So erstellen Sie in 7 einfachen Schritten eine Social Media Manager-Vertragsvorlage

Als Chief Marketing Officer (CMO) oder Agenturinhaber benötigen Sie einen Workflow, um Ihr Team aufzubauen und Teammitglieder zu ersetzen, die gewechselt haben. In vielen Fällen ist es sinnvoll, einen Vertrag mit freiberuflichen Social-Media-Vermarktern abzuschließen, anstatt Vollzeitkräfte einzustellen.

Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern mag wie eine einfachere Lösung erscheinen, aber es ist immer noch wichtig, alle Details Ihrer Beziehung schriftlich festzuhalten.

Mit anderen Worten, Sie benötigen eine Social-Media-Manager-Vertragsvorlage für Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur.

Sie fragen sich, wo Sie einen Vertragsentwurf erhalten können und ob Sie wirklich eine formelle Vereinbarung benötigen? Finden Sie heraus, wie ein Social-Media-Vertrag beiden Seiten zugute kommen kann, und erfahren Sie, was Ihre Vereinbarung beinhalten sollte.

Was ist ein Social-Media-Managementvertrag?

Ein Social-Media-Vertrag ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen: einem Auftragnehmer und einem Kunden. Bevor sie mit der Zusammenarbeit beginnen, unterzeichnen Auftragnehmer und Kunden in der Regel Marketingvereinbarungen für soziale Medien, um die Bedingungen ihrer Beziehung zu bestätigen.

Wenn beide Parteien einen Social-Media-Managementvertrag unterzeichnen, ist dieser in der Regel rechtsverbindlich. Das bedeutet, dass der Auftragnehmer und der Auftraggeber beide Rechtsmittel haben, wenn die andere Partei ihren Teil der Vereinbarung nicht erfüllt.

Warum brauchen Sie einen Social-Media-Vertrag?

Eine schriftliche Vereinbarung ist für jede Geschäftsbeziehung von entscheidender Bedeutung. Werfen Sie einen Blick auf ein paar Pannen, die Sie vermeiden können, wenn Sie einen Vertrag haben:

• Unklare Leistungen. Haben Sie sich jemals Gedanken darüber gemacht, was genau Sie von dem von Ihnen eingestellten freiberuflichen Vermarkter bekommen – oder was Sie liefern müssen, wenn Ihre Agentur der Auftragnehmer ist? Eine schriftliche Vereinbarung umreißt die Leistungen für beide Parteien.
• Vage Zeitpläne. Sind Sie müde von endlosen Follow-ups über den Status Ihrer Social-Media-Marketing-Bemühungen? Mit einer Vereinbarung bekommen alle Beteiligten einen klaren Zeitplan für das Projekt oder die Kampagne.
• Unbestätigte Kosten. Sind Sie besorgt über die Verhandlung von Rechnungen mit Freiberuflern – oder machen Sie sich Sorgen darüber, wie viel Sie als Auftragnehmer verlangen sollen? Wenn Sie eine Vereinbarung getroffen haben, können Sie sicherstellen, dass alle über die Kosten auf dem gleichen Stand sind.

Vorteile einer Social Media Manager-Vertragsvorlage

Da es sich um eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien handelt, schützt ein Social-Media-Vertrag alle Beteiligten. Das bedeutet, dass es sowohl Auftragnehmern als auch Kunden eine Reihe von Vorteilen bieten kann.

Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der positiven Ergebnisse, die eine schriftliche Vereinbarung erzielen kann.

Klarheit

Wenn Sie jemals versucht haben, mit einem Social-Media-Dienstleister auf der Grundlage einer Handvoll E-Mails oder ein paar Telefonanrufen zusammenzuarbeiten, wissen Sie, wie schwierig es sein kann, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Ein Social-Media-Marketingvertrag klärt alle relevanten Bedingungen, damit beide Parteien Erwartungen setzen können.

Sie wissen, wann Sie von Ihrem Auftragnehmer mit der Bereitstellung von Ergebnissen rechnen können – und genau, was er senden wird. Sie können auch Workflows einrichten, denen jeder folgen kann. Dann können Sie Kampagnen im Zeitplan halten und das Risiko verringern, wichtige Starttermine zu verpassen.

