9 prostych kroków do zbudowania kalendarza treści

Wyobraź sobie, że prowadzisz swoje życie bez Kalendarza Google lub Kalendarza Outlooka.

Nie, dziękuję.

Jeśli jesteś marketerem cyfrowym, spróbuj wyobrazić sobie prowadzenie strategii treści i zespołu bez kalendarza treści. Tak!

Kalendarz treści pomaga zarządzać procesem planowania, produkcji i promowania treści. Dzięki kalendarzowi zawartości możesz planować z wyprzedzeniem, ustalać priorytety zadań, przydzielać zasoby i dotrzymywać terminów w najbardziej efektywny sposób.

Ale kalendarz zawartości to nie tylko narzędzie organizacyjne; pozwoli Ci również dostosować się do strategii dotyczącej treści, dzięki czemu możesz wzbogacić swój lejek marketingowy o aktualne, skuteczne treści i osiągnąć swoje cele biznesowe.

Dobra wiadomość: do zbudowania kalendarza zawartości nie potrzebujesz specjalnego oprogramowania. Chociaż może to być coś, co warto rozważyć w przyszłości, szczególnie jeśli zarządzasz zespołem ds. Treści i potrzebujesz platformy o bardziej zaawansowanych możliwościach. Więcej na ten temat później.

W międzyczasie wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć kalendarz treści, który Ci odpowiada.

1. Zdefiniuj odbiorców i cele

Tutaj zaczyna się każde działanie marketingu cyfrowego. Aby zbudować kalendarz treści, musisz zrozumieć, kto będzie czytał treść i jaki jest cel każdego elementu treści.

Jest ku temu dobry powód. Inwestujesz swój czas i zasoby w tworzenie treści i chcesz, aby były to właściwe treści, dla właściwych odbiorców, promowane we właściwym czasie.

Na przykład, jeśli zaczynasz pisać bloga, zastanów się, kim są główni czytelnicy, których chcesz przyciągnąć, i co chcesz, aby robili, gdy czytają posty. Zwiększać świadomość lub przyciągać kliknięcia do określonej strony internetowej? Być może celem konkretnego bloga jest SEO, dzięki czemu możesz poprawić swoje rankingi w wyszukiwarkach.

Nie musisz tutaj pisać 10-stronicowej pracy; wystarczy krótki szkic Twoich osobowości marketingowych i wskaźników KPI, aby poprowadzić Cię podczas tworzenia kalendarza treści.

2. Wybierz swoje kanały

Następnie musisz zdecydować, z jakich kanałów medialnych planujesz korzystać w swoim kalendarzu. Masz bloga, stronę w mediach społecznościowych lub kanał na YouTube? Być może produkujesz podcasty lub e-booki do generowania leadów? Stwórz listę wszystkich różnych kanałów – będziesz jej potrzebować podczas organizowania harmonogramu publikowania w swoim kalendarzu treści.

3. Zrób burzę mózgów na pomysły dotyczące treści

Dobrze jest mieć na początek garść pomysłów na treści, aby móc wprowadzić je do kalendarza jako bazę startową. Przeprowadź burzę mózgów ze swoim zespołem – lub sam, jeśli idziesz sam – i utwórz listę tematów i formatów treści. Wskaż cel, odbiorców i wszelkie inne szczegóły, które przychodzą Ci do głowy. Nie ma potrzeby tworzenia pełnych briefów dla każdego elementu treści; później jest na to czas. Na razie po prostu wymyśl pomysły, abyś mógł zacząć budować strategię i harmonogram.

4. Utwórz kalendarz

Nie ma dwóch identycznych kalendarzy treści, ponieważ ich struktura musi odzwierciedlać cele i potrzeby każdej firmy. Możesz stworzyć kalendarz od podstaw, użyć szablonu lub zainwestować w oprogramowanie do kalendarza treści lub narzędzie do zarządzania projektami.

Istnieje kilka typów informacji, które może zawierać Twój kalendarz treści:

• Tytuł/nazwa fragmentu treści
• Rodzaj treści/format
• Klaster/rodzina treści
• Słowa kluczowe
• Autor/autor
• Przypisany redaktor
• Kanały dystrybucji)
• Data publikacji
• Termin – pierwszy projekt
• Termin – drugi projekt
• Nazwa pliku fragmentu treści/link do dokumentu Google lub dokumentu programu Word
• KPI
• Inne prośby (tj. ilustracje, obrazy, projekty graficzne)

Nie musisz korzystać ze wszystkich – to zależy od Ciebie. Na przykład może nie być konieczne uwzględnianie terminów dla różnych wersji roboczych, jeśli autor i redaktor to jedna i ta sama osoba. Wybierz i zbuduj kalendarz, który jest odpowiedni dla Ciebie.

