15 barier komunikacyjnych: jak je pokonać w tym roku
Opublikowany: 2021-06-30Bariery komunikacyjne istnieją w biznesie od dziesięcioleci i ich pokonanie powinno być priorytetem dla każdej organizacji — zwłaszcza w dzisiejszym świecie napędzanym technologią.
Pandemia spowodowała również znaczną zmianę w wielu firmach, z których większość nie była przygotowana i stanęła przed nowymi wyzwaniami, jeśli chodzi o opracowanie planu komunikacji dla globalnych pracowników zdalnych.
Jednak bariery komunikacyjne istniały jeszcze przed pandemią. W rzeczywistości 74% pracowników uważa, że przegapiają informacje i wiadomości o firmie. W tym samym badaniu 85% pracowników stwierdziło, że są najbardziej zmotywowani, gdy kierownictwo oferuje regularne aktualizacje informacji o firmie.
Jak więc nowoczesna organizacja identyfikuje bariery komunikacyjne i je pokonuje? Zagłębmy się głębiej w ten temat i pomóżmy Twojej firmie wejść na właściwy tor w tym roku.
Jakie są bariery komunikacyjne?
Bariery komunikacyjne to wszystko, co w Twojej organizacji uniemożliwia ludziom otrzymywanie lub rozumienie wiadomości, pomysłów i informacji. Bariery te mogą również uniemożliwiać skuteczne wysyłanie wiadomości, powodując rozłączenie w firmie.
Kiedy nie ma możliwego do zidentyfikowania planu (i rozwiązania!) dotyczącego usunięcia tych barier, zaczyna to negatywnie wpływać na wiele obszarów działalności. Spływa od dyrektorów do menedżerów i od menedżerów do ich zespołów.
Nieporozumienie może szybko spowodować problemy, co ma negatywny wpływ na morale, produktywność, zaangażowanie pracowników, zaufanie i przychody.
Według SHRM „Badanie 400 firm zatrudniających po 100 000 pracowników wykazało średnią stratę na firmę w wysokości 62,4 miliona dolarów rocznie z powodu nieodpowiedniej komunikacji z pracownikami i między nimi”.
Ojej!
3 rodzaje barier komunikacyjnych
Chociaż istnieje wiele barier komunikacyjnych, które należy pokonać, istnieją trzy niezwykle powszechne, z którymi chcemy szybko się uporać. Być może są Ci już znane, ale są ważne, aby Twoja firma je zrozumiała.
1. Bariery emocjonalne
Emocje, które mogą tworzyć bariery w ogólnej komunikacji. Pracownicy przetwarzają rzeczy inaczej i mogą odczuwać strach lub niepokój społeczny związany z dzieleniem się lub łączeniem.
2. Bariery językowe
Reprezentuje to zarówno komunikację werbalną, jak i niewerbalną i może wyzwalać bariery wewnętrzne i globalne.
3. Bariery fizyczne
Dostępność innych pracowników i liderów firmy może tworzyć bariery komunikacyjne. Pomyśl o pracy zdalnej, pracownikach bez biurka, różnych biurach itp.
Chociaż są to zazwyczaj trzy wielkie, priorytetowe dla wielu organizacji, zdarzają się również inne awarie komunikacji.
Przyjrzyjmy się niektórym dodatkowym przyczynom i temu, jak możesz zacząć usuwać te bariery.
12 dodatkowych barier komunikacyjnych
Nie powinno dziwić, że organizacje napotykają więcej niż kilka barier komunikacyjnych, ale możesz początkowo nie zdawać sobie sprawy, że są to inne kluczowe obszary, nad którymi możesz pracować.
4. Umiejętności komunikacyjne
Wszyscy pracownicy mają różne umiejętności i podejście do sposobu komunikowania się. Może to powodować problemy w sposobie odbierania lub przekazywania informacji w oparciu o umiejętności danej osoby.
Wyzwanie polega na tym, że większość organizacji nie traktuje priorytetowo komunikacji na poziomie kulturowym lub na poziomie oceny wyników.
5. Praca hybrydowa
Chociaż popularność pracy zdalnej rośnie, pandemia zmieniła sposób pracy wielu firm.
Niektóre biznesy stały się całkowicie odległe w nieskończoność. Inni wykonują teraz pracę hybrydową, gdzie niektóre dni mogą być pracownikami w środowisku biurowym, a inne pracują tam, gdzie chcą.
Jest to świetne dla morale firmy, ale może również tworzyć bariery komunikacyjne, ponieważ czasami ludzie są w bliskim kontakcie fizycznym, a innym razem są gdzie indziej i potrzebna jest technologia komunikacyjna.
