15のコミュニケーション障壁：今年それらを克服する方法
公開: 2021-06-30コミュニケーションの障壁は何十年にもわたってビジネスに存在しており、それらを克服することは、特に今日のテクノロジー主導の世界では、どの組織にとっても優先事項であるはずです。
また、パンデミックは多くの企業に大きな変化をもたらしました。その大多数は、グローバルなリモート従業員向けのコミュニケーション計画を立てる際に準備ができておらず、新たな課題に直面していました。
しかし、パンデミックが発生する前から、コミュニケーションの障壁は存在していました。 実際、従業員の74％は、会社の情報やニュースを見逃していると感じています。 同じ調査では、従業員の85％が、経営陣が会社のニュースを定期的に更新するときに最も意欲的であると述べています。
では、現代の組織はどのようにしてコミュニケーションの障壁を特定し、それらを克服するのでしょうか。 このトピックをさらに深く掘り下げて、あなたの会社が今年正しい軌道に乗るのを手伝ってみましょう。
コミュニケーションの障壁とは何ですか？
コミュニケーションの障壁とは、人々がメッセージ、アイデア、情報を受け取ったり理解したりすることを妨げる、組織内のあらゆるものです。 これらの障壁により、メッセージが効果的に送信されなくなり、社内で切断が発生する可能性もあります。
これらの障壁に対処するための識別可能な計画（および解決策！）がない場合、ビジネスの複数の領域に悪影響を及ぼし始めます。 それは、幹部からマネージャーへ、そしてマネージャーから彼らのチームへと流れ落ちます。
コミュニケーションの誤りはすぐに問題を引き起こし、士気、生産性、従業員の関与、信頼、および収益に悪影響を与える可能性があります。
SHRMによると、「従業員10万人の400社を対象とした調査では、従業員とのコミュニケーションが不十分なため、1社あたりの平均損失は年間6,240万ドルでした。」
うわぁ！
3種類のコミュニケーションバリア
対処すべきコミュニケーションの障壁はたくさんありますが、私たちが迅速に対処したい3つの非常に一般的な障壁があります。 これらはすでにおなじみかもしれませんが、会社が理解することが重要です。
1.感情的な障壁
全体的なコミュニケーションへの障壁を作成する可能性のある感情。 従業員は物事を異なる方法で処理し、共有やつながりに関連する恐れや社会不安を抱えている可能性があります。
2.言語の壁
これは、言語的コミュニケーションと非言語的コミュニケーションの両方を表しており、内部的およびグローバルに障壁を引き起こす可能性があります。
3.物理的な障壁
他の従業員や会社のリーダーがどれだけアクセスしやすいかによって、コミュニケーションの障壁が生じる可能性があります。 在宅勤務、デスクのない従業員、さまざまなオフィスなどを考えてください。
これらは多くの組織が優先する大きな3つである傾向がありますが、他の通信障害も発生しています。
追加の原因のいくつかと、これらの障壁を取り除く方法を調べてみましょう。
12追加の通信バリア
組織がいくつかのコミュニケーションの障壁に直面しているのは当然のことですが、これらが取り組むことができる他の重要な分野であることに最初は気付かないかもしれません。
4.コミュニケーションスキル
従業員は全員、コミュニケーションの方法についてさまざまなスキルとアプローチを持っています。 これにより、個人のスキルに基づいて情報を受信または渡す方法に問題が発生する可能性があります。
ここでの課題は、ほとんどの組織が文化レベルまたは業績評価レベルからのコミュニケーションを優先しないことです。
5.ハイブリッドワーク
在宅勤務の人気は高まっていますが、パンデミックにより多くの企業の仕事のやり方が変わりました。
一部の企業は完全に無期限に遠隔地になりました。 現在、従業員がオフィスにいる日もあれば、希望する場所から仕事をしている日もあるハイブリッド作業を行う人もいます。
これは企業の士気にとっては素晴らしいことですが、人が物理的に密接に接触している場合もあれば、他の場所にいて通信技術が必要な場合もあるため、通信の障壁となる可能性もあります。
6.心理学
