9 ขั้นตอนง่ายๆ ในการสร้างปฏิทินเนื้อหา

ลองนึกภาพการใช้ชีวิตของคุณโดยไม่ต้องใช้ Google ปฏิทินหรือปฏิทิน Outlook

ไม่เป็นไรขอบคุณ.

หากคุณเป็นนักการตลาดดิจิทัล ลองจินตนาการถึงการดำเนินกลยุทธ์เนื้อหาและทีมของคุณโดยไม่มีปฏิทินเนื้อหา อ๊ะ!

ปฏิทินเนื้อหาช่วยให้คุณจัดการกระบวนการวางแผน ผลิต และโปรโมตเนื้อหาได้ ด้วยปฏิทินเนื้อหา คุณสามารถวางแผนล่วงหน้า จัดลำดับความสำคัญของงาน กำหนดทรัพยากร และทำตามกำหนดเวลาด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

แต่ปฏิทินเนื้อหาไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือขององค์กรเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสอดคล้องกับกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถเพิ่มช่องทางการตลาดของคุณด้วยเนื้อหาที่ทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

ข่าวดี: คุณไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อสร้างปฏิทินเนื้อหา แม้ว่านี่อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการพิจารณาในอนาคต โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังจัดการทีมเนื้อหาและต้องการแพลตฟอร์มที่มีความสามารถที่ซับซ้อนมากขึ้น เพิ่มเติมในภายหลัง

ในระหว่างนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างปฏิทินเนื้อหาที่เหมาะกับคุณ

1. กำหนดผู้ชมและเป้าหมายของคุณ

ทุกกิจกรรมการตลาดดิจิทัลเริ่มต้นที่นี่ ในการสร้างปฏิทินเนื้อหา คุณต้องเข้าใจว่าใครบ้างที่จะอ่านเนื้อหา และจุดประสงค์ของเนื้อหาแต่ละส่วนคืออะไร

มีเหตุผลที่ดีสำหรับเรื่องนี้ คุณกำลังลงทุนเวลาและทรัพยากรของคุณในการสร้างเนื้อหา และคุณต้องการให้เป็นเนื้อหาที่เหมาะสมสำหรับผู้ชมที่เหมาะสม ได้รับการโปรโมตในเวลาที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเริ่มเขียนบล็อก ให้พิจารณาว่าใครคือผู้อ่านหลักที่คุณต้องการดึงดูด และคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรเมื่อพวกเขาอ่านโพสต์ สร้างการรับรู้หรือกระตุ้นการคลิกไปยังหน้าเว็บเฉพาะหรือไม่ บางทีจุดมุ่งหมายของบล็อกเฉพาะคือ SEO ดังนั้นคุณจึงสามารถปรับปรุงการจัดอันดับของเครื่องมือค้นหาได้

คุณไม่จำเป็นต้องเขียนวิทยานิพนธ์ 10 หน้าที่นี่ เพียงร่างสั้น ๆ ของบุคลิกภาพทางการตลาดของคุณและ KPI ก็เพียงพอแล้วที่จะแนะนำคุณเมื่อคุณสร้างปฏิทินเนื้อหาของคุณ

2. เลือกช่องของคุณ

ถัดไป คุณต้องตัดสินใจว่าจะใช้ช่องทางสื่อใดในปฏิทินของคุณ คุณมีบล็อก หน้าโซเชียลมีเดีย หรือช่อง YouTube หรือไม่ บางทีคุณกำลังผลิตพอดแคสต์หรืออีบุ๊กสำหรับการสร้างความสนใจในตัวสินค้า สร้างรายการของช่องต่างๆ ทั้งหมด คุณจะต้องใช้สิ่งนี้เมื่อคุณจัดระเบียบกำหนดการโพสต์ของปฏิทินเนื้อหาของคุณ

3. ระดมความคิดเกี่ยวกับเนื้อหา

เป็นความคิดที่ดีที่จะมีแนวคิดเกี่ยวกับเนื้อหามากมายเพื่อเริ่มต้น ดังนั้นคุณจึงสามารถป้อนแนวคิดเหล่านั้นลงในปฏิทินเป็นฐานเริ่มต้นได้ ระดมความคิดกับทีมของคุณ – หรือคนเดียวหากคุณจะไปคนเดียว – และสร้างรายการหัวข้อและรูปแบบเนื้อหา ระบุเป้าหมาย ผู้ชม และรายละเอียดอื่นๆ ที่คุณนึกออก ไม่จำเป็นต้องสร้างบทสรุปฉบับเต็มสำหรับเนื้อหาแต่ละชิ้น มีเวลาในภายหลัง สำหรับตอนนี้ ลองคิดหาไอเดียต่างๆ เพื่อที่คุณจะสามารถเริ่มสร้างกลยุทธ์และไทม์ไลน์ได้

