15 barriere di comunicazione: come superarle quest'anno
Pubblicato: 2021-06-30Le barriere di comunicazione esistono negli affari da decenni e superarle dovrebbe essere una priorità per qualsiasi organizzazione, specialmente nel mondo odierno guidato dalla tecnologia.
La pandemia ha anche causato un cambiamento significativo per molte aziende, la maggior parte delle quali non era preparata e ha dovuto affrontare nuove sfide quando si trattava di avere un piano di comunicazione per i dipendenti remoti globali.
Tuttavia, le barriere di comunicazione esistevano anche prima della pandemia. Infatti, il 74% dei dipendenti ritiene di perdere informazioni e notizie aziendali. Nello stesso studio, l'85% dei dipendenti ha affermato di essere più motivato quando la direzione offre aggiornamenti regolari sulle novità aziendali.
Quindi, come fa un'organizzazione moderna a identificare le barriere di comunicazione e superarle? Approfondiamo questo argomento e aiutiamo la tua azienda a prendere la strada giusta quest'anno.
Cosa sono le barriere di comunicazione?
Le barriere di comunicazione sono qualsiasi cosa all'interno dell'organizzazione che impedisca alle persone di ricevere o comprendere messaggi, idee e informazioni. Queste barriere possono anche impedire l'invio efficace dei messaggi, causando una disconnessione all'interno dell'azienda.
Quando non esiste un piano (e una soluzione!) identificabile per affrontare queste barriere, inizia ad avere un impatto negativo su più aree dell'azienda. Scorre dai dirigenti ai manager e dai manager ai loro team.
Una cattiva comunicazione può creare rapidamente problemi, con un impatto negativo su morale, produttività, coinvolgimento dei dipendenti, fiducia e entrate.
Secondo SHRM, "Un sondaggio su 400 aziende con 100.000 dipendenti ciascuna ha citato una perdita media per azienda di $ 62,4 milioni all'anno a causa di una comunicazione inadeguata con e tra i dipendenti".
Accidenti!
3 tipi di barriere di comunicazione
Sebbene ci siano molte barriere di comunicazione da affrontare, ce ne sono tre estremamente comuni che vogliamo affrontare rapidamente. Potrebbero già esserti familiari, ma sono importanti da comprendere per la tua azienda.
1. Barriere emotive
Emozioni che possono creare barriere alle comunicazioni generali. I dipendenti elaborano le cose in modo diverso e possono avere paura o ansia sociale legate alla condivisione o alla connessione.
2. Barriere linguistiche
Questo rappresenta sia la comunicazione verbale che non verbale e può innescare barriere interne e globali.
3. Barriere fisiche
L'accessibilità degli altri dipendenti e dirigenti dell'azienda può creare barriere di comunicazione. Pensa al lavoro a distanza, ai dipendenti senza scrivania, ai diversi uffici, ecc.
Mentre questi tendono ad essere i tre grandi a cui molte organizzazioni danno la priorità, ci sono anche altri problemi di comunicazione che si verificano.
Esaminiamo alcune delle cause aggiuntive e come puoi iniziare a rimuovere queste barriere.
12 Ulteriori barriere di comunicazione
Non dovrebbe sorprendere che le organizzazioni debbano affrontare più di alcune barriere di comunicazione, ma inizialmente potresti non renderti conto che queste sono altre aree chiave su cui puoi lavorare.
4. Abilità comunicative
Tutti i dipendenti hanno competenze e approcci diversi al modo in cui comunicano. Ciò può causare problemi nel modo in cui le informazioni vengono ricevute o trasmesse in base alle capacità di un individuo.
La sfida qui è che la maggior parte delle organizzazioni non dà priorità alle comunicazioni a livello culturale oa livello di revisione delle prestazioni.
5. Lavoro ibrido
Sebbene il lavoro a distanza stia diventando sempre più popolare, la pandemia ha cambiato il modo in cui molte aziende lavorano.
Alcune attività sono diventate completamente remote indefinitamente. Altri ora svolgono un lavoro ibrido in cui alcuni giorni potrebbero essere dipendenti in un ufficio e altri giorni lavorano da dove vogliono.
Questo è ottimo per il morale dell'azienda, ma può anche creare barriere comunicative poiché a volte le persone sono in stretto contatto fisico e altre volte sono altrove ed è necessaria la tecnologia della comunicazione.
