9 Langkah Mudah Membuat Kalender Konten

Bayangkan menjalankan hidup Anda tanpa Kalender Google atau Kalender Outlook.

Tidak, terima kasih.

Jika Anda seorang pemasar digital, maka coba bayangkan menjalankan strategi dan tim konten Anda tanpa kalender konten. Astaga!

Kalender konten membantu Anda mengelola proses perencanaan, produksi, dan promosi konten. Dengan kalender konten, Anda dapat merencanakan ke depan, memprioritaskan tugas, menetapkan sumber daya, dan memenuhi tenggat waktu dengan cara yang paling efisien.

Tapi kalender konten bukan hanya alat organisasi; itu juga akan membuat Anda tetap selaras dengan strategi konten Anda, sehingga Anda dapat memperkaya corong pemasaran Anda dengan konten yang kuat dan tepat waktu serta mencapai tujuan bisnis Anda.

Kabar baik: Anda tidak memerlukan perangkat lunak khusus untuk membuat kalender konten. Meskipun demikian, ini mungkin sesuatu yang ingin Anda pertimbangkan di masa mendatang, terutama jika Anda mengelola tim konten dan menginginkan platform dengan kemampuan yang lebih canggih. Lebih lanjut tentang itu nanti.

Sementara itu, ikuti langkah-langkah ini untuk membuat kalender konten yang sesuai untuk Anda.

1. Tentukan audiens dan sasaran Anda

Setiap aktivitas pemasaran digital dimulai di sini. Untuk membuat kalender konten, Anda perlu memahami siapa yang akan membaca konten, dan apa tujuan dari setiap bagian konten.

Ada alasan bagus untuk ini. Anda menginvestasikan waktu dan sumber daya Anda dalam membuat konten, dan Anda menginginkannya menjadi konten yang tepat, untuk audiens yang tepat, dipromosikan pada waktu yang tepat.

Misalnya, jika Anda mulai menulis blog, pertimbangkan siapa pembaca utama yang ingin Anda tarik, dan apa yang Anda ingin mereka lakukan saat membaca postingan tersebut. Menghasilkan kesadaran, atau mengarahkan klik ke halaman web tertentu? Mungkin tujuan blog tertentu adalah SEO, sehingga Anda dapat meningkatkan peringkat mesin pencari Anda.

Anda tidak perlu menulis tesis 10 halaman di sini; hanya sketsa singkat dari persona pemasaran Anda dan KPI akan cukup untuk memandu Anda saat Anda membangun kalender konten Anda.

2. Pilih saluran Anda

Selanjutnya, Anda perlu memutuskan saluran media mana yang Anda rencanakan untuk digunakan di kalender Anda. Apakah Anda memiliki blog, halaman media sosial, atau saluran YouTube? Mungkin Anda memproduksi podcast atau e-book untuk pembuatan prospek? Buat daftar semua saluran yang berbeda – Anda memerlukan ini saat mengatur jadwal posting kalender konten Anda.

3. Lakukan brainstorming ide konten

Sebaiknya Anda memiliki banyak ide konten untuk memulai, sehingga Anda dapat memasukkannya ke dalam kalender sebagai basis awal. Adakan sesi curah pendapat dengan tim Anda – atau sendiri jika Anda melakukannya sendiri – dan buat daftar topik dan format konten. Tunjukkan tujuan, audiens, dan detail lain yang dapat Anda pikirkan. Tidak perlu membuat rangkuman lengkap untuk setiap bagian konten; ada waktu untuk itu nanti. Untuk saat ini, pikirkan saja idenya sehingga Anda dapat mulai menyusun strategi dan garis waktu.

4. Buat kalender

Tidak ada dua kalender konten yang sama, karena strukturnya harus mencerminkan tujuan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Anda dapat membuat kalender dari awal, atau menggunakan template, atau berinvestasi dalam perangkat lunak kalender konten atau alat manajemen proyek.

Ada beberapa jenis informasi yang mungkin termasuk dalam kalender konten Anda:

• Judul/nama bagian konten
• Jenis konten/format
• Kelompok/kelompok konten
• Kata kunci
• Pengarang/byline
• Editor yang ditugaskan
• Saluran distribusi)
• Tanggal penerbitan
• Batas waktu – draf pertama
• Batas waktu – draf kedua
• Nama file konten/tautan ke Google doc atau Word doc
• KPI
• Permintaan lain (yaitu ilustrasi, gambar, desain grafis)

Anda tidak harus menggunakan semuanya – terserah Anda. Misalnya, Anda mungkin tidak perlu menyertakan tenggat waktu untuk draf yang berbeda jika penulis dan editornya adalah orang yang sama. Pilih dan pilih untuk membuat kalender yang tepat untuk Anda.

