Come creare un modello di contratto di Social Media Manager in 7 semplici passaggi

In qualità di Chief Marketing Officer (CMO) o proprietario di un'agenzia, hai bisogno di un flusso di lavoro per creare il tuo team e sostituire i membri del team che sono andati avanti. In molti casi, ha senso creare un contratto con i social media marketer freelance piuttosto che assumere dipendenti a tempo pieno.

Lavorare con i liberi professionisti può sembrare una soluzione più semplice, ma è comunque fondamentale ottenere tutti i dettagli della tua relazione per iscritto.

In altre parole, hai bisogno di un modello di contratto di social media manager per la tua azienda o agenzia.

Ti chiedi dove puoi ottenere uno schema di contratto e se hai davvero bisogno di un accordo formale? Scopri come un contratto sui social media può avvantaggiare entrambe le parti e scopri cosa dovrebbe includere il tuo accordo.

Che cos'è un contratto di gestione dei social media?

Un contratto di social media è un accordo scritto tra due entità: un appaltatore e un cliente. Prima di iniziare a lavorare insieme, appaltatori e clienti in genere firmano accordi di social media marketing per confermare i termini della loro relazione.

Quando entrambe le parti firmano un contratto di gestione dei social media, di solito è legalmente vincolante. Ciò significa che l'appaltatore e il cliente hanno entrambi un ricorso legale se l'altra parte non rispetta la loro parte dell'accordo.

Perché hai bisogno di un contratto sui social media?

Un accordo scritto è fondamentale per qualsiasi rapporto d'affari. Dai un'occhiata ad alcuni incidenti che puoi evitare se hai un contratto:

• Risultati non chiari. Ti sei mai stressato su cosa stai ricevendo esattamente dal marketer freelance che hai assunto o cosa devi fornire se la tua agenzia è l'appaltatore? Un accordo scritto delinea i risultati per entrambe le parti.
• Tempistiche vaghe. Sei stanco di continui follow-up sullo stato dei tuoi sforzi di marketing sui social media? Con un accordo, tutte le persone coinvolte ottengono un programma chiaro per il progetto o la campagna.
• Costi non confermati. Sei preoccupato per la negoziazione di fatture con i liberi professionisti o sei preoccupato per quanto addebitare come appaltatore? Quando hai un accordo in atto, puoi assicurarti che tutti siano d'accordo sui costi.

Vantaggi di un modello di contratto di Social Media Manager

Poiché è un accordo tra due parti, un contratto sui social media protegge tutte le persone coinvolte. Ciò significa che può fornire una serie di vantaggi sia agli appaltatori che ai clienti.

Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni dei risultati positivi che un accordo scritto può ottenere.

Chiarezza

Se hai mai provato a lavorare con un appaltatore di social media basandoti su una manciata di e-mail o un paio di telefonate, sai quanto può essere difficile mantenere tutti sulla stessa pagina. Un contratto di social media marketing chiarisce tutti i termini rilevanti, in modo che entrambe le parti possano stabilire aspettative.

Saprai quando aspettarti che il tuo appaltatore fornisca prodotti da consegnare e esattamente cosa invierà. Potrai anche impostare flussi di lavoro che tutti possono seguire. Quindi puoi mantenere le campagne in programma e ridurre il rischio di perdere le date di lancio chiave.

Obblighi

In qualità di agenzia o datore di lavoro, un accordo può aiutarti a capire quali sono i tuoi obblighi nei confronti dei tuoi appaltatori. In altre parole, saprai che tipo di informazioni, dati o accesso all'account devi fornire. Quindi, è più probabile che i tuoi sforzi di marketing abbiano successo e che le tue relazioni commerciali abbiano maggiori probabilità di prosperare.

Allo stesso tempo, un contratto specifica anche quando e quanto sei obbligato a pagare gli appaltatori dei social media. Ciò significa che la tua organizzazione può budget di conseguenza assicurandoti che tu possa ancora permetterti di eseguire campagne pubblicitarie o perseguire partnership di influencer.

Applicabilità

Idealmente, i professionisti dei social media che assumi funzioneranno perfettamente, offrendo un lavoro di prim'ordine nei tempi previsti. Ma non è sempre così, anche se esamini a fondo i candidati o se riassumi appaltatori con cui hai lavorato in precedenza.

