15 حواجز الاتصال: كيفية التغلب عليها هذا العام
نشرت: 2021-06-30توجد حواجز الاتصال في الأعمال التجارية منذ عقود ، ويجب أن يكون التغلب عليها أولوية بالنسبة لأي منظمة - خاصة في عالم اليوم الذي يحركه التكنولوجيا.
تسبب الوباء أيضًا في تحول كبير للعديد من الشركات ، التي لم يكن معظمها مستعدًا وواجه تحديات جديدة عندما يتعلق الأمر بوضع خطة اتصالات للموظفين العالميين عن بعد.
ومع ذلك ، كانت حواجز الاتصال موجودة حتى قبل الوباء. في الواقع ، يشعر 74٪ من الموظفين أنهم يفقدون معلومات الشركة وأخبارها. في نفس الدراسة ، قال 85٪ من الموظفين إنهم أكثر حماسًا عندما تقدم الإدارة تحديثات منتظمة لأخبار الشركة.
إذن كيف تحدد منظمة حديثة حواجز الاتصال وتتغلب عليها؟ دعنا نتعمق في هذا الموضوع ونساعد شركتك على المضي قدمًا في المسار الصحيح هذا العام.
ما هي حواجز الاتصال؟
حواجز الاتصال هي أي شيء داخل مؤسستك يمنع الأشخاص من تلقي أو فهم الرسائل والأفكار والمعلومات. يمكن أن تمنع هذه الحواجز أيضًا إرسال الرسائل بشكل فعال ، مما يتسبب في انقطاع الاتصال داخل الشركة.
عندما لا توجد خطة محددة (وحل!) لمعالجة هذه الحواجز ، فإنها تبدأ في التأثير سلبًا على مجالات متعددة من العمل. يتدفق من المديرين التنفيذيين إلى المديرين ومن المديرين إلى فرقهم.
يمكن أن يؤدي سوء التواصل إلى حدوث مشكلات بسرعة ، مما يؤدي إلى تأثير سلبي على الروح المعنوية والإنتاجية ومشاركة الموظفين والثقة والإيرادات.
وفقًا لـ SHRM ، "أشارت دراسة استقصائية شملت 400 شركة تضم كل منها 100000 موظف إلى متوسط خسارة لكل شركة قدرها 62.4 مليون دولار سنويًا بسبب عدم كفاية الاتصال بالموظفين وفيما بينهم".
ييكيس!
3 أنواع من حواجز الاتصال
على الرغم من وجود الكثير من حواجز الاتصال التي يجب معالجتها ، إلا أن هناك ثلاثة عوائق شائعة للغاية نريد معالجتها بسرعة. قد تكون هذه الأشياء مألوفة لك بالفعل ، لكن من المهم أن تفهمها شركتك.
1. الحواجز العاطفية
المشاعر التي قد تخلق حواجز أمام الاتصالات الشاملة. يعالج الموظفون الأشياء بشكل مختلف وقد يكون لديهم خوف أو قلق اجتماعي متعلق بالمشاركة أو الاتصال.
2. حواجز اللغة
يمثل هذا التواصل اللفظي وغير اللفظي ويمكن أن يؤدي إلى حواجز داخليًا وعالميًا.
3. الحواجز المادية
كيف يمكن الوصول إلى الموظفين الآخرين وقادة الشركة يمكن أن يخلق حواجز اتصال. فكر في العمل عن بُعد ، والموظفين بدون مكاتب ، والمكاتب المختلفة ، وما إلى ذلك.
بينما تميل هذه إلى أن تكون الثلاثة الكبار التي تعطيها العديد من المنظمات الأولوية ، إلا أن هناك أعطال أخرى في الاتصال تحدث أيضًا.
دعنا ننظر في بعض الأسباب الإضافية وكيف يمكنك البدء في إزالة هذه الحواجز.
12 حواجز اتصال إضافية
لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن تواجه المؤسسات أكثر من بضع حواجز في الاتصال ، ولكن قد لا تدرك في البداية أن هذه هي المجالات الرئيسية الأخرى التي يمكنك العمل عليها.
4. مهارات الاتصال
يمتلك جميع الموظفين مهارات وأساليب مختلفة في كيفية تواصلهم. يمكن أن يسبب هذا مشاكل في كيفية تلقي المعلومات أو تمريرها بناءً على مهارات الفرد.
