Fazy zarządzania projektem: jak zarządzać projektem krok po kroku
Metodologie zarządzania projektami
Narzędzia do zarządzania projektami
Szablony zarządzania projektami
Oprogramowanie do zarządzania projektami
Certyfikaty zarządzania projektami
Co to jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami to dyscyplina planowania, wykonywania i kończenia projektów. Kierownicy projektów osiągają to, korzystając z zestawu metodologii, procesów i narzędzi do kierowania swoimi zespołami i zarządzania zasobami.
Obecnie większość specjalistów ds. zarządzania projektami używa oprogramowania do zarządzania projektami do planowania, wykonywania i kontrolowania projektów. Na przykład ProjectManager pozwala zarządzać planami, zasobami, kosztami i zespołami w jednym narzędziu online.
Korzystaj z naszych wykresów Gantta, tablic kanban i kalendarzy, aby tworzyć harmonogramy projektów i przypisywać pracę z dostępnością zasobów w czasie rzeczywistym.
Uzyskaj dostęp do wykresów Gantta, pulpitów nawigacyjnych, grafików i nie tylko dzięki bezpłatnej wersji próbnej ProjectManager Dowiedz się więcej
Aby lepiej zrozumieć, czym jest zarządzanie projektami, dyscyplinę można podzielić na 10 kluczowych obszarów, zwanych obszarami wiedzy o zarządzaniu projektami.
Obszary wiedzy o zarządzaniu projektami
Termin obszary wiedzy o zarządzaniu projektami jest używany do opisania wszystkich różnych aspektów projektu, które muszą być zarządzane. Kierownicy projektów są odpowiedzialni za nadzorowanie tych obszarów, dlatego wykorzystują wszystkie dostępne im narzędzia, metody i zasoby.
Oto lista wszystkich 10 obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami, opisanych przez Project Management Institute (PMI) w jego Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Kliknij linki, aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienie każdego z nich.
Zarządzanie integracją : obejmuje różne procesy i metodologie zarządzania projektami w celu stworzenia strategii, która pomaga zespołom lepiej współpracować. Sprzyja to pracy zespołowej i synchronizuje informacje dla większej przejrzystości.
Zarządzanie zakresem : zadania projektowe, rezultaty i kamienie milowe są identyfikowane, definiowane i kontrolowane w procesie, który obejmuje zbieranie wymagań interesariuszy, tworzenie struktury podziału pracy (WBS), a następnie monitorowanie i zarządzanie zmianami.
Zarządzanie harmonogramem : Szczegóły dotyczące tworzenia, zarządzania i monitorowania harmonogramu projektu. Jest to część etapu planowania zarządzania projektem i tworzy realistyczny harmonogram osiągnięcia celów projektu.
Zarządzanie kosztami : proces, który zarządza planowaniem i kontrolą kosztów związanych z projektem. Oznacza to zbieranie, analizowanie i raportowanie kosztów w celu prognozowania i monitorowania budżetu projektu, aby zapobiec nadmiernym wydatkom.
Zarządzanie jakością : Nadzorowanie wszystkich działań związanych z tworzeniem rezultatów projektu w celu upewnienia się, że spełniają one oczekiwania jakościowe. Odbywa się to poprzez ciągły pomiar jakości przez cały czas realizacji projektu i korygowanie wszelkich odchyleń od oczekiwań jakościowych.
Zarządzanie zasobami : maksymalne wykorzystanie ludzi, materiałów i sprzętu potrzebnego do realizacji projektu poprzez przydzielanie i realokację zasobów zgodnie z potrzebami.
Zarządzanie komunikacją : różne procesy wykorzystywane do dostarczania jasnych komunikatów w projekcie. Obejmuje tworzenie kanałów, częstotliwości i prawidłowych komunikatów, aby upewnić się, że są odbierane na czas i zrozumiałe.
Zarządzanie ryzykiem : Identyfikacja, ocena i zapobieganie lub łagodzenie ryzyka w projekcie, niezależnie od tego, czy jest to ryzyko negatywne, którego należy unikać, czy pozytywne, które należy wykorzystać.
Zarządzanie zakupami : Budowanie i utrzymywanie relacji z zewnętrznymi zasobami wymaganymi w Twoim projekcie. Obejmuje to dostawców, którzy sprzedają produkty i usługi potrzebne do osiągnięcia celów projektu.
Zarządzanie interesariuszami : Identyfikacja interesariuszy projektu, określanie ich oczekiwań i wpływu, a następnie opracowywanie strategii zarządzania nimi i informowanie ich o postępach.
