15 bariere de comunicare: cum să le depășiți anul acesta
Publicat: 2021-06-30Barierele de comunicare au existat în afaceri de zeci de ani și depășirea lor ar trebui să fie o prioritate pentru orice organizație – în special în lumea actuală bazată pe tehnologie.
Pandemia a provocat, de asemenea, o schimbare semnificativă pentru multe companii, dintre care majoritatea nu erau pregătite și s-au confruntat cu noi provocări atunci când a fost vorba de a avea un plan de comunicații pentru angajații la distanță global.
Cu toate acestea, barierele de comunicare existau chiar înainte de pandemie. De fapt, 74% dintre angajați simt că ratează informațiile și știrile companiei. În același studiu, 85% dintre angajați au spus că sunt cei mai motivați atunci când conducerea oferă actualizări regulate despre știrile companiei.
Deci, cum identifică o organizație modernă barierele de comunicare și le depășește? Să aprofundăm acest subiect și să vă ajutăm compania să meargă pe drumul cel bun în acest an.
Care sunt barierele de comunicare?
Barierele de comunicare sunt orice în cadrul organizației dvs. care împiedică oamenii să primească sau să înțeleagă mesaje, idei și informații. Aceste bariere pot împiedica, de asemenea, trimiterea eficientă a mesajelor, provocând o deconectare în cadrul companiei.
Atunci când nu există un plan identificabil (și o soluție!) pentru abordarea acestor bariere, începe să aibă un impact negativ pe mai multe domenii ale afacerii. Se scurge de la directori la manageri și de la manageri la echipele lor.
Comunicarea greșită poate crea rapid probleme, ceea ce duce la un impact negativ asupra moralului, productivității, angajării angajaților, încrederii și veniturilor.
Potrivit SHRM, „Un sondaj efectuat pe 400 de companii cu 100.000 de angajați fiecare a menționat o pierdere medie per companie de 62,4 milioane USD pe an din cauza comunicării inadecvate cu și între angajați”.
Da!
3 tipuri de bariere de comunicare
Deși există o mulțime de bariere de comunicare de rezolvat, există trei dintre cele extrem de comune pe care vrem să le abordăm rapid. Acestea s-ar putea să vă fie deja familiare, dar sunt importante pe care compania dumneavoastră să le înțeleagă.
1. Bariere emoționale
Emoții care pot crea bariere în comunicarea generală. Angajații procesează lucrurile diferit și pot avea o teamă sau anxietate socială legată de împărtășire sau conectare.
2. Bariere lingvistice
Aceasta reprezintă atât comunicare verbală, cât și nonverbală și poate declanșa bariere interne și globale.
3. Bariere fizice
Cât de accesibili sunt alți angajați și liderii companiei poate crea bariere de comunicare. Gândiți-vă la lucrul de la distanță, la angajați fără birou, la diferite birouri etc.
În timp ce acestea tind să fie cele trei mari pe care multe organizații le acordă prioritate, există și alte întreruperi de comunicare.
Să analizăm câteva dintre cauzele suplimentare și cum puteți începe să eliminați aceste bariere.
12 Bariere suplimentare de comunicare
Nu ar trebui să fie surprinzător faptul că organizațiile se confruntă cu mai mult de câteva bariere de comunicare, dar este posibil să nu realizați inițial că acestea sunt alte domenii cheie la care puteți lucra.
4. Abilități de comunicare
Toți angajații au abilități și abordări diferite cu privire la modul în care comunică. Acest lucru poate cauza probleme în modul în care informațiile sunt primite sau transmise pe baza abilităților unui individ.
Provocarea aici este că majoritatea organizațiilor nu acordă prioritate comunicării de la nivel cultural sau la nivel de evaluare a performanței.
5. Lucru hibrid
Deși munca la distanță a crescut în popularitate, pandemia a schimbat modul în care multe companii lucrează.
Unele afaceri au devenit complet îndepărtate pe termen nelimitat. Alții fac acum muncă hibridă în care unele zile pot fi angajații se află într-un cadru de birou, iar alte zile lucrează de unde doresc.
Acest lucru este grozav pentru moralul companiei, dar poate crea și bariere de comunicare, deoarece uneori oamenii sunt în contact fizic strâns, iar alteori se află în altă parte și este nevoie de tehnologie de comunicare.
