15 İletişim Engeli: Bu Yıl Nasıl Aşılır?
Yayınlanan: 2021-06-30İş dünyasında iletişim engelleri on yıllardır var ve bunların üstesinden gelmek, özellikle günümüzün teknoloji odaklı dünyasında, herhangi bir kuruluş için bir öncelik olmalıdır.
Pandemi ayrıca çoğu şirket için önemli bir değişime neden oldu ve bunların çoğu hazırlıksızdı ve küresel uzaktan çalışanlar için bir iletişim planına sahip olma konusunda yeni zorluklarla karşı karşıya kaldı.
Ancak iletişim engelleri pandemiden önce de vardı. Aslında, çalışanların %74'ü şirket bilgilerini ve haberlerini kaçırdıklarını düşünüyor. Aynı çalışmada, çalışanların %85'i, yönetim şirket haberleriyle ilgili düzenli güncellemeler sunduğunda en çok motive olduklarını söyledi.
Peki modern bir organizasyon iletişim engellerini nasıl tespit eder ve bunların üstesinden nasıl gelir? Gelin bu konuyu daha derinlemesine inceleyelim ve şirketinizin bu yıl doğru yola girmesine yardımcı olalım.
İletişim Engelleri Nelerdir?
İletişim engelleri, kuruluşunuzdaki kişilerin mesajları, fikirleri ve bilgileri almasını veya anlamasını engelleyen herhangi bir şeydir. Bu engeller aynı zamanda mesajların etkili bir şekilde gönderilmesini engelleyerek şirket içinde bir bağlantı kesilmesine neden olabilir.
Bu engelleri ele almak için tanımlanabilir bir plan (ve çözüm!) olmadığında, işin birçok alanını olumsuz etkilemeye başlar. Yöneticilerden yöneticilere ve yöneticilerden ekiplerine kadar damlar.
Yanlış iletişim hızla sorunlar yaratabilir ve moral, üretkenlik, çalışan katılımı, güven ve gelir üzerinde olumsuz bir etkiye yol açabilir.
SHRM'ye göre, "Her biri 100.000 çalışanı olan 400 şirketle yapılan bir anket, çalışanlarla ve çalışanlar arasındaki yetersiz iletişim nedeniyle şirket başına yılda ortalama 62.4 milyon dolarlık bir kayıp gösterdi."
Evet!
3 Tip İletişim Engeli
Ele alınması gereken çok sayıda iletişim engeli olmasına rağmen, hızlı bir şekilde ele almak istediğimiz son derece yaygın üç engel vardır. Bunlar size zaten tanıdık gelebilir, ancak şirketinizin anlaması için önemlidir.
1. Duygusal engeller
Genel iletişime engel oluşturabilecek duygular. Çalışanlar işleri farklı şekilde işler ve paylaşma veya bağlantı kurma ile ilgili bir korku veya sosyal kaygı yaşayabilir.
2. Dil engelleri
Bu hem sözlü hem de sözlü olmayan iletişimi temsil eder ve dahili ve küresel olarak engelleri tetikleyebilir.
3. Fiziksel engeller
Diğer çalışanların ve şirket liderlerinin ne kadar erişilebilir olduğu iletişim engelleri yaratabilir. Uzaktan çalışmayı, masasız çalışanları, farklı ofisleri vb. düşünün.
Bunlar, çoğu kuruluşun öncelik verdiği üç büyük olma eğiliminde olsa da, meydana gelen başka iletişim arızaları da var.
Ek nedenlere ve bu engelleri nasıl kaldırmaya başlayabileceğinize bakalım.
12 Ek İletişim Engelleri
Kuruluşların birkaç iletişim engelinden daha fazlasıyla karşılaşması şaşırtıcı olmamalıdır, ancak bunların üzerinde çalışabileceğiniz diğer önemli alanlar olduğunu ilk başta fark etmeyebilirsiniz.
4. İletişim becerileri
Çalışanların hepsinin nasıl iletişim kuracakları konusunda farklı becerileri ve yaklaşımları vardır. Bu, bireyin becerilerine dayalı olarak bilgilerin nasıl alındığı veya aktarıldığı konusunda sorunlara neden olabilir.