Te obszary wiedzy o zarządzaniu projektami muszą być zarządzane od początku do końca projektów. Wszystkie projekty przechodzą przez te same fazy, które są znane jako cykl życia zarządzania projektami.
Cykl życia projektu
Cykl życia zarządzania projektami składa się z pięciu faz, zwanych grupami procesów zarządzania projektami: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie oraz kontrola i zamknięcie.
Termin „grupy procesów zarządzania projektami” został wymyślony przez Project Management Institute (PMI) i jest szeroko stosowany w branży zarządzania projektami. Niektórzy autorzy używają synonimów, takich jak cykl życia projektu lub cykl życia projektu, proces zarządzania projektem lub fazy zarządzania projektem.
Potrójne ograniczenie zarządzania projektami
Potrójne ograniczenie, znane również jako trójkąt zarządzania projektami lub trójkąt żelazny, odnosi się do granic czasu, zakresu i kosztów, które dotyczą każdego projektu. Oto jak to działa.
Czas : kierownicy projektów muszą oszacować czas potrzebny do ukończenia projektu. W tym celu korzystają z narzędzi do planowania projektów, takich jak wykresy PERT lub metoda ścieżki krytycznej.
Należy to zrobić na etapie inicjacji i planowania cyklu życia projektu, aby opracować harmonogram obejmujący czas trwania wszystkich działań.
Zakres projektu : Zakres odnosi się do wszystkich prac niezbędnych do wykonania projektu. Musi być zidentyfikowany na etapie planowania za pomocą struktury podziału pracy.
Jeśli zakres nie jest zdefiniowany w planie projektu, może to spowodować niepowodzenie projektu, co jest znane jako pełzanie zakresu.
Koszt : Istnieje wiele kosztów związanych z projektem. Kierownicy projektów są odpowiedzialni za szacowanie, budżetowanie i kontrolowanie kosztów za pomocą metod księgowania projektów i narzędzi do śledzenia kosztów, dzięki czemu projekt może zostać zrealizowany w ramach zatwierdzonego budżetu
.
Menedżerowie projektów równoważą te trzy ograniczenia, dokonując między nimi kompromisów. Na przykład możesz zwiększyć liczbę działań w zakresie projektu, ale oznacza to, że dla każdego zadania projektowego będzie mniej czasu, a koszty będą wyższe.
Teraz, gdy omówiliśmy już najważniejsze koncepcje zarządzania projektami, nadszedł czas, aby przyjrzeć się narzędziom i technikom, których kierownicy projektów mogą używać do planowania, monitorowania i kontroli.
Fazy zarządzania projektem: jak zarządzać projektem krok po kroku
Powyżej zidentyfikowaliśmy pięć etapów cyklu życia zarządzania projektami. Teraz nadszedł czas na praktyczne wykorzystanie tych informacji.
W tej części przewodnika podzielimy każdy etap z praktycznymi krokami, które opisują, jak zarządzać projektem.
1. Inicjacja projektu
Jest to faza początkowa, w której kierownik projektu musi udowodnić, że projekt ma wartość i jest wykonalny poprzez szereg dokumentów dotyczących zarządzania projektem. Oto najważniejsze:
Uzasadnienie biznesowe : uzasadnienie biznesowe uzasadnia potrzebę projektu, cele projektu i zwrot z inwestycji.
Studium wykonalności : studium wykonalności dowodzi, że projekt można zrealizować w rozsądnym czasie i kosztach.
Karta projektu : Karta projektu określa, co projekt ma dostarczyć.
Zmontuj zespół projektowy : Zasoby są potrzebne do wykonania dowolnego projektu. Zanim będzie można sporządzić harmonogram projektu, należy utworzyć zespół projektowy. Obejmuje to tworzenie opisów stanowisk, ról i obowiązków. Wszystkie te informacje można później umieścić w karcie zespołu.
Skonfiguruj biuro zarządzania projektami (PMO) : Biuro zarządzania projektami to zwykle fizyczna przestrzeń przeznaczona dla kierownika projektu i personelu pomocniczego. Tak więc infrastruktura biura zarządzania projektami obejmuje posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami i wszelkiego potrzebnego sprzętu.
Plan spotkania inauguracyjnego : Ten etap zarządzania projektem kończy się spotkaniem inauguracyjnym, podczas którego zespół projektowy i interesariusze projektu spotykają się w celu uzgodnienia celów i zadań projektu, zakresu i harmonogramu.
2. Planowanie projektu
Celem fazy planowania projektu jest stworzenie planu projektu, który obejmuje sposób zarządzania każdym obszarem zarządzania projektem podczas fazy realizacji projektu.