6. Psihologic
O altă barieră comună în calea comunicării este cea psihologică, care poate afecta nu numai modul în care oamenii comunică, ci și modul în care procesează informațiile. Diferiți factori pot contribui la aceste bariere, cum ar fi stresul, anxietatea socială, furia și stima de sine.
Toate acestea joacă diferite roluri în modul în care angajații sunt dispuși și deschiși să împărtășească sau în modul în care primesc știri sau feedback specifice.
7. Dezangajare
Implicarea angajaților poate suna ca un cuvânt la modă în industrie, dar se vorbește atât de mult despre el datorită impactului pe care îl are în organizații.
Ea afectează cât de bine sunt trimise și primite comunicațiile. Dacă o parte este dezactivată – sau chiar ambele – comunicarea va fi afectată negativ.
Dacă compania dvs. dorește să devină un loc de muncă modern, atunci veți avea nevoie de un plan de acțiune eficient pentru implicarea angajaților.
8. Structura organizatorica
Comunicarea și schimbul de informații pot fi întrerupte din cauza structurii organizaționale a companiei dumneavoastră. Aceasta este adesea o barieră pentru companiile mai mari, deoarece există multe ierarhii de manageri și directori, plus sisteme de comunicare învechite sau confuze.
Informațiile se pierd sau sunt comunicate greșit, provocând frustrări și nealiniere cu obiectivele sau munca care trebuie finalizată.
9. Lipsa de încredere
Aproape două treimi (64%) dintre angajați spun că încrederea are un impact direct asupra sentimentului lor de apartenență la locul de muncă, potrivit Business Wire. Cu toate acestea, multe organizații au probleme de încredere de ambele părți ale afacerii.
Angajații vor să fie la curent și să simtă că sunt permise discuții deschise, altfel pot provoca speculații și zvonuri care favorizează dezinformarea în rândul echipelor.
10. Informații rare
În Raportul nostru de feedback al angajaților, am chestionat clienții pe parcursul a doi ani. Una dintre întrebările pe care le-am pus a fost: „Simți că ți-ai crescut învățarea legată de muncă și de industria ta ca urmare a consumului de conținut relevant?”
78% au răspuns cu „Da!”
Oamenii tăi doresc să fie informați în mod constant despre compania ta, prin conținut care îi va face mai implicați și mai conectați la munca lor. Prea des comunicările sunt rare sau inconsecvente, determinând angajații să se simtă lăsați în întuneric și având un impact negativ asupra productivității.
11. Supraîncărcare de informații
S-ar putea să credeți că mai multe informații care sunt partajate cu o frecvență crescută este cheia pentru a vă ajuta barierele de comunicare. Din păcate, acest lucru vă poate pune în mai multe probleme comunicațiile.
Supraîncărcarea de informații are loc cu ușurință și creează o barieră, deoarece angajații se enervează și încep să ignore informațiile. În plus, prea multă comunicare poate deveni o distragere a atenției și poate bloca productivitatea.
12. Lipsa canalului unificat
Oamenii consumă și comunică diferit, ceea ce înseamnă că comunicările tale pot începe să se complice.
Este posibil să aveți mai multe canale de comunicare sau să aveți oameni care preferă altele diferite, ceea ce poate fi confuz și consuma mult timp pentru compania dvs.
Dacă compania dvs. se concentrează prea mult pe un singur canal, informațiile importante ar putea fi pierdute de la cei care sunt activi în altă parte. Este inevitabil să aveți câteva canale, dar există modalități de a eficientiza asta dintr-o locație centrală, unde informațiile pot ajunge apoi pe majoritatea canalelor.
13. Diferențele culturale
La fel ca oamenii preferă canale diferite, fiecare are experiențe și opinii culturale diferite care afectează modul în care îi place să fie comunicați.
În calitate de comunicator sau lider de companie, dacă nu sunteți conștient de mediile demografice și culturale, vor apărea rapid bariere.
Va trebui să vă adaptați și să găsiți un punct comun în cadrul organizației pentru a vă asigura că comunicațiile ajung la toată lumea cât mai adecvat posibil. Sună greu, dar a fi un comunicator eficient nu este întotdeauna atât de ușor pe cât cred oamenii!
14. Partajare selectivă
O barieră potențială de comunicare care se poate întâmpla este partajarea selectivă, adică atunci când angajații sau liderii nu comunică imaginea completă.
Dacă primiți doar o porțiune de știri sau mesaje, se întrerupe capacitatea de a face munca în mod corespunzător sau de a distribui acele știri importante altora. Din nou, acest lucru provoacă o comunicare greșită și o neîncredere la locul de muncă.