Verpflichtungen

Als Agentur oder Arbeitgeber kann Ihnen eine Vereinbarung helfen, Ihre Verpflichtungen gegenüber Ihren Auftragnehmern zu verstehen. Mit anderen Worten, Sie wissen, welche Art von Unterlagen, Daten oder Kontozugriff Sie bereitstellen müssen. Ihre Marketingbemühungen sind also eher erfolgreich und Ihre Geschäftsbeziehungen gedeihen eher.

Gleichzeitig legt ein Vertrag auch fest, wann und wie viel Sie verpflichtet sind, Social-Media-Auftragnehmer zu bezahlen. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen entsprechend budgetieren kann und gleichzeitig sicherstellt, dass Sie es sich weiterhin leisten können, Werbekampagnen durchzuführen oder Influencer-Partnerschaften einzugehen.

Durchsetzbarkeit

Im Idealfall arbeiten die von Ihnen eingestellten Social-Media-Freelancer perfekt und liefern pünktlich erstklassige Arbeit. Aber das ist nicht immer der Fall, selbst wenn Sie Kandidaten gründlich prüfen oder Auftragnehmer wieder einstellen, mit denen Sie zuvor zusammengearbeitet haben.

Typischerweise sind Social-Media-Manager-Verträge rechtsverbindlich und somit durchsetzbar. Wenn ein Auftragnehmer seinen Teil der Vereinbarung nicht erfüllt, können Sie ihn zur Rechenschaft ziehen. Dann können Sie entscheiden, ob Sie ihnen zusätzliche Zeit gewähren oder eine andere Lösung suchen.

Haftung

Für den Fall, dass eine Partnerschaft mit einem Social-Media-Freelancer nicht wie geplant funktioniert, befreit eine gut geschriebene Social-Media-Manager-Vertragsvorlage Ihr Unternehmen von unnötiger Haftung. Die meisten Vertragsvorlagen für Social-Media-Manager enthalten Haftungs- und Vertraulichkeitsanforderungen, damit beide Parteien ihre Rechte und Pflichten verstehen.

7 Elemente, die in einen Social Media Manager-Vertrag aufgenommen werden sollten

Wie können Sie eine Vereinbarung vorbereiten, die Ihr Unternehmen und Ihre Beziehung zu freiberuflichen Vermarktern schützt? Verwenden Sie die folgenden Elemente, um mit dem Entwurf der Vertragsvorlage Ihrer Organisation für Social-Media-Manager zu beginnen, und fügen Sie dann nach Bedarf weitere Komponenten hinzu.

Denken Sie daran, dass es immer eine gute Idee ist, Vereinbarungen von Ihrer Rechtsabteilung überprüfen zu lassen, bevor Sie sie unterzeichnen oder an Auftragnehmer senden. Ein Rechtsexperte kann den Social-Media-Manager-Vertrag ändern, um sicherzustellen, dass er verbindlich ist und die Investition Ihres Unternehmens effektiv schützt.

1. Parteien

Führen Sie zunächst die an der Vereinbarung beteiligten Parteien auf. Jede Vertragsvorlage für Social-Media-Manager sollte zwei Parteien umfassen: den Kunden und den Auftragnehmer. Geben Sie unbedingt an, welche Partei der Auftraggeber (die Person oder Organisation, die die Dienstleistungen bezahlt) und wer der Auftragnehmer (die Person oder Organisation, die die Dienstleistungen erbringt) ist.

Geben Sie so viele identifizierende Details wie möglich an, einschließlich Kontaktinformationen.

Hier sind ein paar wichtige Informationen, die enthalten sein sollten:

• Legale Namen
• Postanschriften
• E-mailadressen
• Telefonnummern

In den meisten Fällen können Sie den rechtlichen Namen jeder Partei einmal angeben. Dann können Sie angeben, wie Sie sich im Rest der Vereinbarung auf jede Partei beziehen. Ihre Vereinbarung könnte beispielsweise wie folgt beginnen: Dieser Social-Media-Manager-Vertrag besteht zwischen [Name des Auftragnehmers] (im Folgenden als „Auftragnehmer“ bezeichnet) und [Name des Kunden] (im Folgenden als „Kunde“ bezeichnet).

