15 barreras de comunicación: cómo superarlas este año
Publicado: 2021-06-30Las barreras de comunicación han existido en los negocios durante décadas y superarlas debería ser una prioridad para cualquier organización, especialmente en el mundo actual impulsado por la tecnología.
La pandemia también provocó un cambio significativo para muchas empresas, la mayoría de las cuales no estaban preparadas y enfrentaron nuevos desafíos a la hora de tener un plan de comunicaciones para empleados remotos globales.
Sin embargo, las barreras de comunicación existían incluso antes de la pandemia. De hecho, el 74% de los empleados sienten que se pierden información y noticias de la empresa. En ese mismo estudio, el 85% de los empleados dijeron que están más motivados cuando la gerencia ofrece actualizaciones periódicas sobre las noticias de la empresa.
Entonces, ¿cómo identifica una organización moderna las barreras de comunicación y las supera? Profundicemos más en este tema y ayudemos a su empresa a tomar el camino correcto este año.
¿Qué son las barreras de comunicación?
Las barreras de comunicación son cualquier cosa dentro de su organización que impide que las personas reciban o comprendan mensajes, ideas e información. Estas barreras también pueden impedir que los mensajes se envíen de manera efectiva, provocando una desconexión dentro de la empresa.
Cuando no hay un plan identificable (¡y una solución!) para abordar estas barreras, comienza a tener un impacto negativo en múltiples áreas del negocio. Se filtra de los ejecutivos a los gerentes y de los gerentes a sus equipos.
La falta de comunicación puede crear problemas rápidamente, lo que genera un impacto negativo en la moral, la productividad, el compromiso de los empleados, la confianza y los ingresos.
Según SHRM, "una encuesta de 400 empresas con 100.000 empleados cada una citó una pérdida promedio por empresa de $62,4 millones por año debido a la comunicación inadecuada entre los empleados".
¡Ay!
3 tipos de barreras de comunicación
Aunque hay muchas barreras de comunicación que abordar, hay tres extremadamente comunes que queremos abordar rápidamente. Es posible que ya le resulten familiares, pero es importante que su empresa los comprenda.
1. Barreras emocionales
Emociones que pueden crear barreras para las comunicaciones en general. Los empleados procesan las cosas de manera diferente y pueden tener miedo o ansiedad social relacionada con compartir o conectarse.
2. Barreras del idioma
Esto representa tanto la comunicación verbal como la no verbal y puede desencadenar barreras internas y globales.
3. Barreras físicas
La accesibilidad de otros empleados y líderes de la empresa puede crear barreras de comunicación. Piense en el trabajo remoto, empleados sin escritorio, diferentes oficinas, etc.
Si bien estos tienden a ser los tres principales que muchas organizaciones priorizan, también están ocurriendo otras fallas en la comunicación.
Analicemos algunas de las causas adicionales y cómo puede comenzar a eliminar estas barreras.
12 barreras de comunicación adicionales
No debería sorprender que las organizaciones enfrenten más que unas pocas barreras de comunicación, pero es posible que inicialmente no se dé cuenta de que estas son otras áreas clave en las que puede trabajar.
4. Habilidades de comunicación
Todos los empleados tienen diferentes habilidades y enfoques sobre cómo se comunican. Esto puede causar problemas en la forma en que se recibe o transmite la información en función de las habilidades de una persona.
El desafío aquí es que la mayoría de las organizaciones no priorizan las comunicaciones desde un nivel cultural o en un nivel de revisión del desempeño.
5. Trabajo híbrido
Aunque el trabajo remoto ha ido ganando popularidad, la pandemia cambió la forma en que trabajan muchas empresas.
Algunas empresas se volvieron completamente remotas por tiempo indefinido. Otros ahora hacen un trabajo híbrido en el que algunos días los empleados pueden estar en una oficina y otros días trabajan desde donde quieren.
Esto es excelente para la moral de la empresa, pero también puede crear barreras de comunicación, ya que a veces las personas están en contacto físico cercano y otras veces están en otro lugar y se necesita tecnología de comunicación.