15. Fără personalizare
Prea des, toate comunicările sunt trimise într-un format prea larg. De exemplu, ar putea fi ceva legat de echipele de vânzări care este trimis și echipelor de inginerie și de produs.
Pentru ultimele două grupuri, nu are deloc legătură cu ele. Așa că ei se oprește și, în timp, pot începe să ignore sau să respingă toate comunicările.
Un model începe să apară, motiv pentru care personalizarea comunicării și segmentarea va crea o experiență mai bună. Un lucru pe care EveryoneSocial îl face este să simplifice acest lucru prin utilizarea de fluxuri și grupuri personalizate, așa cum este ilustrat mai jos.
Dar există încă capacitatea de a partaja informații cu toată lumea dacă există o nevoie de comunicare la nivel de companie.
Modalități de a depăși barierele de comunicare la locul de muncă
Pentru a fi un lider eficient și o companie bine adaptată, comunicarea și distribuirea informațiilor joacă un rol major în succesul pe termen lung al organizației dumneavoastră.
Există câteva moduri prin care puteți depăși barierele de comunicare pe care le-ați identificat. Dar amintiți-vă, nu veți putea niciodată să depășiți orice barieră din cadrul comunicațiilor.
Fiecare angajat este unic, are perspective diferite și interacționează diferit cu ceilalți, așa că este o ispravă imposibil să rezolvi orice provocare de comunicare.
În schimb, scopul tău ar trebui să fie să minimizezi provocările cât mai mult posibil, să faci un efort clar și să găsești modalități de a-ți eficientiza comunicările.
1. Recunoașteți decalajele și diferențele dintre generații
Nu numai că vor exista potențiale diferențe culturale și bariere lingvistice în organizația dvs. (în funcție de dimensiune), probabil că aveți și diverse generații de angajați în forța de muncă.
Baby Boomers, Generația X, Millennials și Generația Z încep să lucreze mai mult împreună. Fiecare dintre aceste grupuri a crescut și a lucrat în medii foarte diferite, cel puțin.
Fiecare va avea preferințe și așteptări diferite când vine vorba de comunicații, ceea ce înseamnă că compania dumneavoastră trebuie să aibă opțiuni din care să aleagă. Înțelegerea nevoilor fiecărei generații vă va permite să adaptați comunicațiile în mod corespunzător și să preveniți barierele.
2. Adunați feedback de la oamenii dvs. în legătură cu mesajele
Deoarece există diferențe generaționale și culturale în organizația dvs., o modalitate ușoară de a începe să vă dați seama cum să distribuiți informațiile în mod eficient este să adunați informații de la angajați.
Nu toată lumea va răspunde la sondaje sau vă va împărtăși gândurile, dar dacă puteți obține o dimensiune bună a eșantionului, vă va ajuta să înțelegeți la ce trebuie să faceți mai bine.
Poate fi revelator să vezi unde credeai că compania ta se descurcă grozav, dar de fapt provoacă frecări. Sau să vezi că lucrurile despre care credeai că se luptă chiar funcționează bine pentru oamenii tăi.
3. Dezvoltați consecvența în efortul de comunicare
Deși există mai multe mesaje, comunicări și informații partajate și discutate zilnic în cadrul companiei dvs., consecvența este cea care ajută la înlăturarea barierelor.
Adesea, este să te entuziasmezi și să subliniezi importanța a ceva și apoi, în câteva săptămâni, asta se diminuează. Consecvența care a fost începută devine mai sporadică sau întâmplătoare, iar impulsul se pierde.
Ca majoritatea lucrurilor din viață, rezultatele apar rar peste noapte - necesită efort și consistență pe termen lung. Acest lucru se aplică comunicațiilor și trebuie continuat cu o cadență regulată.
4. Personalizați informațiile și mesajele
S-ar putea să fi observat o temă aici, dar personalizarea mesajelor, a modului în care sunt primite și a modului în care sunt trimise este esențială pentru a intra în legătură cu toată lumea din organizația ta.
Aceasta înseamnă că aveți nevoie de informații mai personalizate, care să fie relevante pentru oamenii potriviți, la momentul potrivit. De asemenea, trebuie să furnizați acele informații în formatul pe care oamenii îl doresc - indiferent dacă este vorba de audio, video, text, imagini (gif-uri, meme-uri) etc.
