Como criar e-mails de convite para eventos que geram conversões

Hospedar ou participar de um evento ajuda as empresas a estabelecer sua marca e criar um burburinho em torno de seus produtos ou serviços, além de educar o público. Com esta entrada, você aprenderá o que é necessário para criar um e-mail de convite de evento altamente eficaz.

Por que usar e-mails de convite para eventos

Um e-mail de convite de evento é uma parte crucial do marketing de eventos, que consiste em promover produtos ou serviços por meio de comunicações online ou presenciais - conferências, seminários, webinars, workshops, festas de lançamento ou exposições.

De acordo com Bizzabo, 31% dos profissionais de marketing concordam que tais eventos ao vivo são essenciais para atingir seus objetivos de negócios e alcançar o sucesso da empresa.

Visto que o e-mail é considerado corretamente o meio mais eficaz para promover um evento, não hesite em começar na caixa de entrada dos assinantes.

Para aproveitar ao máximo o seu e-mail de convite para o evento, certifique-se de que inclui

• hora e local de sua ocasião especial;
• palestrantes e tópicos nos quais irão se debruçar;
• patrocinadores;
• benefícios para os participantes;
• Links Úteis.

Se você não sabe como escrever um convite por e-mail para um evento, aqui estão algumas etapas necessárias para você seguir, seguidas de vários bons exemplos de nossa caixa de entrada.

Como escrever um convite por e-mail para um evento

Comece com uma linha de assunto

Uma linha de assunto atraente pode acionar e motivar os destinatários a abrir seu e-mail. Como 69% dos usuários relatam spam com base apenas na linha de assunto, você precisa fazer com que ele fale claramente sobre o que o usuário deve esperar de seus e-mails.

Por exemplo, você pode indicar o nome do palestrante principal para aumentar o interesse pelo seu evento, como em um e-mail do DMA Awards:

Como alternativa, você pode convidar o assinante real pelo nome para prender sua atenção. Isso é o que a equipe HireVue fez em seu e-mail de convite do evento:

Por que não incentivar os usuários a agirem indicando a data do evento ou prazos de inscrição, como o MarketingProfs fez em sua campanha?

E, é claro, lembre-se de adicionar um pouco de intriga à linha de assunto fazendo uma pergunta, como o DMA Events fez:

Apresente o palestrante

Assim como você vai a um show para ver sua banda favorita, os usuários ficam atentos a grandes nomes enquanto conferem o esboço de um evento. Além do mais, uma conferência, seminário ou webinar é sempre uma boa oportunidade para obter ideias de novos rostos dos quais o futuro participante nunca ouviu falar.

Portanto, não importa se você mencionou um palestrante na linha de assunto, lembre-se de apresentar a pessoa-chave e contar sobre sua experiência profissional no corpo principal de seu e-mail, como Pearson fez em uma de suas campanhas:

A empresa enviou um convite para webinar apresentando o palestrante principal tanto no cabeçalho quanto no rodapé do e-mail, dedicando este último às qualificações e características pessoais do especialista.

Adicionar recursos visuais

Torne seu e-mail mais atraente e convide assinantes para seu evento adicionando um vídeo. Caso você esteja hospedando uma grande inauguração, coloque uma foto do prédio; ou se você estiver planejando um webinar, use um instantâneo de um serviço ou produto.

Segmento

Se você estiver promovendo um evento para uma profissão ou local específico, certifique-se de informar o público certo sobre isso. Colete seus nomes, cargos, idade ou qualquer outra informação sobre seus assinantes para segmentar sua lista de mala direta.

O Ace Hotel, por exemplo, anunciou seu evento de maratona de filmes relevante para qualquer pessoa localizada em Nova Orleans. A empresa elaborou o e-mail da maneira fantasmagórica correspondente, indicou a data e forneceu o link para os usuários comprarem os ingressos.

Revele os benefícios para o participante

Inspire os usuários a participarem de seu evento, listando o que eles aprenderão e como essas informações são úteis para eles. Os benefícios para o participante podem ser vários: brindes, uma prévia de seus novos serviços ou produtos ou comunicação com palestrantes respeitados em seu setor.