Buradaki zorluk, çoğu kuruluşun iletişimleri kültürel düzeyde veya performans incelemesi düzeyinde önceliklendirmemesidir.
5. Hibrit çalışma
Uzaktan çalışmanın popülaritesi artsa da pandemi birçok şirketin çalışma şeklini değiştirdi.
Bazı işletmeler süresiz olarak tamamen uzak hale geldi. Diğerleri şimdi, bazı günler çalışanların ofis ortamında olduğu ve diğer günlerde istedikleri yerden çalıştıkları hibrit işler yapıyor.
Bu, şirketin morali için harikadır, ancak bazen insanlar yakın fiziksel temas halindeyken ve diğer zamanlarda başka yerlerde olduklarından ve iletişim teknolojisine ihtiyaç duyulduğundan iletişim engelleri de yaratabilir.
6. Psikolojik
İletişimin diğer bir yaygın engeli, insanların yalnızca nasıl iletişim kurduklarını değil, aynı zamanda bilgiyi nasıl işlediklerini de etkileyebilen psikolojiktir. Stres, sosyal kaygı, öfke ve benlik saygısı gibi farklı faktörler bu engellere katkıda bulunabilir.
Bunların tümü, çalışanların paylaşmaya ne kadar istekli ve açık oldukları veya belirli haberleri veya geri bildirimleri nasıl aldıkları konusunda çeşitli roller oynar.
7. Ayrılma
Çalışan bağlılığı kulağa bir endüstri modası gibi gelebilir, ancak kuruluşlar arasında yarattığı etki nedeniyle çokça konuşuluyor.
İletişimin ne kadar iyi gönderildiğini ve alındığını etkiler. Bir taraf devre dışı kalırsa - hatta her ikisi de - iletişim olumsuz etkilenecektir.
Şirketiniz modern bir işyeri olmak istiyorsa, etkili bir çalışan bağlılığı eylem planına ihtiyacınız olacaktır.
8. Organizasyon yapısı
Şirketinizin organizasyon yapısından dolayı iletişim ve bilgi paylaşımı kesintiye uğrayabilir. Bu genellikle daha büyük şirketler için bir engeldir çünkü birçok yönetici ve yönetici hiyerarşisi ve ayrıca eski veya kafa karıştırıcı iletişim sistemleri mevcuttur.
Bilgiler kaybolur veya yanlış iletilir, bu da hayal kırıklıklarına ve tamamlanması gereken hedeflerde veya işlerde yanlış hizalamaya neden olur.
9. Güven eksikliği
Business Wire'a göre, çalışanların yaklaşık üçte ikisi (%64), güvenin işe ait olma duygusu üzerinde doğrudan bir etkisi olduğunu söylüyor. Yine de, birçok kuruluşun işin her iki tarafında da güven sorunları vardır.
Çalışanlar döngüde olmak ve açık tartışmalara izin verildiğini hissetmek isterler, aksi takdirde ekipler arasında yanlış bilgileri besleyen spekülasyonlara ve söylentilere neden olabilir.
10. Seyrek bilgi
Çalışan Geri Bildirim Raporumuzda, müşterilerle iki yıl boyunca anket yaptık. Sorduğumuz sorulardan biri şuydu: “İlgili içerik tüketmenin bir sonucu olarak işiniz ve sektörünüzle ilgili öğrenmenizi artırdığınızı düşünüyor musunuz?”
%78'i “Evet!” cevabını verdi.
Çalışanlarınız, onları daha fazla meşgul edecek ve işleriyle bağlantılı hale getirecek içerik aracılığıyla şirketiniz hakkında sürekli olarak bilgilendirilmek istiyor. Çoğu zaman iletişimler seyrek veya tutarsızdır, bu da çalışanları karanlıkta kalmış hissetmeye ve üretkenliği olumsuz yönde etkilemeye iter.
11. Aşırı bilgi yüklemesi
Artan sıklıkta daha fazla bilginin paylaşılmasının iletişim engellerinize yardımcı olmanın anahtarı olduğunu düşünebilirsiniz. Ne yazık ki, bu iletişiminizi daha fazla belaya sokabilir.
