15 Barreiras de Comunicação: Como Superá-las Este Ano
Publicados: 2021-06-30As barreiras de comunicação existem nos negócios há décadas e superá-las deve ser uma prioridade para qualquer organização — especialmente no mundo atual, movido pela tecnologia.
A pandemia também causou uma mudança significativa para muitas empresas, a maioria das quais não estava preparada e enfrentou novos desafios na hora de ter um plano de comunicação para funcionários remotos globais.
No entanto, as barreiras de comunicação existiam mesmo antes da pandemia. De fato, 74% dos funcionários sentem que perdem informações e notícias da empresa. Nesse mesmo estudo, 85% dos funcionários disseram que ficam mais motivados quando a gerência oferece atualizações regulares sobre as notícias da empresa.
Então, como uma organização moderna identifica as barreiras de comunicação e as supera? Vamos nos aprofundar nesse tópico e ajudar sua empresa a seguir o caminho certo este ano.
O que são barreiras de comunicação?
Barreiras de comunicação são qualquer coisa dentro de sua organização que impeça as pessoas de receber ou entender mensagens, ideias e informações. Essas barreiras também podem impedir que as mensagens sejam enviadas de forma eficaz, causando uma desconexão dentro da empresa.
Quando não há um plano identificável (e solução!) para lidar com essas barreiras, isso começa a impactar negativamente várias áreas do negócio. Ele escorre dos executivos para os gerentes e dos gerentes para suas equipes.
A falta de comunicação pode criar problemas rapidamente, levando a um impacto negativo no moral, na produtividade, no envolvimento dos funcionários, na confiança e na receita.
De acordo com a SHRM, “uma pesquisa com 400 empresas com 100.000 funcionários cada citou uma perda média por empresa de US$ 62,4 milhões por ano devido à comunicação inadequada entre os funcionários”.
Caramba!
3 Tipos de Barreiras de Comunicação
Embora existam muitas barreiras de comunicação a serem abordadas, existem três extremamente comuns que queremos abordar rapidamente. Eles podem já ser familiares para você, mas são importantes para sua empresa entender.
1. Barreiras emocionais
Emoções que podem criar barreiras à comunicação geral. Os funcionários processam as coisas de maneira diferente e podem ter medo ou ansiedade social relacionados ao compartilhamento ou conexão.
2. Barreiras linguísticas
Isso representa a comunicação verbal e não verbal e pode desencadear barreiras internas e globais.
3. Barreiras físicas
A acessibilidade de outros funcionários e líderes da empresa pode criar barreiras de comunicação. Pense em trabalho remoto, funcionários sem mesa, escritórios diferentes, etc.
Embora estes tendam a ser os três grandes que muitas organizações priorizam, há outras falhas de comunicação acontecendo também.
Vejamos algumas das causas adicionais e como você pode começar a remover essas barreiras.
12 Barreiras de Comunicação Adicionais
Não deve ser surpresa que as organizações enfrentem mais do que algumas barreiras de comunicação, mas você pode não perceber inicialmente que essas são outras áreas-chave nas quais você pode trabalhar.
4. Habilidades de comunicação
Todos os funcionários têm diferentes habilidades e abordagens de como se comunicam. Isso pode causar problemas na forma como as informações são recebidas ou transmitidas com base nas habilidades de um indivíduo.
O desafio aqui é que a maioria das organizações não prioriza as comunicações em um nível cultural ou em um nível de avaliação de desempenho.
5. Trabalho híbrido
Embora o trabalho remoto esteja crescendo em popularidade, a pandemia mudou a maneira como muitas empresas trabalham.
Alguns negócios tornaram-se completamente remotos indefinidamente. Outros agora fazem um trabalho híbrido em que alguns dias podem ser funcionários em um ambiente de escritório e outros dias eles trabalham de onde quiserem.
Isso é ótimo para o moral da empresa, mas também pode criar barreiras de comunicação, pois às vezes as pessoas estão em contato físico próximo e outras vezes estão em outro lugar e a tecnologia de comunicação é necessária.
