9 einfache Schritte zum Erstellen eines Inhaltskalenders

Stellen Sie sich vor, Ihr Leben ohne Google-Kalender oder Outlook-Kalender zu führen.

Nein Danke.

Wenn Sie ein digitaler Vermarkter sind, dann versuchen Sie sich vorzustellen, Ihre Content-Strategie und Ihr Team ohne einen Content-Kalender zu führen. Huch!

Ein Inhaltskalender hilft Ihnen, den Prozess der Planung, Produktion und Bewerbung von Inhalten zu verwalten. Mit einem Inhaltskalender können Sie im Voraus planen, Aufgaben priorisieren, Ressourcen zuweisen und Fristen auf die effizienteste Weise einhalten.

Aber ein Content-Kalender ist nicht nur ein Organisationstool; Es hält Sie auch an Ihrer Inhaltsstrategie ausgerichtet, sodass Sie Ihren Marketingtrichter mit zeitnahen, leistungsstarken Inhalten bereichern und Ihre Geschäftsziele erreichen können.

Gute Nachrichten: Sie benötigen keine spezielle Software, um einen Inhaltskalender zu erstellen. Dies ist jedoch möglicherweise etwas, das Sie in Zukunft in Betracht ziehen sollten, insbesondere wenn Sie ein Content-Team leiten und eine Plattform mit ausgefeilteren Funktionen wünschen. Dazu später mehr.

Befolgen Sie in der Zwischenzeit diese Schritte, um einen Inhaltskalender zu erstellen, der für Sie funktioniert.

1. Definieren Sie Ihr Publikum und Ihre Ziele

Jede digitale Marketingaktivität beginnt hier. Um einen Inhaltskalender zu erstellen, müssen Sie verstehen, wer die Inhalte lesen wird und welchen Zweck die einzelnen Inhalte haben.

Dafür gibt es einen guten Grund. Sie investieren Ihre Zeit und Ressourcen in die Erstellung von Inhalten und möchten, dass es sich um die richtigen Inhalte für das richtige Publikum handelt, die zur richtigen Zeit beworben werden.

Wenn Sie beispielsweise anfangen, einen Blog zu schreiben, überlegen Sie, wer die Hauptleser sind, die Sie anziehen möchten, und was sie tun sollen, wenn sie die Beiträge lesen. Bewusstsein schaffen oder Klicks auf eine bestimmte Webseite lenken? Vielleicht ist das Ziel eines bestimmten Blogs SEO, damit Sie Ihr Suchmaschinenranking verbessern können.

Sie müssen hier keine 10-seitige Abschlussarbeit schreiben; Nur eine kurze Skizze Ihrer Marketing-Personas und der KPIs reicht aus, um Sie bei der Erstellung Ihres Content-Kalenders zu unterstützen.

2. Wählen Sie Ihre Kanäle

Als Nächstes müssen Sie entscheiden, welche Medienkanäle Sie in Ihrem Kalender verwenden möchten. Haben Sie einen Blog, eine Social-Media-Seite oder einen YouTube-Kanal? Vielleicht produzieren Sie Podcasts oder E-Books zur Lead-Generierung? Erstellen Sie eine Liste mit all den verschiedenen Kanälen – diese benötigen Sie, wenn Sie den Posting-Zeitplan Ihres Content-Kalenders organisieren.

3. Brainstorming für Inhaltsideen

Es ist eine gute Idee, zunächst eine Reihe von Inhaltsideen zu haben, damit Sie sie als Ausgangsbasis in den Kalender eintragen können. Machen Sie eine Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Team – oder alleine, wenn Sie alleine unterwegs sind – und erstellen Sie eine Liste mit inhaltlichen Themen und Formaten. Geben Sie das Ziel, die Zielgruppe und alle anderen Details an, die Ihnen einfallen. Es ist nicht erforderlich, für jeden Inhaltsteil vollständige Briefings zu erstellen; dafür ist später noch Zeit. Überlegen Sie sich zunächst einfach die Ideen, damit Sie mit dem Aufbau einer Strategie und eines Zeitplans beginnen können.

4. Erstellen Sie den Kalender

Kein Content-Kalender gleicht dem anderen, denn die Struktur muss die Ziele und Bedürfnisse jedes Unternehmens widerspiegeln. Sie können einen Kalender von Grund auf neu erstellen oder eine Vorlage verwenden oder in eine Content-Kalender-Software oder ein Projektmanagement-Tool investieren.

Es gibt verschiedene Arten von Informationen, die Ihr Content-Kalender enthalten kann:

• Titel/Name des Inhaltsstücks
• Art des Inhalts/Formats
• Inhaltscluster/-familie
• Schlüsselwörter
• Autor/Verfasser
• Beauftragter Redakteur
• Vertriebskanäle)
• Veröffentlichungsdatum
• Abgabetermin – erster Entwurf
• Frist – zweiter Entwurf
• Dateiname des Inhaltsstücks/Link zu Google-Dokument oder Word-Dokument
• Kennzahlen
• Andere Anfragen (z. B. Illustrationen, Bilder, Grafikdesign)

Sie müssen nicht alle verwenden – es liegt an Ihnen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise keine Fristen für verschiedene Entwürfe angeben, wenn Autor und Lektor ein und dieselbe Person sind. Wählen Sie aus, um einen Kalender zu erstellen, der zu Ihnen passt.