Oto krótki przegląd najważniejszych elementów planu projektu. Jak widać, niektóre z nich to mniejsze plany działania do zarządzania określonymi obszarami.
Harmonogram projektu : Harmonogram projektu określa harmonogram realizacji zadań i alokacji zasobów. Kierownicy projektów muszą stale monitorować harmonogram projektu za pomocą narzędzi do zarządzania zadaniami i śledzenia czasu.
Budżet projektu : Budżet projektu to suma wszystkich szacunkowych kosztów projektu. Kierownicy projektów muszą kontrolować koszty, aby ich nie przekroczyć.
Struktura podziału pracy (WBS) : WBS to narzędzie do planowania projektów, które umożliwia kierownikom projektów wizualizację wszystkich działań, kamieni milowych i wyników w ich zakresie projektu oraz nadanie im priorytetów.
Plan zarządzania zakresem : wyjaśnia, w jaki sposób zakres projektu będzie kontrolowany w całym projekcie, aby uniknąć pełzania zakresu.
Plan zarządzania ryzykiem : zawiera rejestr ryzyka, w którym wymienione są wszystkie potencjalne ryzyka, wraz z właścicielem ryzyka i strategiami ograniczania ryzyka, które zostałyby wdrożone dla każdego z nich.
Plan zarządzania zasobami : opisuje, w jaki sposób Twoje zasoby będą pozyskiwane, przydzielane i zarządzane w trakcie projektu.
Plan zarządzania interesariuszami : Identyfikuje wszystkich interesariuszy projektu, nadaje im priorytety oraz wyjaśnia kanały komunikacji i strategie rozwiązywania konfliktów, które należy zastosować.
Menedżerowie projektów często opracowują swój plan projektu za pomocą oprogramowania do wykresów Gantta, które zapewnia wizualną reprezentację całego harmonogramu projektu i zakresu projektu. Niektóre wykresy Gantta automatycznie identyfikują działania na ścieżce krytycznej.
3. Realizacja projektu
Trzecia faza zarządzania projektem to realizacja projektu, kiedy zadania i kamienie milowe określone w planie projektu są rozwiązywane w celu osiągnięcia celów i celów projektu.
Faza realizacji projektu polega na tym, że kierownicy projektu muszą nadzorować wszystkie obszary wiedzy związanej z zarządzaniem projektami w miarę postępu projektu w kierunku fazy monitorowania i kontroli.
Zarządzanie zadaniami : kierownicy projektów i członkowie zespołów muszą zarządzać swoimi zadaniami. Wiąże się to z monitorowaniem i raportowaniem, aby upewnić się, że zadanie jest wykonywane w ramach zaplanowanego harmonogramu. Listy zadań i tablice kanban to dwa popularne narzędzia do zarządzania zadaniami.
Zarządzanie harmonogramem : Po utworzeniu harmonogramu należy go monitorować w trakcie realizacji projektu, aby upewnić się, że pozostaje on na dobrej drodze. Właściwe zarządzanie harmonogramem wyznacza ścieżkę, dzięki której postęp zadań, cele, priorytety i terminy są zgodne z harmonogramem.
Zarządzanie kosztami : Tak jak planowany jest harmonogram, tak samo jest z budżetem. Ale to nie znaczy, że praca jest skończona. Jak wie każdy, kto ma portfel, pieniądze mają tendencję do znikania. Koszty projektu muszą być kontrolowane, aby utrzymać je w ustalonym budżecie.
Zarządzanie jakością : Produkty powinny być produkowane na czas iw ramach budżetu, ale jeśli brakuje jakości, projekt nie kończy się sukcesem. Dlatego upewnij się, że wszystkie kryteria sukcesu i wymagania jakościowe określone przez interesariuszy projektu zostały spełnione.
Zarządzanie zmianą : Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie zmianą to proces usprawniania procesów biznesowych, alokacji budżetu i operacji w organizacji. Jednak w przypadku zastosowania do zarządzania projektami, nacisk jest zawężony do samego projektu i kontrolowania zmian zakresu w fazie realizacji.
Zarządzanie zamówieniami : Niewiele jest projektów, które można wykonać bez konieczności zakupu, wynajmu lub kontraktowania z zasobami zewnętrznymi. Ten proces nazywa się zaopatrzeniem. Zarządzanie relacjami z dostawcami i dostawcami to podstawa zarządzania zakupami.
Zarządzanie zasobami : Zasoby to wszystko, co jest potrzebne do wykonania projektu. Obejmuje to zespół, zapasy, sprzęt, materiały itp. Planowanie zasobów obejmuje role i obowiązki zespołu, czego będą potrzebować i gdzie będą pracować.