6. Psicológico
Otra barrera común para las comunicaciones es la psicológica, que puede afectar no solo la forma en que las personas se comunican, sino también la forma en que procesan la información. Diferentes factores pueden contribuir a estas barreras como el estrés, la ansiedad social, la ira y la autoestima.
Todos estos juegan varios roles en la disposición y apertura de los empleados para compartir o cómo reciben noticias o comentarios específicos.
7. Separación
El compromiso de los empleados puede sonar como una palabra de moda en la industria, pero se habla mucho de él debido al impacto que tiene en todas las organizaciones.
Afecta qué tan bien se envían y reciben las comunicaciones. Si un lado se desconecta, o incluso ambos, la comunicación se verá afectada negativamente.
Si su empresa quiere convertirse en un lugar de trabajo moderno, necesitará un plan de acción efectivo para el compromiso de los empleados.
8. Estructura organizativa
La comunicación y el intercambio de información pueden interrumpirse debido a la estructura organizativa de su empresa. Esto suele ser una barrera para las empresas más grandes porque hay muchas jerarquías de gerentes y ejecutivos, además de sistemas de comunicación obsoletos o confusos.
La información se pierde o se comunica de forma incorrecta, lo que provoca frustraciones y desalineación de los objetivos o el trabajo que debe completarse.
9. Falta de confianza
Casi dos tercios (64 %) de los empleados dicen que la confianza tiene un impacto directo en su sentido de pertenencia en el trabajo, según Business Wire. Sin embargo, muchas organizaciones tienen problemas de confianza en ambos lados del negocio.
Los empleados quieren estar al tanto y sentir que las discusiones abiertas están permitidas, de lo contrario, pueden generar especulaciones y rumores que fomentan la desinformación entre los equipos.
10. Información poco frecuente
En nuestro Informe de comentarios de los empleados, encuestamos a los clientes durante dos años. Una de las preguntas que hicimos fue: “¿Siente que ha aumentado su aprendizaje relacionado con el trabajo y su industria como resultado del consumo de contenido relevante?”
El 78% respondió con "¡Sí!"
Su gente quiere estar constantemente informada sobre su empresa, a través de contenido que los haga más comprometidos y conectados con su trabajo. Con demasiada frecuencia, las comunicaciones son poco frecuentes o inconsistentes, lo que hace que los empleados se sientan a oscuras y afecten negativamente la productividad.
11. Sobrecarga de información
Puede pensar que más información compartida con una mayor frecuencia es la clave para ayudar a superar sus barreras de comunicación. Desafortunadamente, eso puede causar más problemas en sus comunicaciones.
La sobrecarga de información ocurre fácilmente y crea una barrera porque los empleados se molestan y comienzan a desconectarse de la información. Además, demasiada comunicación puede convertirse en una distracción y estancar la productividad.
12. Falta de un canal unificado
Las personas consumen y se comunican de manera diferente, lo que significa que sus comunicaciones pueden comenzar a complicarse.
Es posible que tenga múltiples canales para comunicarse o que haya personas que prefieran diferentes, lo que puede ser confuso y consumir mucho tiempo para su empresa.
Si su empresa se enfoca demasiado en un canal, es posible que se pierda información importante de aquellos que están activos en otros lugares. Es inevitable que tenga algunos canales, pero hay formas de simplificar eso desde una ubicación central, donde la información puede llegar a la mayoría de los canales.
13. Diferencias culturales
Al igual que las personas prefieren diferentes canales, todos tienen diferentes experiencias y puntos de vista culturales que afectan la forma en que les gusta comunicarse.
Como comunicador o líder de la empresa, si no está al tanto de los antecedentes demográficos y culturales, las barreras surgirán rápidamente.
Deberá adaptarse y encontrar puntos en común entre la organización para garantizar que las comunicaciones lleguen a todos de la manera más adecuada posible. Suena difícil, pero ser un comunicador efectivo no siempre es tan fácil como la gente piensa.
14. Compartir selectivamente
Una posible barrera de comunicación que puede ocurrir es el intercambio selectivo, que es cuando los empleados o líderes no comunican la imagen completa.
