9 sencillos pasos para crear un calendario de contenido

Imagina llevar tu vida sin Google Calendar o Outlook Calendar.

No, gracias.

Si es un especialista en marketing digital, intente imaginar ejecutar su estrategia de contenido y su equipo sin un calendario de contenido. ¡Ay!

Un calendario de contenido lo ayuda a administrar el proceso de planificación, producción y promoción de contenido. Con un calendario de contenido, puede planificar con anticipación, priorizar tareas, asignar recursos y cumplir con los plazos de la manera más eficiente.

Pero un calendario de contenido no es solo una herramienta organizativa; también lo mantendrá alineado con su estrategia de contenido, para que pueda enriquecer su embudo de marketing con contenido poderoso y oportuno y alcanzar sus objetivos comerciales.

Buenas noticias: no necesita un software especial para crear un calendario de contenido. Aunque, esto puede ser algo que desee considerar en el futuro, especialmente si está administrando un equipo de contenido y desea una plataforma con capacidades más sofisticadas. Más sobre eso más adelante.

Mientras tanto, siga estos pasos para crear un calendario de contenido que funcione para usted.

1. Define tu audiencia y objetivos

Toda actividad de marketing digital comienza aquí. Para crear un calendario de contenido, debe comprender quién leerá el contenido y cuál es el propósito de cada parte del contenido.

Hay una buena razón para esto. Está invirtiendo su tiempo y recursos en la creación de contenido, y desea que sea el contenido adecuado, para la audiencia adecuada, promocionado en el momento adecuado.

Por ejemplo, si está comenzando a escribir un blog, considere quiénes son los principales lectores que desea atraer y qué desea que hagan cuando lean las publicaciones. ¿Generar conciencia o generar clics en una página web específica? Tal vez el objetivo de un blog en particular sea el SEO, para que puedas mejorar tu clasificación en los motores de búsqueda.

No necesitas escribir una tesis de 10 páginas aquí; solo un breve bosquejo de sus personas de marketing y los KPI serán suficientes para guiarlo a medida que desarrolla su calendario de contenido.

2. Elige tus canales

A continuación, debe decidir qué canales de medios planea usar en su calendario. ¿Tienes un blog, una página de redes sociales o un canal de YouTube? ¿Quizás está produciendo podcasts o libros electrónicos para la generación de prospectos? Cree una lista de todos los diferentes canales; la necesitará cuando organice el cronograma de publicación de su calendario de contenido.

3. Lluvia de ideas de contenido

Es una buena idea tener un montón de ideas de contenido para comenzar, de modo que pueda ingresarlas en el calendario como base de partida. Tenga una sesión de lluvia de ideas con su equipo, o solo si va solo, y cree una lista de temas y formatos de contenido. Indica el objetivo, la audiencia y cualquier otro detalle que se te ocurra. No es necesario crear resúmenes completos para cada pieza de contenido; hay tiempo para eso más tarde. Por ahora, solo presente las ideas para que pueda comenzar a desarrollar una estrategia y un cronograma.

4. Crea el calendario

No hay dos calendarios de contenido iguales, porque la estructura debe reflejar los objetivos y necesidades de cada empresa. Puede crear un calendario desde cero, utilizar una plantilla o invertir en un software de calendario de contenido o una herramienta de gestión de proyectos.

Hay varios tipos de información que su calendario de contenido puede incluir:

• Título/nombre de la pieza de contenido
• Tipo de contenido/formato
• Clúster/familia de contenido
• Palabras clave
• autor/firma
• editor asignado
• Canales de distribucion)
• Fecha de publicación
• Plazo: primer borrador
• Plazo – segundo borrador
• Nombre de archivo de la pieza de contenido/enlace a Google doc o Word doc
• KPI
• Otras solicitudes (es decir, ilustraciones, imágenes, diseño gráfico)

No tienes que usarlos todos, depende de ti. Por ejemplo, es posible que no necesite incluir plazos para diferentes borradores si el escritor y el editor son la misma persona. Elija y elija crear un calendario que sea adecuado para usted.

Puede crear un calendario simple en una hoja de cálculo, como Excel o Google Sheets. La codificación de colores de los campos puede ayudar a que sea más fácil de usar. Algunos profesionales de contenido prefieren un formato de calendario semanal o mensual, debido al impacto visual. Incluso otros prefieren el software de gestión de proyectos, como Trello o CoSchedule, que incluyen una interfaz flexible de arrastrar y soltar y funciones de colaboración. En Outbrain, por ejemplo, disfrutamos usar Monday.com para nuestro calendario de contenido. Cada semana se presenta como un 'grupo' separado en un tablero desplazable.

5. Llena el calendario para los próximos 2-3 meses

Su calendario de contenido debe proporcionar una instantánea viva de su estrategia de contenido en acción. En esta etapa, llene el calendario para las próximas semanas o incluso meses si es posible, utilizando las ideas de contenido y los KPI que trazó en el paso 3. Asegúrese de ceñirse a su estrategia y objetivos mientras hace esto. Pero no te preocupes por hacerlo perfecto de inmediato. Siempre puedes mover las cosas más tarde.

Ingrese cada pieza de contenido con los detalles correspondientes, como el escritor, editor, propietario, línea de tiempo, fecha de publicación, canales de promoción, KPI y cualquier otra información relevante de acuerdo con la estructura de su calendario. Sea lo más minucioso posible, pero incluso si solo ingresa el título del contenido y la fecha de publicación, eso es suficiente para comenzar en las primeras etapas.