Współpraca zespołowa : po rozpoczęciu realizacji projektu pierwszeństwo ma planowanie, ale członkowie zespołu muszą mieć narzędzia do współpracy, aby mogli pozostać w ścisłej komunikacji. Współpracę zespołową można ułatwić dzięki ćwiczeniom budowania zespołu i narzędziom, które łączą członków zespołu, niezależnie od tego, czy znajdują się w tym samym biurze, czy pracują zdalnie.
Po drodze kierownik projektu będzie realokował zasoby lub dostosuje czas i zakres zgodnie z potrzebami, aby zespół działał. Ponadto będą identyfikować i ograniczać ryzyko, rozwiązywać problemy i wprowadzać wszelkie zmiany.
4. Monitorowanie i kontrola projektu
Czwarta faza zarządzania projektem, monitoring i kontrola projektu, odbywa się równolegle z fazą realizacji projektu. Polega na monitorowaniu postępów i realizacji projektu, aby zapewnić jego realizację zgodnie z harmonogramem i budżetem. W celu zagwarantowania jakości stosowane są procedury kontroli jakości.
Sprawozdawczość jest również krytyczną częścią tej fazy zarządzania projektem. Po pierwsze, umożliwia kierownikom projektów śledzenie postępów, a po drugie, dostarcza dane dla interesariuszy podczas prezentacji, aby utrzymać je na bieżąco. Istnieje wiele raportów dotyczących zarządzania projektami, takich jak status projektu, arkusze czasu pracy, obciążenie pracą, alokacja i raporty wydatków.
5. Zamknięcie projektu
Piąta faza zarządzania projektem to zamknięcie projektu, w którym końcowe produkty projektu są prezentowane interesariuszom. Po zatwierdzeniu zasoby są zwalniane, dokumentacja jest kompletowana i wszystko zostaje podpisane.
Oto niektóre z głównych etapów tej fazy zarządzania projektem.
Przesyłane elementy dostawy: projekt polega na stworzeniu końcowego elementu dostawy. Oznacza to koniec realizacji projektu i początek zamknięcia projektu. Dlatego upewnij się, że wszystkie elementy dostarczane projektu są zidentyfikowane, ukończone i przekazane odpowiedniej stronie.
Potwierdź ukończenie: Na tym etapie potrzebne jest potwierdzenie od wszystkich interesariuszy, klientów, nawet zespołu projektowego. Oznacza to podpisy, więc nie ma zamieszania i żądań zmian w ostatniej chwili.
Przegląd dokumentacji: Zazwyczaj kierownik projektu jest odpowiedzialny za przegląd wszystkich umów i dokumentacji, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku i podpisane.
Zwolnij zasoby: przed zakończeniem projektu zespół, wszyscy pracownicy kontraktowi, najem itp. muszą zostać oficjalnie zwolnieni. Przygotuj procedurę powiadamiania i upewniania się, że wszyscy są opłacani.
Wykonaj sekcję zwłok: sekcja zwłok ma miejsce wtedy, gdy ukończony projekt jest analizowany w celu odnotowania, co zadziałało, a co nie. To świetny sposób na powtórzenie sukcesów i naprawienie błędów w kolejnym projekcie. Nie zapomnij świętować z zespołem! Oni zasługują na to.
Teraz, gdy poznaliśmy cykl życia zarządzania projektami, przyjrzyjmy się niektórym podejściom do zarządzania projektami.
Metodologie zarządzania projektami
Przez lata powstało wiele metodologii zarządzania projektami, aby dostosować je do potrzeb różnych branż. Niektóre z tych typów lub podejść do zarządzania projektami działają najlepiej również w przypadku projektów o określonych rozmiarach i poziomach złożoności.
Oto lista głównych metodologii zarządzania projektami. Kliknij linki, aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienie każdego z nich.
Zarządzanie projektami wodospadu : liniowe podejście do zarządzania projektami, w którym wymagania interesariuszy są gromadzone na początku projektu, a następnie tworzony jest sekwencyjny plan projektu.
Zwinne zarządzanie projektami : iteracyjne podejście do zarządzania projektami, które nie opiera się na sztywnym planie projektu, ale na krótkich sprintach pracy nazywanych zwinnymi sprintami.
Scrum Project Management : zwinny framework, który jest bardzo popularny w przypadku tworzenia produktów i oprogramowania.
Lean Project Management (lub Lean Manufacturing) : Ta technika została wynaleziona w celu usprawnienia procesów produkcyjnych i stała się przez lata bardzo ważną metodologią zarządzania projektami.
Metoda Kanban : Kanban to szeroko stosowane podejście do zarządzania projektami, które polega na zarządzaniu pracą za pomocą tablic i kart wizualnych. Tablice Kanban są używane przez zespoły Agile i Scrum.
