Strona główna
Zarządzanie projektami to dyscyplina planowania, wykonywania i kończenia projektów. Kierownicy projektów osiągają to, korzystając z zestawu metodologii, procesów i narzędzi do kierowania swoimi zespołami i zarządzania zasobami.
Obecnie większość specjalistów ds. zarządzania projektami używa oprogramowania do zarządzania projektami do planowania, wykonywania i kontrolowania projektów. Na przykład ProjectManager pozwala zarządzać planami, zasobami, kosztami i zespołami w jednym narzędziu online.
Korzystaj z naszych wykresów Gantta, tablic kanban i kalendarzy, aby tworzyć harmonogramy projektów i przypisywać pracę z dostępnością zasobów w czasie rzeczywistym.
Aby lepiej zrozumieć, czym jest zarządzanie projektami, dyscyplinę można podzielić na 10 kluczowych obszarów, zwanych obszarami wiedzy o zarządzaniu projektami.
Termin obszary wiedzy o zarządzaniu projektami jest używany do opisania wszystkich różnych aspektów projektu, które muszą być zarządzane. Kierownicy projektów są odpowiedzialni za nadzorowanie tych obszarów, dlatego wykorzystują wszystkie dostępne im narzędzia, metody i zasoby.
Oto lista wszystkich 10 obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami, opisanych przez Project Management Institute (PMI) w jego Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Kliknij linki, aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienie każdego z nich.
Te obszary wiedzy o zarządzaniu projektami muszą być zarządzane od początku do końca projektów. Wszystkie projekty przechodzą przez te same fazy, które są znane jako cykl życia zarządzania projektami.
Cykl życia zarządzania projektami składa się z pięciu faz, zwanych grupami procesów zarządzania projektami: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie oraz kontrola i zamknięcie.
Termin „grupy procesów zarządzania projektami” został wymyślony przez Project Management Institute (PMI) i jest szeroko stosowany w branży zarządzania projektami. Niektórzy autorzy używają synonimów, takich jak cykl życia projektu lub cykl życia projektu, proces zarządzania projektem lub fazy zarządzania projektem.
Potrójne ograniczenie, znane również jako trójkąt zarządzania projektami lub trójkąt żelazny, odnosi się do granic czasu, zakresu i kosztów, które dotyczą każdego projektu. Oto jak to działa.
Należy to zrobić na etapie inicjacji i planowania cyklu życia projektu, aby opracować harmonogram obejmujący czas trwania wszystkich działań.
Jeśli zakres nie jest zdefiniowany w planie projektu, może to spowodować niepowodzenie projektu, co jest znane jako pełzanie zakresu.
.
Menedżerowie projektów równoważą te trzy ograniczenia, dokonując między nimi kompromisów. Na przykład możesz zwiększyć liczbę działań w zakresie projektu, ale oznacza to, że dla każdego zadania projektowego będzie mniej czasu, a koszty będą wyższe.
Teraz, gdy omówiliśmy już najważniejsze koncepcje zarządzania projektami, nadszedł czas, aby przyjrzeć się narzędziom i technikom, których kierownicy projektów mogą używać do planowania, monitorowania i kontroli.
Powyżej zidentyfikowaliśmy pięć etapów cyklu życia zarządzania projektami. Teraz nadszedł czas na praktyczne wykorzystanie tych informacji.
W tej części przewodnika podzielimy każdy etap z praktycznymi krokami, które opisują, jak zarządzać projektem.
Jest to faza początkowa, w której kierownik projektu musi udowodnić, że projekt ma wartość i jest wykonalny poprzez szereg dokumentów dotyczących zarządzania projektem. Oto najważniejsze:
Celem fazy planowania projektu jest stworzenie planu projektu, który obejmuje sposób zarządzania każdym obszarem zarządzania projektem podczas fazy realizacji projektu.
Oto krótki przegląd najważniejszych elementów planu projektu. Jak widać, niektóre z nich to mniejsze plany działania do zarządzania określonymi obszarami.
Menedżerowie projektów często opracowują swój plan projektu za pomocą oprogramowania do wykresów Gantta, które zapewnia wizualną reprezentację całego harmonogramu projektu i zakresu projektu. Niektóre wykresy Gantta automatycznie identyfikują działania na ścieżce krytycznej.
