Seria de transformare digitală: definiți domeniul de aplicare pentru a rămâne în limita bugetului
Publicat: 2018-02-02S-au spus multe despre impactul transformării digitale pe piață și nu există nicio îndoială că această transformare este cheia succesului și longevității continue pentru multe afaceri. Aceasta este a doua dintr-o serie de postări create pentru a aborda aspectele cruciale ale realizării unei transformări digitale de succes.
Nu cu mult timp în urmă, am fost un spectator din prima linie la provocările de amploare într-un efort de transformare digitală. Clientul meu, îl putem numi „Jack”, stătea cu capul în mâini și era clar supărat.
Pentru a parafraza: „Bugetul pentru realizarea acestui proiect este X, iar afacerea solicită caracteristici de două ori — ce voi face? În mod clar, gestionarea domeniului de aplicare este un proiect major atât din perspectiva tradițională PM, cât și din punct de vedere organizațional.
Scope economisește bugetul și generează consens
Există o mulțime de documente sursă online despre cum să construiți o declarație de lucru și să definiți domeniul de aplicare. Majoritatea acestor documente sunt axate pe mecanica: Construirea obiectivelor proiectului și a listei de caracteristici și funcții implementabile pe care doriți să le atingeți. Mai puțin este scris în jurul subiectelor despre cum să construiți un proiect gestionabil, să controlați domeniul de aplicare asociat și, cel mai important, să obțineți un consens intern. Nerespectarea coordonării organizaționale poate pune în pericol proiectele la fel de mult ca și planurile de proiecte greșite.
Este bine cunoscut faptul că peste jumătate din toate proiectele tehnologice eșuează. Acest lucru se întâmplă, din păcate, de ani de zile. Prin urmare, este logic să petreceți ceva timp gândindu-vă cum să obțineți un avantaj în timp ce planificați.
Nu este întotdeauna rău să ai eșec în proiecte. Probabil ați auzit de mantra „eșuează rapid” care face parte dintr-o abordare agilă. Din păcate, de prea multe ori organizațiile nu sunt bine organizate pentru a îmbrățișa eșecul și s-ar putea să fii afectat de a fi parte dintr-un proiect eșuat – din punct de vedere cultural, aceasta nu este o abordare grozavă atunci când livrați transformarea digitală.
Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face este să construiți experimente ca parte a misiunii dvs. (vezi postarea mea anterioară despre misiune) și domeniile proiectului care rezultă din acea misiune. Puține lucruri în transformare sunt mai dureroase decât să afli în mijlocul unui proiect că ești pe drumul greșit – și nu ai loc în program pentru a rezolva problema.
Perfecționați detaliile: Viziunea necesită amplitudine
Domeniul de aplicare are relevanță pentru misiunea generală. Puteți determina domeniul de aplicare prin maparea viziunii sau a declarației de misiune la proiectul specific în curs. Asigurați-vă că vă faceți timp pentru a vă gândi la strategia necesară pentru atingerea obiectivelor identificate. Dacă obiectivele sunt clare, acestea se vor mapa direct la strategie. Este întotdeauna înțelept să atribuiți misiunea CEO-ului sau consiliului de administrație pentru a reflecta acceptarea de la sus până la partea de jos a organizației.
Când ne gândim la scopul misiunii, o discuție necesară este pregătirea organizațională pentru schimbările pe care le va conduce transformarea. Nu cu mult timp în urmă am vizitat o companie Fortune 500 unde misiunea părea să fie în formă bună, până când am întrebat despre alinierea organizațională la misiune. O deconectare substanțială a devenit în curând clară și, ca urmare, riscul pentru proiect a fost enorm. Dacă organizația nu este pregătită pentru o implementare completă a tehnologiei care va cuprinde mai multe zone de afaceri și va conduce la schimbări în părți substanțiale ale organizației, ar putea fi justificată o abordare mai puțin agresivă, cu o implementare mai „în trepte”.
Big bang sau lansare progresivă?
Dacă faceți o transformare completă atât a tehnologiei, cât și a organizației, o abordare big bang necesită cea mai mare grijă și planificare. Pe de altă parte, lansările incrementale tind să fie mai costisitoare și să necesite mai multe resurse într-un timp de obicei mai lung. Compensațiile aici sunt substanțiale și nu există un singur răspuns corect pentru abordarea pe care ar trebui să o adoptați.