6. Psychologiczne
Inną powszechną barierą w komunikacji jest kwestia psychologiczna, która może wpływać nie tylko na sposób komunikowania się ludzi, ale także na to, jak przetwarzają informacje. Do powstania tych barier mogą przyczyniać się różne czynniki, takie jak stres, niepokój społeczny, gniew i poczucie własnej wartości.
Wszystkie one odgrywają różne role w tym, jak chętni i otwarci pracownicy mają się dzielić lub jak przyjmują określone wiadomości lub opinie.
7. Oderwanie się
Zaangażowanie pracowników może brzmieć jak modne hasło branżowe, ale mówi się o nim tak dużo ze względu na wpływ, jaki wywiera na organizacje.
Wpływa na to, jak dobrze wysyłane i odbierane są komunikaty. Jeśli jedna strona jest niezaangażowana — lub nawet obie — negatywnie wpłynie to na komunikację.
Jeśli Twoja firma chce stać się nowoczesnym miejscem pracy, będziesz potrzebować skutecznego planu działań na rzecz zaangażowania pracowników.
8. Struktura organizacyjna
Komunikacja i wymiana informacji mogą zostać przerwane ze względu na strukturę organizacyjną Twojej firmy. Często stanowi to barierę dla większych firm, ponieważ istnieje wiele hierarchii menedżerów i kadry kierowniczej, a także przestarzałe lub mylące systemy komunikacji.
Informacje są gubione lub niewłaściwie przekazywane, powodując frustrację i rozbieżność z celami lub pracą, którą należy wykonać.
9. Brak zaufania
Według Business Wire prawie dwie trzecie (64%) pracowników twierdzi, że zaufanie ma bezpośredni wpływ na ich poczucie przynależności do pracy. Jednak wiele organizacji ma problemy z zaufaniem po obu stronach biznesu.
Pracownicy chcą być na bieżąco i czują, że otwarte dyskusje są dozwolone, w przeciwnym razie może to wywołać spekulacje i pogłoski, które sprzyjają dezinformacji wśród zespołów.
10. Nieczęste informacje
W naszym Raporcie z Informacjami zwrotnymi od Pracowników przeprowadziliśmy ankietę wśród klientów przez dwa lata. Jedno z pytań, które zadaliśmy, brzmiało: „Czy uważasz, że zwiększyłeś swoją naukę związaną z pracą i branżą w wyniku konsumowania odpowiednich treści?”
78% odpowiedziało „Tak!”
Twoi ludzie chcą być konsekwentnie informowani o Twojej firmie dzięki treściom, które sprawią, że będą bardziej zaangażowani i związani ze swoją pracą. Zbyt często komunikacja jest rzadka lub niespójna, co powoduje, że pracownicy czują się pozostawieni w ciemności i negatywnie wpływają na produktywność.
11. Przeciążenie informacyjne
Możesz pomyśleć, że więcej informacji udostępnianych z większą częstotliwością jest kluczem do zmniejszenia barier komunikacyjnych. Niestety, może to sprawić, że Twoja komunikacja będzie mieć więcej problemów.
Przeciążenie informacjami występuje łatwo i tworzy barierę, ponieważ pracownicy denerwują się i zaczynają wyłączać informacje. Ponadto zbyt duża ilość komunikacji może rozpraszać uwagę i hamować produktywność.
12. Brak zunifikowanego kanału
Ludzie inaczej konsumują i komunikują się, co oznacza, że Twoja komunikacja może zacząć się komplikować.
Możesz mieć wiele kanałów komunikacji lub mieć ludzi, którzy preferują różne, co może być mylące i czasochłonne dla Twojej firmy.
Jeśli Twoja firma zbytnio skupia się na jednym kanale, ważne informacje mogą zostać pominięte przez osoby aktywne gdzie indziej. To nieuniknione, że będziesz mieć kilka kanałów, ale istnieją sposoby na usprawnienie tego z jednego centralnego miejsca, gdzie informacje mogą trafić do większości kanałów.
13. Różnice kulturowe
Podobnie jak ludzie preferują różne kanały, każdy ma inne doświadczenia i poglądy kulturowe, które wpływają na sposób, w jaki lubi się z nimi komunikować.
Jako komunikator lub lider firmy, jeśli nie jesteś świadomy tła demograficznego i kulturowego, bariery szybko się pojawią.
Musisz dostosować się i znaleźć wspólne cechy w organizacji, aby komunikacja dotarła do wszystkich w możliwie jak najwłaściwszy sposób. Brzmi ciężko, ale bycie skutecznym komunikatorem nie zawsze jest tak łatwe, jak ludziom się wydaje!
14. Selektywne udostępnianie
Potencjalną barierą komunikacyjną, która może się zdarzyć, jest selektywne udostępnianie, czyli sytuacja, w której pracownicy lub liderzy nie przekazują pełnego obrazu.