コミュニケーションに対するもう1つの一般的な障壁は心理的です。これは、人々のコミュニケーション方法だけでなく、情報の処理方法にも影響を与える可能性があります。 ストレス、社会不安、怒り、自尊心など、さまざまな要因がこれらの障壁に寄与する可能性があります。
これらはすべて、意欲的でオープンな従業員が共有する方法や、特定のニュースやフィードバックを受け取る方法においてさまざまな役割を果たします。
7.解放
従業員の関与は業界の流行語のように聞こえるかもしれませんが、組織全体に影響を与えるため、多くの話題があります。
これは、通信の送受信の程度に影響します。 一方が切断された場合、または両方が切断された場合、通信は悪影響を受けます。
あなたの会社が現代の職場になりたいのであれば、効果的な従業員エンゲージメントアクションプランが必要になります。
8.組織構造
会社の組織構造により、コミュニケーションや情報共有が途絶える可能性があります。 これは、多くの場合、大企業にとって障壁となります。これは、マネージャーやエグゼクティブの階層が多く、古い通信システムや紛らわしい通信システムが導入されているためです。
情報が失われたり、誤って伝達されたりして、完了しなければならない目標や作業にフラストレーションや不整合が生じます。
9.信頼の欠如
ビジネスワイヤによると、従業員のほぼ3分の2（64％）が、信頼が職場での帰属意識に直接影響を与えると述べています。 それでも、多くの組織はビジネスの両側で信頼の問題を抱えています。
従業員はループに参加し、オープンな議論が許可されていると感じたいと考えています。そうしないと、チーム間で誤った情報を助長する憶測や噂が発生する可能性があります。
10.まれな情報
従業員フィードバックレポートでは、2年間にわたって顧客を調査しました。 私たちが尋ねた質問の1つは、「関連するコンテンツを消費した結果、仕事や業界に関連する学習が増えたと思いますか？」でした。
78％が「はい」と答えました。
あなたの人々は、彼らが彼らの仕事にもっと従事し、つながるようにするコンテンツを通して、あなたの会社について一貫して知らされたいと思っています。 コミュニケーションの頻度が低いか一貫性がないことが多すぎるため、従業員は暗闇の中に置き去りにされ、生産性に悪影響を及ぼしていると感じます。
11.情報過多
より多くの情報がより頻繁に共有されることが、コミュニケーションの障壁を助けるための鍵であると考えるかもしれません。 残念ながら、それはあなたのコミュニケーションをより厄介にする可能性があります。
情報過多は簡単に発生し、従業員がイライラして情報の調整を開始するため、障壁が生じます。 さらに、コミュニケーションが多すぎると、気が散って生産性が低下する可能性があります。
12.統合チャネルの欠如
消費とコミュニケーションは人によって異なります。つまり、コミュニケーションが複雑になり始める可能性があります。
コミュニケーションのための複数のチャネルがある場合や、異なるチャネルを好む人がいる場合があります。これは、会社にとって混乱を招き、時間がかかる可能性があります。
あなたの会社が1つのチャネルに集中しすぎると、他の場所で活動している人々から重要な情報を見逃してしまう可能性があります。 いくつかのチャネルがあることは避けられませんが、情報がほとんどのチャネルにヒットする可能性がある1つの中央の場所からそれを合理化する方法があります。
13.文化の違い
人々がさまざまなチャネルを好むのと同じように、コミュニケーションの仕方に影響を与えるさまざまな経験や文化的見解があります。
コミュニケーターまたは企業リーダーとして、人口統計学的および文化的背景を認識していない場合、障壁がすぐに発生します。
コミュニケーションが可能な限り適切に全員に届くように、組織間の共通点を調整して見つける必要があります。 大変そうに聞こえますが、効果的なコミュニケーターになることは、人々が考えるほど簡単ではありません。
14.選択的共有
発生する可能性のある潜在的なコミュニケーションの障壁は、選択的な共有です。これは、従業員またはリーダーが全体像を伝えていない場合です。
