Série de transformação digital: defina o escopo para ficar dentro do orçamento
Publicados: 2018-02-02Muito se tem falado sobre o impacto da transformação digital no mercado, e não há dúvida de que essa transformação é a chave para o sucesso e longevidade contínuos de muitas empresas. Este é o segundo de uma série de posts criados para abordar os aspectos cruciais da realização de uma transformação digital bem-sucedida.
Não muito tempo atrás, eu era um espectador na primeira fila dos desafios de escopo em um esforço de transformação digital. Meu cliente, podemos chamá-lo de 'Jack', sentou-se com a cabeça entre as mãos e estava claramente chateado.
Parafraseando: 'O orçamento para fazer este projeto é X e o negócio está exigindo recursos que são 2X—o que vou fazer?' Claramente, gerenciar o escopo é um projeto importante, tanto da perspectiva tradicional de PM quanto organizacional.
Escopo economiza orçamento e cria consenso
Há uma tonelada de documentos de origem on-line sobre como criar uma declaração de trabalho e definir o escopo. A maioria desses documentos está focada na mecânica: Construindo os objetivos do projeto e a lista de recursos e funções implantáveis que você deseja alcançar. Menos é escrito sobre os tópicos de como construir um projeto gerenciável, controlar o escopo associado e, o mais importante, obter consenso interno. Falhar na coordenação organizacional pode colocar os projetos em risco tanto quanto ter planos de projeto defeituosos.
É um fato bem conhecido que mais da metade de todos os projetos de tecnologia falham. Isso infelizmente vem acontecendo há anos. Portanto, faz sentido gastar algum tempo pensando em como ganhar vantagem enquanto você está planejando.
Nem sempre é ruim ter fracasso em projetos. Você provavelmente já ouviu falar do mantra 'fail fast' que faz parte de uma abordagem ágil. Infelizmente, muitas vezes as organizações não são bem organizadas para abraçar o fracasso, e você pode ser manchado por fazer parte de um projeto fracassado – culturalmente, essa não é uma ótima abordagem ao entregar a transformação digital.
Uma das coisas mais importantes que você pode fazer é construir a experimentação como parte de sua missão (veja meu post anterior sobre missão) e os escopos do projeto que resultam dessa missão. Poucas coisas em transformação são mais dolorosas do que descobrir no meio de um projeto que você está no caminho errado – e não tem espaço no cronograma para resolver o problema.
Aprimore os detalhes: a visão requer escopo
O escopo tem relevância para a missão geral. Você pode determinar o escopo mapeando a visão ou declaração de missão para o projeto específico em andamento. Certifique-se de ter tempo para pensar sobre a estratégia necessária para atingir as metas identificadas. Se os objetivos forem claros, eles serão mapeados diretamente para a estratégia. É sempre sábio atribuir a missão ao CEO ou ao conselho para refletir a adesão de cima para baixo da organização.
Ao pensar sobre o alcance da missão, uma discussão necessária é a prontidão organizacional para as mudanças que a transformação irá conduzir. Não muito tempo atrás, visitei uma empresa da Fortune 500 onde a missão parecia estar em boa forma, até que perguntei sobre o alinhamento organizacional com a missão. Uma desconexão substancial logo ficou clara e, como resultado, o risco para o projeto era enorme. Se a organização não estiver preparada para uma implantação completa de tecnologia que abranja várias áreas de negócios e impulsione mudanças em partes substanciais da organização, pode ser necessária uma abordagem menos agressiva com uma implantação mais "em etapas".
Big bang ou lançamento incremental?
Se você está fazendo uma transformação completa de tecnologia e organização, uma abordagem big bang requer mais cuidado e planejamento. Por outro lado, as implementações incrementais tendem a ser mais caras e consomem mais recursos em um tempo normalmente mais longo. As compensações aqui são substanciais e não há uma única resposta certa para a abordagem que você deve adotar.