Jeśli otrzymujesz tylko część wiadomości lub wiadomości, uniemożliwia to prawidłowe wykonanie pracy lub rozpowszechnianie ważnych wiadomości wśród innych. Ponownie powoduje to nieporozumienia i brak zaufania w miejscu pracy.
15. Brak personalizacji
Zbyt często wszystkie komunikaty są wysyłane w zbyt szerokim formacie. Na przykład może to być coś związanego z zespołami sprzedaży, które jest również wysyłane do zespołów inżynieryjnych i produktowych.
W przypadku dwóch ostatnich grup nie jest to w ogóle z nimi związane. Więc wyłączają to i z czasem mogą zacząć ignorować lub odrzucać wszelką komunikację.
Zaczyna się pojawiać wzorzec, dlatego personalizacja komunikacji i segmentacja zapewnią lepsze wrażenia. Jedną z rzeczy, które robi EveryoneSocial, jest uproszczenie tego poprzez użycie spersonalizowanych kanałów i grup, jak pokazano poniżej.
Ale nadal istnieje możliwość dzielenia się informacjami ze wszystkimi, jeśli istnieje potrzeba komunikacji w całej firmie.
Sposoby pokonywania barier komunikacyjnych w miejscu pracy
Aby być skutecznym liderem i dobrze zorganizowaną firmą, komunikacja i dystrybucja informacji odgrywają główną rolę w długofalowym sukcesie Twojej organizacji.
Istnieje kilka sposobów na pokonanie zidentyfikowanych barier komunikacyjnych. Pamiętaj jednak, że nigdy nie będziesz w stanie pokonać wszystkich barier w komunikacji.
Każdy pracownik jest wyjątkowy, ma różne perspektywy i inaczej wchodzi w interakcje z innymi, więc rozwiązanie każdego wyzwania komunikacyjnego jest niemożliwym wyczynem.
Zamiast tego Twoim celem powinno być maksymalne zminimalizowanie wyzwań, podjęcie wyraźnego wysiłku i znalezienie sposobów na usprawnienie komunikacji.
1. Rozpoznaj luki i różnice pokoleniowe
W Twojej organizacji pojawią się nie tylko potencjalne różnice kulturowe i bariery językowe (w zależności od wielkości), ale prawdopodobnie będziesz mieć pracowników różnych pokoleń.
Pokolenie wyżu demograficznego, pokolenie X, pokolenie millenialsów i pokolenie Z zaczynają coraz bardziej ze sobą współpracować. Każda z tych grup dorastała i pracowała, delikatnie mówiąc, w bardzo różnych środowiskach.
Każdy będzie miał inne preferencje i oczekiwania, jeśli chodzi o komunikację, co oznacza, że Twoja firma musi mieć opcje do wyboru. Zrozumienie potrzeb każdego pokolenia pozwoli ci odpowiednio dostosować komunikację i zapobiegać powstawaniu barier.
2. Zbierz opinie od swoich ludzi na temat wiadomości
Ponieważ w Twojej organizacji występują różnice pokoleniowe i kulturowe, łatwym sposobem na rozpoczęcie zastanawiania się, jak skutecznie rozpowszechniać informacje, jest zebranie informacji od pracowników.
Nie wszyscy odpowiedzą na Twoje ankiety lub podzielą się swoimi przemyśleniami, ale jeśli uda Ci się uzyskać dobrą wielkość próby, pomoże Ci to zrozumieć, w czym musisz robić lepiej.
To może otwierać oczy, gdy myślisz, że Twoja firma radzi sobie świetnie, ale w rzeczywistości powoduje tarcia. Lub zobaczyć, że rzeczy, o których myślałeś, że się zmagają, faktycznie działają dobrze dla twoich ludzi.
3. Rozwijaj spójność wysiłków komunikacyjnych
Chociaż w Twojej firmie codziennie udostępnianych i omawianych jest wiele wiadomości, komunikatów i informacji, to spójność pomaga przełamać bariery.
Często jest to podekscytowanie i podkreślenie wagi czegoś, a następnie po kilku tygodniach to się zmniejsza. Konsystencja, która została rozpoczęta, staje się bardziej sporadyczna lub przypadkowa, a pęd zostaje utracony.
Jak większość rzeczy w życiu, wyniki rzadko pojawiają się z dnia na dzień — wymagają wysiłku i długotrwałej konsekwencji. Dotyczy to komunikacji i musi być kontynuowane w regularnych odstępach czasu.
4. Personalizuj informacje i wiadomości
Być może zauważyłeś tutaj motyw, ale dostosowanie wiadomości, sposobu ich odbierania i wysyłania ma kluczowe znaczenie dla nawiązania kontaktu ze wszystkimi w organizacji.
Oznacza to, że potrzebujesz bardziej spersonalizowanych informacji, które są istotne dla właściwych osób we właściwym czasie. Musisz również dostarczyć te informacje w żądanym przez ludzi formacie — czy to audio, wideo, tekst, obrazy (gify, memy) itp.
