitorului principal pentru a stimula interesul pentru evenimentul dvs., cum ar fi într-un e-mail de la DMA Awards:

Alternativ, puteți invita abonatul efectiv după nume pentru a-i lăsa atenția. Iată ce a făcut echipa HireVue în e-mailul de invitație la eveniment:

De ce să nu încurajăm utilizatorii să ia măsuri indicând data evenimentului sau termenele de înregistrare, așa cum au făcut MarketingProfs în campania lor?

Și, bineînțeles, nu uitați să adăugați o intrigă la subiectul dvs. punând o întrebare, așa cum a făcut DMA Events:

Prezentați vorbitorul

La fel cum participați la un concert pentru a vă vedea formația preferată, utilizatorii urmăresc nume mari în timp ce verifică schița unui eveniment. Mai mult, o conferință, un seminar sau un webinar este întotdeauna o oportunitate plăcută de a obține informații de pe fețele noi despre care viitorul participant nu a auzit niciodată.

Deci, indiferent dacă ați menționat un vorbitor în subiect, nu uitați să introduceți persoana cheie și să spuneți despre trecutul său profesional în corpul principal al e-mailului dvs., așa cum a făcut Pearson într-una dintre campaniile lor:

Compania a trimis o invitație de webinar cu difuzorul principal atât în ​​antetul, cât și în subsolul e-mailului, dedicându-l pe acesta din urmă calificărilor și caracteristicilor personale ale expertului.

Adăugați imagini vizuale

Faceți e-mailul dvs. mai atrăgător și invitați abonații la evenimentul dvs. adăugând un videoclip. În cazul în care găzduiești o deschidere mare, plasează o imagine a clădirii; sau dacă intenționați un webinar, utilizați un instantaneu al unui serviciu sau produs.

Segment

Dacă promovați un eveniment pentru o anumită profesie sau locație, asigurați-vă că informați publicul potrivit despre aceasta. Colectați-le numele, funcțiile, vârsta sau orice alte informații despre abonații dvs. pentru a vă segmenta lista de discuții.

Ace Hotel, de exemplu, și-a anunțat evenimentul de maraton de film relevant pentru oricine se află în New Orleans. Compania a proiectat e-mailul într-un mod înfricoșător corespunzător, a indicat data și a furnizat linkul pentru utilizatori pentru a cumpăra biletele.

Dezvăluie avantajele pentru participant

Inspirați utilizatorii să participe la evenimentul dvs. prin enumerarea a ceea ce vor învăța și modul în care aceste informații le sunt utile. Beneficiile pentru participanți pot fi diverse: cadouri gratuite, o scurtă privire asupra noilor servicii sau produse sau comunicarea cu difuzori respectați din industria lor.

ReadWrite Labs a respectat această regulă în e-mailul de invitație la eveniment. Împreună cu detalii despre eveniment, cum ar fi locul, data și sponsorii, organizația a inclus o listă de avantaje care așteaptă abonații la participarea lor.

Cum să trimiteți o serie de e-mailuri cu invitație la eveniment

Să presupunem că organizați un seminar web și că aveți o listă de abonați care vă folosesc serviciul. Acum trebuie să vă promovați evenimentul. Pentru aceasta, vă puteți organiza invitația la eveniment într-o serie de e-mailuri automate folosind Automation 360.

Așa poate arăta o astfel de serie:

Acum, să aruncăm o privire mai atentă la fiecare pas pe care ar trebui să îl faceți pentru a lansa un astfel de flux automatizat.

Pasul 1. Trimiteți un e-mail de invitație la eveniment în masă cu contactul webhook activat

Creați un flux automat de e-mail care începe cu un webhook de contact. Selectați o listă de corespondență de care aveți nevoie.

Salvați această automatizare și treceți la o campanie de e-mail obișnuită. Creați un e-mail de invitație la eveniment în masă și asigurați-vă că conține informații despre locul, data, difuzoarele și motivele pentru care utilizatorii ar trebui să participe la evenimentul dvs. Nu uitați să adăugați un CTA clar care să conducă la o pagină în care utilizatorii se pot înregistra la eveniment.

Când ați terminat conținutul, bifați caseta corespunzătoare Automation 360 din etapa „Parametri campaniei”.

Cu condiția ca abonații să deschidă acest e-mail de masă, va fi lansat un flux automat de e-mail bazat pe webhook-ul de contact.

Pasul 2. Adăugați o condiție pentru trimiterea următoarelor e-mailuri în flux

Utilizați blocul „Condition” pentru a configura condiția pentru declanșarea următoarelor mesaje în fluxul automat. Poate fi un eveniment deschis, clic, livrare sau orice alt eveniment personalizat setat în „Manager evenimente”.

Am folosit acest bloc pentru a seta timpul de așteptare pentru înregistrarea webinarului - 7 zile.

Dacă un abonat se înregistrează în această perioadă, acesta primește imediat următorul e-mail - confirmare pentru înregistrarea seminarului web. În acest e-mail, mulțumiți-vă abonaților pentru înregistrare, adăugați detalii de conectare sau înscriere sau un bilet dacă este un eveniment cu bilet. În caz contrar, acestea sunt mutate într-o nouă listă de e-mail prin intermediul blocului „Acțiune”.

Pasul 3. Setați e-mailul de reamintire pentru eveniment

Programează-ți următorul e-mail cu 1-2 zile înainte de ziua cea mare pentru a reaminti utilizatorilor înregistrați despre evenimentul tău.

Asigurați-vă că includeți o schiță rapidă: ordinea vorbitorilor și a subiectelor care vor fi discutate. Adăugați un temporizator pentru a crește interesul utilizatorului sau dezvăluie unele beneficii pe care utilizatorii le vor primi după participarea la eveniment: o încercare gratuită a serviciilor sau premiilor.

Pasul 4. Configurați e-mailul final al fluxului automat

După evenimentul finalizat, trimiteți un e-mail de urmărire pentru a mulțumi utilizatorilor pentru participare, prezentați un certificat de participare, distribuiți difuzoarele prezentărilor utilizate sau fotografiile evenimentului dacă a fost live, trimiteți oferte speciale și produse conexe sau anunțați evenimente viitoare.

Elementele de bază despre e-mailurile invitației la eveniment

Deci, în cazul în care investiți într-un eveniment online sau în persoană, căsuța de e-mail a abonaților este locul potrivit pentru promovarea acestuia. Respectați următoarele sfaturi pentru a crea un e-mail de invitație la eveniment:

• creați subiecte convingătoare pentru a încuraja utilizatorii să vă deschidă e-mailurile în etapa de previzualizare;
• segmentați lista dvs. de e-mail pentru a veni cu invitații care vor corespunde preferințelor utilizatorilor, locației, hobby-urilor sau vârstei;
• gândiți-vă la conținutul e-mailului dvs.;
• configurați o serie de e-mailuri automate pentru a invita utilizatorii și a-i pregăti pentru evenimentul dvs.

Utilizați sfaturile noastre pentru a crea e-mailuri de invitație la eveniment, pentru a comenta propriile idei de mai jos și pentru a vă răspândi conținutul cu SendPulse!