Anda dapat membuat kalender sederhana di spreadsheet, seperti Excel atau Google Spreadsheet. Kode warna bidang dapat membantu membuatnya lebih mudah digunakan. Beberapa profesional konten lebih menyukai format kalender mingguan atau bulanan, karena dampak visualnya. Bahkan yang lain lebih suka perangkat lunak manajemen proyek, seperti Trello atau CoSchedule, yang mencakup antarmuka drag-and-drop yang fleksibel dan fitur kolaborasi. Di Outbrain, misalnya, kami senang menggunakan Monday.com untuk kalender konten kami. Setiap minggu ditampilkan sebagai 'grup' terpisah pada satu papan yang dapat digulir.

5. Isi kalender untuk 2-3 bulan ke depan

Kalender konten Anda harus memberikan gambaran langsung tentang strategi konten Anda dalam tindakan. Pada tahap ini, isi kalender untuk beberapa minggu atau bahkan bulan ke depan jika memungkinkan, dengan menggunakan ide konten dan KPI yang Anda petakan di langkah 3. Pastikan untuk tetap berpegang pada strategi dan tujuan Anda saat melakukannya. Tapi jangan khawatir untuk segera menyempurnakannya. Anda selalu dapat memindahkan barang-barang nanti.

Masukkan setiap konten dengan detail yang sesuai, seperti penulis, editor, pemilik, garis waktu, tanggal publikasi, saluran promosi, KPI, dan informasi relevan lainnya sesuai dengan struktur kalender Anda. Buat selengkap mungkin, tetapi meskipun Anda hanya memasukkan judul konten dan tanggal publikasi, itu sudah cukup untuk memulai di tahap awal,

6. Tetapkan garis waktu

Tetapkan garis waktu untuk proses pengembangan konten, berdasarkan tanggal publikasi untuk setiap bagian konten. Ini akan lebih mudah dilakukan dengan perangkat lunak manajemen proyek yang menyediakan fitur ini. Tapi Anda masih bisa membuat alur kerja dasar di spreadsheet atau dokumen Word. Gunakan berbagai warna sorotan untuk menunjukkan kemajuan setiap bagian. Misalnya, bagian konten yang belum ditetapkan dapat ditandai dengan warna kuning, oranye untuk ditetapkan, hijau untuk sedang diproses, merah untuk terlambat, dan biru untuk selesai.

7. Bersikaplah fleksibel dan beradaptasi

Strategi konten digital tidak pernah dibuat-buat. Akan selalu ada perubahan menit terakhir, penundaan, prioritas baru, atau pembatalan yang ikut berperan. Kalender konten Anda harus dibuat dengan cara yang membuatnya cepat dan mudah disesuaikan sesuai kebutuhan. Ini lebih mudah dengan kalender khusus atau alat manajemen proyek, tetapi juga dapat dilakukan dengan format spreadsheet dasar. Jika memungkinkan, izinkan rekan kerja Anda untuk melampirkan komentar, catatan, atau tautan yang relevan. Dan tentu saja, pastikan untuk menyertakan tautan atau nama file dari bagian konten sehingga setiap entri kalender sesuai dengan bagian yang relevan. Ini membuatnya jauh lebih mudah untuk melacak aktivitas Anda saat Anda perlu melakukan perubahan atau pembaruan pada kalender.

8. Perbarui kalender Anda secara real time

Akan ada perubahan konstan pada strategi dan jadwal konten Anda, bergantung pada 1001 faktor. Untuk alasan ini, kami tidak bisa cukup menekankannya: pastikan kalender konten Anda selalu mencerminkan versi terbaru dari apa yang sedang terjadi.

