15 obstacles à la communication : comment les surmonter cette année

Les obstacles à la communication existent dans les affaires depuis des décennies et les surmonter devrait être une priorité pour toute organisation, en particulier dans le monde d'aujourd'hui axé sur la technologie.

La pandémie a également provoqué un changement important pour de nombreuses entreprises, dont la majorité n'étaient pas préparées et ont dû faire face à de nouveaux défis lorsqu'il s'agissait d'avoir un plan de communication pour les employés distants dans le monde.

Cependant, des barrières de communication existaient déjà avant la pandémie. En fait, 74 % des employés ont le sentiment de manquer d'informations et d'actualités sur l'entreprise. Dans cette même étude, 85 % des employés ont déclaré être plus motivés lorsque la direction propose des mises à jour régulières sur les actualités de l'entreprise.

Alors, comment une organisation moderne identifie-t-elle les obstacles à la communication et les surmonte-t-elle ? Approfondissons ce sujet et aidons votre entreprise à se mettre sur la bonne voie cette année.

Quels sont les obstacles à la communication ?

Les obstacles à la communication sont tout ce qui, au sein de votre organisation, empêche les gens de recevoir ou de comprendre des messages, des idées et des informations. Ces barrières peuvent également empêcher l'envoi efficace des messages, provoquant une déconnexion au sein de l'entreprise.

Lorsqu'il n'y a pas de plan identifiable (et de solution !) Pour surmonter ces obstacles, cela commence à avoir un impact négatif sur plusieurs domaines de l'entreprise. Elle se répercute des cadres vers les managers et des managers vers leurs équipes.

Une mauvaise communication peut rapidement créer des problèmes, entraînant un impact négatif sur le moral, la productivité, l'engagement des employés, la confiance et les revenus.

Selon SHRM, "Une enquête auprès de 400 entreprises de 100 000 employés chacune a cité une perte moyenne par entreprise de 62,4 millions de dollars par an en raison d'une communication inadéquate avec et entre les employés."

Aïe !

3 types d'obstacles à la communication

Bien qu'il y ait de nombreux obstacles à la communication à surmonter, il y en a trois extrêmement courants que nous voulons aborder rapidement. Ceux-ci vous sont peut-être déjà familiers, mais il est important que votre entreprise les comprenne.

1. Barrières émotionnelles

Les émotions qui peuvent créer des barrières aux communications globales. Les employés traitent les choses différemment et peuvent avoir une peur ou une anxiété sociale liée au partage ou à la connexion.

2. Barrières linguistiques

Cela représente à la fois la communication verbale et non verbale et peut déclencher des barrières internes et globales.

3. Barrières physiques

Le degré d'accessibilité des autres employés et dirigeants d'entreprise peut créer des obstacles à la communication. Pensez au travail à distance, aux employés sans bureau, à différents bureaux, etc.

Bien qu'il s'agisse généralement des trois grands problèmes auxquels de nombreuses organisations accordent la priorité, d'autres problèmes de communication se produisent également.

Examinons quelques-unes des causes supplémentaires et comment vous pouvez commencer à supprimer ces obstacles.

12 barrières de communication supplémentaires

Il n'est pas surprenant que les organisations soient confrontées à plusieurs obstacles à la communication, mais vous ne réalisez peut-être pas au départ qu'il s'agit d'autres domaines clés sur lesquels vous pouvez travailler.

4. Compétences en communication

Les employés ont tous des compétences et des approches différentes dans leur façon de communiquer. Cela peut entraîner des problèmes dans la manière dont les informations sont reçues ou transmises en fonction des compétences d'un individu.

Le défi ici est que la plupart des organisations ne donnent pas la priorité aux communications au niveau culturel ou au niveau de l'évaluation des performances.

5. Travail hybride

Bien que le travail à distance gagne en popularité, la pandémie a changé la façon dont de nombreuses entreprises travaillent.

Certaines entreprises sont devenues complètement isolées indéfiniment. D'autres font maintenant un travail hybride où certains jours peuvent être des employés dans un bureau, et d'autres jours où ils travaillent d'où ils veulent.

C'est excellent pour le moral de l'entreprise, mais cela peut également créer des barrières de communication car parfois les gens sont en contact physique étroit et d'autres fois ils sont ailleurs et la technologie de communication est nécessaire.

