So erstellen Sie E-Mails zu Veranstaltungseinladungen, die zu Conversions führen

Die Ausrichtung oder Teilnahme an einer Veranstaltung hilft Unternehmen, ihre Marke zu etablieren und für ihre Produkte oder Dienstleistungen zu sorgen und das Publikum aufzuklären. In diesem Eintrag erfahren Sie, wie Sie eine hocheffektive E-Mail mit Veranstaltungseinladung erstellen.

Warum E-Mails zu Veranstaltungseinladungen verwenden?

Eine E-Mail mit einer Einladung zu einer Veranstaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Event-Marketings, das darin besteht, Produkte oder Dienstleistungen durch Online- oder persönliche Kommunikation zu bewerben – Konferenzen, Seminare, Webinare, Workshops, Launch-Partys oder Ausstellungen.

Laut Bizzabo stimmen 31 % der Vermarkter zu, dass solche Live-Events entscheidend für das Erreichen ihrer Geschäftsziele und den Erfolg des Unternehmens sind.

Da E-Mails zu Recht als das effektivste Medium angesehen werden, um eine Veranstaltung zu bewerben, zögern Sie nicht, direkt in den Posteingängen der Abonnenten zu beginnen.

Um das Beste aus Ihrer Einladungs-E-Mail zu einer Veranstaltung herauszuholen, stellen Sie sicher, dass sie Folgendes enthält:

• Zeit und Ort Ihres besonderen Anlasses;
• Referenten und Themen, auf die sie eingehen werden;
• Sponsoren;
• Vorteile für die Teilnehmer;
• Nützliche Links.

Wenn Sie sich den Kopf zerbrechen, wie Sie eine E-Mail-Einladung für eine Veranstaltung schreiben, finden Sie hier einige notwendige Schritte, gefolgt von einigen guten Beispielen aus unserem Posteingang.

So schreiben Sie eine E-Mail-Einladung für eine Veranstaltung

Beginnen Sie mit einer Betreffzeile

Eine überzeugende Betreffzeile kann Empfänger dazu bringen und motivieren, Ihre E-Mail zu öffnen. Da 69 % der Nutzer Spam ausschließlich aufgrund der Betreffzeile melden, müssen Sie deutlich machen, was ein Nutzer von Ihren E-Mails erwarten sollte.

Sie können beispielsweise den Namen des Hauptredners angeben, um das Interesse an Ihrer Veranstaltung zu steigern, wie in einer E-Mail von DMA Awards:

Alternativ können Sie den tatsächlichen Abonnenten namentlich einladen, um seine Aufmerksamkeit zu wecken. Das hat das HireVue-Team in seiner Einladungs-E-Mail zur Veranstaltung gemacht:

Warum ermutigen Sie die Benutzer nicht, Maßnahmen zu ergreifen, indem Sie das Datum der Veranstaltung oder die Anmeldefristen angeben, wie es MarketingProfs in ihrer Kampagne getan haben?

Und denken Sie natürlich daran, Ihrer Betreffzeile eine gewisse Intrige hinzuzufügen, indem Sie eine Frage stellen, wie es DMA Events tat:

Stellen Sie den Sprecher vor

So wie Sie ein Konzert besuchen, um Ihre Lieblingsband zu sehen, achten Benutzer auf große Namen, während sie sich eine Veranstaltungsübersicht ansehen. Darüber hinaus ist eine Konferenz, ein Seminar oder ein Webinar immer eine schöne Gelegenheit, Einblicke von neuen Gesichtern zu erhalten, von denen der zukünftige Teilnehmer noch nie gehört hat.

Unabhängig davon, ob Sie in der Betreffzeile einen Redner erwähnt haben, denken Sie daran, die Schlüsselperson vorzustellen und im Hauptteil Ihrer E-Mail über ihren beruflichen Hintergrund zu berichten, wie es Pearson in einer ihrer Kampagnen getan hat:

Das Unternehmen verschickte eine Webinar-Einladung mit dem Hauptredner sowohl in der Kopf- als auch in der Fußzeile der E-Mail und widmete sich dieser den Qualifikationen und persönlichen Merkmalen des Experten.

Bildmaterial hinzufügen

Gestalten Sie Ihre E-Mail ansprechender und laden Sie Abonnenten zu Ihrer Veranstaltung ein, indem Sie ein Video hinzufügen. Falls Sie eine große Eröffnung veranstalten, platzieren Sie ein Bild des Gebäudes; oder wenn Sie ein Webinar planen, verwenden Sie eine Momentaufnahme einer Dienstleistung oder eines Produkts.

Segment

Wenn Sie für eine Veranstaltung für einen bestimmten Beruf oder Ort werben, stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Publikum darüber informieren. Sammeln Sie deren Namen, Jobpositionen, Alter oder andere Informationen über Ihre Abonnenten, um Ihre Mailingliste zu segmentieren.

Ace Hotel zum Beispiel kündigte seine Filmmarathon-Veranstaltung an, die für jeden in New Orleans relevant ist. Das Unternehmen gestaltete die E-Mail entsprechend gruselig, gab das Datum an und stellte den Link zum Kauf der Tickets zur Verfügung.

Enthüllen Sie die Vorteile für den Teilnehmer

Inspirieren Sie die Benutzer, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen, indem Sie auflisten, was sie lernen werden und wie diese Informationen für sie nützlich sind. Die Vorteile für den Teilnehmer können vielfältig sein: Werbegeschenke, ein Vorgeschmack auf Ihre neuen Dienstleistungen oder Produkte oder die Kommunikation mit angesehenen Referenten in ihrer Branche.