4. สร้างปฏิทิน

ไม่มีปฏิทินเนื้อหาสองรายการที่เหมือนกัน เนื่องจากโครงสร้างต้องสะท้อนถึงเป้าหมายและความต้องการของแต่ละบริษัท คุณสามารถสร้างปฏิทินตั้งแต่เริ่มต้น หรือใช้เทมเพลต หรือลงทุนในซอฟต์แวร์ปฏิทินเนื้อหาหรือเครื่องมือการจัดการโครงการ

มีข้อมูลหลายประเภทที่ปฏิทินเนื้อหาของคุณอาจรวมถึง:

• ชื่อเรื่อง/ชื่อของเนื้อหา
• ประเภทของเนื้อหา/รูปแบบ
• คลัสเตอร์/ตระกูลเนื้อหา
• คำหลัก
• ผู้เขียน/บรรทัด
• บรรณาธิการที่ได้รับมอบหมาย
• ช่องทางการจำหน่าย)
• วันที่เผยแพร่
• วันกำหนดส่ง – ร่างแรก
• วันกำหนดส่ง - ร่างที่สอง
• ชื่อไฟล์ของเนื้อหา/ลิงก์ไปยัง Google doc หรือ Word doc
• ตัวชี้วัด
• คำขออื่นๆ (เช่น ภาพประกอบ รูปภาพ การออกแบบกราฟิก)

คุณไม่จำเป็นต้องใช้ทั้งหมด - ขึ้นอยู่กับคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่จำเป็นต้องกำหนดเส้นตายสำหรับฉบับร่างต่างๆ หากผู้เขียนและบรรณาธิการเป็นบุคคลเดียวกัน เลือกและเลือกสร้างปฏิทินที่เหมาะกับคุณ

คุณสามารถสร้างปฏิทินอย่างง่ายในสเปรดชีต เช่น Excel หรือ Google ชีต รหัสสีของฟิลด์สามารถช่วยให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น ผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาบางคนชอบรูปแบบปฏิทินรายสัปดาห์หรือรายเดือน เนื่องจากมีผลต่อภาพ แม้แต่ซอฟต์แวร์อื่นๆ ก็ยังชอบซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Trello หรือ CoSchedule ซึ่งมีอินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่ยืดหยุ่นและคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน ตัวอย่างเช่น ที่ Outbrain เราสนุกกับการใช้ Monday.com สำหรับปฏิทินเนื้อหาของเรา แต่ละสัปดาห์จะแสดงเป็น 'กลุ่ม' แยกต่างหากบนกระดานแบบเลื่อนได้หนึ่งกระดาน

5. กรอกปฏิทินสำหรับ 2-3 เดือนข้างหน้า

ปฏิทินเนื้อหาของคุณควรให้ภาพรวมของกลยุทธ์เนื้อหาของคุณที่ใช้งานจริง ในขั้นตอนนี้ ให้กรอกปฏิทินสำหรับอีกสองสามสัปดาห์หรือแม้แต่เดือนถัดไปหากเป็นไปได้ โดยใช้แนวคิดเนื้อหาและ KPI ที่คุณร่างไว้ในขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยึดตามกลยุทธ์และเป้าหมายของคุณในขณะที่คุณทำสิ่งนี้ แต่อย่ากังวลกับการทำให้มันสมบูรณ์แบบในทันที คุณสามารถย้ายสิ่งต่างๆ ในภายหลังได้ตลอดเวลา

ป้อนเนื้อหาแต่ละชิ้นพร้อมรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น ผู้เขียน บรรณาธิการ เจ้าของ ไทม์ไลน์ วันที่เผยแพร่ ช่องทางการโปรโมต KPI และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ตามโครงสร้างปฏิทินของคุณ ให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่แม้ว่าคุณจะป้อนชื่อเนื้อหาและวันที่เผยแพร่เท่านั้น นั่นก็เพียงพอแล้วสำหรับการเริ่มต้นในช่วงแรก