In genere, i contratti di social media manager sono legalmente vincolanti, il che li rende applicabili. Se un appaltatore non esegue la sua parte dell'accordo, puoi ritenerlo responsabile. Quindi puoi decidere se concedere loro più tempo o cercare un'altra soluzione.

Responsabilità

Nel caso in cui una partnership con un freelance di social media non funzioni come previsto, un modello di contratto di social media manager ben scritto libera la tua organizzazione da responsabilità inutili. La maggior parte dei modelli di contratto di social media manager delinea i requisiti di responsabilità e riservatezza in modo che entrambe le parti comprendano i propri diritti e responsabilità.

7 elementi da includere in un contratto di social media manager

Come puoi preparare un accordo che tuteli la tua azienda e il tuo rapporto con i professionisti del marketing freelance? Utilizza gli elementi seguenti per iniziare a redigere il modello di contratto della tua organizzazione per i gestori di social media, quindi aggiungi altri componenti se necessario.

Tieni presente che è sempre una buona idea chiedere al tuo team legale di rivedere gli accordi prima di firmarli o inviarli agli appaltatori. Un esperto legale può modificare il contratto del social media manager per assicurarsi che sia vincolante e che protegga efficacemente l'investimento della tua organizzazione.

1. Parti

Innanzitutto, elenca le parti coinvolte nell'accordo. Ogni modello di contratto di social media manager dovrebbe includere due parti: il cliente e l'appaltatore. Assicurati di specificare quale parte è il cliente (la persona o l'organizzazione che paga i servizi) e quale è l'appaltatore (la persona o l'organizzazione che fornisce i servizi).

Fornire il maggior numero possibile di dettagli identificativi, comprese le informazioni di contatto.

Ecco alcune informazioni essenziali da includere:

• Nomi legali
• Indirizzi postali
• Indirizzi email
• Numeri di telefono

Nella maggior parte dei casi, è possibile indicare una volta il nome legale di ciascuna parte. Quindi puoi indicare come ti riferirai a ciascuna parte durante il resto dell'accordo. Ad esempio, il tuo accordo potrebbe iniziare con: Questo contratto di social media manager è tra [Nome del contraente] (di seguito denominato "Contraente") e [Nome del cliente] (di seguito denominato "Cliente").

2. Ambito di lavoro

Quindi, spiega lo scopo del lavoro. Probabilmente una delle parti più importanti dell'accordo, questa sezione descrive in dettaglio tutto il lavoro e i risultati che il contratto copre.

Chiarisci chi è responsabile di ogni elemento e sii il più specifico possibile quando descrivi ogni attività.

Includi quanti più dettagli possibili in modo da evitare malintesi.

Una chiara spiegazione del lavoro coinvolto può aiutare la tua azienda o agenzia a evitare l'indebolimento dell'ambito impedendo al tuo appaltatore di consegnare in difetto.

Il tuo ambito di lavoro può variare in base alla natura del progetto o della campagna coinvolti. Ma puoi usare questi prompt per iniziare:

• Tipo di progetto, che potrebbe essere lo sviluppo di una strategia sui social media, la gestione continua dei social media o l'esecuzione di una campagna sui social media a pagamento
• Canali che il contraente utilizzerà o gestirà, da Facebook e Instagram a YouTube e Twitter
• Numero di post a pagamento e/o organici che il contraente creerà ogni settimana o mese o nel corso della campagna
• Quante foto, grafica, video o bobine produrrà l'appaltatore o se il cliente sarà responsabile delle risorse creative
• Tempo massimo che deve trascorrere prima che il contraente risponda a commenti, messaggi diretti o altri impegni

Mentre descrivi in ​​dettaglio l'ambito del lavoro, è anche una buona idea delineare il processo di modifica o approvazione. Se hai bisogno che l'appaltatore fornisca uno o più cicli di modifiche, chiedilo per iscritto prima di chiedere modifiche.

Lo scopo del lavoro dovrebbe includere anche una tempistica per i risultati. Puoi elencare date specifiche per un progetto occasionale. Per le campagne in corso o i risultati ricorrenti, puoi dichiarare ogni venerdì o l'ultimo giorno lavorativo di ogni mese .