Trzecia faza zarządzania projektem to realizacja projektu, kiedy zadania i kamienie milowe określone w planie projektu są rozwiązywane w celu osiągnięcia celów i celów projektu.
Faza realizacji projektu polega na tym, że kierownicy projektu muszą nadzorować wszystkie obszary wiedzy związanej z zarządzaniem projektami w miarę postępu projektu w kierunku fazy monitorowania i kontroli.
Po drodze kierownik projektu będzie realokował zasoby lub dostosuje czas i zakres zgodnie z potrzebami, aby zespół działał. Ponadto będą identyfikować i ograniczać ryzyko, rozwiązywać problemy i wprowadzać wszelkie zmiany.
Czwarta faza zarządzania projektem, monitoring i kontrola projektu, odbywa się równolegle z fazą realizacji projektu. Polega na monitorowaniu postępów i realizacji projektu, aby zapewnić jego realizację zgodnie z harmonogramem i budżetem. W celu zagwarantowania jakości stosowane są procedury kontroli jakości.
Sprawozdawczość jest również krytyczną częścią tej fazy zarządzania projektem. Po pierwsze, umożliwia kierownikom projektów śledzenie postępów, a po drugie, dostarcza dane dla interesariuszy podczas prezentacji, aby utrzymać je na bieżąco. Istnieje wiele raportów dotyczących zarządzania projektami, takich jak status projektu, arkusze czasu pracy, obciążenie pracą, alokacja i raporty wydatków.
Piąta faza zarządzania projektem to zamknięcie projektu, w którym końcowe produkty projektu są prezentowane interesariuszom. Po zatwierdzeniu zasoby są zwalniane, dokumentacja jest kompletowana i wszystko zostaje podpisane.
Oto niektóre z głównych etapów tej fazy zarządzania projektem.
Teraz, gdy poznaliśmy cykl życia zarządzania projektami, przyjrzyjmy się niektórym podejściom do zarządzania projektami.
Przez lata powstało wiele metodologii zarządzania projektami, aby dostosować je do potrzeb różnych branż. Niektóre z tych typów lub podejść do zarządzania projektami działają najlepiej również w przypadku projektów o określonych rozmiarach i poziomach złożoności.
Oto lista głównych metodologii zarządzania projektami. Kliknij linki, aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienie każdego z nich.
Do zarządzania projektami dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania projektami, zarówno online, jak i mobilnych. Oto najważniejsze narzędzia dla kierownika projektu:
Pulpit nawigacyjny projektu to narzędzie do śledzenia projektów, które pozwala monitorować koszty, zadania i postępy. Jest to bardzo przydatne narzędzie podczas realizacji projektu, ponieważ pomaga kierownikom projektów szybko określić, czy ich projekty są realizowane, czy nie.
Wykres Gantta to wizualna reprezentacja osi czasu projektu, która pokazuje wszystkie zadania projektu na jednym wykresie. Wykresy Gantta służą do planowania projektów, harmonogramowania projektów, zarządzania zadaniami i zarządzania zasobami. Najlepiej sprawdzają się w projektach wodospadowych.
Wykres Gantta jest preferowaną metodą stosowaną przez kierowników projektów do planowania swoich projektów. Niektóre zadania są zależne od innych, zanim będą mogły się rozpocząć lub zakończyć, a te zależności zadań mogą później tworzyć wąskie gardła w projekcie.
Łącząc je na wykresie Gantta, powstaje głowa do góry, aby uniknąć spowolnienia harmonogramu. Projekty można podzielić według kamieni milowych, symboli rombu, które wskazują koniec jednej fazy i początek następnej.
Tablica kanban to narzędzie do zarządzania zadaniami, które umożliwia kierownikom projektów i członkom zespołów wizualizację zadań. Tablice Kanban są używane przez zespoły Agile i Scrum, które pracują w iteracyjnych sprintach. Są łatwe w użyciu i wspierają współpracę w zespole.
Istnieje wiele wykresów i diagramów zarządzania projektami, których kierownicy projektów używają do planowania, planowania i śledzenia swoich projektów. Oto niektóre z najczęściej używanych.
