15 Kommunikationsbarrieren: Wie man sie dieses Jahr überwindet

Kommunikationsbarrieren bestehen in der Geschäftswelt seit Jahrzehnten und ihre Überwindung sollte für jedes Unternehmen Priorität haben – insbesondere in der heutigen technologiegetriebenen Welt.

Die Pandemie verursachte auch für viele Unternehmen eine erhebliche Veränderung, von denen die meisten nicht vorbereitet waren und vor neuen Herausforderungen standen, wenn es darum ging, einen Kommunikationsplan für globale Remote-Mitarbeiter zu erstellen.

Allerdings gab es schon vor der Pandemie Kommunikationsbarrieren. Tatsächlich haben 74 % der Mitarbeiter das Gefühl, Unternehmensinformationen und Neuigkeiten zu verpassen. In derselben Studie gaben 85 % der Mitarbeiter an, dass sie am motiviertesten sind, wenn das Management regelmäßige Updates zu Unternehmensnachrichten anbietet.

Wie also identifiziert eine moderne Organisation Kommunikationsbarrieren und überwindet sie? Lassen Sie uns tiefer in dieses Thema eintauchen und Ihrem Unternehmen helfen, dieses Jahr auf den richtigen Weg zu kommen.

Was sind Kommunikationsbarrieren?

Kommunikationsbarrieren sind alles in Ihrem Unternehmen, das Personen daran hindert, Nachrichten, Ideen und Informationen zu empfangen oder zu verstehen. Diese Barrieren können auch verhindern, dass Nachrichten effektiv gesendet werden, was zu einer Unterbrechung innerhalb des Unternehmens führt.

Wenn es keinen identifizierbaren Plan (und keine Lösung!) gibt, um diese Hindernisse anzugehen, beginnt dies negative Auswirkungen auf mehrere Bereiche des Unternehmens zu haben. Es sickert von Führungskräften zu Managern und von Managern zu ihren Teams.

Fehlkommunikation kann schnell zu Problemen führen, die sich negativ auf Moral, Produktivität, Mitarbeiterengagement, Vertrauen und Umsatz auswirken.

Laut SHRM „gab eine Umfrage unter 400 Unternehmen mit jeweils 100.000 Mitarbeitern einen durchschnittlichen Verlust pro Unternehmen von 62,4 Millionen US-Dollar pro Jahr aufgrund unzureichender Kommunikation mit und zwischen Mitarbeitern an.“

Huch!

3 Arten von Kommunikationsbarrieren

Obwohl es viele Kommunikationsbarrieren zu beseitigen gibt, gibt es drei sehr häufige, die wir schnell ansprechen möchten. Diese sind Ihnen vielleicht bereits bekannt, aber es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen sie versteht.

1. Emotionale Barrieren

Emotionen, die Barrieren für die allgemeine Kommunikation schaffen können. Mitarbeiter verarbeiten Dinge anders und haben möglicherweise Angst oder soziale Ängste im Zusammenhang mit dem Teilen oder Verbinden.

2. Sprachbarrieren

Dies stellt sowohl verbale als auch nonverbale Kommunikation dar und kann intern und global Barrieren auslösen.

3. Physische Barrieren

Wie zugänglich andere Mitarbeiter und Unternehmensleiter sind, kann Kommunikationsbarrieren schaffen. Denken Sie an Fernarbeit, Mitarbeiter ohne Schreibtisch, verschiedene Büros usw.

Während dies in der Regel die großen Drei sind, die viele Unternehmen priorisieren, gibt es auch andere Kommunikationsstörungen.

Schauen wir uns einige der zusätzlichen Ursachen an und wie Sie damit beginnen können, diese Barrieren zu beseitigen.

12 Zusätzliche Kommunikationsbarrieren

Es sollte keine Überraschung sein, dass Organisationen mit mehr als ein paar Kommunikationsbarrieren konfrontiert sind, aber Sie werden vielleicht zunächst nicht erkennen, dass dies andere Schlüsselbereiche sind, an denen Sie arbeiten können.