6. Psicologico
Un'altra barriera comune alle comunicazioni è quella psicologica, che può influire non solo sul modo in cui le persone comunicano, ma anche sul modo in cui elaborano le informazioni. Diversi fattori possono contribuire a queste barriere come lo stress, l'ansia sociale, la rabbia e l'autostima.
Tutti questi ruoli svolgono vari ruoli nel modo in cui i dipendenti sono disposti e aperti a condividere o nel modo in cui prendono notizie o feedback specifici.
7. Disimpegno
Il coinvolgimento dei dipendenti può sembrare una parola d'ordine del settore, ma se ne parla così tanto a causa dell'impatto che ha sulle organizzazioni.
Influisce sulla qualità dell'invio e della ricezione delle comunicazioni. Se una parte è disimpegnata, o anche entrambe, la comunicazione avrà un impatto negativo.
Se la tua azienda vuole diventare un ambiente di lavoro moderno, avrai bisogno di un efficace piano d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti.
8. Struttura organizzativa
La comunicazione e la condivisione delle informazioni possono essere interrotte a causa della struttura organizzativa della tua azienda. Questo è spesso un ostacolo per le aziende più grandi perché ci sono molte gerarchie di manager e dirigenti, oltre a sistemi di comunicazione obsoleti o confusi.
Le informazioni vengono perse o comunicate male, causando frustrazione e disallineamento sugli obiettivi o sul lavoro che deve essere completato.
9. Mancanza di fiducia
Secondo Business Wire, quasi due terzi (64%) dei dipendenti afferma che la fiducia ha un impatto diretto sul loro senso di appartenenza al lavoro. Tuttavia, molte organizzazioni hanno problemi di fiducia su entrambi i lati dell'azienda.
I dipendenti vogliono essere al corrente e ritengono che le discussioni aperte siano consentite, altrimenti possono causare speculazioni e voci che favoriscono la disinformazione tra i team.
10. Informazioni poco frequenti
Nel nostro Rapporto sul feedback dei dipendenti, abbiamo intervistato i clienti per due anni. Una delle domande che ci siamo posti è stata: "Ritieni di aver aumentato il tuo apprendimento relativo al lavoro e al tuo settore grazie al consumo di contenuti pertinenti?"
Il 78% ha risposto con "Sì!"
Le tue persone vogliono essere costantemente informate sulla tua azienda, attraverso contenuti che le rendano più coinvolte e connesse al loro lavoro. Troppo spesso le comunicazioni sono rare o incoerenti, spingendo i dipendenti a sentirsi lasciati all'oscuro e incidendo negativamente sulla produttività.
11. Sovraccarico di informazioni
Potresti pensare che la condivisione di più informazioni a una frequenza maggiore sia la chiave per aiutare le tue barriere di comunicazione. Sfortunatamente, ciò può creare più problemi alle tue comunicazioni.
Il sovraccarico di informazioni si verifica facilmente e crea una barriera perché i dipendenti si infastidiscono e iniziano a escludere le informazioni. Inoltre, troppa comunicazione può diventare una distrazione e bloccare la produttività.
12. Mancanza di un canale unificato
Le persone consumano e comunicano in modo diverso, il che significa che le tue comunicazioni possono iniziare a complicarsi.
Potresti avere più canali per comunicare o avere persone che preferiscono quelli diversi, il che può creare confusione e richiedere molto tempo per la tua azienda.
Se la tua azienda si concentra troppo su un canale, le informazioni importanti potrebbero essere perse da coloro che sono attivi altrove. È inevitabile che tu abbia alcuni canali, ma ci sono modi per semplificarlo da una posizione centrale, dove le informazioni possono quindi raggiungere la maggior parte dei canali.
13. Differenze culturali
Proprio come il modo in cui le persone preferiscono canali diversi, ognuno ha esperienze e punti di vista culturali diversi che influenzano il modo in cui gli piace essere comunicato.
In qualità di comunicatore o leader aziendale, se non sei a conoscenza del background demografico e culturale, sorgeranno rapidamente delle barriere.
Dovrai adattarti e trovare un punto in comune tra l'organizzazione per garantire che le comunicazioni raggiungano tutti nel modo più appropriato possibile. Sembra difficile, ma essere un comunicatore efficace non è sempre così facile come si pensa!
14. Condivisione selettiva
Una potenziale barriera alla comunicazione che può verificarsi è la condivisione selettiva, ovvero quando dipendenti o leader non comunicano il quadro completo.
