Cómo crear correos electrónicos de invitación a eventos que generen conversiones

Organizar un evento o participar en él ayuda a las empresas a establecer su marca y generar interés en torno a sus productos o servicios, así como a educar a la audiencia. En esta entrada, aprenderá qué implica la creación de un correo electrónico de invitación a un evento altamente eficaz.

Por que usar correos electrónicos de invitación a eventos

Un correo electrónico de invitación a un evento es una parte crucial del marketing de eventos, que consiste en promover productos o servicios a través de comunicaciones en línea o en persona: conferencias, seminarios, seminarios web, talleres, fiestas de lanzamiento o exposiciones.

Según Bizzabo, el 31% de los especialistas en marketing están de acuerdo en que estos eventos en vivo son fundamentales para cumplir sus objetivos comerciales y lograr el éxito de la empresa.

Dado que el correo electrónico se considera correctamente el medio más eficaz para promover un evento, no dude en comenzar directamente en las bandejas de entrada de los suscriptores.

Para aprovechar al máximo el correo electrónico de invitación a su evento, asegúrese de que incluya

• hora y lugar de su ocasión especial;
• oradores y temas sobre los que van a insistir;
• patrocinadores;
• beneficios para los asistentes;
• Enlaces útiles.

Si se está rascando la cabeza sobre cómo escribir una invitación por correo electrónico para un evento, aquí hay algunos pasos necesarios que debe seguir, seguidos de varios buenos ejemplos de nuestra bandeja de entrada.

Cómo escribir una invitación por correo electrónico para un evento

Comience con una línea de asunto

Una línea de asunto convincente puede desencadenar y motivar a los destinatarios a abrir su correo electrónico. Dado que el 69% de los usuarios informan sobre el spam basándose únicamente en el asunto, es necesario que hable claramente sobre lo que un usuario debe esperar de sus correos electrónicos.

Por ejemplo, puede indicar el nombre del orador principal para despertar el interés por su evento, como en un correo electrónico de DMA Awards:

Alternativamente, puede invitar al suscriptor real por su nombre para que le preste atención. Esto es lo que hizo el equipo de HireVue en su correo electrónico de invitación al evento:

¿Por qué no animar a los usuarios a tomar medidas indicando la fecha del evento o las fechas límite de registro, como hizo MarketingProfs en su campaña?

Y, por supuesto, recuerde agregar algo de intriga a su línea de asunto haciendo una pregunta, como lo hizo DMA Events:

Presentar al orador

Al igual que cuando asiste a un concierto para ver a su banda favorita, los usuarios buscan grandes nombres mientras revisan el esquema de un evento. Es más, una conferencia, un seminario o un seminario web siempre es una buena oportunidad para obtener información de las caras nuevas de las que el futuro asistente nunca ha oído hablar.

Entonces, no importa si mencionó a un orador en la línea de asunto, recuerde presentar a la persona clave y contar su experiencia profesional en el cuerpo principal de su correo electrónico, como lo hizo Pearson en una de sus campañas:

La compañía envió una invitación a un seminario web con el orador principal tanto en el encabezado como en el pie de página del correo electrónico, dedicando este último a las calificaciones y características personales del experto.

Agregar elementos visuales

Haga que su correo electrónico sea más atractivo e invite a suscriptores a su evento agregando un video. En caso de que esté organizando una gran inauguración, coloque una foto del edificio; o si está planeando un seminario web, use una instantánea de un servicio o producto.

Segmento

Si está promocionando un evento para una profesión o un lugar en particular, asegúrese de informar a la audiencia adecuada al respecto. Recopile sus nombres, puestos de trabajo, edad o cualquier otra información sobre sus suscriptores para segmentar su lista de correo.

Ace Hotel, por ejemplo, anunció su evento de maratón de películas relevante para cualquier persona ubicada en Nueva Orleans. La compañía diseñó el correo electrónico de la manera espeluznante correspondiente, indicó la fecha y proporcionó el enlace para que los usuarios compren las entradas.

Revele los beneficios para el asistente

Inspire a los usuarios a asistir a su evento enumerando lo que aprenderán y cómo esta información es útil para ellos. Los beneficios para el asistente pueden ser varios: obsequios, un adelanto de sus nuevos servicios o productos, o comunicación con oradores respetados en su industria.