2. Umfang der Arbeit

Als nächstes erklären Sie den Umfang der Arbeit. Dieser Abschnitt ist wohl einer der wichtigsten Teile der Vereinbarung und beschreibt alle Arbeiten und Leistungen, die der Vertrag abdeckt.

Klären Sie, wer für jeden Punkt verantwortlich ist, und seien Sie bei der Beschreibung jeder Aufgabe so genau wie möglich.

Geben Sie so viele Details wie möglich an, um Missverständnisse zu vermeiden.

Eine klare Erläuterung der anfallenden Arbeiten kann Ihrem Unternehmen oder Ihrer Agentur helfen, Umfangszunahmen zu vermeiden und gleichzeitig zu verhindern, dass Ihr Auftragnehmer unzureichende Leistungen erbringt.

Ihr Arbeitsumfang kann je nach Art des betreffenden Projekts oder der betreffenden Kampagne variieren. Aber Sie können diese Eingabeaufforderungen verwenden, um loszulegen:

• Art des Projekts, das die Entwicklung einer Social-Media-Strategie, die Bereitstellung eines laufenden Social-Media-Managements oder die Durchführung einer bezahlten Social-Media-Kampagne sein könnte
• Kanäle, die der Auftragnehmer nutzen oder verwalten wird, von Facebook und Instagram bis YouTube und Twitter
• Anzahl der bezahlten und/oder organischen Posts, die der Auftragnehmer jede Woche oder jeden Monat oder im Laufe der Kampagne erstellen wird
• Wie viele Fotos, Grafiken, Videos oder Reels der Auftragnehmer produzieren wird – oder ob der Kunde für kreative Assets verantwortlich ist
• Maximale Zeit, die vergeht, bevor der Auftragnehmer auf Kommentare, Direktnachrichten oder andere Eingriffe antwortet

Wenn Sie den Arbeitsumfang detailliert beschreiben, ist es eine gute Idee, den Bearbeitungs- oder Genehmigungsprozess zu skizzieren. Wenn der Auftragnehmer eine oder mehrere Bearbeitungsrunden durchführen muss, holen Sie dies schriftlich ein, bevor Sie um Änderungen bitten.

Der Arbeitsumfang sollte auch einen Zeitplan für die zu erbringenden Leistungen enthalten. Sie können bestimmte Daten für ein einmaliges Projekt auflisten. Für laufende Kampagnen oder wiederkehrende Leistungen können Sie jeden Freitag oder am letzten Werktag jedes Monats angeben .

3. Zeitrahmen und Kündigung

Typischerweise umfasst der Arbeitsumfang Fälligkeitstermine für einmalige und wiederkehrende Leistungen. Aber es ist auch wichtig, den Zeitrahmen für den gesamten Vertrag festzulegen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Projekt pünktlich beginnt und endet, wenn Sie es möchten.

Lassen Sie in Ihrer Vertragsvorlage für den Social-Media-Manager Platz, um ein Startdatum und ein Enddatum festzulegen. Wenn die Vereinbarung eine wiederkehrende Beziehung beinhaltet, geben Sie an, dass der Vertrag wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder so oft Sie möchten verlängert wird.

Wenn das Projekt unbefristet ist, können Sie ein Enddatum weglassen.

Es ist jedoch wichtig zu klären, wie beide Parteien den Vertrag kündigen können. Denn nicht jede Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung verläuft wie geplant – selbst wenn Sie den Leistungsumfang klären und einen festen Start- und Endtermin festlegen. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee zu erklären, wie, warum und wann beide Parteien die Vereinbarung vor dem Enddatum kündigen können.

Beispielsweise kann der Auftraggeber den Vertrag kündigen, wenn der Auftragnehmer nicht innerhalb einer festgelegten Anzahl von Tagen nach Ablauf der Frist liefert. In ähnlicher Weise kann der Auftragnehmer den Vertrag möglicherweise beenden, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums zahlt.

Wenn die Vereinbarung eine wiederkehrende wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Beziehung abdeckt, ist es auch eine gute Idee, anzugeben, wie viel Vorlaufzeit jede Partei vor der Vertragskündigung geben muss. Sie könnten beispielsweise eine 30-, 60- oder 90-tägige Kündigungsfrist benötigen.