6. Psychologique

Un autre obstacle commun aux communications est psychologique, qui peut avoir un impact non seulement sur la façon dont les gens communiquent, mais aussi sur la façon dont ils traitent l'information. Différents facteurs peuvent contribuer à ces barrières comme le stress, l'anxiété sociale, la colère et l'estime de soi.

Ceux-ci jouent tous des rôles différents dans la volonté et l'ouverture des employés à partager ou dans la façon dont ils prennent des nouvelles ou des commentaires spécifiques.

7. Désengagement

L'engagement des employés peut sembler être un mot à la mode dans l'industrie, mais on en parle tellement en raison de l'impact qu'il a sur toutes les organisations.

Cela a un impact sur la qualité de l'envoi et de la réception des communications. Si un côté est désengagé - ou même les deux - la communication sera affectée négativement.

Si votre entreprise souhaite devenir un lieu de travail moderne, vous aurez besoin d'un plan d'action efficace pour l'engagement des employés.

8. Structure organisationnelle

La communication et le partage d'informations peuvent être interrompus en raison de la structure organisationnelle de votre entreprise. Il s'agit souvent d'un obstacle pour les grandes entreprises, car il existe de nombreuses hiérarchies de gestionnaires et de cadres, ainsi que des systèmes de communication obsolètes ou déroutants.

Les informations se perdent ou sont mal communiquées, ce qui provoque des frustrations et un désalignement sur les objectifs ou le travail à accomplir.

9. Manque de confiance

Près des deux tiers (64 %) des employés affirment que la confiance a un impact direct sur leur sentiment d'appartenance au travail, selon Business Wire. Pourtant, de nombreuses organisations ont des problèmes de confiance des deux côtés de l'entreprise.

Les employés veulent être au courant et sentir que les discussions ouvertes sont autorisées, sinon cela peut provoquer des spéculations et des rumeurs qui favorisent la désinformation parmi les équipes.

10. Informations peu fréquentes

Dans notre rapport sur les commentaires des employés, nous avons interrogé nos clients sur deux ans. L'une des questions que nous avons posées était : "Avez-vous l'impression d'avoir augmenté votre apprentissage lié au travail et à votre industrie en consommant du contenu pertinent ?"

78% ont répondu "Oui!"

Vos employés veulent être constamment informés sur votre entreprise, grâce à un contenu qui les rendra plus engagés et connectés à leur travail. Trop souvent, les communications sont peu fréquentes ou incohérentes, ce qui pousse les employés à se sentir laissés dans l'ignorance et a un impact négatif sur la productivité.

11. Surcharge d'informations

Vous pourriez penser que plus d'informations partagées à une fréquence accrue sont la clé pour aider vos barrières de communication. Malheureusement, cela peut causer plus de problèmes à vos communications.

La surcharge d'informations se produit facilement et crée une barrière parce que les employés s'énervent et commencent à ignorer les informations. De plus, trop de communication peut devenir une distraction et ralentir la productivité.

12. Absence de canal unifié

Les gens consomment et communiquent différemment, ce qui signifie que vos communications peuvent commencer à se compliquer.

Vous pouvez avoir plusieurs canaux de communication ou avoir des personnes qui en préfèrent différents, ce qui peut être déroutant et prendre du temps pour votre entreprise.

Si votre entreprise se concentre trop sur un seul canal, des informations importantes pourraient manquer à ceux qui sont actifs ailleurs. Il est inévitable que vous ayez quelques canaux, mais il existe des moyens de rationaliser cela à partir d'un emplacement central, où les informations peuvent ensuite atteindre la plupart des canaux.

13. Différences culturelles

Tout comme la façon dont les gens préfèrent différents canaux, chacun a des expériences et des opinions culturelles différentes qui affectent la façon dont il aime être communiqué.

En tant que communicant ou chef d'entreprise, si vous n'êtes pas conscient des origines démographiques et culturelles, des barrières surgiront rapidement.

Vous devrez vous adapter et trouver un point commun au sein de l'organisation pour vous assurer que les communications atteignent tout le monde de la manière la plus appropriée possible. Cela semble difficile, mais être un communicateur efficace n'est pas toujours aussi facile qu'on le pense !

14. Partage sélectif

Un obstacle potentiel à la communication qui peut survenir est le partage sélectif, c'est-à-dire lorsque les employés ou les dirigeants ne communiquent pas l'image complète.