Tetap buka kalender konten Anda di desktop sepanjang hari, sehingga Anda dapat langsung memperbaruinya. Mungkin ada perubahan kecil, seperti tanggal publikasi yang disesuaikan, atau perubahan pada salinan byline. Perubahan besar juga terjadi, seperti keputusan untuk 'membunuh' konten, atau permintaan menit terakhir untuk menerbitkan blog dari CEO. Meskipun tidak ada drama yang terlibat, setiap detail harus akurat dalam waktu nyata. Posting blog ditayangkan? Tandai "Diterbitkan". Memutuskan untuk menerbitkan besok daripada hari ini? Pindahkan di kalender sekarang. Ini adalah satu-satunya cara untuk tetap mengikuti jadwal konten Anda dan menjaga tim Anda tetap selaras (dan kewarasan Anda!)

9. Bagikan dengan tim Anda

Pikirkan kalender konten Anda sebagai 'hub' di mana setiap orang yang terlibat dalam perencanaan, produksi, distribusi, dan strategi konten dapat melihat apa yang terjadi pada waktu tertentu. Jika Anda bekerja dengan tim kecil atau besar, Anda harus memiliki kalender bersama dan memberikan akses kepada mereka yang berwenang untuk melakukan perubahan dan memperbaruinya. Jika tim Anda besar dan alur kerjanya rumit, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak kalender atau alat manajemen proyek.

Dan satu hal lagi: terlalu banyak juru masak merusak kaldu, dan terlalu banyak anggota tim yang memperbarui kalender konten bisa menjadi resep untuk kebingungan. Pastikan untuk berhati-hati dengan izin editor – hanya izinkan mereka yang bertanggung jawab atas kalender untuk menambah, menghapus, atau memperbarui detail.

Menggunakan Alat Kalender Konten – Pro dan Kontra

Jika spreadsheet dasar tidak cukup untuk kalender konten Anda, Anda dapat memilih untuk berinvestasi pada alat yang lebih canggih atau perangkat lunak manajemen proyek. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan untuk membantu Anda memutuskan apakah perangkat lunak atau alat perencanaan konten online layak untuk Anda.

Pro

Lebih menarik secara visual dan profesional

Salah satu hal yang menyenangkan (namun tidak esensial) tentang alat kalender konten adalah bahwa alat ini dirancang khusus, sehingga akan lebih apik dan memuaskan secara visual. Ini mungkin tidak tampak seperti masalah besar bagi sebagian orang, tetapi yang lain bekerja jauh lebih baik dengan kalender yang terlihat profesional, daripada yang buatan sendiri.

Lebih banyak fitur dan alat

Keuntungan utama perangkat lunak kalender konten adalah semua fitur yang membantu menjadikan kalender Anda ramah pengguna dan seefisien mungkin. Misalnya, alat ini sering kali memiliki fungsi seret dan lepas, sehingga membuat perubahan pada kalender menjadi sangat cepat dan intuitif. Mereka juga sering kali memiliki fungsionalitas alur kerja yang dapat disesuaikan, sehingga Anda benar-benar dapat membuat kalender yang memenuhi kebutuhan Anda.

Bagus untuk tim besar

Jika Anda mengelola tim konten besar atau berkolaborasi silang dengan pemangku kepentingan lain, alat manajemen proyek mungkin akan menjadi pilihan yang diperlukan. Anda dapat mengelola akses dan izin pengguna, menetapkan tugas ke orang atau tim tertentu, dan menautkan silang ke proyek, tim, dan operasi yang relevan.

Kontra

Membutuhkan uang

Tidak seperti spreadsheet, alat perangkat lunak kalender akan membutuhkan biaya. Untuk bisnis kecil atau pemasar konten solo, mungkin tidak perlu berinvestasi, atau jika versi gratis tersedia, itu sudah cukup. Untuk tim yang lebih besar atau alur kerja yang lebih kompleks, mungkin tidak ada pilihan selain membayar biayanya.

Harus belajar menggunakan

Bergantung pada seberapa canggih alat atau perangkat lunaknya, anggota tim mungkin memerlukan orientasi atau pelatihan untuk mempelajari cara menggunakannya. Ini dapat memperlambat proses manajemen konten.

Mungkin fitur asing

Alat-alat ini memiliki semua jenis fitur dan kemampuan yang mungkin tidak Anda perlukan, yang dapat membebani pengalaman pengguna. Anda mungkin akan membayar untuk solusi yang sebenarnya tidak Anda manfaatkan sepenuhnya.

Setiap strategi konten membutuhkan kalender konten untuk menghidupkannya. Mulai buat kalender Anda hari ini, dan rencanakan masa depan konten yang cerah.