6. Psicológico
Outra barreira comum às comunicações é a psicológica, que pode afetar não apenas a forma como as pessoas se comunicam, mas também como processam as informações. Diferentes fatores podem contribuir para essas barreiras, como estresse, ansiedade social, raiva e autoestima.
Todos eles desempenham vários papéis em como os funcionários estão dispostos e abertos a compartilhar ou como recebem notícias ou comentários específicos.
7. Desengate
O envolvimento dos funcionários pode soar como uma palavra da moda no setor, mas é muito falado por causa do impacto que tem nas organizações.
Isso afeta a forma como as comunicações são enviadas e recebidas. Se um lado estiver desengatado – ou mesmo ambos – a comunicação será impactada negativamente.
Se sua empresa deseja se tornar um local de trabalho moderno, você precisará de um plano de ação eficaz para o engajamento dos funcionários.
8. Estrutura organizacional
A comunicação e o compartilhamento de informações podem ser quebrados devido à estrutura organizacional da sua empresa. Isso costuma ser uma barreira para empresas maiores, porque há muitas hierarquias de gerentes e executivos, além de sistemas de comunicação desatualizados ou confusos.
As informações se perdem ou são mal comunicadas, causando frustrações e desalinhamento nas metas ou no trabalho que precisa ser concluído.
9. Falta de confiança
Quase dois terços (64%) dos funcionários dizem que a confiança tem um impacto direto em seu sentimento de pertencimento no trabalho, de acordo com a Business Wire. No entanto, muitas organizações têm problemas de confiança em ambos os lados do negócio.
Os funcionários querem estar informados e sentir que discussões abertas são permitidas, caso contrário, isso pode causar especulações e rumores que fomentam a desinformação entre as equipes.
10. Informações pouco frequentes
Em nosso Relatório de Feedback dos Funcionários, pesquisamos clientes ao longo de dois anos. Uma das perguntas que fizemos foi: “Você sente que aumentou seu aprendizado relacionado ao trabalho e ao seu setor como resultado do consumo de conteúdo relevante?”
78% responderam com “Sim!”
Seu pessoal quer ser informado de forma consistente sobre sua empresa, por meio de conteúdos que os tornem mais engajados e conectados ao seu trabalho. Muitas vezes as comunicações são pouco frequentes ou inconsistentes, levando os funcionários a se sentirem no escuro e impactando negativamente a produtividade.
11. Sobrecarga de informações
Você pode pensar que mais informações sendo compartilhadas com maior frequência são a chave para ajudar suas barreiras de comunicação. Infelizmente, isso pode causar mais problemas às suas comunicações.
A sobrecarga de informações ocorre facilmente e cria uma barreira porque os funcionários ficam irritados e começam a ajustar as informações. Além disso, muita comunicação pode se tornar uma distração e prejudicar a produtividade.
12. Falta de canal unificado
As pessoas consomem e se comunicam de maneira diferente, o que significa que suas comunicações podem começar a ficar complicadas.
Você pode ter vários canais de comunicação ou ter pessoas que preferem canais diferentes, o que pode ser confuso e demorado para sua empresa.
Se sua empresa se concentra demais em um canal, informações importantes podem ser perdidas por aqueles que estão ativos em outros lugares. É inevitável que você tenha alguns canais, mas existem maneiras de simplificar isso a partir de um local central, onde as informações podem chegar à maioria dos canais.
13. Diferenças culturais
Assim como as pessoas preferem canais diferentes, todos têm experiências e visões culturais diferentes que afetam a forma como gostam de se comunicar.
Como comunicador ou líder de empresa, se você não estiver ciente das origens demográficas e culturais, barreiras surgirão rapidamente.
Você precisará se adaptar e encontrar uma semelhança entre a organização para garantir que as comunicações cheguem a todos da maneira mais adequada possível. Parece difícil, mas ser um comunicador eficaz nem sempre é tão fácil quanto as pessoas pensam!
14. Compartilhamento seletivo
Uma possível barreira de comunicação que pode acontecer é o compartilhamento seletivo, que ocorre quando funcionários ou líderes não estão comunicando a imagem completa.