Możesz utworzyć prosty kalendarz w arkuszu kalkulacyjnym, takim jak Excel lub Arkusze Google. Kodowanie kolorami pól może ułatwić korzystanie z niego. Niektórzy specjaliści od treści preferują format kalendarza tygodniowego lub miesięcznego ze względu na efekt wizualny. Jeszcze inni wolą oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Trello lub CoSchedule, które zawiera elastyczny interfejs typu „przeciągnij i upuść” oraz funkcje współpracy. Na przykład w Outbrain lubimy używać Monday.com do naszego kalendarza treści. Każdy tydzień jest przedstawiany jako oddzielna „grupa” na jednej przewijanej planszy.

5. Wypełnij kalendarz na najbliższe 2-3 miesiące

Twój kalendarz treści powinien zapewniać żywy obraz Twojej strategii dotyczącej treści w działaniu. Na tym etapie wypełnij kalendarz na kilka następnych tygodni, a nawet miesięcy, jeśli to możliwe, korzystając z pomysłów na treści i wskaźników KPI, które zaplanowałeś w kroku 3. Pamiętaj, aby trzymać się swojej strategii i celów, robiąc to. Ale nie martw się, że od razu będzie idealnie. Zawsze możesz przenieść rzeczy później.

Wprowadź każdy element treści z odpowiednimi szczegółami, takimi jak autor, redaktor, właściciel, oś czasu, data publikacji, kanały promocji, wskaźniki KPI i wszelkie inne istotne informacje zgodnie ze strukturą kalendarza. Bądź tak dokładny, jak to możliwe, ale nawet jeśli podasz tylko tytuł treści i datę publikacji, to wystarczy na początek na wczesnych etapach,

6. Ustaw ramy czasowe

Ustaw ramy czasowe procesu opracowywania treści na podstawie dat publikacji każdego elementu treści. Będzie to łatwiejsze dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami, które zapewnia tę funkcję. Ale nadal możesz utworzyć podstawowy przepływ pracy w arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie programu Word. Użyj różnych kolorów podświetlenia, aby wskazać postęp każdego elementu. Na przykład element zawartości, który nie został jeszcze przypisany, można oznaczyć na żółto, pomarańczowo – przydzielono, na zielono – w toku, na czerwono – zaległy, a na niebiesko – ukończony.

7. Bądź elastyczny i dostosuj się

Strategia dotycząca treści cyfrowych nigdy nie jest ostateczna. Zawsze w grę wchodzą zmiany, opóźnienia, nowe priorytety lub odwołania w ostatniej chwili. Twój kalendarz treści powinien być zbudowany w taki sposób, aby można go było szybko i łatwo dostosować do potrzeb. Jest to łatwiejsze dzięki specjalistycznemu kalendarzowi lub narzędziu do zarządzania projektami, ale można to zrobić również za pomocą podstawowego formatu arkusza kalkulacyjnego. Jeśli to możliwe, umożliwiaj swoim współpracownikom dołączanie komentarzy, notatek lub odpowiednich linków. I oczywiście pamiętaj, aby dołączyć linki lub nazwy plików fragmentów treści, aby każdy wpis w kalendarzu odpowiadał odpowiedniemu fragmentowi. To znacznie ułatwia śledzenie aktywności, gdy trzeba wprowadzić zmiany lub aktualizacje w kalendarzu.

8. Aktualizuj swój kalendarz w czasie rzeczywistym

Strategia i harmonogram treści będą podlegać ciągłym zmianom, w zależności od 1001 czynników. Z tego powodu nie możemy tego wystarczająco podkreślić: upewnij się, że Twój kalendarz treści zawsze odzwierciedla najnowszą wersję tego, co się dzieje.

Miej otwarty kalendarz zawartości na pulpicie przez cały dzień, aby móc go od razu aktualizować. Mogą wystąpić niewielkie zmiany, takie jak dostosowana data publikacji lub poprawka w tekście głównym. Zdarzają się też duże zmiany, takie jak decyzja o „zabiciu” treści lub prośba prezesa o opublikowanie bloga w ostatniej chwili. Nawet jeśli nie ma w tym dramatu, każdy szczegół powinien być dokładny w czasie rzeczywistym. Wpis na blogu został opublikowany? Oznacz to jako „Opublikowane”. Zdecydowałeś się opublikować jutro, a nie dzisiaj? Przenieś to teraz do kalendarza. To jedyny sposób, aby być na bieżąco z harmonogramem treści i utrzymać spójność zespołu (i swoje zdrowie psychiczne w ryzach!)