To tylko kilka przykładów wykresów zarządzania projektami. Posiadamy bibliotekę szablonów zarządzania projektami, których możesz użyć do zarządzania każdym etapem projektu.
Jednak chociaż te szablony mogą być bardzo przydatne, nadal są dokumentami statycznymi, które nie pasują do funkcji dostępnych w oprogramowaniu do zarządzania projektami, takim jak ProjectManager.
Oprogramowanie do zarządzania projektami to platforma dla menedżerów do planowania, monitorowania i raportowania projektów; pozwala zespołom zarządzać swoją pracą i współpracować. Obejrzyj poniższy film, aby zobaczyć, jak działa oprogramowanie do zarządzania projektami:
Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami dla Twojej organizacji nie jest łatwym zadaniem. Dzieje się tak głównie dlatego, że istnieje wiele alternatyw do wyboru. Jednak nie każde oprogramowanie do zarządzania projektami ma te same funkcje, a jako kierownik projektu odpowiadasz za decyzję, które narzędzie najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji.
ProjectManager oferuje pakiet wszystkich narzędzi do zarządzania projektami, których potrzebujesz, aby poprowadzić swój projekt na każdym etapie — od inicjacji do zamknięcia. Mamy najlepsze funkcje planowania, harmonogramowania i śledzenia projektów.
Projekt działa najlepiej, gdy role zarządzania projektami są dobrze zdefiniowane. Chociaż istnieją metody zarządzania projektami, które wymagają różnych typów zespołów projektowych, są to główne role zarządzania projektami:
Gotowy, aby zostać profesjonalistą w zakresie zarządzania projektami? Aby zostać profesjonalnym kierownikiem projektu, musisz popracować nad swoimi umiejętnościami zarządzania projektami i programem certyfikacji.
Na całym świecie istnieje kilka organizacji, które zapewniają certyfikaty i szkolenia w zakresie zarządzania projektami. Oto najpopularniejsze.
Każdy z procesów zarządzania projektami ma określony cel przez cały cykl życia projektu i prawidłowo wykonany gwarantuje pomyślne zakończenie projektów.
Zakres odnosi się do całej pracy wymaganej do ukończenia projektu, która jest określona przez strukturę podziału pracy na etapie planowania. W uproszczeniu zarządzanie zakresem polega na włączeniu wszystkich działań i wyjaśnieniu, co nie zostanie zrobione. To podstawa planowania, budżetowania i zarządzania zadaniami.
Ten proces zaczyna się od starannego planowania. Po zbudowaniu struktury podziału pracy można poznać każde zadanie potrzebne do realizacji projektu. Następnie zadania mogą być przydzielane członkom zespołu. Ważne jest, aby zrozumieć zależności między zadaniami, aby zadania były ułożone w kolejności, w jakiej muszą zostać wykonane.
Proces ten polega na efektywnym identyfikowaniu, pozyskiwaniu i alokowaniu zasobów, takich jak ludzie, kapitał, sprzęt i materiały do realizacji zadań i wytwarzania produktów. Po zdefiniowaniu zakresu projektu można określić zasoby, które będą potrzebne do każdego działania. W miarę postępu projektu wykorzystanie zasobów musi być kontrolowane.
Proces zarządzania harmonogramem można podzielić na 3 podprocesy: szacowanie, planowanie i kontrolowanie. Najpierw oszacuj czas na każdą czynność, kamień milowy i wynik. Następnie opracuj harmonogramy na podstawie tych szacunków czasowych. Po rozpoczęciu fazy realizacji regularnie monitoruj harmonogram projektu.
Proces zarządzania ryzykiem identyfikuje, co może się wydarzyć, aby zepchnąć projekt z toru, a następnie definiuje reakcję, tak aby istniały plany awaryjne.
Odbywa się to zwykle w przypadku większych projektów, a nie mniejszych. Chociaż nawet w przypadku małych zespołów, krótka synchronizacja z zespołem w celu zidentyfikowania potencjalnych problemów w planie byłaby przydatna, aby uchronić się przed nieoczekiwanym i mieć plany działania na wypadek, gdyby tak się stało. Istnieje kilka rodzajów ryzyka, ale najważniejsze są te, które wpływają na potrójne ograniczenie.