Se ricevi solo una parte delle notizie o dei messaggi, interrompe la capacità di svolgere il lavoro correttamente o di distribuire quelle notizie importanti ad altri. Anche in questo caso, ciò causa problemi di comunicazione e sfiducia sul posto di lavoro.
15. Nessuna personalizzazione
Troppo spesso, tutte le comunicazioni vengono inviate in un formato eccessivamente ampio. Ad esempio, potrebbe essere qualcosa relativo ai team di vendita che viene inviato anche ai team di progettazione e prodotto.
Per gli ultimi due gruppi, non è affatto correlato a loro. Quindi lo disattivano e nel tempo potrebbero iniziare a ignorare o ignorare tutte le comunicazioni.
Comincia a emergere uno schema, motivo per cui la personalizzazione delle comunicazioni e la segmentazione creeranno un'esperienza migliore. Una cosa che EveryoneSocial fa è semplificare questo attraverso l'uso di feed e gruppi personalizzati, come illustrato di seguito.
Ma c'è ancora la possibilità di condividere le informazioni con tutti se c'è un'esigenza di comunicazione a livello aziendale.
Modi per superare le barriere di comunicazione sul posto di lavoro
Per essere un leader efficace e un'azienda ben sintonizzata, la comunicazione e la distribuzione delle informazioni svolgono un ruolo importante nel successo a lungo termine della tua organizzazione.
Ci sono alcuni modi in cui puoi superare le barriere di comunicazione che hai identificato. Ma ricorda, non sarai mai in grado di superare ogni barriera all'interno delle comunicazioni.
Ogni dipendente è unico, ha diverse prospettive e interagisce con gli altri in modo diverso, quindi è un'impresa impossibile risolvere ogni sfida di comunicazione.
Invece, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di ridurre al minimo le sfide il più possibile, fare uno sforzo chiaro e trovare modi per semplificare le tue comunicazioni.
1. Riconoscere i divari e le differenze generazionali
Non solo ci saranno potenziali differenze culturali e barriere linguistiche all'interno della tua organizzazione (a seconda delle dimensioni), ma probabilmente avrai anche diverse generazioni di dipendenti nella forza lavoro.
Baby Boomers, Generazione X, Millennials e Generazione Z stanno iniziando a collaborare di più. Ognuno di questi gruppi è cresciuto e ha lavorato in ambienti molto diversi, per non dire altro.
Ognuno avrà preferenze e aspettative diverse quando si tratta di comunicazioni, il che significa che la tua azienda deve avere opzioni tra cui scegliere. Comprendere le esigenze di ogni generazione ti consentirà di adattare le comunicazioni in modo appropriato e prevenire le barriere.
2. Raccogli feedback dai tuoi dipendenti sulla messaggistica
Poiché ci sono differenze generazionali e culturali nella tua organizzazione, un modo semplice per iniziare a capire come distribuire le informazioni in modo efficace è raccogliere informazioni dai dipendenti.
Non tutti risponderanno ai tuoi sondaggi o condivideranno i loro pensieri, ma se riesci a ottenere una buona dimensione del campione ti aiuterà a capire in cosa devi fare meglio.
Può essere illuminante vedere dove pensavi che la tua azienda stesse andando alla grande, ma in realtà sta causando attriti. O vedere che le cose che pensavi stessero lottando stanno effettivamente funzionando bene per la tua gente.
3. Sviluppare coerenza nello sforzo di comunicazione
Sebbene ci siano più messaggi, comunicazioni e informazioni condivise e discusse quotidianamente all'interno della tua azienda, è la coerenza che aiuta ad abbattere le barriere.
Spesso è per eccitarsi e sottolineare l'importanza di qualcosa e poi, in poche settimane, questo diminuisce. La consistenza che è stata avviata diventa più sporadica o casuale e lo slancio si perde.
Come la maggior parte delle cose nella vita, i risultati appaiono raramente dall'oggi al domani: richiedono impegno e coerenza a lungo termine. Questo vale per le comunicazioni e deve essere continuato a cadenza regolare.
4. Personalizza informazioni e messaggi
Potresti aver notato un tema qui, ma personalizzare i tuoi messaggi, come vengono ricevuti e come vengono inviati è fondamentale per entrare in contatto con tutti nella tua organizzazione.
Ciò significa che hai bisogno di informazioni più personalizzate che siano rilevanti per le persone giuste, al momento giusto. Devi anche fornire tali informazioni nel formato che le persone desiderano, che si tratti di audio, video, testo, immagini (gif, meme), ecc.