4. Kommunikationsfähigkeiten

Mitarbeiter haben alle unterschiedliche Fähigkeiten und Herangehensweisen an die Art und Weise, wie sie kommunizieren. Dies kann zu Problemen bei der Art und Weise führen, wie Informationen basierend auf den Fähigkeiten einer Person empfangen oder weitergegeben werden.

Die Herausforderung dabei ist, dass die meisten Organisationen der Kommunikation auf kultureller Ebene oder auf Leistungsbeurteilungsebene keine Priorität einräumen.

5. Hybride Arbeit

Obwohl Fernarbeit immer beliebter wird, hat die Pandemie die Arbeitsweise vieler Unternehmen verändert.

Einige Unternehmen wurden auf unbestimmte Zeit komplett remote. Andere machen jetzt hybride Arbeit, bei der sich die Mitarbeiter an manchen Tagen in einem Büro befinden und an anderen Tagen von dort aus arbeiten, wo sie wollen.

Das ist großartig für die Moral des Unternehmens, kann aber auch Kommunikationsbarrieren schaffen, da Menschen manchmal in engem physischen Kontakt stehen und manchmal woanders sind und Kommunikationstechnologie benötigt wird.

6. Psychisch

Ein weiteres häufiges Kommunikationshindernis ist psychologischer Natur, die sich nicht nur darauf auswirken kann, wie Menschen kommunizieren, sondern auch darauf, wie sie Informationen verarbeiten. Verschiedene Faktoren können zu diesen Barrieren beitragen, wie Stress, soziale Angst, Wut und Selbstwertgefühl.

All dies spielt eine unterschiedliche Rolle dabei, wie bereit und offen Mitarbeiter sind zu teilen oder wie sie bestimmte Nachrichten oder Rückmeldungen aufnehmen.

7. Rückzug

Mitarbeiterengagement mag wie ein Schlagwort der Branche klingen, aber es wird so viel darüber gesprochen, weil es unternehmensübergreifende Auswirkungen hat.

Es wirkt sich darauf aus, wie gut Kommunikation gesendet und empfangen wird. Wenn eine Seite nicht eingebunden ist – oder sogar beide – wird die Kommunikation negativ beeinflusst.

Wenn Ihr Unternehmen zu einem modernen Arbeitsplatz werden möchte, benötigen Sie einen effektiven Aktionsplan zur Mitarbeiterbindung.

8. Organisationsstruktur

Kommunikation und Informationsaustausch können aufgrund der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens unterbrochen werden. Dies stellt für größere Unternehmen oft eine Barriere dar, da viele Hierarchien von Managern und Führungskräften sowie veraltete oder unübersichtliche Kommunikationssysteme vorhanden sind.

Informationen gehen verloren oder werden falsch kommuniziert, was zu Frustration und Fehlausrichtung auf Ziele oder zu erledigende Arbeiten führt.

9. Mangelndes Vertrauen

Laut Business Wire geben fast zwei Drittel (64 %) der Mitarbeiter an, dass Vertrauen einen direkten Einfluss auf ihr Zugehörigkeitsgefühl bei der Arbeit hat. Dennoch haben viele Organisationen Vertrauensprobleme auf beiden Seiten des Geschäfts.

Die Mitarbeiter möchten auf dem Laufenden bleiben und das Gefühl haben, dass offene Diskussionen erlaubt sind, da dies sonst zu Spekulationen und Gerüchten führen kann, die Fehlinformationen zwischen den Teams fördern.

10. Seltene Informationen

In unserem Employee Feedback Report haben wir Kunden über zwei Jahre hinweg befragt. Eine der Fragen, die wir gestellt haben, war: „Haben Sie das Gefühl, dass Sie durch den Konsum relevanter Inhalte Ihr Lernen in Bezug auf die Arbeit und Ihre Branche verbessert haben?“

78 % antworteten mit „Ja!“

Ihre Mitarbeiter möchten ständig über Ihr Unternehmen informiert werden, und zwar durch Inhalte, die sie engagierter und mit ihrer Arbeit verbundener machen. Zu oft erfolgt die Kommunikation zu selten oder inkonsistent, was dazu führt, dass sich die Mitarbeiter im Dunkeln gelassen fühlen und sich negativ auf die Produktivität auswirken.