ReadWrite Labs seguiu esta regra em seu e-mail de convite do evento. Junto com detalhes do evento, como local, data e patrocinadores, a organização incluiu uma lista de vantagens que aguardam os assinantes em sua participação.

Como enviar uma série de convites para eventos por e-mail

Digamos que você esteja organizando um webinar e tenha uma lista de assinantes que usam seu serviço. Agora você precisa promover seu evento para eles. Para fazer isso, você pode organizar o convite do evento em uma série de e-mails automatizados usando o Automation 360.

É assim que essa série pode ser semelhante:

Agora, vamos examinar mais de perto cada etapa que você deve realizar para iniciar esse fluxo automatizado.

Etapa 1. Envie um e-mail de convite de evento em massa com o webhook de contato habilitado

Crie um fluxo de e-mail automatizado que começa com um webhook de contato. Selecione a lista de e-mails de que você precisa.

Salve essa automação e prossiga para uma campanha de e-mail regular. Crie um e-mail de convite de evento em massa e certifique-se de que contém informações sobre o local, a data, os palestrantes e os motivos pelos quais os usuários devem participar de seu evento. Lembre-se de adicionar um CTA claro que leva a uma página onde os usuários podem se inscrever para o evento.

Quando você terminar com o conteúdo, marque a caixa correspondente do Automation 360 no estágio “Parâmetros da campanha”.

Desde que seus assinantes abram este e-mail em massa, um fluxo de e-mail automatizado baseado no webhook de contato será lançado.

Etapa 2. Adicionar uma condição para o envio dos próximos e-mails no fluxo

Use o bloco “Condição” para definir a condição para acionar as próximas mensagens no fluxo automatizado. Pode ser um evento de abertura, clique, entrega ou qualquer outro evento personalizado definido no “Gerenciador de eventos”.

Usamos este bloco para definir o tempo de espera para inscrição no webinar - 7 dias.

Se um assinante se registrar dentro deste período, ele receberá imediatamente o próximo e-mail - a confirmação do registro do webinar. Neste e-mail, agradeça aos seus assinantes pelo registro, adicione detalhes de login ou inscrição ou um ingresso se for um evento com ingresso. Caso contrário, eles são movidos para uma nova lista de e-mail através do bloco “Ação”.

Etapa 3. Defina o e-mail de lembrete para o evento

Agende seu próximo e-mail 1-2 dias antes do grande dia para lembrar os usuários registrados sobre o seu evento.

Certifique-se de incluir um esboço rápido: a ordem dos palestrantes e os assuntos que serão discutidos. Adicione uma contagem regressiva para aumentar o interesse do usuário ou revelar alguns benefícios que os usuários receberão após participar de seu evento: uma avaliação gratuita de seus serviços ou prêmios.

Etapa 4. Configure o e-mail final do fluxo automatizado

Após a finalização do evento, envie um e-mail de acompanhamento para agradecer a participação dos usuários, apresentar um certificado de participação, compartilhar as apresentações que os palestrantes utilizaram ou as fotos do evento se foi ao vivo, enviar ofertas especiais e produtos relacionados ou anunciar eventos futuros.

Noções básicas de e-mail de convite de evento

Portanto, caso você esteja investindo em um evento online ou presencial, a caixa de entrada de seus assinantes é o lugar certo para promovê-lo. Siga as dicas a seguir para criar um e-mail de convite de evento:

• crie linhas de assunto atraentes para encorajar os usuários a abrir seus e-mails no estágio de visualização;
• segmente sua lista de e-mails para criar convites que correspondam às preferências, localização, hobbies ou idade dos usuários;
• pense no conteúdo do seu e-mail;
• configurar uma série de e-mails automatizados para convidar usuários e prepará-los para o seu evento.

Use nossas dicas para criar e-mails de convite de eventos, comente suas próprias ideias abaixo e divulgue seu conteúdo com SendPulse!