Si vous ne recevez qu'une partie des nouvelles ou des messages, cela vous empêche de faire le travail correctement ou de distribuer ces nouvelles importantes à d'autres. Encore une fois, cela provoque une mauvaise communication et une méfiance envers le lieu de travail.

15. Pas de personnalisation

Trop souvent, toutes les communications sont envoyées dans un format trop large. Par exemple, il peut s'agir de quelque chose lié aux équipes de vente qui est également envoyé aux équipes d'ingénierie et de produit.

Pour les deux derniers groupes, ce n'est pas du tout lié à eux. Alors ils l'éteignent et au fil du temps, ils peuvent commencer à ignorer ou à rejeter toutes les communications.

Un modèle commence à émerger, c'est pourquoi la personnalisation des communications et la segmentation créeront une meilleure expérience. Une chose que tout le monde social fait est de simplifier cela grâce à l'utilisation de flux et de groupes personnalisés, comme illustré ci-dessous.

Mais il est toujours possible de partager des informations avec tout le monde s'il existe un besoin de communication à l'échelle de l'entreprise.

Façons de surmonter les obstacles à la communication en milieu de travail

Pour être un leader efficace et une entreprise bien rodée, la communication et la diffusion de l'information jouent un rôle majeur dans le succès à long terme de votre organisation.

Il existe plusieurs façons de surmonter les obstacles à la communication que vous avez identifiés. Mais rappelez-vous que vous ne pourrez jamais surmonter toutes les barrières dans les communications.

Chaque employé est unique, a des perspectives différentes et interagit différemment avec les autres, il est donc impossible de résoudre chaque défi de communication.

Au lieu de cela, votre objectif devrait être de minimiser autant que possible les défis, de faire un effort clair et de trouver des moyens de rationaliser vos communications.

1. Reconnaître les écarts et les différences entre les générations

Non seulement il y aura des différences culturelles et des barrières linguistiques potentielles au sein de votre organisation (selon la taille), mais vous aurez probablement aussi différentes générations d'employés au sein de votre effectif.

Les baby-boomers, la génération X, la génération Y et la génération Z commencent tous à travailler davantage ensemble. Chacun de ces groupes a grandi et travaillé dans des environnements pour le moins très différents.

Chacun aura des préférences et des attentes différentes en matière de communication, ce qui signifie que votre entreprise doit avoir le choix entre plusieurs options. Comprendre les besoins de chaque génération vous permettra d'adapter les communications de manière appropriée et d'éviter les obstacles.

2. Recueillez les commentaires de vos collaborateurs autour de la messagerie

Étant donné qu'il existe des différences générationnelles et culturelles dans votre organisation, un moyen simple de commencer à déterminer comment diffuser efficacement les informations consiste à recueillir les informations des employés.

Tout le monde ne répondra pas à vos sondages ou ne partagera pas ses opinions, mais si vous pouvez obtenir un échantillon de bonne taille, cela vous aidera à comprendre ce que vous devez faire mieux.

Il peut être révélateur de voir où vous pensiez que votre entreprise se portait bien, mais qui cause en fait des frictions. Ou de voir que les choses que vous pensiez être en difficulté fonctionnent bien pour votre peuple.

3. Développer la cohérence dans l'effort de communication

Bien qu'il existe de nombreux messages, communications et informations partagés et discutés quotidiennement au sein de votre entreprise, c'est la cohérence qui aide à éliminer les barrières.

Souvent, c'est pour s'exciter et souligner l'importance de quelque chose et puis en quelques semaines, ça s'estompe. La cohérence qui a commencé devient plus sporadique ou aléatoire, et l'élan est perdu.

Comme la plupart des choses dans la vie, les résultats apparaissent rarement du jour au lendemain - ils nécessitent des efforts et une cohérence à long terme. Ceci s'applique aux communications et doit être poursuivi à une cadence régulière.

4. Personnalisez les informations et les messages

Vous avez peut-être remarqué un thème ici, mais personnaliser vos messages, comment ils sont reçus et comment ils sont envoyés est essentiel pour vous connecter avec tout le monde dans votre organisation.

Cela signifie que vous avez besoin d'informations plus personnalisées, pertinentes pour les bonnes personnes, au bon moment. Vous devez également fournir ces informations dans le format souhaité par les utilisateurs, qu'il s'agisse d'audio, de vidéo, de texte, d'images (gifs, mèmes), etc.