Si recibe solo una parte de las noticias o mensajes, se rompe la capacidad de hacer el trabajo correctamente o distribuir esas noticias importantes a otros. Una vez más, esto provoca falta de comunicación y desconfianza en el lugar de trabajo.
15. Sin personalización
Con demasiada frecuencia, todas las comunicaciones se envían en un formato demasiado amplio. Por ejemplo, podría ser algo relacionado con los equipos de ventas que también se envía a los equipos de ingeniería y productos.
Para los dos últimos grupos, no está relacionado con ellos en absoluto. Por lo tanto, se desconectan y, con el tiempo, pueden comenzar a ignorar o descartar todas las comunicaciones.
Comienza a surgir un patrón, por lo que personalizar las comunicaciones y segmentar creará una mejor experiencia. Una cosa que hace EveryoneSocial es simplificar esto mediante el uso de fuentes y grupos personalizados, como se ilustra a continuación.
Pero todavía existe la posibilidad de compartir información con todos si existe una necesidad de comunicación en toda la empresa.
Formas de superar las barreras de comunicación en el lugar de trabajo
Para ser un líder eficaz y una empresa bien afinada, la comunicación y la distribución de información juegan un papel importante en el éxito a largo plazo de su organización.
Hay algunas maneras en que puede superar las barreras de comunicación que ha identificado. Pero recuerde, nunca podrá superar todas las barreras dentro de las comunicaciones.
Cada empleado es único, tiene varias perspectivas e interactúa con los demás de manera diferente, por lo que es una hazaña imposible resolver cada desafío de comunicación.
En cambio, su objetivo debe ser minimizar los desafíos tanto como sea posible, hacer un esfuerzo claro y encontrar formas de optimizar sus comunicaciones.
1. Reconocer las brechas y diferencias generacionales
No solo habrá posibles diferencias culturales y barreras lingüísticas en su organización (según el tamaño), sino que probablemente también tenga varias generaciones de empleados en la fuerza laboral.
Los Baby Boomers, la Generación X, los Millennials y la Generación Z están empezando a trabajar más juntos. Cada uno de estos grupos ha crecido y trabajado en entornos muy diferentes, por decir lo menos.
Cada uno tendrá diferentes preferencias y expectativas en lo que respecta a las comunicaciones, lo que significa que su empresa debe tener opciones para elegir. Comprender las necesidades de cada generación le permitirá adaptar las comunicaciones adecuadamente y evitar barreras.
2. Recopile comentarios de su gente sobre la mensajería
Dado que existen diferencias generacionales y culturales en su organización, una manera fácil de comenzar a descubrir cómo distribuir la información de manera efectiva es recopilar información de los empleados.
No todos responderán sus encuestas o compartirán sus pensamientos, pero si puede obtener un buen tamaño de muestra, lo ayudará a comprender en qué debe mejorar.
Puede ser revelador ver dónde pensaba que su empresa estaba funcionando bien, pero en realidad está causando fricciones. O para ver cosas que pensaba que estaban teniendo problemas, en realidad están funcionando bien para su gente.
3. Desarrollar consistencia en el esfuerzo de comunicación
Si bien hay múltiples mensajes, comunicaciones e información compartida y discutida diariamente dentro de su empresa, es la coherencia lo que ayuda a romper las barreras.
A menudo, es para emocionarse y enfatizar la importancia de algo y luego, en unas pocas semanas, eso disminuye. La consistencia que se inició se vuelve más esporádica o aleatoria, y se pierde el impulso.
Como la mayoría de las cosas en la vida, los resultados rara vez aparecen de la noche a la mañana; requieren esfuerzo y constancia a largo plazo. Esto se aplica a las comunicaciones y debe continuar con una cadencia regular.
4. Personaliza la información y los mensajes
Es posible que haya notado un tema aquí, pero adaptar sus mensajes, cómo se reciben y cómo se envían es fundamental para conectarse con todos en su organización.
Esto significa que necesita información más personalizada que sea relevante para las personas adecuadas, en el momento adecuado. También debe entregar esa información en el formato que la gente quiere, ya sea audio, video, texto, imágenes (gifs, memes), etc.