ニュースやメッセージの一部しか受け取らない場合、それは仕事を適切に行う能力、またはその重要なニュースを他の人に配布する能力を破壊します。 繰り返しますが、これは職場での誤解と不信を引き起こします。
15.パーソナライズなし
多くの場合、すべての通信は過度に広い形式で送信されます。 たとえば、エンジニアリングチームや製品チームにも送られる営業チームに関連するものである可能性があります。
後者の2つのグループについては、それらとはまったく関係ありません。 したがって、彼らはそれを調整し、時間の経過とともに、すべての通信を無視または却下し始める可能性があります。
パターンが現れ始めます。そのため、コミュニケーションとセグメント化をパーソナライズすることで、より良いエクスペリエンスが作成されます。 以下に示すように、EveryoneSocialが行うことの1つは、パーソナライズされたフィードとグループを使用してこれを単純化することです。
ただし、全社的なコミュニケーションが必要な場合は、すべての人と情報を共有することができます。
職場でのコミュニケーションの障壁を克服する方法
効果的なリーダーであり、よく調整された会社であるために、コミュニケーションと情報配信はあなたの組織の長期的な成功において主要な役割を果たします。
あなたが特定したコミュニケーションの障壁を克服することができるいくつかの方法があります。 ただし、コミュニケーション内のすべての障壁を克服することは決してできないことを忘れないでください。
従業員はそれぞれ個性的で、さまざまな視点を持ち、他の人とのやり取りも異なるため、コミュニケーションの課題をすべて解決することは不可能です。
代わりに、目標は、課題を可能な限り最小限に抑え、明確な努力を払い、コミュニケーションを合理化する方法を見つけることです。
1.世代間のギャップと違いを認識する
組織全体で文化の違いや言語の壁が生じる可能性があるだけでなく（規模によって異なります）、従業員にはさまざまな世代の従業員がいる可能性があります。
ベビーブーム世代、ジェネレーションX、ミレニアル世代、ジェネレーションZは、すべてより協力し始めています。 これらの各グループは、控えめに言っても、非常に異なる環境で成長し、働いてきました。
コミュニケーションに関しては、それぞれに異なる好みと期待があります。つまり、会社には選択肢が必要です。 各世代のニーズを理解することで、コミュニケーションを適切に適応させ、障壁を防ぐことができます。
2.メッセージングに関するフィードバックを収集します
組織には世代や文化の違いがあるため、情報を効果的に配布する方法を理解するための簡単な方法は、従業員から洞察を集めることです。
誰もがあなたの調査に答えたり、彼らの考えを共有したりするわけではありませんが、あなたが良いサンプルサイズを得ることができれば、それはあなたがより良くしなければならないことを理解するのに役立ちます。
あなたの会社が素晴らしい業績を上げていると思っていたが、実際には摩擦を引き起こしているところを見るのは目を見張るものがあります。 または、あなたが苦労していると思っていたものが実際にあなたの人々のためにうまく機能しているのを見るために。
3.コミュニケーションの取り組みに一貫性を持たせる
社内で毎日共有および議論される複数のメッセージ、コミュニケーション、および情報がありますが、それは障壁を打破するのに役立つ一貫性です。
多くの場合、それは興奮して何かの重要性を強調することであり、その後数週間でそれは次第に減少します。 開始された一貫性は、より散発的またはランダムになり、勢いが失われます。
人生のほとんどのものと同様に、結果が一夜にして現れることはめったにありません—彼らは努力と長期的な一貫性を必要とします。 これはコミュニケーションに適用され、定期的に継続する必要があります。
4.情報とメッセージをパーソナライズする
ここでテーマに気付いたかもしれませんが、メッセージの調整、メッセージの受信方法、送信方法は、組織の全員とつながるために重要です。
これは、適切な人に適切なタイミングで関連する、よりパーソナライズされた情報が必要であることを意味します。 また、オーディオ、ビデオ、テキスト、画像（gif、ミーム）など、人々が望む形式でその情報を配信する必要があります。