11. Informationsüberflutung

Sie denken vielleicht, dass mehr und häufiger geteilte Informationen der Schlüssel zur Beseitigung Ihrer Kommunikationsbarrieren sind. Leider kann das Ihre Kommunikation in weitere Schwierigkeiten bringen.

Eine Informationsüberlastung tritt leicht auf und schafft eine Barriere, weil Mitarbeiter sich ärgern und anfangen, Informationen abzublenden. Außerdem kann zu viel Kommunikation zu einer Ablenkung führen und die Produktivität beeinträchtigen.

12. Mangel an einheitlichem Kanal

Menschen konsumieren und kommunizieren unterschiedlich, was bedeutet, dass Ihre Kommunikation kompliziert werden kann.

Möglicherweise haben Sie mehrere Kommunikationskanäle oder Personen, die unterschiedliche bevorzugen, was für Ihr Unternehmen verwirrend und zeitaufwändig sein kann.

Wenn sich Ihr Unternehmen zu sehr auf einen Kanal konzentriert, könnten wichtige Informationen von denen verpasst werden, die anderswo aktiv sind. Es ist unvermeidlich, dass Sie einige Kanäle haben, aber es gibt Möglichkeiten, dies von einem zentralen Ort aus zu optimieren, wo die Informationen dann die meisten Kanäle treffen können.

13. Kulturelle Unterschiede

Genauso wie Menschen verschiedene Kanäle bevorzugen, hat jeder unterschiedliche Erfahrungen und kulturelle Ansichten, die sich darauf auswirken, wie er gerne kommuniziert.

Wenn Sie als Kommunikator oder Unternehmenslenker die demografischen und kulturellen Hintergründe nicht kennen, stoßen Sie schnell auf Barrieren.

Sie müssen sich anpassen und eine Gemeinsamkeit innerhalb der Organisation finden, um sicherzustellen, dass die Kommunikation alle so gut wie möglich erreicht. Es klingt hart, aber ein effektiver Kommunikator zu sein, ist nicht immer so einfach, wie die Leute denken!

14. Selektives Teilen

Eine potenzielle Kommunikationsbarriere, die auftreten kann, ist selektives Teilen, wenn Mitarbeiter oder Führungskräfte nicht das Gesamtbild kommunizieren.

Wenn Sie nur einen Teil der Nachrichten oder Nachrichten erhalten, bricht die Fähigkeit zusammen, die Arbeit richtig zu erledigen oder diese wichtigen Nachrichten an andere weiterzugeben. Auch dies führt zu Missverständnissen und Misstrauen am Arbeitsplatz.

15. Keine Personalisierung

Allzu oft werden alle Mitteilungen in einem zu breiten Format gesendet. Beispielsweise könnte es sich um etwas handeln, das sich auf Vertriebsteams bezieht und auch an die Konstruktions- und Produktteams gesendet wird.

Für die beiden letztgenannten Gruppen hat es überhaupt nichts mit ihnen zu tun. Also schalten sie es aus und mit der Zeit beginnen sie möglicherweise, alle Kommunikationen zu ignorieren oder abzulehnen.

Ein Muster beginnt sich abzuzeichnen, weshalb die Personalisierung der Kommunikation und die Segmentierung ein besseres Erlebnis schaffen werden. Eine Sache, die EveryoneSocial tut, ist dies durch die Verwendung von personalisierten Feeds und Gruppen zu vereinfachen, wie unten dargestellt.

Aber es besteht immer noch die Möglichkeit, Informationen mit allen zu teilen, wenn ein unternehmensweiter Kommunikationsbedarf besteht.

Wege zur Überwindung von Kommunikationsbarrieren am Arbeitsplatz

Um eine effektive Führungskraft und ein gut abgestimmtes Unternehmen zu sein, spielen Kommunikation und Informationsverteilung eine wichtige Rolle für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie die von Ihnen identifizierten Kommunikationsbarrieren überwinden können. Aber denken Sie daran, dass Sie niemals alle Barrieren in der Kommunikation überwinden können.

Jeder Mitarbeiter ist einzigartig, hat verschiedene Perspektiven und interagiert anders mit anderen, sodass es unmöglich ist, jede Kommunikationsherausforderung zu lösen.

