メール管理ツール: メールを上手に使いこなそう

公開: 2022-08-23

私たちは皆、ある時点で電子メールが私たちの生活を引き継ぐことを許してきました。それは、私たちが生産性を感じさせる気晴らしになるか (プロジェクトで実際に針を動かしていないとき)、圧倒されて、それが存在しないことを望みます。

メールは日常生活に欠かせないものです。ここでは、受信トレイにあふれるメッセージを読んで返信する際の効率を高めるためのメール管理ツール、ヒント、コツをいくつか紹介します。これらの電子メール管理ツールを現在の作業管理ソフトウェアと組み合わせることで、生産性が確実に向上します。

メールにバッチで返信

メールの受信トレイが圧倒されているように思われる場合、それを処理する 1 つの方法は、応急処置のように扱うことです。これは、受信トレイを少しずつ確認して手動で行うか、メール管理ツールを使用してより楽しくすることができます.

私はemailga.meをお勧めします。これは、タイマーと悲しい顔または幸せそうな顔を使用して、仕事を続け、電子メールをすばやく処理するのに役立ちます。 Gmail または Google Apps の受信トレイに接続し、メッセージをアーカイブしたり、転送したりできます。 1 つの Gmail 受信トレイに複数の異なるメールが送信される場合は、異なる送信者のメールを使用することもできます。

電子メールの署名で期待を設定する

メールを送信するすべての人と通信するために十分に活用されていないスペースの 1 つは、メールの署名です。もちろん、電話番号やソーシャルメディアネットワークなどの情報を記載するのが一般的ですが、メールの取り扱い方法に関する行を含めることもできます。

たとえば、私が Search Engine Journal のエグゼクティブエディターとして働いていたとき、1 日に何百通ものメールを受け取りました。私は電子メールの署名に、次のような内容の行を含めました。お待ち頂きまして、ありがとうございます。" それをメールの署名に入れて以来、最初のメールを読む前に、フォローアップを求める 2 通目のメールを送ってくる人はいませんでした。

明確で実行可能な不在通知メッセージを用意する

人々がオフィスの外にいて、彼らのメッセージがあまりにも単純すぎて役に立たないことを言っていると、非常にイライラします。ありがとうございました！" 多くの場合、誰かにメールを送信する場合、特定のニーズや要求があります。

オフィスを離れている時間についての詳細を含めることは常に役に立ちます。そのため、オフィスに戻る前にいくつかの問題が解決されることを願っています。担当者の連絡先情報を含めるか、メールの送信者にメールに返信できるようになったら次のように伝えます。 11/12。また、自宅で仕事をしている場合は、不在時のメッセージに任せてください。休暇中はメールをチェックしないでください。

メールサービスを使用してフィルタリングを強化する

メールに圧倒されている場合は、受信トレイをすっきりさせることができる自動化サービスを使用してみてください。 Unroll.me は、メールの購読および管理サービスです。一度に複数のメーリングリストの登録を解除できるだけでなく (メールを接続した後)、購読しているメールのダイジェストが毎日送信されるため、手動で開かなくても 1 つのメールですべてを確認できます。そして一つ一つ読む。

大量のメールを処理するのに本当に役立つもう 1 つのメール管理ツールは、Sanebox です。重要度が低いと判断した電子メールは、「SaneLater」というフォルダに自動的に格納されます。特定の人からの電子メールを SaneLater フォルダに入れたくない場合は、それを受信トレイに戻すだけです。これにより、SaneBox はその送信者からの電子メールを受信トレイに残すようになります。 SaneBox は、(メーリングリストの代わりに) 実際の人からの個人化された電子メールをフィルタリングしますが、電子メールが失われたことはありません。

Track Reads メールプラグイン

メールの追跡は非常に分かれた問題です。受信したメールの送信者が開封したかどうかを知っていることを嫌う人もいれば、メールを追跡するのに役立つと断言する人もいます。生計に応じて、電子メールの追跡には多くのメリットがあります。ビジネスオーナーにとって、価格設定やプロジェクトに関する情報を送信する場合は、追跡メールが役立ちます。

あなたの電子メールを受け取っていないと誰かが主張することは、あなたの収入やプロジェクトのステータスに悪影響を及ぼす可能性があります。したがって、誰かが電子メールを開封したかどうかを確認できると、他の人がそれを読んだことを確認できるため、プロジェクトの最新のステータスを把握したり、提案コストを認識したりできます。

MailTrackは、Google アプリまたは Gmail で動作するメール管理ツールの 1 つであり、サービスがインストールされているブラウザーから送信されたすべての送信メールを自動的に追跡できます (たとえば、携帯電話の Gmail アプリから送信されたメールは追跡されません)。）。

メールを受信トレイに戻す

多くの場合、私たちは受信トレイをやることリストとして扱います。このような場合は、進行中のプロジェクトやアクションアイテムをメールで通知してくれるサービスがあると便利です。

関連:無料の To Do リストテンプレート

ブーメランはそのようなツールの 1 つです。 Gmail の受信トレイに追加すると、送信メールにブーメランを設定できます。これは、メールが設定された日付または間隔 (たとえば 1 週間) に戻ってくることを意味します。ブーメランが反応しない場合のみ発生するか、反応に関係なく発生するかを選択できます。

より良い書き込み

最後に、業界やメールのトピックに関係なく、より良い文章を書く方法についていくつかのリマインダーを使用できます。幸いなことに、タイプミスや文法ミスを避けるために、私たちの文章をガイドするのに役立つツールがあります.

1 つ目はGrammarlyで、拡張機能として Chrome にインストールされ、無料バージョンとプレミアムバージョンがあります。このツールは、入力されたテキストを自動的にスキャンして、スペルや文法のエラーを探します。プレミアムバージョンを購入して PC をお持ちの場合は、Grammarly を設定して Word で使用することもできます。いずれにせよ、テキストをオンラインツールに貼り付けて分析することもできます。

もう 1 つの優れたツールは、 Gmail または Chrome ブラウザーの Google Apps で動作するJust Not Sorry プラグインです。これは、多くの女性がメールで使用する不必要な受動的な言葉を人々が避けるのに役立つように作成されました. 「I think that」や「please」などのフレーズには下線が引かれ、ユーザーはその上にカーソルを合わせると、削除または編集する必要がある理由の説明が表示されます。

これらのメールツールを組み合わせて使用することで、受信トレイの管理を効率化し、時間とエネルギーを節約できます。メールの管理は、人生のすべてを簡単に費やすようなものではなく、乗り越えなければならないタスクと考えてください。これにより、実際にビジネスやキャリアを前進させるプロジェクトに取り組むことができます。

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