Six Sigma : Podobnie jak Kanban lub Lean, Six Sigma to zestaw narzędzi i technik, który został opracowany w celu usprawnienia procesów produkcyjnych, a później stał się podejściem do zarządzania projektami.
Metoda ścieżki krytycznej (CPM) : Metoda ścieżki krytycznej to technika planowania projektu, która umożliwia kierownikom projektów oszacowanie czasu trwania projektu, identyfikację zależności między zadaniami, pływanie i działania krytyczne.
Zarządzanie projektami w łańcuchu krytycznym : podejście do zarządzania projektami, które opiera się na teorii ograniczeń i wykorzystuje zarządzanie zasobami jako główny sposób efektywnej realizacji projektów.
PRINCE2 : PRINCE2 to najpopularniejsza metodologia zarządzania projektami w Wielkiej Brytanii, Australii i krajach europejskich. PRINCE2 jest bardzo podobny do Project Management Body of Knowledge z PMI, ponieważ dostarcza definicji i najlepszych praktyk dla kierowników projektów.
Narzędzia do zarządzania projektami
Do zarządzania projektami dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami, zarówno online, jak i mobilnych. Oto najważniejsze narzędzia dla kierownika projektu:
Panel projektu
Pulpit nawigacyjny projektu to narzędzie do śledzenia projektów, które pozwala monitorować koszty, zadania i postępy. Jest to bardzo przydatne narzędzie podczas realizacji projektu, ponieważ pomaga kierownikom projektów szybko określić, czy ich projekty są realizowane, czy nie.
Wykresy gantta
Wykres Gantta to wizualna reprezentacja osi czasu projektu, która pokazuje wszystkie zadania projektu na jednym wykresie. Wykresy Gantta służą do planowania projektów, harmonogramowania projektów, zarządzania zadaniami i zarządzania zasobami. Najlepiej sprawdzają się w projektach wodospadowych.
Wykres Gantta jest preferowaną metodą stosowaną przez kierowników projektów do planowania swoich projektów. Niektóre zadania są zależne od innych, zanim będą mogły się rozpocząć lub zakończyć, a te zależności zadań mogą później tworzyć wąskie gardła w projekcie.
Łącząc je na wykresie Gantta, powstaje głowa do góry, aby uniknąć spowolnienia harmonogramu. Projekty można podzielić według kamieni milowych, symboli rombu, które wskazują koniec jednej fazy i początek następnej.
Tablice Kanban
Tablica kanban to narzędzie do zarządzania zadaniami, które umożliwia kierownikom projektów i członkom zespołów wizualizację zadań. Tablice Kanban są używane przez zespoły Agile i Scrum, które pracują w iteracyjnych sprintach. Są łatwe w użyciu i wspierają współpracę w zespole.
Szablony zarządzania projektami
Istnieje wiele wykresów i diagramów zarządzania projektami, których kierownicy projektów używają do planowania, planowania i śledzenia swoich projektów. Oto niektóre z najczęściej używanych.
Szablon wykresu Gantta
Szablon planu projektu
Szablon struktury podziału pracy
Szablon budżetu projektu
Szablon osi czasu projektu
To tylko kilka przykładów wykresów zarządzania projektami. Posiadamy bibliotekę szablonów zarządzania projektami, których możesz użyć do zarządzania każdym etapem projektu.
Jednak chociaż te szablony mogą być bardzo przydatne, nadal są dokumentami statycznymi, które nie pasują do funkcji dostępnych w oprogramowaniu do zarządzania projektami, takim jak ProjectManager.
Oprogramowanie do zarządzania projektami
Oprogramowanie do zarządzania projektami to platforma dla menedżerów do planowania, monitorowania i raportowania projektów; pozwala zespołom zarządzać swoją pracą i współpracować. Obejrzyj poniższy film, aby zobaczyć, jak działa oprogramowanie do zarządzania projektami:
Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami dla Twojej organizacji nie jest łatwym zadaniem. Dzieje się tak głównie dlatego, że istnieje wiele alternatyw do wyboru. Jednak nie każde oprogramowanie do zarządzania projektami ma te same funkcje, a jako kierownik projektu odpowiadasz za decyzję, które narzędzie najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji.
ProjectManager oferuje pakiet wszystkich narzędzi do zarządzania projektami, których potrzebujesz, aby poprowadzić swój projekt na każdym etapie — od inicjacji do zamknięcia. Mamy najlepsze funkcje planowania, harmonogramowania i śledzenia projektów.