Stattdessen sollte Ihr Ziel darin bestehen, die Herausforderungen so weit wie möglich zu minimieren, klare Anstrengungen zu unternehmen und Wege zu finden, Ihre Kommunikation zu optimieren.

1. Generationenunterschiede und Unterschiede erkennen

Es wird nicht nur potenzielle kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren in Ihrem Unternehmen geben (je nach Größe), Sie haben wahrscheinlich auch verschiedene Generationen von Mitarbeitern in der Belegschaft.

Babyboomer, Generation X, Millennials und Generation Z beginnen alle, mehr zusammenzuarbeiten. Jede dieser Gruppen ist, gelinde gesagt, in sehr unterschiedlichen Umgebungen aufgewachsen und hat dort gearbeitet.

Jeder hat unterschiedliche Vorlieben und Erwartungen in Bezug auf die Kommunikation, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen Optionen zur Auswahl haben muss. Wenn Sie die Bedürfnisse jeder Generation verstehen, können Sie die Kommunikation angemessen anpassen und Barrieren vermeiden.

2. Sammeln Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern zum Messaging

Da es in Ihrem Unternehmen generationsbedingte und kulturelle Unterschiede gibt, ist es eine einfache Möglichkeit herauszufinden, wie Informationen effektiv verteilt werden können, indem Sie Erkenntnisse von Mitarbeitern sammeln.

Nicht jeder wird Ihre Umfragen beantworten oder seine Gedanken teilen, aber wenn Sie eine gute Stichprobengröße erhalten, hilft Ihnen dies zu verstehen, worin Sie besser werden müssen.

Es kann aufschlussreich sein zu sehen, wo Sie dachten, dass Ihr Unternehmen gut läuft, aber tatsächlich Reibung verursacht. Oder zu sehen, dass Dinge, von denen Sie dachten, dass sie Probleme haben, tatsächlich gut für Ihre Mitarbeiter funktionieren.

3. Entwickeln Sie Konsistenz in den Kommunikationsbemühungen

Während in Ihrem Unternehmen täglich mehrere Nachrichten, Mitteilungen und Informationen ausgetauscht und diskutiert werden, ist es die Konsistenz, die dabei hilft, Barrieren abzubauen.

Oft geht es darum, aufgeregt zu sein und die Wichtigkeit einer Sache zu betonen, und das lässt dann in ein paar Wochen nach. Die begonnene Konsistenz wird sporadischer oder zufälliger und der Schwung geht verloren.

Wie bei den meisten Dingen im Leben erscheinen Ergebnisse selten über Nacht – sie erfordern Anstrengung und langfristige Beständigkeit. Dies gilt für die Kommunikation und muss in regelmäßigen Abständen fortgesetzt werden.

4. Personalisieren Sie Informationen und Nachrichten

Möglicherweise ist Ihnen hier ein Thema aufgefallen, aber das Anpassen Ihrer Nachrichten, wie sie empfangen und wie sie gesendet werden, ist entscheidend, um mit allen in Ihrer Organisation in Kontakt zu treten.

Das bedeutet, dass Sie mehr personalisierte Informationen benötigen, die zur richtigen Zeit für die richtigen Personen relevant sind. Sie müssen diese Informationen auch in dem Format liefern, das die Leute wollen – ob Audio, Video, Text, Bilder (Gifs, Memes) usw.

Während Sie Ihre gesamte interne Datenbank mit einer E-Mail sprengen können, ist es nicht ganz so einfach. Außerdem führt dies dazu, dass die Mitarbeiter die Informationen zurückziehen oder ausblenden.

Personalisieren und segmentieren Sie daher Informationen nach besten Kräften, je nachdem, wie Ihre Mitarbeiter sie individuell nutzen.

JederSocial verfügt beispielsweise über eine Funktion, mit der Administratoren regelmäßige E-Mails an Mitarbeiter senden können, die nur Inhalte enthalten, mit denen sich jeder Einzelne noch nicht beschäftigt hat, wie im obigen Beispiel.

5. Verwenden Sie Technologie und Daten, um die Kommunikation zu verbessern

Das Verständnis der Daten rund um Ihre Kommunikation ist entscheidend, um Lücken zu finden und zu sehen, was gut funktioniert. Zu viel Technologie kann jedoch zu einer Informationsüberlastung und Verwirrung darüber führen, wo die richtigen Inhalte zu finden sind.