Aşırı bilgi yüklemesi kolayca gerçekleşir ve çalışanlar sinirlenip bilgileri gözden geçirmeye başladıkları için bir engel oluşturur. Ayrıca, çok fazla iletişim dikkati dağıtabilir ve üretkenliği durdurabilir.
12. Birleşik kanal eksikliği
İnsanlar farklı şekilde tüketir ve iletişim kurar, bu da iletişiminizin karmaşıklaşmaya başlayabileceği anlamına gelir.
İletişim kurmak için birden fazla kanalınız olabilir veya farklı kanalları tercih eden insanlara sahip olabilirsiniz, bu da şirketiniz için kafa karıştırıcı ve zaman alıcı olabilir.
Şirketiniz bir kanala çok fazla odaklanırsa, başka yerlerde aktif olanlardan önemli bilgiler kaçırılabilir. Birkaç kanalınız olması kaçınılmazdır, ancak bilginin daha sonra çoğu kanala ulaşabileceği tek bir merkezi konumdan bunu kolaylaştırmanın yolları vardır.
13. Kültürel farklılıklar
Tıpkı insanların farklı kanalları tercih etmelerinde olduğu gibi, herkesin kendileriyle nasıl iletişim kurmaktan hoşlandıklarını etkileyen farklı deneyimleri ve kültürel görüşleri vardır.
Bir iletişimci veya şirket lideri olarak, demografik ve kültürel geçmişin farkında değilseniz, engeller hızla ortaya çıkacaktır.
İletişimin herkese mümkün olduğunca uygun bir şekilde ulaşmasını sağlamak için organizasyon arasında uyum sağlamanız ve bir ortaklık bulmanız gerekecek. Kulağa zor geliyor, ancak etkili bir iletişimci olmak her zaman insanların düşündüğü kadar kolay değil!
14. Seçici paylaşım
Olabilecek olası bir iletişim engeli, çalışanların veya liderlerin resmin tamamını iletmediği seçici paylaşımdır.
Haberlerin veya mesajların yalnızca bir kısmını alıyorsanız, bu işi düzgün bir şekilde yapma veya bu önemli haberleri başkalarına dağıtma yeteneğini bozar. Yine, bu, işyerinde yanlış iletişime ve güvensizliğe neden olur.
15. Kişiselleştirme yok
Çoğu zaman, tüm iletişimler aşırı geniş bir biçimde gönderilir. Örneğin, mühendislik ve ürün ekiplerine de gönderilen satış ekipleriyle ilgili bir şey olabilir.
Son iki grup için, onlarla hiç ilgili değil. Bu yüzden, onu ayarlarlar ve zamanla tüm iletişimleri görmezden gelmeye veya reddetmeye başlayabilirler.
Bir model ortaya çıkmaya başlar, bu nedenle iletişimi kişiselleştirmek ve segmentlere ayırmak daha iyi bir deneyim yaratacaktır. HerkesSocial'ın yaptığı şeylerden biri, aşağıda gösterildiği gibi kişiselleştirilmiş yayınlar ve gruplar kullanarak bunu basitleştirmektir.
Ancak şirket çapında bir iletişim ihtiyacı varsa, bilgileri herkesle paylaşma olanağı hala vardır.
İşyerinde İletişim Engellerini Aşmanın Yolları
Etkili bir lider ve iyi ayarlanmış bir şirket olmak için iletişim ve bilgi dağıtımı, kuruluşunuzun uzun vadeli başarısında büyük rol oynar.
Belirlediğiniz iletişim engellerini aşmanın birkaç yolu vardır. Ancak unutmayın, iletişimdeki her engeli asla aşamazsınız.
Her çalışan benzersizdir, çeşitli bakış açılarına sahiptir ve başkalarıyla farklı şekilde etkileşime girer, bu nedenle her iletişim sorununu çözmek imkansız bir başarıdır.
Bunun yerine amacınız, zorlukları mümkün olduğunca en aza indirmek, net bir çaba göstermek ve iletişiminizi düzene sokmanın yollarını bulmak olmalıdır.