يكمن التحدي هنا في أن معظم المؤسسات لا تعطي الأولوية للاتصالات من المستوى الثقافي أو على مستوى مراجعة الأداء.
5. العمل الهجين
على الرغم من تزايد شعبية العمل عن بُعد ، إلا أن الوباء غير طريقة عمل العديد من الشركات.
أصبحت بعض الشركات بعيدة تمامًا إلى أجل غير مسمى. يقوم الآخرون الآن بعمل هجين حيث قد يكون في بعض الأيام موظفين في مكتب ، وفي أيام أخرى يعملون من حيث يريدون.
يعد هذا أمرًا رائعًا بالنسبة لمعنويات الشركة ، ولكنه قد يؤدي أيضًا إلى إنشاء حواجز في الاتصال حيث يكون الأشخاص في بعض الأحيان على اتصال جسدي وثيق وفي أحيان أخرى يكونون في مكان آخر وهناك حاجة إلى تكنولوجيا الاتصال.
6. نفسية
هناك عائق شائع آخر للتواصل وهو النفسي ، والذي يمكن أن يؤثر ليس فقط على كيفية تواصل الأشخاص ، ولكن أيضًا على كيفية معالجة المعلومات. يمكن أن تساهم عوامل مختلفة في هذه الحواجز مثل التوتر والقلق الاجتماعي والغضب واحترام الذات.
تلعب كل هذه الأدوار المختلفة في مدى استعداد الموظفين وانفتاحهم للمشاركة أو كيفية تلقي أخبار أو تعليقات محددة.
7. فك الارتباط
قد تبدو مشاركة الموظفين وكأنها كلمة طنانة في الصناعة ، ولكن يتم الحديث عنها كثيرًا بسبب تأثيرها عبر المؤسسات.
يؤثر على كيفية إرسال الرسائل واستلامها بشكل جيد. إذا تم فك ارتباط أحد الجانبين - أو حتى كليهما - فسوف يتأثر الاتصال سلبًا.
إذا كانت شركتك تريد أن تصبح مكان عمل حديث ، فستحتاج إلى خطة عمل فعالة لمشاركة الموظفين.
8. الهيكل التنظيمي
يمكن كسر الاتصال ومشاركة المعلومات بسبب الهيكل التنظيمي لشركتك. غالبًا ما يكون هذا عائقًا أمام الشركات الكبرى نظرًا لوجود العديد من التدرجات الهرمية للمديرين والمديرين التنفيذيين ، بالإضافة إلى أنظمة الاتصال القديمة أو المربكة في المكان.
تُفقد المعلومات أو يساء الاتصال بها ، مما يتسبب في إحباط واختلال في الأهداف أو العمل الذي يجب إكماله.
9. انعدام الثقة
يقول ما يقرب من ثلثي الموظفين (64٪) إن الثقة لها تأثير مباشر على شعورهم بالانتماء في العمل ، وفقًا لـ Business Wire. ومع ذلك ، فإن العديد من المنظمات لديها قضايا ثقة على جانبي الأعمال.
يريد الموظفون أن يكونوا في الحلقة وأن يشعروا بأن المناقشات المفتوحة مسموح بها ، وإلا فقد يتسبب ذلك في تكهنات وشائعات تعزز المعلومات الخاطئة بين الفرق.
10. معلومات نادرة
في تقرير تعليقات الموظفين ، قمنا باستطلاع آراء العملاء على مدار عامين. كان أحد الأسئلة التي طرحناها هو: "هل تشعر أنك زادت من تعلمك المتعلق بالعمل ومجال عملك نتيجة لاستهلاك المحتوى ذي الصلة؟"
78٪ أجابوا بـ "نعم!"
يرغب موظفوك في أن يتم إعلامهم باستمرار بشركتك ، من خلال المحتوى الذي سيجعلهم أكثر تفاعلًا وتواصلًا مع عملهم. غالبًا ما تكون الاتصالات نادرة أو غير متسقة ، مما يدفع الموظفين إلى الشعور بأنهم متروكون في الظلام ويؤثر سلبًا على الإنتاجية.
11. الإفراط في المعلومات
قد تعتقد أن مشاركة المزيد من المعلومات بوتيرة متزايدة هو المفتاح لمساعدة حواجز الاتصال الخاصة بك. لسوء الحظ ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى مزيد من المشاكل لاتصالاتك.