6. กำหนดระยะเวลา

กำหนดไทม์ไลน์สำหรับกระบวนการพัฒนาเนื้อหา ตามวันที่ตีพิมพ์สำหรับเนื้อหาแต่ละชิ้น สิ่งนี้จะทำได้ง่ายขึ้นด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณสมบัตินี้ แต่คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์พื้นฐานในสเปรดชีตหรือเอกสาร Word ใช้ไฮไลท์สีต่าง ๆ เพื่อบ่งบอกความคืบหน้าของงานแต่ละชิ้น ตัวอย่างเช่น ชิ้นเนื้อหาที่ยังไม่ได้กำหนดสามารถทำเครื่องหมายเป็นสีเหลือง สีส้มสำหรับกำหนด สีเขียวสำหรับกำลังดำเนินการ สีแดงสำหรับเกินกำหนด และสีน้ำเงินสำหรับเสร็จสมบูรณ์

7. มีความยืดหยุ่นและปรับตัว

กลยุทธ์เนื้อหาดิจิทัลไม่เคยถูกกำหนดไว้เป็นหิน จะมีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย ความล่าช้า การจัดลำดับความสำคัญใหม่ หรือการยกเลิกที่เข้ามาเกี่ยวข้องเสมอ ปฏิทินเนื้อหาของคุณควรสร้างขึ้นในลักษณะที่ทำให้ปรับเปลี่ยนได้ง่ายและรวดเร็วตามต้องการ ซึ่งทำได้ง่ายกว่าด้วยปฏิทินหรือเครื่องมือการจัดการโครงการโดยเฉพาะ แต่ก็สามารถทำได้ด้วยรูปแบบสเปรดชีตพื้นฐานเช่นกัน ถ้าเป็นไปได้ ให้เพื่อนร่วมงานของคุณแนบความคิดเห็น บันทึกย่อ หรือลิงก์ที่เกี่ยวข้อง และแน่นอน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ลิงก์หรือชื่อไฟล์ของส่วนเนื้อหา เพื่อให้แต่ละรายการในปฏิทินสอดคล้องกับส่วนที่เกี่ยวข้อง วิธีนี้ทำให้การติดตามกิจกรรมของคุณง่ายขึ้นมากเมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดตปฏิทิน

8. อัปเดตปฏิทินของคุณตามเวลาจริง

จะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในกลยุทธ์เนื้อหาและกำหนดการของคุณ ขึ้นอยู่กับปัจจัย 1,001 ด้วยเหตุผลนี้ เราไม่สามารถเน้นได้เพียงพอ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินเนื้อหาของคุณสะท้อนถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในเวอร์ชันล่าสุดเสมอ

เปิดปฏิทินเนื้อหาของคุณไว้บนเดสก์ท็อปตลอดทั้งวัน เพื่อให้คุณสามารถอัปเดตได้ทันที อาจมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น ปรับวันที่ตีพิมพ์ หรือปรับแต่งสำเนาบรรทัด การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ก็เกิดขึ้นเช่นกัน เช่น การตัดสินใจ 'ยกเลิก' ชิ้นส่วนเนื้อหา หรือคำขอในนาทีสุดท้ายเพื่อเผยแพร่บล็อกจาก CEO แม้ว่าจะไม่มีดราม่าเข้ามาเกี่ยวข้อง แต่ทุกรายละเอียดก็ควรจะแม่นยำตามเวลาจริง บล็อกโพสต์เผยแพร่จริงหรือไม่ ทำเครื่องหมายว่า "เผยแพร่แล้ว" ตัดสินใจที่จะเผยแพร่ในวันพรุ่งนี้มากกว่าวันนี้? ย้ายไปไว้ในปฏิทินเลย นี่เป็นวิธีเดียวที่จะติดตามตารางเนื้อหาของคุณและทำให้ทีมของคุณสอดคล้องกัน (และตรวจสอบสติของคุณ!)

9. แบ่งปันกับทีมของคุณ

ให้คิดว่าปฏิทินเนื้อหาของคุณเป็น 'ศูนย์กลาง' ซึ่งทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนเนื้อหา การผลิต การจัดจำหน่าย และกลยุทธ์สามารถดูสิ่งที่เกิดขึ้นในเวลาใดก็ได้ หากคุณกำลังทำงานกับทีมขนาดเล็กหรือใหญ่ คุณจะต้องมีปฏิทินที่ใช้ร่วมกันและให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงและอัปเดต หากทีมของคุณมีขนาดใหญ่และเวิร์กโฟลว์ซับซ้อน คุณอาจต้องพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ปฏิทินหรือเครื่องมือการจัดการโครงการ