Bien que vous puissiez faire exploser toute votre base de données interne avec un e-mail, ce n'est pas aussi simple que cela. De plus, cela amène les employés à se désengager ou à ignorer les informations.

Alors, au mieux de vos capacités, personnalisez et segmentez les informations en fonction de la façon dont vos employés les consomment individuellement.

EveryoneSocial, par exemple, a une fonctionnalité qui permet aux administrateurs d'envoyer des e-mails réguliers aux employés qui ne contiennent que du contenu avec lequel chaque individu n'a pas encore interagi, comme dans l'exemple ci-dessus.

5. Utiliser la technologie et les données pour améliorer la communication

Comprendre les données autour de vos communications est essentiel pour trouver les lacunes et voir ce qui fonctionne bien. Pourtant, trop de technologie peut entraîner une surcharge d'informations et une confusion quant à l'endroit où trouver le bon contenu.

Votre organisation disposera inévitablement de plusieurs outils de communication, mais vous souhaitez trouver un moyen de rationaliser le tout d'une manière simple, comme le fait EveryoneSocial.

Alors que les intranets, par exemple, ont été un moyen d'essayer d'impliquer des entreprises entières, dans une enquête, il a été constaté que seulement 13 % des employés ont déclaré participer quotidiennement à leur intranet. Trente et un pour cent ont dit qu'ils ne le faisaient jamais.

Alors, qu'est-ce que tu peux faire? Dans la section suivante, nous plongerons un peu plus dans le côté technologique.

6. Encourager davantage de partage d'informations dans les deux sens

Naturellement, les chefs d'entreprise et les managers diffusent assez souvent des nouvelles ou des informations. Cependant, la communication est un besoin à l'échelle de l'entreprise et l'information doit circuler du haut vers le bas et des niveaux inférieurs vers le haut.

Non seulement les cadres et les gestionnaires doivent être en mesure d'atteindre chaque employé ou public cible, mais les employés doivent également être en mesure de communiquer efficacement des informations ou des besoins aux autres.

Dans l'ensemble, il devrait être évident pour tout le monde que la communication est valorisée et encouragée.

La bonne technologie améliore les barrières de communication

Cela peut être un équilibre délicat pour les organisations en matière de technologie. Il existe de nombreux produits et plates-formes parmi lesquels choisir et utiliser qui correspondent le mieux à vos objectifs et aux besoins de votre entreprise.

C'est une bonne chose du point de vue de la communication, car vous disposez de meilleurs moyens de connecter les employés, où qu'ils se trouvent dans le monde.

Cependant, le défi survient lorsque différentes divisions ou sites de l'entreprise commencent à mettre en œuvre trop d'outils, dont beaucoup peuvent avoir des fonctionnalités qui se chevauchent. De plus, vos dirigeants et vos équipes de communication peuvent envoyer différemment d'autres formes d'informations.

Bien qu'inévitablement, chaque équipe, employé et dirigeant ait des préférences en matière de partage et de consommation, vous pouvez trouver des moyens de faire simple et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

Avec la bonne technologie, les organisations peuvent améliorer la communication, l'engagement et la confiance.

Voici quelques exemples de ce qu'une bonne technologie de communication peut faire :

• Diffusez facilement du contenu, des nouvelles de l'entreprise et des mises à jour de l'équipe
• Atteignez chaque employé, peu importe où et comment il travaille
• Informations sur les segments pour plus de personnalisation
• Activer la diffusion de contenu et d'informations à des moments optimaux
• Personnalisez les flux d'actualités des employés en fonction de leurs intérêts et de leurs besoins
• Intégration avec d'autres outils de communication importants pour atteindre les canaux préférés des utilisateurs
• Montrer l'impact et la portée des communications internes et de l'engagement
• Analysez les informations, les données et le contenu les plus attrayants
• Facilitez le partage d'idées, l'interaction avec les coéquipiers et créez un point de ralliement pour que les employés établissent une relation de confiance entre eux
• Posséder des fonctionnalités qui aident le message à atteindre les employés de différentes manières : newsletter, notifications push, marquage, intégrations à Slack et Microsoft Teams, etc.

Heureusement, tout ce qui précède (et plus) peut être fait grâce à un outil de défense des employés comme EveryoneSocial.

Si vous souhaitez voir comment les communications et l'engagement des employés peuvent être améliorés, ainsi que tous les autres avantages supplémentaires en matière de marketing, de vente et de marque employeur, planifiez votre démonstration !