Role zarządzania projektami
Projekt działa najlepiej, gdy role zarządzania projektami są dobrze zdefiniowane. Chociaż istnieją metody zarządzania projektami, które wymagają różnych typów zespołów projektowych, są to główne role zarządzania projektami:
Project Manager: Jak wspomnieliśmy powyżej, kierownik projektu jest odpowiedzialny za zarządzanie obszarami wiedzy z zakresu zarządzania projektami w całym projekcie.
Sponsor projektu: Sponsor projektu reprezentuje klienta projektu. W zależności od organizacji mogą istnieć różne poziomy sponsorów projektu.
Członkowie zespołu projektowego: Członkowie zespołu to wykwalifikowani profesjonaliści, którzy pracują nad wkładem w proces tworzenia wyników, zarządzania ryzykiem i osiągania celów projektu.
Interesariusze projektu: Jest to osoba lub grupa, która ma żywotny interes lub „udział” w projekcie. Kierownik projektu musi informować interesariuszy o postępach projektu przez cały cykl życia projektu.
Klienci: Jest to grupa lub osoba, dla której dostarczany jest projekt lub kluczowy element projektu.
Gotowy, aby zostać profesjonalistą w zakresie zarządzania projektami? Aby zostać profesjonalnym kierownikiem projektu, musisz popracować nad swoimi umiejętnościami zarządzania projektami i programem certyfikacji.
Certyfikaty zarządzania projektami
Na całym świecie istnieje kilka organizacji, które zapewniają certyfikaty i szkolenia w zakresie zarządzania projektami. Oto najpopularniejsze.
Certyfikat Google Project Management: Google niedawno opracował ten program szkoleniowy we współpracy z Coursera, który uczy wszystkich podstaw zarządzania projektami.
Certyfikaty PMI: PMI oferuje liczne certyfikaty zarządzania projektami. Większość kierowników projektów uzyskuje certyfikat Project Management Professional (PMP), który jest standardem branżowym
Certyfikaty Agile: Istnieje wiele certyfikatów i kursów szkoleniowych z zakresu zwinnego zarządzania projektami. Są to wymagania dla kierowników projektów zwinnych i scrum.
Certyfikaty PRINCE2: PRINCE2 to struktura zarządzania projektami stosowana w Wielkiej Brytanii, Australii i Europie. Aby wziąć udział w projekcie PRINCE2, potrzebujesz określonych certyfikatów.
Obszary wiedzy o zarządzaniu projektami: dogłębnie
Każdy z procesów zarządzania projektami ma określony cel przez cały cykl życia projektu i prawidłowo wykonany gwarantuje pomyślne zakończenie projektów.
Zarządzanie zakresem
Zakres odnosi się do całej pracy wymaganej do ukończenia projektu, która jest określona przez strukturę podziału pracy na etapie planowania. W uproszczeniu zarządzanie zakresem polega na włączeniu wszystkich działań i wyjaśnieniu, co nie zostanie zrobione. To podstawa planowania, budżetowania i zarządzania zadaniami.
Zarządzanie zadaniami
Ten proces zaczyna się od starannego planowania. Po zbudowaniu struktury podziału pracy można poznać każde zadanie potrzebne do realizacji projektu. Następnie zadania mogą być przydzielane członkom zespołu. Ważne jest, aby zrozumieć zależności między zadaniami, aby zadania były ułożone w kolejności, w jakiej muszą zostać wykonane.
Zarządzanie zasobami
Proces ten polega na efektywnym identyfikowaniu, pozyskiwaniu i alokowaniu zasobów, takich jak ludzie, kapitał, sprzęt i materiały do realizacji zadań i wytwarzania produktów. Po zdefiniowaniu zakresu projektu można określić zasoby, które będą potrzebne do każdego działania. W miarę postępu projektu wykorzystanie zasobów musi być kontrolowane.
Zarządzanie harmonogramem
Proces zarządzania harmonogramem można podzielić na 3 podprocesy: szacowanie, planowanie i kontrolowanie. Najpierw oszacuj czas na każdą czynność, kamień milowy i wynik. Następnie opracuj harmonogramy na podstawie tych szacunków czasowych. Po rozpoczęciu fazy realizacji regularnie monitoruj harmonogram projektu.
Zarządzanie ryzykiem
Proces zarządzania ryzykiem identyfikuje, co może się wydarzyć, aby zepchnąć projekt z toru, a następnie definiuje reakcję, tak aby istniały plany awaryjne.