يحدث الحمل الزائد للمعلومات بسهولة ويخلق حاجزًا لأن الموظفين يتضايقون ويبدأون في ضبط المعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤدي الإفراط في التواصل إلى تشتيت الانتباه وإعاقة الإنتاجية.
12. عدم وجود قناة موحدة
يستهلك الناس ويتواصلون بشكل مختلف ، مما يعني أن اتصالاتك يمكن أن تبدأ في التعقيد.
قد يكون لديك قنوات متعددة للتواصل أو لديك أشخاص يفضلون قنوات مختلفة ، مما قد يكون مربكًا ويستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة لشركتك.
إذا كانت شركتك تركز بشكل كبير على قناة واحدة ، فقد يتم تفويت معلومات مهمة من أولئك الذين ينشطون في مكان آخر. من المحتم أن يكون لديك عدد قليل من القنوات ، ولكن هناك طرق لتبسيط ذلك من موقع مركزي واحد ، حيث يمكن أن تصل المعلومات بعد ذلك إلى معظم القنوات.
13. الاختلافات الثقافية
تمامًا مثلما يفضل الأشخاص القنوات المختلفة ، يتمتع كل شخص بتجارب ووجهات نظر ثقافية مختلفة تؤثر على الطريقة التي يرغبون في التواصل معها.
بصفتك محاورًا أو قائد شركة ، إذا لم تكن على دراية بالخلفيات الديموغرافية والثقافية ، فستظهر حواجز بسرعة.
ستحتاج إلى التكيف وإيجاد قواسم مشتركة بين المنظمة لضمان وصول الاتصالات إلى الجميع على النحو المناسب قدر الإمكان. يبدو الأمر صعبًا ، لكن كونك متواصلاً فعالاً ليس دائمًا بالسهولة التي يعتقدها الناس!
14. تقاسم انتقائي
عائق الاتصال المحتمل الذي قد يحدث هو المشاركة الانتقائية ، والتي تحدث عندما لا يقوم الموظفون أو القادة بتوصيل الصورة الكاملة.
إذا تلقيت جزءًا فقط من الأخبار أو الرسائل ، فإنها تقطع القدرة على القيام بالعمل بشكل صحيح أو توزيع تلك الأخبار المهمة على الآخرين. مرة أخرى ، يتسبب هذا في سوء التواصل وعدم الثقة في مكان العمل.
15. لا التخصيص
في كثير من الأحيان ، يتم إرسال جميع الاتصالات بتنسيق فضفاض للغاية. على سبيل المثال ، قد يكون شيئًا متعلقًا بفرق المبيعات يتم إرساله أيضًا إلى فرق الهندسة والمنتج.
بالنسبة للمجموعتين الأخيرتين ، لا يتعلق الأمر بهما على الإطلاق. لذلك قاموا بضبطها وبمرور الوقت قد يبدأون في تجاهل أو رفض جميع الاتصالات.
يبدأ النمط في الظهور ، وهذا هو السبب في أن إضفاء الطابع الشخصي على الاتصالات والتجزئة سيخلق تجربة أفضل. هناك شيء واحد يفعله موقع EveryoneSocial وهو تبسيط ذلك من خلال استخدام الخلاصات والمجموعات المخصصة ، كما هو موضح أدناه.
ولكن لا تزال هناك إمكانية لمشاركة المعلومات مع الجميع إذا كانت هناك حاجة للاتصال على مستوى الشركة.
طرق التغلب على حواجز الاتصالات في مكان العمل
لكي تكون قائداً فعالاً وشركة مضبوطة بشكل جيد ، يلعب توزيع الاتصالات والمعلومات دورًا رئيسيًا في نجاح مؤسستك على المدى الطويل.
هناك عدة طرق يمكنك من خلالها التغلب على حواجز الاتصال التي حددتها. لكن تذكر أنك لن تكون قادرًا أبدًا على التغلب على كل عائق في الاتصالات.
كل موظف فريد من نوعه ، وله وجهات نظر مختلفة ، ويتفاعل مع الآخرين بشكل مختلف ، لذلك من المستحيل حل كل تحديات التواصل.
بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون هدفك هو تقليل التحديات قدر الإمكان ، وبذل جهد واضح ، وإيجاد طرق لتبسيط اتصالاتك.