Se você receber apenas uma parte das notícias ou mensagens, isso prejudica a capacidade de fazer o trabalho corretamente ou distribuir essas notícias importantes para outras pessoas. Novamente, isso causa falta de comunicação e desconfiança no local de trabalho.
15. Sem personalização
Muitas vezes, todas as comunicações são enviadas em um formato excessivamente amplo. Por exemplo, pode ser algo relacionado às equipes de vendas que também é enviado às equipes de engenharia e produto.
Para os dois últimos grupos, não está relacionado a eles. Então, eles desligam e, com o tempo, podem começar a ignorar ou descartar todas as comunicações.
Um padrão começa a surgir, e é por isso que personalizar as comunicações e segmentar criará uma experiência melhor. Uma coisa que o EveryoneSocial faz é simplificar isso por meio do uso de feeds e grupos personalizados, conforme ilustrado abaixo.
Mas ainda há a capacidade de compartilhar informações com todos se houver uma necessidade de comunicação em toda a empresa.
Maneiras de superar as barreiras de comunicação no local de trabalho
Para ser um líder eficaz e uma empresa bem ajustada, a comunicação e a distribuição de informações desempenham um papel importante no sucesso de sua organização a longo prazo.
Existem algumas maneiras de superar as barreiras de comunicação que você identificou. Mas lembre-se, você nunca será capaz de superar todas as barreiras nas comunicações.
Cada funcionário é único, tem várias perspectivas e interage com os outros de maneira diferente, por isso é uma façanha impossível resolver todos os desafios de comunicação.
Em vez disso, seu objetivo deve ser minimizar os desafios o máximo possível, fazer um esforço claro e encontrar maneiras de otimizar suas comunicações.
1. Reconhecer lacunas e diferenças de geração
Não apenas haverá potenciais diferenças culturais e barreiras linguísticas em toda a sua organização (dependendo do tamanho), você provavelmente também terá várias gerações de funcionários na força de trabalho.
Baby Boomers, Geração X, Millennials e Geração Z estão começando a trabalhar mais juntos. Cada um desses grupos cresceu e trabalhou em ambientes muito diferentes, para dizer o mínimo.
Cada um terá preferências e expectativas diferentes quando se trata de comunicações, o que significa que sua empresa precisa ter opções para escolher. Compreender as necessidades de cada geração irá capacitá-lo a adaptar as comunicações de forma adequada e evitar barreiras.
2. Reúna feedback de seu pessoal sobre mensagens
Como existem diferenças geracionais e culturais em sua organização, uma maneira fácil de começar a descobrir como distribuir informações de forma eficaz é reunir insights dos funcionários.
Nem todos responderão às suas pesquisas ou compartilharão seus pensamentos, mas se você conseguir um bom tamanho de amostra, isso o ajudará a entender o que você deve fazer melhor.
Pode ser revelador ver onde você achava que sua empresa estava indo bem, mas na verdade está causando atrito. Ou ver as coisas que você achava que estavam com problemas estão realmente funcionando bem para o seu pessoal.
3. Desenvolver consistência no esforço de comunicação
Embora existam várias mensagens, comunicações e informações compartilhadas e discutidas diariamente em sua empresa, é a consistência que ajuda a quebrar barreiras.
Muitas vezes, é para ficar animado e enfatizar a importância de algo e, em algumas semanas, isso diminui. A consistência que foi iniciada torna-se mais esporádica ou aleatória, e o impulso é perdido.
Como a maioria das coisas na vida, os resultados raramente aparecem da noite para o dia – eles exigem esforço e consistência a longo prazo. Isso se aplica às comunicações e deve ser continuado em uma cadência regular.
4. Personalize informações e mensagens
Você pode ter notado um tema aqui, mas personalizar suas mensagens, como elas são recebidas e enviadas é fundamental para se conectar com todos em sua organização.
Isso significa que você precisa de informações mais personalizadas que sejam relevantes para as pessoas certas, no momento certo. Você também precisa entregar essas informações no formato que as pessoas desejam – seja áudio, vídeo, texto, imagens (gifs, memes), etc.