และอีกสิ่งหนึ่ง: พ่อครัวมากเกินไปทำให้น้ำซุปเสีย และสมาชิกในทีมที่อัปเดตปฏิทินเนื้อหามากเกินไปอาจเป็นสูตรสำหรับความสับสน โปรดระวังด้วยสิทธิ์แก้ไข - อนุญาตเฉพาะผู้ที่รับผิดชอบปฏิทินเท่านั้นที่จะเพิ่ม ลบ หรืออัปเดตรายละเอียดได้

การใช้เครื่องมือปฏิทินเนื้อหา – ข้อดีและข้อเสีย

หากสเปรดชีตพื้นฐานไม่เพียงพอสำหรับปฏิทินเนื้อหาของคุณ คุณสามารถเลือกลงทุนในเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ซับซ้อนกว่านี้ได้ ต่อไปนี้คือข้อดีและข้อเสียบางประการที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือวางแผนเนื้อหาออนไลน์นั้นคุ้มค่าสำหรับคุณหรือไม่

ข้อดี

ดึงดูดสายตาและเป็นมืออาชีพมากขึ้น

ข้อดีอย่างหนึ่ง (แต่ไม่จำเป็น) เกี่ยวกับเครื่องมือปฏิทินเนื้อหาคือได้รับการออกแบบตามวัตถุประสงค์ ดังนั้นเครื่องมือนี้จึงดูลื่นไหลและน่าพึงพอใจมากขึ้น สิ่งนี้อาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่สำหรับบางคน แต่บางคนก็ทำงานได้ดีกว่ามากเมื่อใช้ปฏิทินที่ดูเป็นมืออาชีพ แทนที่จะเป็นปฏิทินที่ปลูกเองที่บ้าน

คุณสมบัติและเครื่องมือเพิ่มเติม

ข้อได้เปรียบหลักของซอฟต์แวร์ปฏิทินเนื้อหาคือคุณสมบัติทั้งหมดที่ช่วยให้ปฏิทินของคุณเป็นมิตรกับผู้ใช้และมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น เครื่องมือเหล่านี้มักมีฟังก์ชันลากและวาง ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงปฏิทินจึงรวดเร็วและง่ายดายอย่างไม่น่าเชื่อ พวกเขามักจะมีฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถสร้างปฏิทินที่ตรงตามความต้องการของคุณได้

เหมาะสำหรับทีมขนาดใหญ่

หากคุณกำลังจัดการทีมเนื้อหาขนาดใหญ่หรือทำงานร่วมกันกับผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ เครื่องมือการจัดการโครงการอาจเป็นตัวเลือกที่จำเป็น คุณสามารถจัดการการเข้าถึงและการอนุญาตของผู้ใช้ มอบหมายงานให้กับบุคคลหรือทีมเฉพาะ และเชื่อมโยงข้ามไปยังโครงการ ทีม และการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง

ข้อเสีย

ค่าใช้จ่ายเงิน

เครื่องมือซอฟต์แวร์ปฏิทินจะมีค่าใช้จ่ายไม่เหมือนกับสเปรดชีต สำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือนักการตลาดเนื้อหาเดี่ยว อาจไม่จำเป็นต้องลงทุน หรือหากมีเวอร์ชันฟรีให้ใช้งาน นั่นก็เพียงพอแล้ว สำหรับทีมขนาดใหญ่หรือเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากขึ้น อาจไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องแยกค่าใช้จ่ายออก

ต้องเรียนรู้การใช้งาน

สมาชิกในทีมอาจต้องการการเตรียมความพร้อมหรือการฝึกอบรมเพื่อเรียนรู้วิธีใช้งาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ ซึ่งอาจทำให้กระบวนการจัดการเนื้อหาช้าลงได้

คุณสมบัติภายนอกที่อาจเป็นได้

เครื่องมือเหล่านี้มีคุณสมบัติและความสามารถทุกประเภทที่คุณอาจไม่ต้องการ ซึ่งอาจทำให้ประสบการณ์ของผู้ใช้แย่ลง คุณอาจต้องจ่ายเงินสำหรับโซลูชันที่คุณไม่ได้ใช้อย่างเต็มที่

ทุกกลยุทธ์เนื้อหาต้องการปฏิทินเนื้อหาเพื่อทำให้เป็นจริง เริ่มสร้างปฏิทินของคุณวันนี้ และวางแผนอนาคตของเนื้อหาที่สดใส