In Ihrer Social-Media-Manager-Vertragsvorlage haben Sie auch die Möglichkeit, einen Zeitrahmen für die Ausführung der Vereinbarung hinzuzufügen. Die Angabe eines Ablaufdatums – z. B. eine Woche oder einen Monat ab Ausstellungsdatum – kann hilfreich sein, um Projekte rechtzeitig zu starten und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

4. Gebühren

Geben Sie als Nächstes die Gebühren und die Zahlungsstruktur an. Geben Sie zunächst die Höhe des Social-Media-Manager-Gehalts oder des Projekthonorars an. Klären Sie dann, ob der Auftragnehmer eine einmalige Zahlung oder wiederkehrende wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Zahlungen erhält.

Wenn der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Rechnung stellen muss, geben Sie die Frist an. Beispielsweise muss der Auftragnehmer möglicherweise innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss des Projekts eine Rechnung einreichen.

Geben Sie dann die Zahlungsbedingungen oder den Zeitraum an, in dem der Kunde die Rechnung bezahlen muss. Die Laufzeiten könnten beispielsweise 15, 30 oder 60 Tage betragen. Wenn der Auftragnehmer eine Zahlung vor Beginn der Arbeiten verlangt, sollten diese Bedingungen im Vertrag klargestellt werden.

In einigen Fällen kann der Auftraggeber bestimmte Ausgaben für den Auftragnehmer bezahlen – wie Software, Hardware, kreative Ressourcen oder Reisen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle eingeschlossenen Ausgaben sowie etwaige Höchstbeträge angeben. Geben Sie alternativ an, dass die Vereinbarung keine Kosten beinhaltet.

5. Eigentum und Vertraulichkeit

In den meisten Fällen gehören Social-Media-Inhalte zu dem Profil, das sie veröffentlicht. Das Eigentum an Inhalten kann jedoch eine Grauzone sein, insbesondere wenn Ihr Vertragspartner persönlich in den Foto- oder Videoinhalten erscheint.

Um Missverständnisse zu vermeiden und später ungerechtfertigte Eigentumsansprüche zu vermeiden, geben Sie an, wem der Inhalt gehört. Sie könnten beispielsweise angeben, dass der Auftragnehmer das Urheberrecht an Kopien und kreativen Assets bei der Lieferung an den Auftraggeber überträgt.

In Situationen, in denen die zu liefernde Leistung kein Social-Media-Inhalt ist, kann der Auftragnehmer das Urheberrecht behalten. Wenn der Arbeitsumfang beispielsweise Schulungsunterlagen erfordert, müssen Sie möglicherweise klarstellen, dass der Auftragnehmer auch nach der Lieferung Eigentümer des geistigen Eigentums (IP) ist.

Unabhängig davon, ob Sie eine Marke oder eine Agentur vertreten, müssen Sie zweifellos viele proprietäre Daten verwalten. Um Auftragnehmer daran zu hindern, Ihre Pläne und Prozesse öffentlich zu teilen, fügen Sie eine Vertraulichkeitserklärung hinzu, die es Auftragnehmern verbietet, geschützte Informationen offenzulegen.

Klären Sie dann die Art der Informationen, die der Auftragnehmer vertraulich behandeln muss. Sie könnten zum Beispiel Folgendes auflisten:

• Produkte in Entwicklung
• Einblicke in soziale Medien und Marketing
• Finanzdaten und Businesspläne

Denken Sie daran, dass die Bitte an Auftragnehmer, Informationen vertraulich zu behandeln, sie nicht daran hindert, Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur öffentlich als Kunden zu beanspruchen. Wenn Sie nicht möchten, dass Auftragnehmer Ihre Beziehung überhaupt offenlegen, benötigen Sie möglicherweise eine separate Geheimhaltungsvereinbarung (NDA).

6. Garantien und Vermittlung

Wenn Sie lange im Social-Media-Marketing gearbeitet haben, wissen Sie, dass es fast unmöglich ist, Ergebnisse zu garantieren. Algorithmen, Saisonalität, Wettbewerb und andere Faktoren können alle die Ergebnisse von Marketingbemühungen beeinflussen.