Odbywa się to zwykle w przypadku większych projektów, a nie mniejszych. Chociaż nawet w przypadku małych zespołów, krótka synchronizacja z zespołem w celu zidentyfikowania potencjalnych problemów w planie byłaby przydatna, aby uchronić się przed nieoczekiwanym i mieć plany działania na wypadek, gdyby tak się stało. Istnieje kilka rodzajów ryzyka, ale najważniejsze są te, które wpływają na potrójne ograniczenie.
Zarządzanie jakością
W fazie początkowej interesariusze wyrażają swoje wymagania jakościowe dotyczące produktów projektu. Na tej podstawie kierownicy projektów opracowują politykę jakości, która określa procedury kontroli jakości gwarantujące zapewnienie jakości.
Zarządzanie interesariuszami
Interesariusze są duszą projektu. Dzięki zrozumieniu ich potrzeb i częstemu komunikowaniu się z nimi przez cały cykl życia projektu, ich wymagania mogą być łatwiej spełnione.
Zarządzanie kosztami
Proces ten jest stosowany na każdym etapie cyklu życia projektu. Obejmuje szacowanie kosztów, ustalanie budżetów i kontrolę kosztów. Rozpocznij od oszacowania kosztów związanych z każdym zadaniem, a następnie utwórz budżet na pokrycie tych wydatków. Po rozpoczęciu fazy realizacji monitoruj koszty projektu w miarę jego postępów.
Zarządzanie problemami
Ryzyko to problem mający wpływ na projekt. Zarządzanie problemami to sposób radzenia sobie z problemami, które pojawiają się w projekcie i warto zastanowić się, jak to będzie wyglądać, bo coś pójdzie nie tak.
Proces obejmie, kogo należy powiadomić, jak podejmować decyzje o dalszych krokach i kto ma uprawnienia do podjęcia działań.
Zarządzanie zmianami
Każdy projekt ma zmiany. Czasami dzieje się tak dlatego, że cel nie był na początku dobrze zdefiniowany. Lub dlatego, że strategia biznesowa uległa zmianie i projekt musi zostać odpowiednio zaktualizowany. Należy sporządzić plan zarządzania zmianą, który będzie zawierał procedury i formularze zarządzania zmianą projektu.
Zarządzanie Zakupami
Wiele projektów obejmuje współpracę z dostawcami i zwykle istnieje proces dotyczący angażowania się i zawierania z nimi umów, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać i co dostają za swoje pieniądze.
Komunikacja
Tak, komunikacja to proces! Określ, kto i kiedy musi otrzymać jaką wiadomość i jaka metoda komunikacji jest najbardziej odpowiednia. Robi to plan komunikacji.
Są to najczęstsze procesy zarządzania projektami, ale zespoły mogą tworzyć wewnętrzne procesy na zamówienie, aby radzić sobie z dziwactwami swojej organizacji. Kluczową sprawą jest unikanie za każdym razem rozpoczynania od zera oraz zapewnienie jak największej standaryzacji sposobu zarządzania projektami.
Metodologie zarządzania projektami: dogłębnie
W zależności od branży, celów i wymagań interesariuszy, kierownicy projektów mogą stosować różne metodologie zarządzania projektami, aby zarządzać pięcioma etapami i osiągnąć pomyślny wynik. Oto niektóre z najpopularniejszych:
Zręczny
Agile jest często używany w projektach oprogramowania, ale staje się coraz bardziej powszechny w innych typach projektów, takich jak marketing. Polega na iteracyjnej pracy w krótkich seriach zwanych „sprintami”. Praca jest ograniczona czasowo, a zespół robi tyle, ile realistycznie może, zanim przejdzie do następnego zestawu wymagań.
Zasady Agile zostały wykorzystane do opracowania takich metod, jak między innymi scrum, programowanie ekstremalne, crystal.
Scrum
Scrum to krótkie „sprintowe” podejście do zarządzania projektami. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów zarządzających projektami liczących nie więcej niż 10 osób i często jest połączone z dwutygodniowymi cyklami z krótkimi codziennymi spotkaniami, znanymi jako codzienne spotkania scrum. Kieruje nim tak zwany mistrz Scrum. Scrum działa w ramach Agile i składa się z ram czasowych, interakcji zespołowych, backlogu produktu i cykli informacji zwrotnych.
Wodospad
Model kaskadowy to liniowe podejście do dostarczania pracy. Kierownik projektu opracowuje wymagania interesariuszy, składa projekt, buduje rozwiązanie, testuje je i wdraża, a następnie przenosi do etapu utrzymania.
Pochylać się
Lean ma ostatnio na myśli kilka rzeczy, od czasu pojawienia się ruchu Lean Startup, który sprzyja iteracyjnemu podejściu do rozwoju produktu i wymaga wczesnego i często angażowania użytkowników końcowych w celu uzyskania informacji zwrotnej na temat realizacji projektu.