1. Kuşak boşluklarını ve farklılıklarını tanıyın
Kuruluşunuz genelinde (büyüklüğüne bağlı olarak) yalnızca potansiyel kültürel farklılıklar ve dil engelleri olmakla kalmayacak, aynı zamanda iş gücünde muhtemelen çeşitli nesillerden çalışanlarınız da olacaktır.
Baby Boomers, Generation X, Millennials ve Generation Z birlikte daha fazla çalışmaya başlıyor. Bu grupların her biri, en hafif tabirle, çok farklı ortamlarda büyümüş ve çalışmıştır.
İletişim söz konusu olduğunda her birinin farklı tercihleri ve beklentileri olacaktır, bu da şirketinizin aralarından seçim yapabileceği seçeneklere sahip olması gerektiği anlamına gelir. Her neslin ihtiyaçlarını anlamak, iletişimi uygun şekilde uyarlamanız ve engelleri önlemeniz için size güç verecektir.
2. Mesajlaşmayla ilgili çalışanlarınızdan geri bildirim toplayın
Kuruluşunuzda kuşaklar ve kültürel farklılıklar olduğundan, bilgiyi etkili bir şekilde nasıl dağıtacağınızı bulmaya başlamanın kolay bir yolu, çalışanlardan içgörü toplamaktır.
Herkes anketlerinizi yanıtlamayacak veya düşüncelerini paylaşmayacak, ancak iyi bir örneklem büyüklüğü elde edebilirseniz, hangi konuda daha iyi yapmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olacaktır.
Şirketinizin nerede harika olduğunu düşündüğünüzü, ancak aslında sürtüşmelere neden olduğunu görmek aydınlatıcı olabilir. Veya mücadele ettiğini düşündüğünüz şeylerin aslında insanlarınız için iyi çalıştığını görmek.
3. İletişim çabasında tutarlılık geliştirin
Şirketinizde günlük olarak paylaşılan ve tartışılan çok sayıda mesaj, iletişim ve bilgi olsa da, engelleri ortadan kaldırmaya yardımcı olan şey tutarlılıktır.
Çoğu zaman, heyecanlanmak ve bir şeyin önemini vurgulamaktır ve sonra birkaç hafta içinde bu azalır. Başlatılan tutarlılık daha düzensiz veya rastgele hale gelir ve momentum kaybolur.
Hayattaki çoğu şey gibi, sonuçlar nadiren bir gecede ortaya çıkar - çaba ve uzun vadeli tutarlılık gerektirirler. Bu, iletişim için geçerlidir ve düzenli bir kadansta devam ettirilmelidir.
4. Bilgileri ve mesajları kişiselleştirin
Burada bir tema fark etmiş olabilirsiniz, ancak mesajlarınızı, nasıl alındıklarını ve nasıl gönderildiklerini uyarlamak, kuruluşunuzdaki herkesle bağlantı kurmak için çok önemlidir.
Bu, doğru zamanda, doğru kişilerle alakalı daha fazla kişiselleştirilmiş bilgiye ihtiyacınız olduğu anlamına gelir. Ayrıca bu bilgileri, ister ses, video, metin, resim (gifler, memler) vb. olsun, insanların istediği biçimde iletmeniz gerekir.
Tüm dahili veritabanınızı bir e-posta ile patlatabilirsiniz, ancak bu o kadar basit değil. Ayrıca, bu, çalışanların bilgileri devre dışı bırakmasına veya ayarlamasına neden olur.
Bu nedenle, elinizden geldiğince, çalışanlarınızın bireysel olarak nasıl tükettiğine bağlı olarak bilgileri kişiselleştirin ve bölümlere ayırın.
Örneğin,EverySocial, yöneticilerin, yukarıdaki örnekte olduğu gibi, yalnızca her bireyin henüz ilgilenmediği içeriği içeren çalışanlara düzenli e-postalar göndermesine olanak tanıyan bir özelliğe sahiptir.