Embora você possa explodir todo o seu banco de dados interno com um e-mail, não é tão simples assim. Além disso, isso faz com que os funcionários se desconectem ou sintonizem as informações.
Portanto, da melhor forma possível, personalize e segmente as informações com base em como seus funcionários as consomem individualmente.
O EveryoneSocial, por exemplo, tem um recurso que permite que os administradores enviem emails regulares para funcionários que contenham apenas conteúdo com o qual cada indivíduo ainda não se envolveu, como o exemplo acima.
5. Use tecnologia e dados para melhorar a comunicação
Compreender os dados em torno de suas comunicações é fundamental para encontrar lacunas e ver o que está funcionando bem. No entanto, muita tecnologia pode causar sobrecarga de informações e confusão de onde encontrar o conteúdo certo.
Sua organização inevitavelmente terá várias ferramentas de comunicação, mas você deseja encontrar uma maneira de simplificar tudo de uma maneira simples, como o EveryoneSocial faz.
Embora as intranets, por exemplo, tenham sido uma forma de tentar engajar empresas inteiras, em uma pesquisa, constatou-se que apenas 13% dos funcionários relataram participar diariamente de sua intranet. Trinta e um por cento disseram que nunca o fazem.
Então o que você pode fazer? Na próxima seção, vamos mergulhar um pouco mais no lado da tecnologia.
6. Incentive mais compartilhamento de informações bidirecional
Naturalmente, os líderes e gerentes da empresa distribuem notícias ou informações com bastante frequência. No entanto, a comunicação é uma necessidade de toda a empresa e as informações devem fluir do nível superior para baixo e dos níveis inferiores para cima.
Não apenas os executivos e gerentes devem ser capazes de alcançar todos os funcionários ou públicos-alvo, mas os funcionários também devem ser capazes de comunicar efetivamente informações ou necessidades a outras pessoas.
No geral, deve ficar claro para todos que a comunicação é valorizada e incentivada.
A tecnologia certa melhora as barreiras de comunicação
Pode ser um equilíbrio complicado para as organizações quando se trata de tecnologia. Existem tantos produtos e plataformas para escolher e usar que melhor se adaptam aos seus objetivos e necessidades da empresa.
Isso é bom do ponto de vista da comunicação, pois você tem maneiras melhores de conectar os funcionários, não importa onde eles estejam no mundo.
No entanto, o desafio é quando diferentes divisões ou locais da empresa começam a implementar muitas ferramentas, muitas das quais podem ter alguns recursos sobrepostos. Além disso, seus líderes e equipes de comunicação podem enviar outras várias formas de informação de forma diferente.
Embora, inevitavelmente, toda equipe, funcionário e executivo tenha preferências para compartilhar e consumir – você pode encontrar maneiras de simplificar e colocar todos na mesma página.
Com a tecnologia certa, as organizações podem melhorar a comunicação, o engajamento e a confiança.
Aqui estão alguns exemplos do que uma boa tecnologia de comunicação pode fazer:
- Distribua facilmente conteúdo, notícias da empresa e atualizações da equipe
- Alcance todos os funcionários, não importa onde ou como eles trabalham
- Informações do segmento para mais personalização
- Ative a entrega de conteúdo e informações nos momentos ideais
- Personalize feeds de notícias para funcionários com base em seus interesses e necessidades
- Integre com outras ferramentas de comunicação importantes para alcançar os canais preferidos das pessoas
- Mostre o impacto e o alcance da comunicação interna e do engajamento
- Analise as informações, os dados e o conteúdo mais atraentes
- Facilite para as pessoas compartilharem ideias, interagirem com colegas de equipe e criarem um ponto de encontro para que os funcionários criem confiança uns com os outros
- Possuir recursos que ajudam a mensagem a chegar aos funcionários de várias maneiras: newsletter, notificações push, marcação, integrações ao Slack e Microsoft Teams, etc.
Felizmente, todos os itens acima (e mais) podem ser feitos por meio de uma ferramenta de defesa dos funcionários como o EveryoneSocial.