W fazie początkowej interesariusze wyrażają swoje wymagania jakościowe dotyczące produktów projektu. Na tej podstawie kierownicy projektów opracowują politykę jakości, która określa procedury kontroli jakości gwarantujące zapewnienie jakości.
Interesariusze są duszą projektu. Dzięki zrozumieniu ich potrzeb i częstemu komunikowaniu się z nimi przez cały cykl życia projektu, ich wymagania mogą być łatwiej spełnione.
Proces ten jest stosowany na każdym etapie cyklu życia projektu. Obejmuje szacowanie kosztów, ustalanie budżetów i kontrolę kosztów. Rozpocznij od oszacowania kosztów związanych z każdym zadaniem, a następnie utwórz budżet na pokrycie tych wydatków. Po rozpoczęciu fazy realizacji monitoruj koszty projektu w miarę jego postępów.
Ryzyko to problem mający wpływ na projekt. Zarządzanie problemami to sposób radzenia sobie z problemami, które pojawiają się w projekcie i warto zastanowić się, jak to będzie wyglądać, bo coś pójdzie nie tak.
Proces obejmie, kogo należy powiadomić, jak podejmować decyzje o dalszych krokach i kto ma uprawnienia do podjęcia działań.
Każdy projekt ma zmiany. Czasami dzieje się tak dlatego, że cel nie był na początku dobrze zdefiniowany. Lub dlatego, że strategia biznesowa uległa zmianie i projekt musi zostać odpowiednio zaktualizowany. Należy sporządzić plan zarządzania zmianą, który będzie zawierał procedury i formularze zarządzania zmianą projektu.
Wiele projektów obejmuje współpracę z dostawcami i zwykle istnieje proces dotyczący angażowania się i zawierania z nimi umów, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać i co dostają za swoje pieniądze.
Tak, komunikacja to proces! Określ, kto i kiedy musi otrzymać jaką wiadomość i jaka metoda komunikacji jest najbardziej odpowiednia. Robi to plan komunikacji.
Są to najczęstsze procesy zarządzania projektami, ale zespoły mogą tworzyć wewnętrzne procesy na zamówienie, aby radzić sobie z dziwactwami swojej organizacji. Kluczową sprawą jest unikanie za każdym razem rozpoczynania od zera oraz zapewnienie jak największej standaryzacji sposobu zarządzania projektami.
W zależności od branży, celów i wymagań interesariuszy, kierownicy projektów mogą stosować różne metodologie zarządzania projektami, aby zarządzać pięcioma etapami i osiągnąć pomyślny wynik. Oto niektóre z najpopularniejszych:
Agile jest często używany w projektach oprogramowania, ale staje się coraz bardziej powszechny w innych typach projektów, takich jak marketing. Polega na iteracyjnej pracy w krótkich seriach zwanych „sprintami”. Praca jest ograniczona czasowo, a zespół robi tyle, ile realistycznie może, zanim przejdzie do następnego zestawu wymagań.
Zasady Agile zostały wykorzystane do opracowania takich metod, jak między innymi scrum, programowanie ekstremalne, crystal.
Scrum to krótkie „sprintowe” podejście do zarządzania projektami. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów zarządzających projektami liczących nie więcej niż 10 osób i często jest połączone z dwutygodniowymi cyklami z krótkimi codziennymi spotkaniami, znanymi jako codzienne spotkania scrum. Kieruje nim tak zwany mistrz Scrum. Scrum działa w ramach Agile i składa się z ram czasowych, interakcji zespołowych, backlogu produktu i cykli informacji zwrotnych.
Model kaskadowy to liniowe podejście do dostarczania pracy. Kierownik projektu opracowuje wymagania interesariuszy, składa projekt, buduje rozwiązanie, testuje je i wdraża, a następnie przenosi do etapu utrzymania.
Lean ma ostatnio na myśli kilka rzeczy, od czasu pojawienia się ruchu Lean Startup, który sprzyja iteracyjnemu podejściu do rozwoju produktu i wymaga wczesnego i często angażowania użytkowników końcowych w celu uzyskania informacji zwrotnej na temat realizacji projektu.
Tradycyjnie w zarządzaniu projektami Lean PM to sposób na wyeliminowanie marnotrawstwa w procesach i zapewnienie efektywnej współpracy zaangażowanych osób. Usprawnia przekazywanie między zespołami, eliminując przestoje. Wspólną cechą Lean Working jest praca tylko nad jednym projektem na raz.