Si bien puede explotar toda su base de datos interna con un correo electrónico, no es tan simple como eso. Además, eso hace que los empleados se desconecten o desconecten de la información.
Por lo tanto, en la medida de sus posibilidades, personalice y segmente la información en función de cómo la consumen individualmente sus empleados.
EveryoneSocial, por ejemplo, tiene una función que permite a los administradores enviar correos electrónicos regulares a los empleados que contienen solo contenido con el que cada individuo aún no ha interactuado, como el ejemplo anterior.
5. Usa la tecnología y los datos para mejorar la comunicación
Comprender los datos en torno a sus comunicaciones es fundamental para encontrar brechas y ver qué funciona bien. Sin embargo, demasiada tecnología puede causar una sobrecarga de información y confusión sobre dónde encontrar el contenido adecuado.
Inevitablemente, su organización tendrá múltiples herramientas de comunicación, pero desea encontrar una manera de optimizarlo todo de una manera simple, como lo hace EveryoneSocial.
Si bien las intranets, por ejemplo, han sido una forma de tratar de involucrar a empresas enteras, en una encuesta se encontró que solo el 13 % de los empleados informaron participar en su intranet diariamente. Treinta y uno por ciento dijo que nunca lo hacen.
¿Entonces que puedes hacer? En la siguiente sección, profundizaremos un poco más en el aspecto tecnológico.
6. Fomentar un mayor intercambio de información bidireccional
Naturalmente, los líderes y gerentes de las empresas distribuyen noticias o información con bastante frecuencia. Sin embargo, la comunicación es una necesidad de toda la empresa y la información debe fluir desde el nivel superior hacia abajo y desde los niveles inferiores hacia arriba.
Los ejecutivos y gerentes no solo deben poder llegar a todos los empleados o audiencias objetivo, sino que los empleados también deben poder comunicar información o necesidades a los demás de manera efectiva.
En general, debe ser evidente para todos que la comunicación es valorada y fomentada.
La tecnología adecuada mejora las barreras de comunicación
Puede ser un equilibrio complicado para las organizaciones cuando se trata de tecnología. Hay tantos productos y plataformas para elegir y usar que mejor se adapten a sus objetivos y necesidades de la empresa.
Esto es bueno desde el punto de vista de la comunicación, ya que tiene mejores formas de conectar a los empleados, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
Sin embargo, el desafío es cuando diferentes divisiones o ubicaciones de la empresa comienzan a implementar demasiadas herramientas, muchas de las cuales pueden tener algunas funciones superpuestas. Además, sus líderes y equipos de comunicaciones pueden enviar otras formas de información de manera diferente.
Si bien, inevitablemente, todos los equipos, empleados y ejecutivos tendrán preferencias para compartir y consumir, puede encontrar formas de mantenerlo simple y hacer que todos estén en sintonía.
Con la tecnología adecuada, las organizaciones pueden mejorar la comunicación, el compromiso y la confianza.
Estos son algunos ejemplos de lo que puede hacer una buena tecnología de la comunicación:
- Distribuya fácilmente contenido, noticias de la empresa y actualizaciones del equipo
- Llegue a todos los empleados, sin importar dónde o cómo trabajen
- Segmentar información para una mayor personalización
- Habilite la entrega de contenido e información en momentos óptimos
- Personalice las fuentes de noticias para los empleados en función de sus intereses y necesidades.
- Integre con otras herramientas de comunicación importantes para llegar a los canales preferidos de las personas
- Mostrar el impacto y el alcance de las comunicaciones internas y el compromiso
- Analice la información, los datos y el contenido más atractivo
- Facilite que las personas compartan ideas, interactúen con sus compañeros de equipo y cree un punto de reunión para que los empleados generen confianza entre ellos.
- Poseer características que ayuden a que el mensaje llegue a los empleados de varias maneras: boletín informativo, notificaciones automáticas, etiquetado, integraciones con Slack y Microsoft Teams, etc.
Afortunadamente, todo lo anterior (y más) se puede hacer a través de una herramienta de defensa de los empleados como EveryoneSocial.