Come creare e-mail di invito all'evento che promuovono le conversioni

Ospitare o partecipare a un evento aiuta le aziende a stabilire il proprio marchio e creare un ronzio attorno ai propri prodotti o servizi, nonché a educare il pubblico. Da questa voce imparerai cosa significa creare un'e-mail di invito a un evento altamente efficace.

Perché utilizzare le e-mail di invito all'evento?

Un'e-mail di invito a un evento è una parte cruciale del marketing di un evento, che consiste nella promozione di prodotti o servizi tramite comunicazioni online o di persona: conferenze, seminari, webinar, workshop, feste di lancio o fiere.

Secondo Bizzabo, il 31% dei marketer concorda sul fatto che tali eventi dal vivo sono fondamentali per raggiungere i propri obiettivi di business e raggiungere il successo dell'azienda.

Poiché l'e-mail è giustamente considerata il mezzo più efficace per promuovere un evento, non esitare a iniziare direttamente dalle caselle di posta degli iscritti.

Per ottenere il massimo dall'e-mail di invito all'evento, assicurati che includa

• ora e luogo della tua occasione speciale;
• relatori e argomenti sui quali si soffermeranno;
• sponsor;
• vantaggi per i partecipanti;
• link utili.

Se ti stai grattando la testa su come scrivere un invito via e-mail per un evento, ecco alcuni passaggi necessari da seguire seguiti da diversi buoni esempi dalla nostra casella di posta.

Come scrivere un invito via email per un evento

Inizia con un oggetto

Una riga dell'oggetto convincente può attivare e motivare i destinatari ad aprire la tua email. Poiché il 69% degli utenti segnala lo spam in base esclusivamente alla riga dell'oggetto, è necessario che parli chiaramente di ciò che un utente dovrebbe aspettarsi dalle tue e-mail.

Ad esempio, puoi indicare il nome del relatore principale per alimentare l'interesse per il tuo evento, come in un'e-mail di DMA Awards:

In alternativa, puoi invitare l'iscritto effettivo per nome per incollare la loro attenzione. Questo è ciò che il team di HireVue ha fatto nell'e-mail di invito all'evento:

Perché non incoraggiare gli utenti ad agire indicando la data dell'evento o le scadenze di registrazione, come ha fatto MarketingProfs nella sua campagna?

E, naturalmente, ricorda di aggiungere un po' di curiosità all'oggetto facendo una domanda, come ha fatto DMA Events:

Presenta il relatore

Proprio come assisti a un concerto per vedere la tua band preferita, gli utenti guardano i grandi nomi mentre controllano la struttura dell'evento. Inoltre, una conferenza, un seminario o un webinar è sempre una buona opportunità per ottenere informazioni da volti nuovi di cui il futuro partecipante non ha mai sentito parlare.

Quindi, indipendentemente dal fatto che tu abbia menzionato un oratore nella riga dell'oggetto, ricordati di presentare la persona chiave e di raccontare il suo background professionale nel corpo principale della tua email, come ha fatto Pearson in una delle loro campagne:

L'azienda ha inviato un invito al webinar con il relatore principale sia nell'intestazione che nel piè di pagina dell'e-mail, dedicando quest'ultimo alle qualifiche e alle caratteristiche personali dell'esperto.

Aggiungi elementi visivi

Rendi la tua email più accattivante e invita gli iscritti al tuo evento aggiungendo un video. Nel caso tu stia ospitando una grande apertura, posiziona una foto dell'edificio; o se stai pianificando un webinar, usa un'istantanea di un servizio o prodotto.

Segmento

Se stai promuovendo un evento per una particolare professione o luogo, assicurati di informarne il pubblico giusto. Raccogli i loro nomi, posizioni lavorative, età o qualsiasi altra informazione sui tuoi iscritti per segmentare la tua mailing list.

L'Ace Hotel, ad esempio, ha annunciato il loro evento di maratona cinematografica rilevante per chiunque si trovi a New Orleans. La società ha progettato l'e-mail nel modo spettrale corrispondente, ha indicato la data e ha fornito il collegamento agli utenti per l'acquisto dei biglietti.

Scopri i vantaggi per il partecipante

Ispira gli utenti a partecipare al tuo evento elencando ciò che impareranno e come queste informazioni sono utili per loro. I vantaggi per il partecipante possono essere vari: omaggi, un'anteprima dei tuoi nuovi servizi o prodotti o comunicazione con relatori rispettati nel loro settore.