Sie können einen einfachen Kalender in einer Tabellenkalkulation wie Excel oder Google Sheets erstellen. Die Farbcodierung von Feldern kann die Verwendung erleichtern. Einige Content-Profis bevorzugen aufgrund der visuellen Wirkung ein wöchentliches oder monatliches Kalenderformat. Wieder andere bevorzugen Projektmanagement-Software wie Trello oder CoSchedule, die eine flexible Drag-and-Drop-Oberfläche und Funktionen für die Zusammenarbeit enthalten. Bei Outbrain nutzen wir zum Beispiel Monday.com gerne für unseren Content-Kalender. Jede Woche wird als separate „Gruppe“ auf einem scrollbaren Board dargestellt.

5. Füllen Sie den Kalender für die nächsten 2-3 Monate aus

Ihr Inhaltskalender sollte eine lebendige Momentaufnahme Ihrer Inhaltsstrategie in Aktion sein. Füllen Sie in dieser Phase den Kalender für die nächsten Wochen oder sogar Monate, wenn möglich, mit den Inhaltsideen und KPIs, die Sie in Schritt 3 festgelegt haben. Halten Sie sich dabei an Ihre Strategie und Ziele. Aber mach dir keine Sorgen, dass es sofort perfekt wird. Sie können später immer noch etwas verschieben.

Geben Sie jedes Inhaltselement mit den entsprechenden Details ein, z. B. Autor, Herausgeber, Eigentümer, Zeitleiste, Veröffentlichungsdatum, Werbekanäle, KPIs und andere relevante Informationen gemäß Ihrer Kalenderstruktur. Seien Sie so gründlich wie möglich, aber selbst wenn Sie nur den Titel des Inhalts und das Veröffentlichungsdatum eingeben, reicht das für den Anfang aus,

6. Legen Sie Zeitpläne fest

Legen Sie Zeitpläne für den Inhaltsentwicklungsprozess fest, basierend auf den Veröffentlichungsdaten für jeden Inhaltsteil. Mit einer Projektmanagement-Software, die diese Funktion bietet, ist dies einfacher zu bewerkstelligen. Aber Sie können trotzdem einen grundlegenden Workflow in einer Tabelle oder einem Word-Dokument erstellen. Verwenden Sie verschiedene Hervorhebungsfarben, um den Fortschritt jedes Stücks anzuzeigen. Beispielsweise kann ein noch nicht zugewiesenes Inhaltselement gelb, orange für zugewiesen, grün für in Bearbeitung, rot für überfällig und blau für abgeschlossen markiert werden.

7. Seien Sie flexibel und passen Sie sich an

Eine Strategie für digitale Inhalte ist nie in Stein gemeißelt. Es wird immer Änderungen in letzter Minute, Verzögerungen, neue Prioritäten oder Stornierungen geben, die ins Spiel kommen. Ihr Inhaltskalender sollte so aufgebaut sein, dass er bei Bedarf schnell und einfach angepasst werden kann. Dies ist mit einem spezialisierten Kalender- oder Projektmanagement-Tool einfacher, kann aber auch mit einem einfachen Tabellenkalkulationsformat durchgeführt werden. Ermöglichen Sie Ihren Kollegen nach Möglichkeit das Anhängen von Kommentaren, Notizen oder relevanten Links. Und stellen Sie natürlich sicher, dass Sie Links oder Dateinamen von Inhaltsstücken angeben, damit jeder Kalendereintrag dem relevanten Stück entspricht. Dies macht es so viel einfacher, Ihre Aktivitäten zu verfolgen, wenn Sie Änderungen oder Aktualisierungen am Kalender vornehmen müssen.

8. Aktualisieren Sie Ihren Kalender in Echtzeit

Abhängig von 1001 Faktoren wird es ständige Änderungen an Ihrer Content-Strategie und Ihrem Zeitplan geben. Aus diesem Grund können wir es nicht genug betonen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Inhaltskalender immer die allerneueste Version dessen widerspiegelt, was los ist.

