Cómo crear una plantilla de contrato de Social Media Manager en 7 sencillos pasos

Como director de marketing (CMO) o propietario de una agencia, necesita un flujo de trabajo para desarrollar su equipo y reemplazar a los miembros del equipo que se han mudado. En muchos casos, tiene sentido crear un contrato con vendedores independientes de redes sociales en lugar de contratar empleados a tiempo completo.

Trabajar con freelancers puede parecer una solución más simple, pero sigue siendo fundamental obtener todos los detalles de su relación por escrito.

En otras palabras, necesita una plantilla de contrato de administrador de redes sociales para su empresa o agencia.

¿Se pregunta dónde puede obtener un esquema de contrato y si realmente necesita un acuerdo formal? Descubra cómo un contrato de redes sociales puede beneficiar a ambas partes y sepa qué debe incluir su acuerdo.

¿Qué es un contrato de gestión de redes sociales?

Un contrato de redes sociales es un acuerdo escrito entre dos entidades: un contratista y un cliente. Antes de comenzar a trabajar juntos, los contratistas y los clientes suelen firmar acuerdos de marketing en redes sociales para confirmar los términos de su relación.

Cuando ambas partes firman un contrato de administración de redes sociales, generalmente es legalmente vinculante. Eso significa que tanto el contratista como el cliente tienen un recurso legal si la otra parte no cumple con su parte del acuerdo.

¿Por qué necesita un contrato de redes sociales?

Un acuerdo por escrito es fundamental para cualquier relación comercial. Echa un vistazo a algunos percances que puedes evitar si tienes un contrato:

• Entregables poco claros. ¿Alguna vez se ha preocupado por lo que obtiene exactamente del comercializador independiente que contrató, o lo que tiene que entregar si su agencia es el contratista? Un acuerdo escrito describe los entregables para ambas partes.
• Líneas de tiempo vagas. ¿Está cansado de interminables seguimientos sobre el estado de sus esfuerzos de marketing en redes sociales? Con un acuerdo, todos los involucrados obtienen un cronograma claro para el proyecto o campaña.
• Costos no confirmados. ¿Le preocupa negociar facturas con autónomos o le preocupa cuánto cobrar como contratista? Cuando tiene un acuerdo establecido, puede asegurarse de que todos estén en la misma página sobre los costos.

Beneficios de una plantilla de contrato de administrador de redes sociales

Debido a que es un acuerdo entre dos partes, un contrato de redes sociales protege a todos los involucrados. Eso significa que puede proporcionar una variedad de beneficios tanto para los contratistas como para los clientes.

Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los resultados positivos que puede lograr un acuerdo escrito.

Claridad

Si alguna vez ha tratado de trabajar con un contratista de redes sociales basado en un puñado de correos electrónicos o un par de llamadas telefónicas, sabe lo difícil que puede ser mantener a todos en la misma página. Un contrato de marketing en redes sociales aclara todos los términos relevantes, para que ambas partes puedan establecer expectativas.

Sabrá cuándo esperar que su contratista proporcione entregas y exactamente lo que enviará. También podrá configurar flujos de trabajo que todos puedan seguir. Luego, puede mantener las campañas a tiempo y reducir el riesgo de perder fechas clave de lanzamiento.

Obligaciones

Como agencia o empleador, un acuerdo puede ayudarlo a comprender cuáles son sus obligaciones para con sus contratistas. En otras palabras, sabrá qué tipo de informes, datos o acceso a la cuenta debe proporcionar. Por lo tanto, es más probable que sus esfuerzos de marketing tengan éxito y que sus relaciones comerciales prosperen.

Al mismo tiempo, un contrato también especifica cuándo y cuánto está obligado a pagar a los contratistas de redes sociales. Eso significa que su organización puede presupuestar en consecuencia y al mismo tiempo garantizar que aún puede permitirse el lujo de ejecutar campañas publicitarias o buscar asociaciones de personas influyentes.

exigibilidad

Idealmente, los freelancers de redes sociales que contrate funcionarán perfectamente, entregando un trabajo de primera categoría justo a tiempo. Pero ese no es siempre el caso, incluso si examina a fondo a los candidatos o si vuelve a contratar a contratistas con los que ha trabajado antes.