Wenn Sie jedoch verlangen, dass Auftragnehmer Mindestanforderungen erfüllen, müssen Sie die Metriken angeben. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise einen bestimmten ROAS (Return on Advertising Spend) oder Einkaufswert für Werbekampagnen. Wenn Sie alternativ akzeptieren, dass der Auftragnehmer keine Ergebnisse garantieren kann, klären Sie Ihr Verständnis im Vertrag.

Im Falle von Streitigkeiten zwischen den beiden Parteien ist es auch eine gute Idee, den Gerichtsstand anzugeben, der die Vereinbarung regelt. Auf diese Weise können Sie klären, wo Sie eventuelle Streitigkeiten behandeln.

Stellen Sie in diesem Abschnitt Ihrer Vertragsvorlage für den Social-Media-Manager sicher, dass Sie klarstellen, wie Sie eventuelle Konflikte lösen oder schlichten werden.

7. Unterschriften

Schließen Sie zum Schluss den Vertrag mit Platz für die Unterschriften beider Parteien ab. Um den Prozess zu rationalisieren, senden Sie die Vereinbarung zunächst zur Unterzeichnung an den Auftragnehmer. Dann können Sie den Vertrag gegenzeichnen, wenn Sie mit den Bedingungen einverstanden sind und das Projekt starten möchten.

Sie können eine Papierkopie Ihrer Vereinbarung senden oder Ihren Auftragnehmer bitten, sie auszudrucken und zu unterschreiben. Aber in den meisten Fällen ist es für beide Parteien viel einfacher, Verträge digital zu unterzeichnen. Eine dieser Apps könnte für die Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde geeignet sein:

• Contractbook: Mit Contractbook können Sie Vertragsvorlagen für Social Media Manager erstellen, die Sie nach Bedarf wiederverwenden oder ändern können. Diese App erleichtert auch die Automatisierung von Vertragsworkflows auf der Grundlage von Aktualisierungen Ihrer Vertragspartnerdatenbanken.
• DocuSign: Auf dieser Plattform können Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um Vertragsvorlagen zu initiieren, relevante Details hinzuzufügen und Unterschriften zu senden. Nach der Ausführung von Verträgen benachrichtigt DocuSign automatisch wichtige Mitglieder Ihres Teams, um das Onboarding zu optimieren.
• HelloSign: Mit HelloSign können Sie Verträge erstellen oder hochladen und zur rechtsverbindlichen Unterschrift versenden. Diese App lässt sich auch in Dropbox und andere Apps integrieren, sodass Sie Vereinbarungen effizient erstellen und versenden können.
• PandaDoc: Diese Plattform macht das Erstellen von Vertragsvorlagen supereinfach. Sie können Vertragselemente per Drag-and-Drop in eine Vorlage ziehen und die Sprache für jede Social-Media-Marketingvereinbarung anpassen. Wie die anderen Apps auf dieser Liste lässt sich PandaDoc auch in Dutzende von Apps integrieren, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern.

Sobald Sie die gegengezeichnete Vereinbarung von der anderen Partei zurückerhalten haben, können Sie sich an die Arbeit machen. Dann können Sie einen Prozess erstellen, um Auftragnehmer einzubinden und Projekte effizient anzugehen.

Fassen wir zusammen, was wir über die Erstellung einer Social Media Manager-Vertragsvorlage gelernt haben

Die Erstellung eines Freiberuflervertrags erfordert eine gewisse Vorabinvestition. Wenn Sie jedoch mit einer kostenlosen Vertragsvorlage für Social Media Manager beginnen, können Sie diese nach Bedarf ändern und zu einem Dokument entwickeln, das Ihren Anforderungen entspricht. Dann können Sie es jedes Mal wiederverwenden, wenn Sie einen anderen Auftragnehmer beauftragen – ohne es von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Denken Sie daran, alle Vereinbarungen von Ihrer Rechtsabteilung überprüfen zu lassen, bevor Sie sie versenden oder unterzeichnen. Auf diese Weise können Sie getrost Freiberufler einstellen und Ihr Marketingteam verstärken, während Sie gleichzeitig Ihre Marke und Ihre Investition schützen.

Sparen Sie Zeit und Energie bei der Verwaltung der Instagram-Konten Ihrer Kunden! Sehen Sie sich unsere kostenlose Testversion von Agorapulse an, um all Ihre Social-Media-Aktivitäten zu planen, zu verfolgen und zu messen.