内部データベース全体を電子メールでブラストすることはできますが、それほど単純ではありません。 さらに、それにより、従業員は情報を解放したり、情報を調整したりすることができます。
したがって、可能な限り、従業員が個々に消費する方法に基づいて情報をパーソナライズおよびセグメント化します。
たとえば、EveryoneSocialには、上記の例のように、管理者が各個人がまだ関与していないコンテンツのみを含む定期的な電子メールを従業員に送信できる機能があります。
5.テクノロジーとデータを使用してコミュニケーションを改善する
コミュニケーションに関するデータを理解することは、ギャップを見つけて何がうまく機能しているかを確認するために重要です。 それでも、テクノロジーが多すぎると、情報が過負荷になり、適切なコンテンツを見つける場所が混乱する可能性があります。
組織には必然的に複数のコミュニケーションツールがありますが、EveryoneSocialのように、すべてを1つの簡単な方法で合理化する方法を見つけたいと考えています。
たとえば、イントラネットは企業全体を関与させる方法でしたが、調査では、従業員の13％だけが毎日イントラネットに参加していると報告していることがわかりました。 31パーセントは彼らが決してしないと言いました。
それで、あなたは何ができますか？ 次のセクションでは、テクノロジーの側面についてもう少し詳しく説明します。
6.より多くの双方向の情報共有を奨励する
当然のことながら、会社のリーダーやマネージャーはニュースや情報を頻繁に配布します。 ただし、コミュニケーションは全社的なニーズであり、情報はトップレベルから下位レベルへと流れる必要があります。
経営幹部やマネージャーは、すべての従業員や対象者にリーチできるだけでなく、従業員は情報やニーズを他の人に効果的に伝えることができる必要があります。
全体として、コミュニケーションが大切にされ、奨励されていることは、誰にとっても明らかなはずです。
適切なテクノロジーがコミュニケーションの障壁を改善する
テクノロジーに関しては、組織にとって難しいバランスになる可能性があります。 あなたの目標と会社のニーズに最も合うものを選択して使用するための非常に多くの製品とプラットフォームがあります。
これは、世界中のどこにいても従業員をつなぐためのより良い方法があるため、コミュニケーションの観点からは優れています。
ただし、課題は、会社のさまざまな部門または場所があまりにも多くのツールを実装し始め、その多くがいくつかの重複する機能を持っている可能性がある場合です。 さらに、リーダーとコミュニケーションチームは、他のさまざまな形式の情報を異なる方法で送信する場合があります。
必然的に、すべてのチーム、従業員、およびエグゼクティブは、共有と消費を好みます。シンプルに保ち、全員を同じページに表示する方法を見つけることができます。
適切なテクノロジーを使用することで、組織はコミュニケーション、エンゲージメント、および信頼を向上させることができます。
優れたコミュニケーション技術ができることのいくつかの例を次に示します。
- コンテンツ、会社のニュース、チームの最新情報を簡単に配布できます
- どこでどのように働いているかに関係なく、すべての従業員にリーチする
- よりパーソナライズするためのセグメント情報
- 最適なタイミングでコンテンツと情報の配信を可能にする
- 興味やニーズに基づいて従業員のニュースフィードをカスタマイズする
- 他の重要なコミュニケーションツールと統合して、人々の好みのチャネルに到達します
- 内部コミュニケーションとエンゲージメントの影響と範囲を示す
- 最も魅力的な情報、データ、コンテンツを分析する
- 人々がアイデアを共有し、チームメートと交流し、従業員が互いに信頼を築くための結集点を構築しやすくします
- ニュースレター、プッシュ通知、タグ付け、SlackおよびMicrosoft Teamsへの統合など、さまざまな方法でメッセージが従業員に届くのに役立つ機能を備えています。
幸いなことに、上記のすべて（およびそれ以上）は、EveryoneSocialのような従業員擁護ツールを介して行うことができます。