1. التعرف على فجوات واختلافات الأجيال
لن تكون هناك اختلافات ثقافية محتملة وحواجز لغوية عبر مؤسستك (اعتمادًا على الحجم) فحسب ، بل من المحتمل أيضًا أن يكون لديك أجيال مختلفة من الموظفين في القوى العاملة.
لقد بدأ كل من مواليد جيل الطفرة السكانية ، والجيل العاشر ، وجيل الألفية ، والجيل زد في العمل معًا أكثر. نشأت كل مجموعة من هذه المجموعات وعملت في بيئات مختلفة جدًا ، على أقل تقدير.
سيكون لكل منها تفضيلات وتوقعات مختلفة عندما يتعلق الأمر بالاتصالات ، مما يعني أن شركتك بحاجة إلى خيارات للاختيار من بينها. سيمكنك فهم احتياجات كل جيل من تكييف الاتصالات بشكل مناسب ومنع الحواجز.
2. جمع التعليقات من الأشخاص حول المراسلة
نظرًا لوجود اختلافات بين الأجيال والثقافات في مؤسستك ، فإن الطريقة السهلة للبدء في اكتشاف كيفية توزيع المعلومات بشكل فعال هي جمع الأفكار من الموظفين.
لن يجيب الجميع على استبياناتك أو يشاركوا أفكارهم ، ولكن إذا تمكنت من الحصول على حجم عينة جيد ، فسيساعدك ذلك على فهم ما يجب عليك القيام به بشكل أفضل.
قد يكون من المثير للاهتمام أن ترى أين كنت تعتقد أن شركتك تعمل بشكل جيد ، ولكنها في الواقع تسبب الاحتكاك. أو أن ترى الأشياء التي كنت تعتقد أنها تكافح تعمل بشكل جيد لشعبك.
3. تطوير الاتساق في جهود الاتصال
في حين أن هناك العديد من الرسائل والاتصالات والمعلومات التي يتم مشاركتها ومناقشتها يوميًا داخل شركتك ، فإن الاتساق هو الذي يساعد في كسر الحواجز.
في كثير من الأحيان ، يكون من أجل الإثارة والتأكيد على أهمية شيء ما ، وبعد ذلك في غضون أسابيع قليلة ، يتضاءل هذا التدريجي. يصبح التناسق الذي بدأ متقطعًا أو عشوائيًا ، ويضيع الزخم.
مثل معظم الأشياء في الحياة ، نادرًا ما تظهر النتائج بين عشية وضحاها - فهي تتطلب جهدًا واتساقًا طويل المدى. هذا ينطبق على الاتصالات ويجب أن تستمر في إيقاع منتظم.
4. إضفاء الطابع الشخصي على المعلومات والرسائل
ربما لاحظت موضوعًا هنا ، ولكن تخصيص رسائلك وكيفية تلقيها وكيفية إرسالها أمر بالغ الأهمية للتواصل مع الجميع في مؤسستك.
هذا يعني أنك بحاجة إلى مزيد من المعلومات الشخصية ذات الصلة بالأشخاص المناسبين ، في الوقت المناسب. يجب عليك أيضًا تقديم هذه المعلومات بالتنسيق الذي يريده الأشخاص - سواء كان ذلك صوتًا أو فيديو أو نصًا أو صورًا (صور متحركة أو ميمات) وما إلى ذلك.
بينما يمكنك تفجير قاعدة البيانات الداخلية بالكامل بالبريد الإلكتروني ، فإن الأمر ليس بهذه البساطة. بالإضافة إلى ذلك ، يتسبب ذلك في قيام الموظفين بفك الارتباط أو ضبط المعلومات.
لذلك ، قدر المستطاع ، قم بتخصيص المعلومات وتقسيمها بناءً على كيفية استهلاك موظفيك لها بشكل فردي.
EveryoneSocial ، على سبيل المثال ، لديه ميزة تسمح للمسؤولين بإرسال رسائل بريد إلكتروني منتظمة إلى الموظفين تحتوي فقط على محتوى لم يتفاعل معه كل فرد بعد ، مثل المثال أعلاه.
5. استخدام التكنولوجيا والبيانات لتحسين الاتصال
يعد فهم البيانات حول اتصالاتك أمرًا بالغ الأهمية للعثور على الثغرات ومعرفة ما يعمل بشكل جيد. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي الإفراط في استخدام التكنولوجيا إلى تحميل المعلومات بشكل زائد والارتباك بشأن مكان العثور على المحتوى المناسب.