Chociaż możesz wysadzić całą wewnętrzną bazę danych za pomocą wiadomości e-mail, nie jest to takie proste. Ponadto powoduje to, że pracownicy przerywają lub wyłączają informacje.
Tak więc, najlepiej jak potrafisz, personalizuj i segmentuj informacje w oparciu o to, jak Twoi pracownicy indywidualnie je konsumują.
Na przykład EverySocial ma funkcję, która pozwala administratorom wysyłać zwykłe wiadomości e-mail do pracowników, które zawierają tylko treści, z którymi żadna osoba jeszcze nie była zaangażowana, tak jak w powyższym przykładzie.
5. Wykorzystaj technologię i dane, aby poprawić komunikację
Zrozumienie danych dotyczących komunikacji ma kluczowe znaczenie dla znalezienia luk i sprawdzenia, co działa dobrze. Jednak zbyt duża ilość technologii może powodować przeciążenie informacjami i niejasność co do tego, gdzie znaleźć właściwą treść.
Twoja organizacja nieuchronnie będzie miała wiele narzędzi komunikacyjnych, ale chcesz znaleźć sposób na usprawnienie tego wszystkiego w jeden prosty sposób, tak jak robi to EverySocial.
Chociaż na przykład intranety były sposobem na zaangażowanie całych firm, w ankiecie okazało się, że tylko 13% pracowników zgłosiło codzienne korzystanie z intranetu. Trzydzieści jeden procent stwierdziło, że nigdy tego nie robi.
Więc co możesz zrobić? W następnej sekcji zagłębimy się nieco dalej w stronę technologii.
6. Zachęcaj do dwukierunkowego udostępniania informacji
Oczywiście liderzy i menedżerowie firm dość często rozpowszechniają wiadomości lub informacje. Jednak komunikacja jest potrzebą całej firmy, a informacje muszą płynąć z najwyższego poziomu w dół iz niższych poziomów w górę.
Kadra kierownicza i menedżerowie nie tylko powinni być w stanie dotrzeć do każdego pracownika lub grupy docelowej, ale także pracownicy powinni być w stanie skutecznie przekazywać informacje lub potrzeby innym.
Ogólnie rzecz biorąc, dla wszystkich powinno być oczywiste, że komunikacja jest ceniona i wspierana.
Właściwa technologia poprawia bariery komunikacyjne
Jeśli chodzi o technologię, może to być trudna równowaga dla organizacji. Jest tak wiele produktów i platform do wyboru i wykorzystania, które najlepiej odpowiadają Twoim celom i potrzebom firmy.
Jest to dobre z punktu widzenia komunikacji, ponieważ masz lepsze sposoby łączenia pracowników, bez względu na to, gdzie się znajdują.
Wyzwanie polega jednak na tym, że różne działy lub lokalizacje firmy zaczynają wdrażać zbyt wiele narzędzi, z których wiele może mieć pewne nakładające się funkcje. Dodatkowo, twoi liderzy i zespoły komunikacyjne mogą w inny sposób wysyłać inne formy informacji.
Chociaż nieuchronnie każdy zespół, pracownik i dyrektor będzie miał preferencje dotyczące udostępniania i konsumpcji — możesz znaleźć sposoby, aby to uprościć i sprawić, by wszyscy byli na tej samej stronie.
Dzięki odpowiedniej technologii organizacje mogą poprawić komunikację, zaangażowanie i zaufanie.
Oto kilka przykładów tego, co może zrobić dobra technika komunikacji:
- Łatwo rozpowszechniaj treści, wiadomości firmowe i aktualizacje zespołu
- Dotrzyj do każdego pracownika, bez względu na to, gdzie i jak pracuje
- Segmentuj informacje dla większej personalizacji
- Włącz dostarczanie treści i informacji w optymalnym czasie
- Dostosuj kanały informacyjne dla pracowników w oparciu o ich zainteresowania i potrzeby
- Zintegruj się z innymi ważnymi narzędziami komunikacyjnymi, aby dotrzeć do kanałów preferowanych przez ludzi
- Pokaż wpływ i zasięg komunikacji wewnętrznej i zaangażowania
- Analizuj informacje, dane i treści, które są najbardziej angażujące
- Ułatw ludziom dzielenie się pomysłami, interakcję z kolegami z zespołu i budowanie punktu, w którym pracownicy budują wzajemne zaufanie
- Posiada funkcje, które pomagają dotrzeć wiadomości do pracowników na różne sposoby: newsletter, powiadomienia push, tagowanie, integracje ze Slackiem i Microsoft Teams itp.
Na szczęście wszystkie powyższe (i więcej) można zrobić za pomocą narzędzia wspierania pracowników, takiego jak EverySocial.