Por lo general, los contratos de los administradores de redes sociales son legalmente vinculantes, lo que los hace ejecutables. Si un contratista no cumple con su parte del acuerdo, puede responsabilizarlo. Luego, puede decidir si concederles más tiempo o buscar otra resolución.

Responsabilidad

En el caso de que una asociación con un profesional independiente de las redes sociales no funcione según lo planeado, una plantilla de contrato de administrador de redes sociales bien redactada libera a su organización de responsabilidades innecesarias. La mayoría de las plantillas de contrato de administrador de redes sociales describen los requisitos de responsabilidad y confidencialidad para que ambas partes comprendan sus derechos y responsabilidades.

7 elementos a incluir en un contrato de Social Media Manager

¿Cómo puede preparar un acuerdo que proteja a su empresa y su relación con los vendedores independientes? Use los elementos a continuación para comenzar a redactar la plantilla de contrato de su organización para los administradores de redes sociales y luego agregue otros componentes según sea necesario.

Tenga en cuenta que siempre es una buena idea que su equipo legal revise los acuerdos antes de firmarlos o enviarlos a los contratistas. Un experto legal puede modificar el contrato del administrador de redes sociales para garantizar que sea vinculante y que proteja la inversión de su organización de manera efectiva.

1. Partes

Primero, enumere las partes involucradas en el acuerdo. Cada plantilla de contrato de administrador de redes sociales debe incluir dos partes: el cliente y el contratista. Asegúrese de especificar qué parte es el cliente (la persona u organización que paga los servicios) y cuál es el contratista (la persona u organización que presta los servicios).

Proporcione tantos detalles de identificación como sea posible, incluida la información de contacto.

Aquí hay algunas piezas esenciales de información para incluir:

• nombres legales
• Direcciones de correo
• Correos electrónicos
• Números de teléfono

En la mayoría de los casos, puede indicar el nombre legal de cada parte una vez. Luego puede indicar cómo se referirá a cada una de las partes a lo largo del resto del acuerdo. Por ejemplo, su acuerdo podría comenzar con: Este contrato de administrador de redes sociales es entre [Nombre del contratista] (en adelante, "Contratista") y [Nombre del cliente] (en adelante, "Cliente").

2. Alcance del trabajo

A continuación, explique el alcance del trabajo. Posiblemente una de las partes más importantes del acuerdo, esta sección detalla todo el trabajo y los entregables que cubre el contrato.

Aclare quién es responsable de cada elemento y sea lo más específico posible al describir cada tarea.

Incluya tantos detalles como sea posible para evitar malentendidos.

Una explicación clara del trabajo involucrado puede ayudar a su empresa o agencia a evitar el aumento del alcance al mismo tiempo que evita que su contratista no cumpla con los requisitos.

Su ámbito de trabajo puede diferir según la naturaleza del proyecto o la campaña en cuestión. Pero puede usar estas indicaciones para comenzar:

• Tipo de proyecto, que podría ser el desarrollo de una estrategia de redes sociales, la gestión continua de las redes sociales o la realización de una campaña de pago en las redes sociales
• Canales que utilizará o administrará el contratista, desde Facebook e Instagram hasta YouTube y Twitter
• Número de publicaciones pagas y/u orgánicas que el contratista creará cada semana o mes o durante el transcurso de la campaña
• Cuántas fotos, gráficos, videos o carretes producirá el contratista, o si el cliente será responsable de los activos creativos
• Tiempo máximo que transcurrirá antes de que el contratista responda a comentarios, mensajes directos u otro compromiso

A medida que detalle el alcance del trabajo, también es una buena idea delinear el proceso de edición o aprobación. Si necesita que el contratista proporcione una o más rondas de ediciones, hágalo por escrito antes de solicitar cambios.