ستمتلك مؤسستك حتمًا أدوات اتصال متعددة ، لكنك تريد أن تجد طريقة لتبسيط كل ذلك بطريقة واحدة بسيطة كما يفعل EveryoneSocial.
في حين أن الإنترانت ، على سبيل المثال ، كانت وسيلة لمحاولة إشراك شركات بأكملها ، في دراسة استقصائية ، تبين أن 13٪ فقط من الموظفين أبلغوا عن مشاركتهم في شبكة الإنترانت الخاصة بهم يوميًا. قال واحد وثلاثون بالمائة إنهم لم يفعلوا ذلك أبدًا.
ذلك ما يمكن أن تفعله؟ في القسم التالي ، سنتعمق أكثر في الجانب التكنولوجي.
6. تشجيع المزيد من تبادل المعلومات في اتجاهين
بطبيعة الحال ، يقوم قادة الشركات والمديرين بتوزيع الأخبار أو المعلومات في كثير من الأحيان. ومع ذلك ، فإن الاتصال هو حاجة على مستوى الشركة ويجب أن تتدفق المعلومات من المستوى الأعلى إلى الأسفل ومن المستويات الأدنى إلى الأعلى.
لا يجب أن يتمكن المدراء التنفيذيون والمديرون فقط من الوصول إلى كل موظف أو الجماهير المستهدفة ، ولكن يجب أن يكون الموظفون أيضًا قادرين على توصيل المعلومات أو الاحتياجات بشكل فعال للآخرين.
بشكل عام ، يجب أن يكون واضحًا للجميع أن التواصل موضع تقدير وتشجيع.
تعمل التكنولوجيا الصحيحة على تحسين حواجز الاتصال
يمكن أن يكون توازنًا صعبًا للمؤسسات عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا. هناك العديد من المنتجات والأنظمة الأساسية للاختيار من بينها واستخدامها التي تناسب أهدافك واحتياجات شركتك.
يعد هذا أمرًا جيدًا من وجهة نظر الاتصال حيث أن لديك طرقًا أفضل لتوصيل الموظفين ، بغض النظر عن مكان وجودهم في العالم.
ومع ذلك ، فإن التحدي هو عندما تبدأ الأقسام أو المواقع المختلفة للشركة في تنفيذ عدد كبير جدًا من الأدوات ، قد يكون للعديد منها بعض الميزات المتداخلة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يرسل القادة وفرق التواصل أشكالًا مختلفة أخرى من المعلومات بشكل مختلف.
بينما حتمًا ، سيكون لكل فريق وموظف ومدير تنفيذي تفضيلات للمشاركة والاستهلاك - يمكنك إيجاد طرق لإبقائها بسيطة وجعل الجميع على نفس الصفحة.
باستخدام التكنولوجيا المناسبة ، يمكن للمؤسسات تحسين الاتصال والمشاركة والثقة.
فيما يلي بعض الأمثلة لما يمكن أن تفعله تقنية الاتصال الجيدة:
- قم بتوزيع المحتوى وأخبار الشركة وتحديثات الفريق بسهولة
- قم بالوصول إلى كل موظف ، بغض النظر عن مكان وكيفية عملهم
- المعلومات القطاعية لمزيد من التخصيص
- تمكين تسليم المحتوى والمعلومات في الأوقات المثلى
- تخصيص ملفات الأخبار للموظفين بناءً على اهتماماتهم واحتياجاتهم
- تكامل مع أدوات الاتصال المهمة الأخرى للوصول إلى القنوات المفضلة لدى الأشخاص
- إظهار تأثير ومدى وصول الاتصالات الداخلية والمشاركة
- حلل المعلومات والبيانات والمحتوى الأكثر جاذبية
- اجعل من السهل على الأشخاص مشاركة الأفكار والتفاعل مع زملائهم في الفريق وبناء نقطة حشد للموظفين لبناء الثقة مع بعضهم البعض
- تمتلك الميزات التي تساعد الرسالة في الوصول إلى الموظفين بطرق مختلفة: الرسائل الإخبارية ، والإشعارات الفورية ، ووضع العلامات ، والتكامل مع Slack و Microsoft Teams ، إلخ.
لحسن الحظ ، يمكن القيام بكل ما سبق (وأكثر) من خلال أداة مناصرة الموظفين مثل EveryoneSocial.