9. Podziel się ze swoim zespołem

Pomyśl o swoim kalendarzu treści jako o „centrum”, w którym wszyscy zaangażowani w planowanie, produkcję, dystrybucję i strategię treści mogą zobaczyć, co się dzieje w danym momencie. Jeśli pracujesz z małym lub dużym zespołem, będziesz potrzebować wspólnego kalendarza i zapewnić dostęp osobom upoważnionym do wprowadzania zmian i jego aktualizacji. Jeśli Twój zespół jest duży, a przepływy pracy są skomplikowane, prawdopodobnie będziesz musiał rozważyć użycie oprogramowania do kalendarza lub narzędzia do zarządzania projektami.

I jeszcze jedno: zbyt wielu kucharzy psuje rosół, a zbyt wielu członków zespołu aktualizujących kalendarz zawartości może być przepisem na zamieszanie. Uważaj na uprawnienia edytora – zezwalaj tylko osobom odpowiedzialnym za kalendarz na dodawanie, usuwanie lub aktualizowanie szczegółów.

Korzystanie z narzędzia kalendarza treści – zalety i wady

Jeśli zwykły arkusz kalkulacyjny nie wystarczy do Twojego kalendarza treści, możesz zainwestować w bardziej zaawansowane narzędzie lub oprogramowanie do zarządzania projektami. Oto kilka zalet i wad, które pomogą Ci zdecydować, czy warto kupić oprogramowanie lub narzędzie do planowania treści online.

Zalety

Bardziej atrakcyjny wizualnie i profesjonalny

Jedną z miłych (ale nie niezbędnych) rzeczy w narzędziu do kalendarza treści jest to, że jest ono specjalnie zaprojektowane, więc będzie bardziej eleganckie i satysfakcjonujące wizualnie. Dla niektórych może to nie wydawać się wielką sprawą, ale inni działają znacznie lepiej z profesjonalnie wyglądającym kalendarzem niż z własnym.

Więcej funkcji i narzędzi

Główną zaletą oprogramowania do kalendarza treści są wszystkie funkcje, które pomagają uczynić kalendarz tak przyjaznym dla użytkownika i wydajnym, jak to tylko możliwe. Na przykład te narzędzia często mają funkcję „przeciągnij i upuść”, dzięki czemu wprowadzanie zmian w kalendarzu jest niezwykle szybkie i intuicyjne. Często mają również konfigurowalną funkcjonalność przepływu pracy, dzięki czemu naprawdę możesz zbudować kalendarz spełniający Twoje wymagania.

Świetne dla dużych zespołów

Jeśli zarządzasz dużym zespołem ds. treści lub współpracujesz z innymi interesariuszami, narzędzie do zarządzania projektami będzie prawdopodobnie niezbędnym wyborem. Możesz zarządzać dostępem i uprawnieniami użytkowników, przydzielać zadania określonym osobom lub zespołom oraz tworzyć powiązania z odpowiednimi projektami, zespołami i operacjami.

Cons

Kosztuje pieniądze

W przeciwieństwie do arkusza kalkulacyjnego oprogramowanie kalendarza będzie kosztować. W przypadku małej firmy lub samodzielnego sprzedawcy treści prawdopodobnie nie ma potrzeby inwestowania, a jeśli dostępna jest darmowa wersja, to wystarczy. W przypadku większych zespołów lub bardziej złożonych przepływów pracy może nie być innego wyjścia, jak tylko rozłożyć koszty.

Musi nauczyć się używać

W zależności od tego, jak zaawansowane jest narzędzie lub oprogramowanie, członkowie zespołu mogą wymagać wdrożenia lub szkolenia, aby nauczyć się z niego korzystać. Może to spowolnić proces zarządzania treścią.

Ewentualnie dodatkowe funkcje

Te narzędzia mają wszelkiego rodzaju funkcje i możliwości, których możesz nie potrzebować, co może negatywnie wpłynąć na wrażenia użytkownika. Możesz w końcu zapłacić za rozwiązanie, którego tak naprawdę nie wykorzystujesz w pełni.

Każda strategia treści wymaga kalendarza treści, aby ją ożywić. Zacznij tworzyć swój kalendarz już dziś i zaplanuj świetlaną przyszłość treści.