Dacă organizația dvs. face primul pas în transformare, este posibil să doriți să căutați o victorie mai rapidă, ceea ce înseamnă că este de preferat o abordare incrementală. Aceasta înseamnă că trebuie să construiți termene mai lungi pentru proiect și să vă asigurați că conducerea companiei este bine informată cu privire la motivele abordării incrementale.
Implementarea Big Bang necesită de obicei mult mai multă comunicare internă și testare, deoarece în majoritatea cazurilor nu există întoarcere. Multe companii includ planul de comunicații ca parte a proiectului mai larg pentru a se asigura că toți constituenții sunt bine informați și fac parte din efort.
O extindere a acelui plan de comunicații este activarea zonelor afectate ale afacerii. Prea des, aceasta este o zonă care se schimbă scurt. O modalitate de a muta o implementare de succes la ceva mult mai puțin este să nu reușiți să planificați activarea constituenților dvs. Deoarece un big bang implică faptul că totul se schimbă, este un risc uriaș să subplanezi educația și abilitarea oamenilor care vor folosi sistemul.
Chris Martin, CIO al Pep Boys a adoptat o abordare concentrată asupra testării și activării transformării lor: „Am întrerupt toată dezvoltarea cu 6 luni înainte de lansare. Asta ne dă timp să testăm, să ne antrenăm și să mai testăm.” Poate părea conservator să construiești în atât de mult timp, dar multe companii sunt surprinse de ceea ce dictează efortul intern de transformare.
Maparea impactului tehnologic asupra organizației este un pas important al fazei de pre-implementare. Dacă te apropii de o înlocuire completă a biroului, incluzând lucruri precum comerțul electronic, interacțiunea cu clienții, gestionarea conținutului, promoțiile și gestionarea ciclului de viață al clienților, vei trece peste majoritatea funcțiilor companiei. Acest lucru impune o cantitate suficientă de pregătire – atât tehnică, cât și de afaceri – pentru a se asigura că organizația poate gestiona impactul. Chiar dacă ai soluții integrate tehnic, nu subestima provocarea cu care te vei confrunta în ceea ce privește impactul în afaceri.
Tehnologia este un factor favorizant în transformare și o parte cheie a ecuației domeniului de aplicare, dar nu este niciodată o idee bună să începeți cu tehnologia – organizația trebuie mai întâi să accepte nevoia de schimbare cu mult înainte de a începe implementarea unei anumite tehnologii. Definirea schimbării necesare va ajuta la determinarea instrumentelor și tehnologiilor potrivite pentru organizația dvs. În cele mai multe cazuri, puteți parcurge un drum lung spre identificarea dimensiunii, domeniului și impactului transformării pe care o vizați înainte de a selecta soluția care o va activa.
Produs minim viabil
În revizuirea domeniului dvs. de aplicare, un exercițiu valoros este să revizuiți întregul set de cerințe și să le împărțiți în categorii precum „critice”, „trebuie să aibă”, „diferențiator” și „mi place să aveți”. Ideea este de a înțelege pe deplin ce contribuie fiecare cerință la efortul general și valoarea pe care o aduce. Indiferent de criteriile pe care le utilizați, definirea a ceea ce este „produsul minim viabil” vă poate ajuta să stabiliți o linie de referință timpurie în cazul în care trebuie să faceți ajustări pe viitor.
Pentru multe companii, definirea mai întâi a MVP-ului și apoi furnizarea de îmbunătățiri incrementale pe termene scurte este cea mai bună abordare pentru a obține beneficiile MVP. Steve Wentzell, Director Sr. E-commerce la Lids, a descris modul în care abordează acest lucru: „Câteva dintre cheile pentru Lids în implementarea noastră și controlul domeniului de aplicare au fost ca furnizorul nostru de tehnologie să fie puternic implicat în primele implementări în timp ce învățăm tehnologia și apoi asigurându-ne că avem un plan de lansare foarte concis, cu versiuni pe care toți cei din afacerea noastră le-au înțeles și cu care sunt de acord...”
Rețeaua cu privire la gestionarea domeniului de aplicare în proiectele de transformare digitală este de a realiza că, deși există un aspect major IT și PM în proiecte, domeniul de aplicare atinge de obicei mult mai larg în întreaga organizație. Gestionarea comunicațiilor în domeniul proiectului — de la nivelul executiv până la fiecare parte afectată a afacerii va aduce beneficii masive.