ReadWrite Labs siguió esta regla en su correo electrónico de invitación al evento. Junto con los detalles del evento, como el lugar, la fecha y los patrocinadores, la organización incluyó una lista de beneficios que esperan a los suscriptores tras su participación.

Cómo enviar una serie de correos electrónicos de invitación a un evento

Supongamos que está organizando un seminario web y tiene una lista de suscriptores que utilizan su servicio. Ahora necesitas promocionarles tu evento. Para hacer eso, puede organizar su invitación al evento en una serie de correos electrónicos automatizados usando Automation 360.

Así es como pueden verse tales series:

Ahora, echemos un vistazo más de cerca a cada paso que debe dar para lanzar un flujo tan automatizado.

Paso 1. Envíe un correo electrónico de invitación a un evento masivo con el webhook de contacto habilitado

Cree un flujo de correo electrónico automatizado que comience con un webhook de contacto. Seleccione una lista de correo que necesite.

Guarde esta automatización y continúe con una campaña de correo electrónico regular. Cree un correo electrónico de invitación a un evento masivo y asegúrese de que contenga información sobre el lugar, la fecha, los oradores y las razones por las que los usuarios deben participar en su evento. Recuerde agregar una llamada a la acción clara que lleve a una página donde los usuarios puedan registrarse para el evento.

Cuando haya terminado con el contenido, marque la casilla correspondiente de Automation 360 en la etapa "Parámetros de la campaña".

Siempre que sus suscriptores abran este correo electrónico masivo, se lanzará un flujo de correo electrónico automatizado basado en el webhook de contacto.

Paso 2. Agregue una condición para enviar los siguientes correos electrónicos en el flujo

Utilice el bloque "Condición" para configurar la condición para activar los siguientes mensajes en el flujo automatizado. Puede ser un evento abierto, de clic, de entrega o cualquier otro evento personalizado que establezcas en el "Administrador de eventos".

Usamos este bloque para establecer el tiempo de espera para el registro del seminario web: 7 días.

Si un suscriptor se registra dentro de este período, recibirá instantáneamente el siguiente correo electrónico: la confirmación del registro del seminario web. En este correo electrónico, agradezca a sus suscriptores por registrarse, agregue los detalles de inicio de sesión o de registro o un boleto si se trata de un evento con boleto. De lo contrario, se mueven a una nueva lista de correo a través del bloque "Acción".

Paso 3. Configure el correo electrónico de recordatorio para el evento

Programe su próximo correo electrónico 1-2 días antes del gran día para recordar a los usuarios registrados sobre su evento.

Asegúrese de incluir un breve resumen: el orden de los oradores y los temas que se discutirán. Agregue un temporizador de cuenta regresiva para aumentar el interés del usuario o revelar algunos beneficios que los usuarios recibirán después de asistir a su evento: una prueba gratuita de sus servicios o premios.

Paso 4. Configure el correo electrónico final del flujo automatizado

Una vez finalizado el evento, envíe un correo electrónico de seguimiento para agradecer a los usuarios su participación, presente un certificado de asistencia, comparta las presentaciones que usaron los oradores o fotos del evento si fue en vivo, envíe ofertas especiales y productos relacionados, o anuncie eventos futuros.

Conceptos básicos sobre el correo electrónico de invitación a eventos

Entonces, en caso de que esté invirtiendo en un evento en línea o en persona, la bandeja de entrada de sus suscriptores es el lugar adecuado para promocionarlo. Siga los siguientes consejos para crear un correo electrónico de invitación a un evento:

• cree líneas de asunto convincentes para alentar a los usuarios a abrir sus correos electrónicos en la etapa de vista previa;
• segmente su lista de correo para crear invitaciones que correspondan a las preferencias, ubicación, pasatiempos o edad de los usuarios;
• piense en el contenido de su correo electrónico;
• Configure una serie de correos electrónicos automáticos para invitar a los usuarios y prepararlos para su evento.

Utilice nuestros consejos para crear correos electrónicos de invitación a eventos, comente sus propias ideas a continuación y difunda su contenido con SendPulse.