El alcance del trabajo también debe incluir un cronograma para los entregables. Puede enumerar fechas específicas para un proyecto de una sola vez. Para campañas en curso o entregables recurrentes, puede indicar todos los viernes o el último día hábil de cada mes .

3. Plazo y rescisión

Por lo general, el alcance del trabajo cubre las fechas de vencimiento de entregables únicos y recurrentes. Pero también es importante especificar el marco de tiempo para todo el contrato. De esa manera, puede asegurarse de que el proyecto comience a tiempo y concluya cuando le gustaría que finalice.

En su plantilla de contrato de administrador de redes sociales, deje espacio para designar una fecha de inicio y una fecha de finalización. Si el acuerdo involucra una relación recurrente, indica que el contrato se renueva semanal, mensual, trimestralmente o con la frecuencia que desees.

Si el proyecto es abierto, puede omitir una fecha de finalización.

Sin embargo, es importante aclarar cómo cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo. Después de todo, no todas las relaciones cliente-contratista salen según lo planeado, incluso cuando aclara el alcance del trabajo y establece una fecha firme de inicio y finalización. Por eso es una buena idea explicar cómo, por qué y cuándo cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo antes de la fecha de finalización.

Por ejemplo, el cliente puede rescindir el acuerdo si el contratista no entrega dentro de un número determinado de días después de la fecha límite. Del mismo modo, el contratista puede terminar el contrato si el cliente no paga dentro de un plazo establecido.

Si el acuerdo cubre una relación recurrente semanal, mensual o trimestral, también es una buena idea especificar cuánto tiempo de anticipación debe dar cada parte antes de rescindir el contrato. Por ejemplo, puede solicitar un aviso de 30, 60 o 90 días.

En su plantilla de contrato de administrador de redes sociales, también tiene la oportunidad de agregar un marco de tiempo para ejecutar el acuerdo. Incluir una fecha de vencimiento, como una semana o un mes a partir de la fecha de emisión, puede ser útil para que los proyectos comiencen a tiempo y evitar retrasos innecesarios.

4. Tarifas

A continuación, detalla las tarifas y la estructura de pago. Primero, indique el monto del salario del administrador de redes sociales o la tarifa del proyecto. Luego aclare si el contratista recibirá un pago único o pagos recurrentes semanales, mensuales o trimestrales.

Si el contratista necesita facturar al cliente, especifique la fecha límite. Por ejemplo, es posible que el contratista deba presentar una factura dentro de los 30 días posteriores a la finalización del proyecto.

Luego indique las condiciones de pago, o la cantidad de tiempo que el cliente tiene para pagar la factura. Por ejemplo, los plazos pueden ser 15, 30 o 60 días. Si el contratista requiere el pago antes de comenzar el trabajo, el acuerdo debe aclarar estos términos.

En algunos casos, el cliente puede pagar ciertos gastos del contratista, como software, hardware, activos creativos o viajes. Asegúrese de describir todos los gastos incluidos, así como cualquier cantidad máxima. Alternativamente, indique que el acuerdo no incluye ningún gasto.

5. Propiedad y confidencialidad

En la mayoría de los casos, el contenido de las redes sociales pertenece al perfil que lo publica. Pero la propiedad del contenido puede ser un área gris, especialmente si su contratista aparece personalmente en el contenido de la foto o el video.

Para evitar malentendidos y reclamos de propiedad injustificados más adelante, indique quién es el propietario del contenido. Por ejemplo, puede indicar que el Contratista transfiere los derechos de autor de la copia y los activos creativos al Cliente en el momento de la entrega.

En situaciones donde el entregable no es contenido de redes sociales, el contratista puede conservar los derechos de autor. Por ejemplo, si el alcance del trabajo requiere documentos de capacitación, es posible que deba aclarar que el contratista posee la propiedad intelectual (PI) incluso después de la entrega.

Ya sea que represente una marca o una agencia, sin duda tiene que administrar una gran cantidad de datos de propiedad. Para evitar que los contratistas compartan sus planes y procesos públicamente, incluya una declaración de confidencialidad que prohíba a los contratistas revelar información de propiedad exclusiva.