5. İletişimi geliştirmek için teknoloji ve verileri kullanın
İletişiminizle ilgili verileri anlamak, boşlukları bulmak ve neyin iyi çalıştığını görmek için çok önemlidir. Yine de çok fazla teknoloji, aşırı bilgi yüklemesine ve doğru içeriği nerede bulacağınız konusunda kafa karışıklığına neden olabilir.
Kuruluşunuz kaçınılmaz olarak birden fazla iletişim aracına sahip olacaktır, ancak siz de EverySocial'ın yaptığı gibi hepsini basit bir şekilde düzene sokmanın bir yolunu bulmak istiyorsunuz.
Örneğin, intranetler tüm şirketleri denemek ve dahil etmek için bir yol olsa da, bir ankette çalışanların yalnızca %13'ünün günlük intranetlerine katıldığını bildirdi. Yüzde otuz biri asla yapmadıklarını söyledi.
Ne yapabilirsin? Bir sonraki bölümde, teknoloji tarafına biraz daha dalacağız.
6. Daha fazla iki yönlü bilgi paylaşımını teşvik edin
Doğal olarak, şirket liderleri ve yöneticileri oldukça sık haber veya bilgi dağıtır. Bununla birlikte, iletişim şirket çapında bir ihtiyaçtır ve bilgi, yukarıdan aşağıya ve alt seviyelerden yukarıya doğru akmalıdır.
Yöneticiler ve yöneticiler sadece her çalışana veya hedef kitleye ulaşabilmeli değil, aynı zamanda çalışanlar da bilgi veya ihtiyaçları başkalarına etkili bir şekilde iletebilmelidir.
Genel olarak, iletişime değer verildiği ve teşvik edildiği herkes tarafından anlaşılmalıdır.
Doğru Teknoloji İletişim Engellerini Artırır
Teknoloji söz konusu olduğunda, kuruluşlar için zor bir denge olabilir. Hedeflerinize ve şirket ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçebileceğiniz ve kullanabileceğiniz pek çok ürün ve platform var.
Dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar, çalışanları birbirine bağlamanın daha iyi yollarına sahip olduğunuzdan, bu iletişim açısından iyidir.
Ancak, şirketin farklı bölümleri veya konumları, çoğu örtüşen özelliklere sahip olabilecek çok fazla araç uygulamaya başladığında zorluk ortaya çıkar. Ek olarak, liderleriniz ve iletişim ekipleriniz diğer çeşitli bilgi biçimlerini farklı şekilde gönderebilir.
Kaçınılmaz olarak, her ekip, çalışan ve yöneticinin paylaşma ve tüketme tercihleri olacaktır - bunu basit tutmanın ve herkesi aynı sayfada tutmanın yollarını bulabilirsiniz.
Doğru teknolojiyle kuruluşlar iletişimi, katılımı ve güveni iyileştirebilir.
İyi bir iletişim teknolojisinin neler yapabileceğine dair bazı örnekler:
- İçeriği, şirket haberlerini ve ekip güncellemelerini kolayca dağıtın
- Nerede ve nasıl çalışırlarsa çalışsınlar her çalışana ulaşın
- Daha fazla kişiselleştirme için segment bilgileri
- En uygun zamanlarda içerik ve bilgi dağıtımını etkinleştirin
- İlgi alanlarına ve ihtiyaçlarına göre çalışanlar için haber akışlarını özelleştirin
- İnsanların tercih ettiği kanallara ulaşmak için diğer önemli iletişim araçlarıyla entegre edin
- Dahili iletişimin ve katılımın etkisini ve erişimini gösterin
- En ilgi çekici bilgileri, verileri ve içeriği analiz edin
- İnsanların fikirlerini paylaşmasını, ekip arkadaşlarıyla etkileşime girmesini ve çalışanların birbirleriyle güven oluşturması için bir toplanma noktası oluşturmasını kolaylaştırın
- Mesajın çalışanlara çeşitli şekillerde ulaşmasına yardımcı olan özelliklere sahip olun: haber bülteni, anında iletme bildirimleri, etiketleme, Slack ve Microsoft Teams entegrasyonları vb.
Neyse ki, yukarıdakilerin tümü (ve daha fazlası), EveryoneSocial gibi bir çalışan savunma aracı aracılığıyla yapılabilir.