3. Scadenza e risoluzione

In genere, l'ambito del lavoro copre le scadenze per i risultati finali una tantum e ricorrenti. Ma è anche importante specificare la tempistica per l'intero contratto. In questo modo puoi assicurarti che il progetto inizi in tempo e si concluda quando vorresti che finisse.

Nel modello di contratto del gestore dei social media, lascia spazio per designare una data di inizio e una data di fine. Se l'accordo prevede una relazione ricorrente, indica che il contratto si rinnova settimanalmente, mensilmente, trimestralmente o con la frequenza che desideri.

Se il progetto è a tempo indeterminato, puoi omettere una data di fine.

Tuttavia, è importante chiarire come una delle parti può rescindere l'accordo. Dopotutto, non tutte le relazioni cliente-appaltatore vanno come pianificato, anche quando si chiarisce l'ambito del lavoro e si fissa una data di inizio e fine fissa. Ecco perché è una buona idea spiegare come, perché e quando una delle parti può rescindere il contratto prima della data di scadenza.

Ad esempio, il cliente potrebbe essere in grado di risolvere il contratto se l'appaltatore non consegna entro un determinato numero di giorni dopo la scadenza. Allo stesso modo, l'appaltatore potrebbe essere in grado di risolvere il contratto se il cliente non paga entro un determinato periodo di tempo.

Se l'accordo copre una relazione settimanale, mensile o trimestrale ricorrente, è anche una buona idea specificare quanto tempo di consegna ciascuna delle parti deve concedere prima della risoluzione del contratto. Ad esempio, potresti richiedere un preavviso di 30, 60 o 90 giorni.

Nel tuo modello di contratto di social media manager, hai anche l'opportunità di aggiungere un periodo di tempo per l'esecuzione dell'accordo. Includere una data di scadenza, ad esempio una settimana o un mese dalla data di emissione, può essere utile per avviare i progetti in tempo ed evitare inutili ritardi.

4. Commissioni

Successivamente, dettaglia le commissioni e la struttura di pagamento. Innanzitutto, indica l'importo dello stipendio del social media manager o della commissione del progetto. Quindi chiarire se l'appaltatore riceverà un pagamento una tantum o pagamenti settimanali, mensili o trimestrali ricorrenti.

Se l'appaltatore deve fatturare al cliente, specificare la scadenza. Ad esempio, il contraente potrebbe dover presentare una fattura entro 30 giorni dal completamento del progetto.

Quindi indicare i termini di pagamento o il tempo a disposizione del cliente per pagare la fattura. Ad esempio, i termini potrebbero essere 15, 30 o 60 giorni. Se l'appaltatore richiede il pagamento prima dell'inizio dei lavori, l'accordo dovrebbe chiarire questi termini.

In alcuni casi, il cliente può pagare determinate spese per l'appaltatore, come software, hardware, risorse creative o viaggio. Assicurati di delineare tutte le spese incluse e gli importi massimi. In alternativa, dichiarare che l'accordo non prevede alcuna spesa.

5. Proprietà e riservatezza

Nella maggior parte dei casi, i contenuti dei social media appartengono al profilo che li pubblica. Ma la proprietà dei contenuti può essere un'area grigia, soprattutto se il tuo appaltatore appare personalmente nella foto o nel contenuto del video.

Per prevenire malintesi ed evitare rivendicazioni di proprietà ingiustificate in seguito, dichiara chi è il proprietario del contenuto. Ad esempio, potresti affermare che l' Appaltatore trasferisce la copia e il copyright della risorsa creativa al Cliente al momento della consegna.

Nelle situazioni in cui il risultato finale non è contenuto di social media, il contraente può mantenere il copyright. Ad esempio, se l'ambito del lavoro richiede documenti di formazione, potrebbe essere necessario chiarire che l'appaltatore possiede la proprietà intellettuale (PI) anche dopo la consegna.

Che tu rappresenti un marchio o un'agenzia, hai senza dubbio molti dati proprietari da gestire. Per impedire agli appaltatori di condividere pubblicamente i tuoi piani e processi, includi una dichiarazione di riservatezza che vieti agli appaltatori di divulgare informazioni proprietarie.