ReadWrite Labs befolgte diese Regel in ihrer Einladungs-E-Mail zur Veranstaltung. Zusammen mit Details der Veranstaltung, wie Ort, Datum und Sponsoren, legte die Organisation eine Liste von Vorteilen bei, die Abonnenten bei ihrer Teilnahme erwarten.

So senden Sie eine E-Mail-Serie für Veranstaltungseinladungen

Angenommen, Sie arrangieren ein Webinar und haben eine Liste von Abonnenten, die Ihren Dienst nutzen. Jetzt müssen Sie für Ihre Veranstaltung werben. Dazu können Sie Ihre Veranstaltungseinladung mit Automation 360 in einer Reihe automatisierter E-Mails organisieren.

So können solche Serien aussehen:

Sehen wir uns nun jeden Schritt genauer an, den Sie unternehmen sollten, um einen solchen automatisierten Ablauf zu starten.

Schritt 1. Senden Sie eine Einladungs-E-Mail für eine Massenveranstaltung mit aktiviertem Kontakt-Webhook

Erstellen Sie einen automatisierten E-Mail-Fluss, der mit einem Kontakt-Webhook beginnt. Wählen Sie eine gewünschte Mailingliste aus.

Speichern Sie diese Automatisierung und fahren Sie mit einer regulären E-Mail-Kampagne fort. Erstellen Sie eine Einladungs-E-Mail für eine Massenveranstaltung und stellen Sie sicher, dass sie Informationen über den Ort, das Datum, die Referenten und die Gründe enthält, warum Benutzer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen sollten. Denken Sie daran, einen klaren CTA hinzuzufügen, der zu einer Seite führt, auf der sich Benutzer für die Veranstaltung registrieren können.

Wenn Sie mit dem Inhalt fertig sind, aktivieren Sie das entsprechende Automation 360-Kästchen im Bereich "Kampagnenparameter".

Sofern Ihre Abonnenten diese Massen-E-Mail öffnen, wird ein automatisierter E-Mail-Fluss basierend auf dem Kontakt-Webhook gestartet.

Schritt 2. Fügen Sie eine Bedingung zum Senden der nächsten E-Mails im Flow hinzu

Verwenden Sie den Block „Bedingung“, um die Bedingung für das Auslösen der nächsten Nachrichten im automatisierten Ablauf einzurichten. Dies kann ein Öffnungs-, Klick-, Liefer- oder jedes andere benutzerdefinierte Ereignis sein, das Sie im "Ereignismanager" festgelegt haben.

Wir haben diesen Block verwendet, um die Wartezeit für die Webinar-Registrierung festzulegen – 7 Tage.

Wenn sich ein Abonnent innerhalb dieser Frist anmeldet, erhält er sofort die nächste E-Mail – die Bestätigung für die Webinar-Anmeldung. Bedanken Sie sich in dieser E-Mail bei Ihren Abonnenten für die Registrierung, fügen Sie Anmelde- oder Anmeldedaten oder ein Ticket hinzu, wenn es sich um eine Veranstaltung mit Ticket handelt. Andernfalls werden sie über den Block „Aktion“ in eine neue Mailingliste verschoben.

Schritt 3. Legen Sie die Erinnerungs-E-Mail für die Veranstaltung fest

Planen Sie Ihre nächste E-Mail 1-2 Tage vor dem großen Tag, um registrierte Benutzer an Ihre Veranstaltung zu erinnern.

Denken Sie daran, eine kurze Gliederung beizufügen: die Reihenfolge der Referenten und Themen, die besprochen werden. Fügen Sie einen Countdown-Timer hinzu, um das Interesse der Benutzer zu steigern, oder stellen Sie einige Vorteile vor, die Benutzer nach der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung erhalten: eine kostenlose Testversion Ihrer Dienstleistungen oder Preise.

Schritt 4. Richten Sie die letzte E-Mail des automatisierten Ablaufs ein

Senden Sie nach der abgeschlossenen Veranstaltung eine Folge-E-Mail, um sich bei den Benutzern für die Teilnahme zu bedanken, legen Sie eine Teilnahmebescheinigung vor, teilen Sie die verwendeten Referenten oder Fotos der Veranstaltung, wenn sie live war, senden Sie Sonderangebote und verwandte Produkte oder kündigen Sie zukünftige Veranstaltungen an.

E-Mail-Grundlagen für Veranstaltungseinladungen

Falls Sie also in eine Online- oder persönliche Veranstaltung investieren, ist der Posteingang Ihrer Abonnenten der richtige Ort, um dafür zu werben. Halten Sie sich an die folgenden Tipps, um eine E-Mail für eine Veranstaltungseinladung zu erstellen:

• Erstellen Sie überzeugende Betreffzeilen, um Benutzer zu ermutigen, Ihre E-Mails in der Vorschauphase zu öffnen;
• Segmentieren Sie Ihre Mailingliste, um Einladungen zu erstellen, die den Vorlieben, dem Standort, den Hobbys oder dem Alter der Benutzer entsprechen;
• den Inhalt Ihrer E-Mail durchdenken;
• Richten Sie eine Reihe von automatisierten E-Mails ein, um Benutzer einzuladen und sie auf Ihre Veranstaltung vorzubereiten.

Verwenden Sie unsere Tipps, um E-Mails für Veranstaltungseinladungen zu erstellen, Ihre eigenen Ideen unten zu kommentieren und Ihre Inhalte mit SendPulse zu verbreiten!