Se sua organização está dando o primeiro passo na transformação, você pode querer buscar uma vitória mais rápida – o que significa que uma abordagem incremental é preferida. Isso significa que você precisa construir cronogramas de projeto mais longos e garantir que a liderança da empresa esteja bem informada sobre os motivos da abordagem incremental.
A implantação do Big Bang normalmente requer muito mais comunicação e testes internos porque, na maioria dos casos, não há como voltar atrás. Muitas empresas incluem o plano de comunicação como parte do projeto mais amplo para garantir que todos os participantes estejam bem informados e façam parte do esforço.
Uma extensão desse plano de comunicação é a capacitação das áreas impactadas do negócio. Demasiadas vezes esta é uma área que é pouco alterada. Uma maneira de mover uma implantação bem-sucedida para algo muito menor é deixar de planejar a capacitação de seus constituintes. Uma vez que um big bang implica que tudo está mudando, é um risco enorme planejar a educação e capacitação das pessoas que usarão o sistema.
Chris Martin, CIO da Pep Boys adotou uma abordagem focada no teste e na habilitação de sua transformação: “Cortamos todo o desenvolvimento 6 meses antes do lançamento. Isso nos dá tempo para testar, treinar e testar um pouco mais.” Pode parecer conservador construir tanto tempo, mas muitas empresas se surpreendem com o que dita o esforço de transformação interna.
Mapear o impacto tecnológico contra a organização é uma etapa importante da fase de pré-implantação. Ao abordar uma substituição completa do front office, incluindo coisas como comércio eletrônico, interação com o cliente, gerenciamento de conteúdo, promoções e gerenciamento do ciclo de vida do cliente, você está cortando a maioria das funções da empresa. Isso exige uma quantidade razoável de preparação – técnica e de negócios – para garantir que a organização possa lidar com o impacto. Mesmo que você tenha soluções tecnicamente integradas, não subestime o desafio que enfrentará em relação ao impacto nos negócios.
A tecnologia é um facilitador da transformação e uma parte fundamental da equação do escopo, mas nunca é uma boa ideia começar com a tecnologia — a organização primeiro precisa abraçar a necessidade de mudança muito antes de iniciar a implantação de uma tecnologia específica. Definir essa mudança necessária ajudará a determinar as ferramentas e tecnologias certas para sua organização. Na maioria dos casos, você pode percorrer um longo caminho para identificar o tamanho, o escopo e o impacto da transformação desejada antes de selecionar a solução que a habilitará.
Produto com minima viabilidade
Ao revisar seu escopo, um exercício valioso é revisar todo o conjunto de requisitos e dividi-los em categorias como 'crítico', 'obrigatório', 'diferenciador' e 'gostaria de ter'. A ideia é entender completamente o que cada requisito contribui para o esforço geral e o valor que ele traz. Seja qual for o critério usado, definir o que é o 'produto mínimo viável' pode ajudá-lo a estabelecer uma linha de base inicial, caso você precise fazer ajustes no futuro.
Para muitas empresas, definir o MVP primeiro e depois entregar melhorias incrementais em prazos curtos é a melhor abordagem para alcançar os benefícios do MVP. Steve Wentzell, diretor sênior de comércio eletrônico da Lids, descreveu como eles abordam isso: “Algumas das chaves para a Lids em nossa implantação e controle do escopo foi ter nosso fornecedor de tecnologia fortemente engajado nas primeiras implantações enquanto estávamos aprendendo a tecnologia, e em seguida, garantir que tivéssemos um plano de lançamento muito conciso com lançamentos que todos em nossa empresa entendessem e concordassem…”
A rede em torno do gerenciamento do escopo em projetos de transformação digital é perceber que, embora haja um aspecto importante de TI e PM nos projetos, o escopo geralmente atinge muito mais amplamente a organização. Gerenciar as comunicações do escopo do projeto – desde o nível executivo até todas as partes afetadas do negócio trará enormes benefícios.