Tradycyjnie w zarządzaniu projektami Lean PM to sposób na wyeliminowanie marnotrawstwa w procesach i zapewnienie efektywnej współpracy zaangażowanych osób. Usprawnia przekazywanie między zespołami, eliminując przestoje. Wspólną cechą Lean Working jest praca tylko nad jednym projektem na raz.
Kanban
Kanban to wizualne podejście do zarządzania projektami. Zarządza przepływem pracy, umieszczając zadania na tablicy Kanban, gdzie przepływ pracy i postęp są jasne dla wszystkich uczestników. Kanban poprawia nieefektywność i jest używany do planowania Lean Manufacturing w projektach Agile.
Wraz z nadejściem tablic do planowania wizualnego w naszych czasach, takich jak Trello, pojawiły się nowe zastosowania narzędzi Kanban i metod Kanban. Zespoły zwinne używają tablic Kanban do tworzenia storyboardów użytkowników i planowania zaległości w tworzeniu oprogramowania.
Sześć sigma
Six Sigma pracuje nad poprawą jakości, identyfikując to, co nie działa w projekcie. Stosuje zarządzanie jakością, w tym statystykę empiryczną oraz zatrudnia personel będący ekspertami w tych dziedzinach. Istnieje Lean Six Sigma, która dodaje metodologię Lean w celu wyeliminowania marnotrawstwa.
Jako doktryna mówi, że ciągłe wysiłki na rzecz osiągnięcia stabilnych i oczekiwanych wyników są najważniejsze dla sukcesu. Procesy można definiować i ulepszać. Utrzymanie jakości w projekcie wymaga całej organizacji, od góry do dołu.
Metoda ścieżki krytycznej (CPM)
Metoda ścieżki krytycznej polega na zbudowaniu modelu, który obejmuje wszystkie czynności wymienione w strukturze podziału pracy w celu zidentyfikowania sekwencji zadań projektu i czasu ich trwania. Dzięki tym informacjom można zidentyfikować krytyczne działania, które muszą zostać zakończone na czas, aby uniknąć wpływu na harmonogram projektu.
W CCPM kierownicy projektów koncentrują się na zasobach, których będą używać do realizacji projektu, takich jak zespoły, sprzęt, przestrzeń biurowa itp. Jest to mniej techniczna metoda zarządzania projektami, która nie kładzie tak dużego nacisku na kolejność zadań lub planowanie, a raczej równoważenie zasobów i utrzymywanie ich elastyczności.
CCPM może być stosowany zarówno w dużych, jak i małych firmach oraz w projektach w branżach takich jak budownictwo, tworzenie oprogramowania oraz badania i rozwój technologii.
Jak zostać kierownikiem projektu
Kierownicy projektów są liderami. Muszą motywować swoje zespoły oraz planować, monitorować i raportować swoje postępy. To praca wymagająca wielu kapeluszy. Muszą mieć silne umiejętności komunikacyjne i być w stanie wyraźnie połączyć się zarówno z interesariuszami, jak i zespołem projektowym.
Formalni kierownicy projektów są zwykle certyfikowani przez agencje takie jak Project Management Institute (PMI) w USA lub PRINCE2 w Wielkiej Brytanii. Po certyfikacji muszą utrzymać swoje certyfikaty poprzez zdobycie dodatkowego szkolenia z zarządzania projektami w celu zebrania docelowej liczby jednostek rozwoju zawodowego ( PDU).
Jak wspomniano wcześniej, standardy kwalifikacji certyfikowanych kierowników projektów zostały ostatnio poszerzone o więcej umiejętności przywódczych i biznesowych. Certyfikaty PMI i standardy PDU można znaleźć w A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Sixth Edition lub na ich stronie internetowej. Jednak bez formalnego szkolenia certyfikacyjnego może być trudno poradzić sobie z technicznymi aspektami zarządzania projektami.
Ale certyfikacja nie zawsze jest wymogiem, może być czymś zdobytym w dalszej karierze. Większość kierowników projektów zwykle zaczyna od stopnia zarządzania biznesem, ale nie zawsze. Często doświadczenie mówi głośniej niż stopnie. Na przykład, jeśli prowadzisz projekt kreatywny, prawdopodobnie bardziej odpowiedni byłby stopień związany ze sztuką.
Ile zarabia kierownik projektu?
Jeśli chodzi o wynagrodzenie, kierownik projektu może zarobić od poniżej 100 000 do blisko 200 000 USD rocznie. Zależy to od wielu czynników, w tym lokalizacji, wykształcenia, lat doświadczenia, wydajności i innych.