Deși vă puteți arunca întreaga bază de date internă cu un e-mail, nu este chiar atât de simplu. În plus, acest lucru îi determină pe angajați să dezactiveze sau să renunțe la informații.
Așadar, în măsura posibilităților dvs., personalizați și segmentați informațiile în funcție de modul în care angajații dvs. le consumă în mod individual.
EveryoneSocial, de exemplu, are o funcție care permite administratorilor să trimită e-mailuri obișnuite angajaților care conțin doar conținut cu care fiecare individ nu s-a implicat încă, cum ar fi exemplul de mai sus.
5. Utilizați tehnologia și datele pentru a îmbunătăți comunicarea
Înțelegerea datelor din jurul comunicațiilor dvs. este esențială pentru a găsi lacune și pentru a vedea ce funcționează bine. Cu toate acestea, prea multă tehnologie poate cauza supraîncărcare de informații și confuzie în ceea ce privește unde să găsești conținutul potrivit.
Organizația dvs. va avea inevitabil mai multe instrumente de comunicare, dar doriți să găsiți o modalitate de a eficientiza totul într-un mod simplu, așa cum face EveryoneSocial.
În timp ce intranet-urile, de exemplu, au fost o modalitate de a încerca și de a implica companii întregi, într-un sondaj, sa constatat că doar 13% dintre angajați au raportat că participă zilnic la intranet. Treizeci și unu la sută au spus că nu o fac niciodată.
Deci ce poți face? În secțiunea următoare, ne vom arunca puțin mai departe în partea de tehnologie.
6. Încurajați mai mult schimbul de informații în ambele sensuri
Desigur, liderii și managerii companiilor distribuie știri sau informații destul de des. Cu toate acestea, comunicarea este o nevoie la nivel de companie și informațiile trebuie să circule de la nivelul superior în jos și de la nivelurile inferioare în sus.
Nu numai că directorii și managerii ar trebui să poată ajunge la fiecare angajat sau public țintă, dar și angajații ar trebui să poată comunica în mod eficient informațiile sau nevoile altora.
În general, ar trebui să fie evident pentru toată lumea că comunicarea este apreciată și încurajată.
Tehnologia potrivită îmbunătățește barierele de comunicare
Poate fi un echilibru dificil pentru organizații când vine vorba de tehnologie. Există atât de multe produse și platforme din care să alegeți și să utilizați care se potrivesc cel mai bine obiectivelor dvs. și nevoilor companiei.
Acest lucru este bun din punct de vedere al comunicării, deoarece aveți modalități mai bune de a conecta angajații, indiferent unde se află aceștia în lume.
Cu toate acestea, provocarea este atunci când diferite divizii sau locații ale companiei încep să implementeze prea multe instrumente, dintre care multe pot avea unele caracteristici care se suprapun. În plus, liderii și echipele dvs. de comunicații pot trimite alte forme diferite de informații în mod diferit.
Deși în mod inevitabil, fiecare echipă, angajat și director va avea preferințe pentru partajare și consum - puteți găsi modalități de a menține totul simplu și de a-i aduce pe toți pe aceeași pagină.
Cu tehnologia potrivită, organizațiile pot îmbunătăți comunicarea, implicarea și încrederea.
Iată câteva exemple de ceea ce poate face o tehnologie bună de comunicare:
- Distribuiți cu ușurință conținut, știri despre companie și actualizări ale echipei
- Ajungeți la fiecare angajat, indiferent unde și cum lucrează
- Segmentați informațiile pentru mai multă personalizare
- Activați livrarea conținutului și a informațiilor la momente optime
- Personalizați fluxurile de știri pentru angajați în funcție de interesele și nevoile acestora
- Integrați-vă cu alte instrumente de comunicații importante pentru a ajunge la canalele preferate de oameni
- Arătați impactul și acoperirea comunicării interne și a implicării
- Analizați informațiile, datele și conținutul cel mai captivant
- Facilitează-le oamenilor să împărtășească idei, să interacționeze cu colegii de echipă și să creeze un punct de ralire pentru ca angajații să creeze încredere între ei
- Posedă funcții care ajută mesajul să ajungă la angajați în diverse moduri: buletin informativ, notificări push, etichetare, integrări în Slack și Microsoft Teams etc.
Din fericire, toate cele de mai sus (și multe altele) pot fi realizate printr-un instrument de susținere a angajaților precum EveryoneSocial.