6. Establecer plazos

Establezca cronogramas para el proceso de desarrollo de contenido, en función de las fechas de publicación de cada pieza de contenido. Esto será más fácil de hacer con un software de gestión de proyectos que proporcione esta característica. Pero aún puede crear un flujo de trabajo básico en una hoja de cálculo o un documento de Word. Use varios colores de realce para indicar el progreso de cada pieza. Por ejemplo, una pieza de contenido que aún no está asignada puede marcarse en amarillo, naranja para asignado, verde para en curso, rojo para vencido y azul para completado.

7. Sé flexible y adáptate

Una estrategia de contenido digital nunca es inamovible. Siempre habrá cambios de última hora, retrasos, nuevas prioridades o cancelaciones que entren en juego. Su calendario de contenido debe construirse de manera que sea rápido y sencillo de adaptar según sea necesario. Esto es más fácil con un calendario especializado o una herramienta de gestión de proyectos, pero también se puede hacer con un formato básico de hoja de cálculo. Si es posible, permita que sus compañeros de trabajo adjunten comentarios, notas o enlaces relevantes. Y, por supuesto, asegúrese de incluir enlaces o nombres de archivo de piezas de contenido para que cada entrada del calendario corresponda a la pieza relevante. Esto hace que sea mucho más fácil realizar un seguimiento de su actividad cuando necesita realizar cambios o actualizaciones en el calendario.

8. Actualiza tu calendario en tiempo real

Habrá cambios constantes en su estrategia y programación de contenido, dependiendo de 1001 factores. Por esta razón, no podemos enfatizarlo lo suficiente: asegúrese de que su calendario de contenido siempre refleje la versión más reciente de lo que está sucediendo.

Mantenga su calendario de contenido abierto en su escritorio todo el día, para que pueda actualizarlo de inmediato. Puede haber pequeños cambios, como una fecha de publicación ajustada o un ajuste en la copia firmada. También ocurren grandes cambios, como la decisión de 'matar' una pieza de contenido, o una solicitud de último minuto para publicar un blog del CEO. Incluso cuando no hay drama involucrado, cada detalle debe ser preciso en tiempo real. ¿Se publicó una publicación de blog? Márquelo como "Publicado". ¿Decidió publicar mañana en lugar de hoy? Muévelo en el calendario ahora. Esta es la única manera de mantenerse al tanto de su programa de contenido y mantener a su equipo alineado (¡y su cordura bajo control!)

9. Comparte con tu equipo

Piense en su calendario de contenido como un "centro" donde todos los involucrados en la planificación, producción, distribución y estrategia de contenido pueden ver lo que sucede en un momento dado. Si está trabajando con un equipo pequeño o grande, deberá tener un calendario compartido y brindar acceso a las personas autorizadas para realizar cambios y actualizarlo. Si su equipo es grande y los flujos de trabajo son complicados, probablemente deba considerar usar un software de calendario o una herramienta de gestión de proyectos.

Y otra cosa: demasiados cocineros estropean el caldo y demasiados miembros del equipo actualizando un calendario de contenido puede ser una receta para la confusión. Asegúrese de tener cuidado con los permisos del editor: solo permita que los responsables del calendario agreguen, eliminen o actualicen los detalles.

Uso de una herramienta de calendario de contenido: pros y contras

Si una hoja de cálculo básica no es suficiente para su calendario de contenido, puede optar por invertir en una herramienta más sofisticada o en un software de gestión de proyectos. Aquí hay algunas ventajas y desventajas para ayudarlo a decidir si un software o una herramienta de planificación de contenido en línea vale la pena para usted.

ventajas

Más visualmente atractivo y profesional.

Una de las cosas buenas (pero no esenciales) de una herramienta de calendario de contenido es que está diseñada con un propósito, por lo que será más elegante y visualmente satisfactoria. Esto puede no parecer un gran problema para algunos, pero otros funcionan mucho mejor con un calendario de aspecto profesional, en lugar de uno de cosecha propia.

Más características y herramientas

La principal ventaja del software de calendario de contenido son todas las funciones que ayudan a que su calendario sea lo más fácil de usar y eficiente posible. Por ejemplo, estas herramientas suelen tener una función de arrastrar y soltar, por lo que realizar cambios en el calendario es increíblemente rápido e intuitivo. También suelen tener una funcionalidad de flujo de trabajo personalizable, por lo que realmente puede crear un calendario que cumpla con sus requisitos.

Genial para equipos grandes

Si está administrando un gran equipo de contenido o colaborando con otras partes interesadas, entonces una herramienta de administración de proyectos probablemente sea una opción necesaria. Puede administrar el acceso y los permisos de los usuarios, asignar tareas a personas o equipos específicos y establecer vínculos cruzados con proyectos, equipos y operaciones relevantes.

Contras

Cuesta dinero

A diferencia de una hoja de cálculo, una herramienta de software de calendario costará dinero. Para una pequeña empresa o un comercializador de contenido individual, probablemente no haya necesidad de invertir, o si hay una versión gratuita disponible, eso será suficiente. Para equipos más grandes o flujos de trabajo más complejos, puede que no haya más remedio que desembolsar el costo.

Debe aprender a usar

Según la sofisticación de la herramienta o el software, los miembros del equipo pueden necesitar incorporación o capacitación para aprender a usarlo. Esto puede ralentizar el proceso de gestión de contenido.

Posiblemente características extrañas

Estas herramientas tienen todo tipo de características y capacidades que quizás no necesite, lo que puede perjudicar la experiencia del usuario. Puede terminar pagando por una solución que realmente no utiliza al máximo.

Cada estrategia de contenido necesita un calendario de contenido para darle vida. Comience a crear su calendario hoy y planifique un futuro de contenido que sea brillante.