Halten Sie Ihren Inhaltskalender den ganzen Tag auf Ihrem Desktop geöffnet, damit Sie ihn sofort aktualisieren können. Es kann kleine Änderungen geben, wie z. B. ein angepasstes Veröffentlichungsdatum oder eine Anpassung des Verfassertextes. Es passieren auch große Veränderungen, wie die Entscheidung, einen Inhaltsteil zu „töten“, oder eine Last-Minute-Anfrage zur Veröffentlichung eines Blogs vom CEO. Auch wenn kein Drama im Spiel ist, sollte jedes Detail in Echtzeit stimmen. Ein Blogbeitrag wurde live geschaltet? Markieren Sie es als „Veröffentlicht“. Sie haben sich entschieden, lieber morgen als heute zu veröffentlichen? Jetzt im Kalender verschieben. Dies ist die einzige Möglichkeit, Ihren Zeitplan für Inhalte im Auge zu behalten und Ihr Team auf Kurs zu halten (und Ihre geistige Gesundheit im Zaum zu halten!).

9. Teilen Sie mit Ihrem Team

Stellen Sie sich Ihren Content-Kalender als „Hub“ vor, an dem jeder, der mit Content-Planung, -Produktion, -Verteilung und -Strategie zu tun hat, jederzeit sehen kann, was vor sich geht. Wenn Sie mit einem kleinen oder großen Team arbeiten, müssen Sie über einen gemeinsamen Kalender verfügen und denjenigen Zugriff gewähren, die berechtigt sind, Änderungen vorzunehmen und ihn zu aktualisieren. Wenn Ihr Team groß und die Arbeitsabläufe kompliziert sind, müssen Sie wahrscheinlich die Verwendung einer Kalendersoftware oder eines Projektmanagement-Tools in Betracht ziehen.

Und noch etwas: Zu viele Köche verderben den Brei, und zu viele Teammitglieder, die einen Inhaltskalender aktualisieren, können ein Rezept für Verwirrung sein. Seien Sie vorsichtig mit Editor-Berechtigungen – erlauben Sie nur den Verantwortlichen für den Kalender, Details hinzuzufügen, zu löschen oder zu aktualisieren.

Verwenden eines Content-Kalender-Tools – Vor- und Nachteile

Wenn eine einfache Tabellenkalkulation für Ihren Inhaltskalender nicht ausreicht, können Sie in ein ausgefeilteres Tool oder eine Projektmanagement-Software investieren. Hier sind ein paar Vor- und Nachteile, die Ihnen bei der Entscheidung helfen sollen, ob sich eine Software oder ein Online-Content-Planungstool für Sie lohnt.

Vorteile

Optisch ansprechender und professioneller

Eines der netten (aber nicht wesentlichen) Dinge an einem Inhaltskalender-Tool ist, dass es zweckbestimmt ist, sodass es eleganter und visuell zufriedenstellender ist. Für manche mag das keine große Sache sein, aber andere funktionieren viel besser mit einem professionell aussehenden Kalender als mit einem selbstgebauten.

Weitere Funktionen und Tools

Der Hauptvorteil einer Content-Kalender-Software sind all die Funktionen, die dazu beitragen, Ihren Kalender so benutzerfreundlich und effizient wie möglich zu gestalten. Beispielsweise verfügen diese Tools oft über eine Drag-and-Drop-Funktion, sodass Änderungen am Kalender unglaublich schnell und intuitiv vorgenommen werden können. Sie verfügen auch oft über anpassbare Workflow-Funktionen, sodass Sie wirklich einen Kalender erstellen können, der Ihren Anforderungen entspricht.

Ideal für große Teams

Wenn Sie ein großes Content-Team leiten oder mit anderen Beteiligten zusammenarbeiten, ist ein Projektmanagement-Tool wahrscheinlich eine notwendige Wahl. Sie können Benutzerzugriff und -berechtigungen verwalten, Aufgaben bestimmten Personen oder Teams zuweisen und mit relevanten Projekten, Teams und Vorgängen vernetzen.

Nachteile

Kostet Geld

Im Gegensatz zu einer Tabellenkalkulation kostet ein Kalendersoftware-Tool Geld. Für ein kleines Unternehmen oder einen Solo-Content-Vermarkter besteht wahrscheinlich keine Notwendigkeit zu investieren, oder wenn eine kostenlose Version verfügbar ist, reicht das aus. Bei größeren Teams oder komplexeren Arbeitsabläufen bleibt möglicherweise keine andere Wahl, als die Kosten zu übernehmen.

Muss lernen zu verwenden

Je nachdem, wie ausgefeilt das Tool oder die Software ist, benötigen Teammitglieder möglicherweise ein Onboarding oder eine Schulung, um zu lernen, wie man es verwendet. Dies kann den Content-Management-Prozess verlangsamen.

Eventuell Fremdmerkmale

Diese Tools verfügen über alle Arten von Funktionen und Fähigkeiten, die Sie möglicherweise nicht benötigen, was die Benutzererfahrung beeinträchtigen kann. Möglicherweise zahlen Sie am Ende für eine Lösung, die Sie nicht wirklich voll ausnutzen.

Jede Content-Strategie braucht einen Content-Kalender, um sie zum Leben zu erwecken. Beginnen Sie noch heute mit der Erstellung Ihres Kalenders und planen Sie eine strahlende Zukunft mit Inhalten.