Kanban to wizualne podejście do zarządzania projektami. Zarządza przepływem pracy, umieszczając zadania na tablicy Kanban, gdzie przepływ pracy i postęp są jasne dla wszystkich uczestników. Kanban poprawia nieefektywność i jest używany do planowania Lean Manufacturing w projektach Agile.
Wraz z nadejściem tablic do planowania wizualnego w naszych czasach, takich jak Trello, pojawiły się nowe zastosowania narzędzi Kanban i metod Kanban. Zespoły zwinne używają tablic Kanban do tworzenia storyboardów użytkowników i planowania zaległości w tworzeniu oprogramowania.
Six Sigma pracuje nad poprawą jakości, identyfikując to, co nie działa w projekcie. Stosuje zarządzanie jakością, w tym statystykę empiryczną oraz zatrudnia personel będący ekspertami w tych dziedzinach. Istnieje Lean Six Sigma, która dodaje metodologię Lean w celu wyeliminowania marnotrawstwa.
Jako doktryna mówi, że ciągłe wysiłki na rzecz osiągnięcia stabilnych i oczekiwanych wyników są najważniejsze dla sukcesu. Procesy można definiować i ulepszać. Utrzymanie jakości w projekcie wymaga całej organizacji, od góry do dołu.
Metoda ścieżki krytycznej polega na zbudowaniu modelu, który obejmuje wszystkie czynności wymienione w strukturze podziału pracy w celu zidentyfikowania sekwencji zadań projektu i czasu ich trwania. Dzięki tym informacjom można zidentyfikować krytyczne działania, które muszą zostać zakończone na czas, aby uniknąć wpływu na harmonogram projektu.
W CCPM kierownicy projektów koncentrują się na zasobach, których będą używać do realizacji projektu, takich jak zespoły, sprzęt, przestrzeń biurowa itp. Jest to mniej techniczna metoda zarządzania projektami, która nie kładzie tak dużego nacisku na kolejność zadań lub planowanie, a raczej równoważenie zasobów i utrzymywanie ich elastyczności.
CCPM może być stosowany zarówno w dużych, jak i małych firmach oraz w projektach w branżach takich jak budownictwo, tworzenie oprogramowania oraz badania i rozwój technologii.
Kierownicy projektów są liderami. Muszą motywować swoje zespoły oraz planować, monitorować i raportować swoje postępy. To praca wymagająca wielu kapeluszy. Muszą mieć silne umiejętności komunikacyjne i być w stanie wyraźnie połączyć się zarówno z interesariuszami, jak i zespołem projektowym.
Formalni kierownicy projektów są zwykle certyfikowani przez agencje takie jak Project Management Institute (PMI) w USA lub PRINCE2 w Wielkiej Brytanii. Po certyfikacji muszą utrzymać swoje certyfikaty poprzez zdobycie dodatkowego szkolenia z zarządzania projektami w celu zebrania docelowej liczby jednostek rozwoju zawodowego ( PDU).
Jak wspomniano wcześniej, standardy kwalifikacji certyfikowanych kierowników projektów zostały ostatnio poszerzone o więcej umiejętności przywódczych i biznesowych. Certyfikaty PMI i standardy PDU można znaleźć w A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Sixth Edition lub na ich stronie internetowej. Jednak bez formalnego szkolenia certyfikacyjnego może być trudno poradzić sobie z technicznymi aspektami zarządzania projektami.
Ale certyfikacja nie zawsze jest wymogiem, może być czymś zdobytym w dalszej karierze. Większość kierowników projektów zwykle zaczyna od stopnia zarządzania biznesem, ale nie zawsze. Często doświadczenie mówi głośniej niż stopnie. Na przykład, jeśli prowadzisz projekt kreatywny, prawdopodobnie bardziej odpowiedni byłby stopień związany ze sztuką.
Jeśli chodzi o wynagrodzenie, kierownik projektu może zarobić od poniżej 100 000 do blisko 200 000 USD rocznie. Zależy to od wielu czynników, w tym lokalizacji, wykształcenia, lat doświadczenia, wydajności i innych.