Ihre Organisation wird unweigerlich über mehrere Kommunikationstools verfügen, aber Sie möchten einen Weg finden, alles auf eine einfache Weise zu optimieren, wie es EveryoneSocial tut.

Während Intranets beispielsweise eine Möglichkeit waren, ganze Unternehmen einzubeziehen, ergab eine Umfrage, dass nur 13 % der Mitarbeiter angaben, täglich an ihrem Intranet teilzunehmen. Einunddreißig Prozent sagten, dass sie das nie tun würden.

Also, was kannst du machen? Im nächsten Abschnitt tauchen wir etwas tiefer in die Technologieseite ein.

6. Fördern Sie den wechselseitigen Informationsaustausch

Natürlich verbreiten Firmenchefs und Manager ziemlich oft Nachrichten oder Informationen. Kommunikation ist jedoch ein unternehmensweites Bedürfnis und Informationen müssen von der obersten Ebene nach unten und von den unteren Ebenen nach oben fließen.

Führungskräfte und Manager sollten nicht nur in der Lage sein, jeden Mitarbeiter oder jedes Zielpublikum zu erreichen, sondern Mitarbeiter sollten auch in der Lage sein, Informationen oder Bedürfnisse effektiv an andere weiterzugeben.

Insgesamt sollte für jeden erkennbar sein, dass Kommunikation geschätzt und gefördert wird.

Die richtige Technologie verbessert Kommunikationsbarrieren

Wenn es um Technologie geht, kann dies für Unternehmen eine knifflige Balance sein. Es gibt so viele Produkte und Plattformen zur Auswahl und Nutzung, die am besten zu Ihren Zielen und Unternehmensanforderungen passen.

Dies ist aus kommunikativer Sicht gut, da Sie bessere Möglichkeiten haben, Mitarbeiter zu verbinden, egal wo auf der Welt sie sich befinden.

Die Herausforderung besteht jedoch, wenn verschiedene Abteilungen oder Standorte des Unternehmens damit beginnen, zu viele Tools zu implementieren, von denen sich viele möglicherweise überschneiden. Darüber hinaus senden Ihre Führungskräfte und Kommunikationsteams möglicherweise andere Arten von Informationen auf andere Weise.

Obwohl zwangsläufig jedes Team, jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft Vorlieben für das Teilen und Konsumieren haben wird, können Sie Wege finden, es einfach zu halten und alle auf die gleiche Seite zu bringen.

Mit der richtigen Technologie können Unternehmen die Kommunikation, das Engagement und das Vertrauen verbessern.

Hier sind einige Beispiele dafür, was gute Kommunikationstechnologie leisten kann:

• Verteilen Sie ganz einfach Inhalte, Unternehmensnachrichten und Team-Updates
• Erreichen Sie jeden Mitarbeiter, egal wo oder wie er arbeitet
• Segmentinformationen für mehr Personalisierung
• Ermöglichen Sie die Bereitstellung von Inhalten und Informationen zu optimalen Zeiten
• Passen Sie Newsfeeds für Mitarbeiter an ihre Interessen und Bedürfnisse an
• Integration mit anderen wichtigen Kommunikationstools, um die bevorzugten Kanäle der Menschen zu erreichen
• Zeigen Sie die Wirkung und Reichweite der internen Kommunikation und des Engagements
• Analysieren Sie die Informationen, Daten und Inhalte, die am ansprechendsten sind
• Erleichtern Sie es den Mitarbeitern, Ideen auszutauschen, mit Teamkollegen zu interagieren, und bauen Sie einen Sammelpunkt für Mitarbeiter auf, um Vertrauen untereinander aufzubauen
• Besitzen Sie Funktionen, mit denen die Nachricht die Mitarbeiter auf verschiedene Weise erreichen kann: Newsletter, Push-Benachrichtigungen, Tagging, Integrationen in Slack und Microsoft Teams usw.

Glücklicherweise kann all das (und mehr) über ein Mitarbeitervertretungstool wie EveryoneSocial erreicht werden.

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