Luego aclare el tipo de información que el contratista debe mantener confidencial. Por ejemplo, podría enumerar:

• Productos en desarrollo
• Información sobre redes sociales y marketing
• Datos financieros y planes de negocios

Tenga en cuenta que pedir a los contratistas que mantengan la confidencialidad de la información no les impide reclamar públicamente su empresa o agencia como cliente. Si no desea que los contratistas divulguen su relación en absoluto, es posible que necesite un acuerdo de no divulgación (NDA) por separado.

6. Garantías y mediación

Si ha trabajado en marketing en redes sociales durante mucho tiempo, sabe que es casi imposible garantizar resultados. Los algoritmos, la estacionalidad, la competencia y otros factores pueden afectar los resultados de los esfuerzos de marketing.

Pero si requiere que los contratistas cumplan con los requisitos mínimos, debe especificar las métricas. Por ejemplo, es posible que necesite un cierto retorno de la inversión publicitaria (ROAS) o un valor de compra para las campañas publicitarias. Alternativamente, si acepta que el contratista no puede garantizar los resultados, aclare su entendimiento en el contrato.

En caso de que surjan disputas entre las dos partes, también es una buena idea especificar la jurisdicción que rige el acuerdo. De esa manera, puede aclarar dónde manejará cualquier disputa.

En esta sección de la plantilla de contrato de su administrador de redes sociales, asegúrese de aclarar cómo resolverá o mediará cualquier conflicto que pueda surgir.

7. Firmas

Finalmente, concluya el contrato con espacio para las firmas de ambas partes. Para agilizar el proceso, envíe el acuerdo al contratista para que lo firme primero. Luego puede refrendar el contrato si acepta los términos y desea iniciar el proyecto.

Puede enviar una copia impresa de su acuerdo o pedirle a su contratista que lo imprima y lo firme. Pero en la mayoría de los casos, es mucho más fácil para ambas partes firmar contratos digitalmente. Una de estas aplicaciones puede funcionar para las necesidades de su empresa o agencia:

• Contractbook: con Contractbook, puede crear plantillas de contrato de administrador de redes sociales que puede reutilizar o modificar según sea necesario. Esta aplicación también facilita la automatización de los flujos de trabajo de los contratos en función de las actualizaciones de las bases de datos de sus contratistas.
• DocuSign: esta plataforma le permite colaborar con su equipo para iniciar plantillas de contratos, agregar detalles relevantes y enviar para firmas. Después de ejecutar los contratos, DocuSign notifica automáticamente a los miembros clave de su equipo para agilizar la incorporación.
• HelloSign: con HelloSign, puede crear o cargar contratos y enviarlos para firmas legalmente vinculantes. Esta aplicación también se integra con Dropbox y otras aplicaciones para que pueda crear y enviar acuerdos de manera eficiente.
• PandaDoc: esta plataforma hace que la creación de plantillas de contrato sea muy sencilla. Puede arrastrar y soltar elementos del contrato en una plantilla y personalizar el idioma para cada acuerdo de marketing en redes sociales. Al igual que las otras aplicaciones de esta lista, PandaDoc también se integra con docenas de aplicaciones para aumentar la productividad de su equipo.

Una vez que reciba el acuerdo refrendado de la otra parte, estará listo para ponerse a trabajar. Luego puede crear un proceso para incorporar contratistas y abordar proyectos de manera eficiente.

Resumen de lo que aprendimos sobre la creación de una plantilla de contrato de administrador de redes sociales

Crear un contrato independiente requiere un poco de inversión de tiempo inicial. Pero cuando comienza con una plantilla de contrato de administrador de redes sociales gratuita, puede modificarla según sea necesario y convertirla en un documento que funcione para sus necesidades. Luego, puede reutilizarlo cada vez que contrate a otro contratista, sin tener que volver a crearlo desde cero.

Recuerde que su equipo legal revise cualquier acuerdo antes de enviarlo o firmarlo. De esa manera, puede contratar freelancers con confianza y mejorar su equipo de marketing mientras protege su marca y su inversión.

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