ReadWrite Labs ha seguito questa regola nell'e-mail di invito all'evento. Insieme ai dettagli dell'evento, come il luogo, la data e gli sponsor, l'organizzazione ha incluso un elenco di vantaggi in attesa degli abbonati al momento della loro partecipazione.

Come inviare una serie di email di invito a un evento

Supponiamo che tu stia organizzando un webinar e che tu abbia un elenco di iscritti che utilizzano il tuo servizio. Ora devi promuovere loro il tuo evento. Per fare ciò, puoi organizzare il tuo invito all'evento in una serie di e-mail automatizzate utilizzando Automation 360.

Ecco come possono apparire queste serie:

Ora, diamo un'occhiata più da vicino a ogni passaggio da eseguire per avviare un flusso così automatizzato.

Passaggio 1. Invia un'e-mail di invito a un evento di massa con il webhook di contatto abilitato

Crea un flusso di posta elettronica automatizzato che inizia con un webhook di contatto. Seleziona una mailing list di cui hai bisogno.

Salva questa automazione e procedi con una normale campagna email. Crea un'e-mail di invito a un evento di massa e assicurati che contenga informazioni sul luogo, la data, i relatori e i motivi per cui gli utenti dovrebbero partecipare al tuo evento. Ricorda di aggiungere un chiaro CTA che porti a una pagina in cui gli utenti possono registrarsi per l'evento.

Quando hai finito con il contenuto, seleziona la casella Automation 360 corrispondente nella fase "Parametri campagna".

A condizione che i tuoi iscritti aprano questa e-mail di massa, verrà avviato un flusso di e-mail automatizzato basato sul webhook di contatto.

Passaggio 2. Aggiungi una condizione per l'invio delle email successive nel flusso

Utilizzare il blocco "Condizione" per impostare la condizione per l'attivazione dei messaggi successivi nel flusso automatizzato. Può essere un evento aperto, clic, consegna o qualsiasi altro evento personalizzato impostato in "Gestione eventi".

Abbiamo utilizzato questo blocco per impostare il tempo di attesa per la registrazione al webinar: 7 giorni.

Se un abbonato si registra entro questo periodo, riceve immediatamente l'e-mail successiva, la conferma della registrazione al webinar. In questa e-mail, ringrazia i tuoi iscritti per la registrazione, aggiungi i dettagli di accesso o di registrazione o un biglietto se si tratta di un evento con biglietto. In caso contrario, vengono spostati in una nuova mailing list tramite il blocco "Azione".

Passaggio 3. Imposta l'e-mail di promemoria per l'evento

Pianifica la tua prossima email 1-2 giorni prima del grande giorno per ricordare agli utenti registrati il ​​tuo evento.

Assicurati di includere una breve descrizione: l'ordine dei relatori e gli argomenti che verranno discussi. Aggiungi un conto alla rovescia per aumentare l'interesse dell'utente o svela alcuni vantaggi che gli utenti riceveranno dopo aver partecipato al tuo evento: una prova gratuita dei tuoi servizi o premi.

Passaggio 4. Imposta l'e-mail finale del flusso automatizzato

Dopo l'evento completato, inviare un'e-mail di follow-up per ringraziare gli utenti per la partecipazione, presentare un attestato di partecipazione, condividere le presentazioni dei relatori utilizzati o le foto dell'evento se era in diretta, inviare offerte speciali e prodotti correlati o annunciare eventi futuri.

Nozioni di base sull'e-mail di invito all'evento

Quindi, nel caso in cui stai investendo in un evento online o di persona, la casella di posta dei tuoi abbonati è il posto giusto per promuoverlo. Attenersi ai seguenti suggerimenti per creare un'e-mail di invito all'evento:

• creare oggetti accattivanti per incoraggiare gli utenti ad aprire le tue email nella fase di anteprima;
• segmentare la tua mailing list per ottenere inviti che corrispondano alle preferenze, alla posizione, agli hobby o all'età degli utenti;
• pensare attraverso il contenuto della tua email;
• imposta una serie di email automatiche per invitare gli utenti e prepararli per il tuo evento.

Usa i nostri suggerimenti per creare e-mail di invito all'evento, commentare le tue idee qui sotto e diffondere i tuoi contenuti con SendPulse!