Mentre puoi far esplodere l'intero database interno con un'e-mail, non è così semplice. Inoltre, ciò fa sì che i dipendenti disimpegnino o eliminino le informazioni.
Quindi, al meglio delle tue capacità, personalizza e segmenta le informazioni in base al modo in cui i tuoi dipendenti le consumano individualmente.
EveryoneSocial, ad esempio, ha una funzione che consente agli amministratori di inviare e-mail regolari ai dipendenti che contengono solo contenuti con cui ogni individuo non ha ancora interagito, come nell'esempio sopra.
5. Utilizzare la tecnologia ei dati per migliorare la comunicazione
Comprendere i dati relativi alle tue comunicazioni è fondamentale per trovare le lacune e vedere cosa funziona bene. Tuttavia, troppa tecnologia può causare un sovraccarico di informazioni e confusione su dove trovare il contenuto giusto.
La tua organizzazione avrà inevitabilmente più strumenti di comunicazione, ma vuoi trovare un modo per semplificare tutto in un modo semplice come fa EveryoneSocial.
Mentre le intranet, ad esempio, sono state un modo per cercare di coinvolgere intere aziende, in un sondaggio è stato rilevato che solo il 13% dei dipendenti ha dichiarato di partecipare quotidianamente alla propria intranet. Il trentuno per cento ha detto che non lo fanno mai.
Che cosa si può fare? Nella prossima sezione ci addentreremo ulteriormente nel lato tecnologico.
6. Incoraggiare una condivisione delle informazioni più bidirezionale
Naturalmente, i dirigenti ei manager delle aziende distribuiscono notizie o informazioni abbastanza spesso. Tuttavia, la comunicazione è un'esigenza dell'intera azienda e le informazioni devono fluire dal livello più alto verso il basso e dai livelli più bassi verso l'alto.
Non solo dirigenti e manager dovrebbero essere in grado di raggiungere ogni dipendente o pubblico di destinazione, ma i dipendenti dovrebbero anche essere in grado di comunicare in modo efficace informazioni o necessità ad altri.
Nel complesso, dovrebbe essere evidente a tutti che la comunicazione è apprezzata e incoraggiata.
La tecnologia giusta migliora le barriere di comunicazione
Può essere un equilibrio difficile per le organizzazioni quando si tratta di tecnologia. Ci sono così tanti prodotti e piattaforme tra cui scegliere e utilizzare che meglio si adattano ai tuoi obiettivi e alle tue esigenze aziendali.
Questo è positivo dal punto di vista della comunicazione poiché hai modi migliori per connettere i dipendenti, indipendentemente da dove si trovino nel mondo.
Tuttavia, la sfida è quando diverse divisioni o sedi dell'azienda iniziano a implementare troppi strumenti, molti dei quali potrebbero avere alcune caratteristiche sovrapposte. Inoltre, i tuoi leader e i team di comunicazione potrebbero inviare altre varie forme di informazioni in modo diverso.
Anche se inevitabilmente, ogni team, dipendente e dirigente avrà preferenze per la condivisione e il consumo: puoi trovare modi per mantenerlo semplice e portare tutti sulla stessa pagina.
Con la giusta tecnologia, le organizzazioni possono migliorare la comunicazione, il coinvolgimento e la fiducia.
Ecco alcuni esempi di ciò che una buona tecnologia di comunicazione può fare:
- Distribuisci facilmente contenuti, notizie aziendali e aggiornamenti del team
- Raggiungi tutti i dipendenti, indipendentemente da dove o come lavorano
- Segmenta le informazioni per una maggiore personalizzazione
- Abilita la consegna di contenuti e informazioni a orari ottimali
- Personalizza i feed di notizie per i dipendenti in base ai loro interessi e alle loro esigenze
- Integralo con altri importanti strumenti di comunicazione per raggiungere i canali preferiti delle persone
- Mostra l'impatto e la portata delle comunicazioni interne e del coinvolgimento
- Analizza le informazioni, i dati e i contenuti più coinvolgenti
- Consenti alle persone di condividere idee, interagire con i compagni di squadra e creare un punto di incontro per consentire ai dipendenti di creare fiducia reciproca
- Possiedi funzionalità che aiutano il messaggio a raggiungere i dipendenti in vari modi: newsletter, notifiche push, tag, integrazioni a Slack e Microsoft Teams, ecc.
Fortunatamente, tutto quanto sopra (e altro) può essere fatto attraverso uno strumento di difesa dei dipendenti come EveryoneSocial.