Quindi chiarire il tipo di informazioni che l'appaltatore deve mantenere riservate. Ad esempio, potresti elencare:

• Prodotti in fase di sviluppo
• Social media e approfondimenti di marketing
• Dati finanziari e business plan

Tieni presente che chiedere agli appaltatori di mantenere riservate le informazioni non impedisce loro di rivendicare pubblicamente la tua attività o agenzia come cliente. Se non desideri che gli appaltatori rivelino affatto la tua relazione, potresti aver bisogno di un accordo di non divulgazione (NDA) separato.

6. Garanzie e mediazione

Se hai lavorato a lungo nel social media marketing, sai che è quasi impossibile garantire risultati. Algoritmi, stagionalità, concorrenza e altri fattori possono tutti influenzare i risultati delle attività di marketing.

Ma se si richiede agli appaltatori di soddisfare i requisiti minimi, è necessario specificare le metriche. Ad esempio, potresti richiedere un certo ritorno sulla spesa pubblicitaria (ROAS) o un valore di acquisto per le campagne pubblicitarie. In alternativa, se accetti che l'appaltatore non possa garantire i risultati, chiarisci la tua comprensione nel contratto.

In caso di controversie tra le due parti, è bene specificare anche la giurisdizione che regola l'accordo. In questo modo puoi chiarire dove gestirai eventuali controversie.

In questa sezione del tuo modello di contratto di social media manager, assicurati di chiarire come risolvere o mediare eventuali conflitti che potrebbero svilupparsi.

7. Firme

Infine, concludere il contratto con spazio per le firme di entrambe le parti. Per semplificare il processo, inviare prima l'accordo all'appaltatore per la firma. Quindi puoi controfirmare il contratto se e quando accetti i termini e vuoi iniziare il progetto.

Potresti inviare una copia cartacea del tuo contratto o chiedere al tuo appaltatore di stamparlo e firmarlo. Ma nella maggior parte dei casi, è molto più facile per entrambe le parti firmare i contratti digitalmente. Una di queste app potrebbe funzionare per le esigenze della tua azienda o agenzia:

• Contractbook: con Contractbook, puoi creare modelli di contratto di social media manager che puoi riutilizzare o modificare secondo necessità. Questa app semplifica anche l'automazione dei flussi di lavoro dei contratti in base agli aggiornamenti dei database degli appaltatori.
• DocuSign: questa piattaforma ti consente di collaborare con il tuo team per avviare modelli di contratto, aggiungere dettagli rilevanti e inviare firme. Dopo aver eseguito i contratti, DocuSign notifica automaticamente ai membri chiave del tuo team di semplificare l'onboarding.
• HelloSign: con HelloSign, puoi creare o caricare contratti e inviarli per firme legalmente vincolanti. Questa app si integra anche con Dropbox e altre app in modo da poter creare e inviare accordi in modo efficiente.
• PandaDoc: questa piattaforma semplifica la creazione di modelli di contratto. Puoi trascinare e rilasciare gli elementi del contratto in un modello e personalizzare la lingua per ogni accordo di social media marketing. Come le altre app in questo elenco, PandaDoc si integra anche con dozzine di app per aumentare la produttività del tuo team.

Una volta ricevuto l'accordo controfirmato dall'altra parte, sarai pronto per metterti al lavoro. Quindi puoi creare un processo per l'onboarding degli appaltatori e affrontare i progetti in modo efficiente.

Riepilogo di ciò che abbiamo imparato sulla creazione di un modello di contratto di Social Media Manager

La creazione di un contratto da freelance richiede un po' di investimento iniziale. Ma quando inizi con un modello di contratto di social media manager gratuito, puoi modificarlo secondo necessità e trasformarlo in un documento che soddisfi le tue esigenze. Quindi puoi riutilizzarlo ogni volta che assumi un altro appaltatore, senza doverlo ricreare da zero.

Ricordati di chiedere al tuo team legale di rivedere tutti gli accordi prima di inviarli o firmarli. In questo modo puoi assumere con sicurezza freelance e migliorare il tuo team di marketing proteggendo il tuo marchio e il tuo investimento.

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