Comment créer un modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux en 7 étapes faciles

En tant que directeur marketing (CMO) ou propriétaire d'agence, vous avez besoin d'un flux de travail pour constituer votre équipe et remplacer les membres de l'équipe qui ont déménagé. Dans de nombreux cas, il est logique de créer un contrat avec des spécialistes indépendants du marketing des médias sociaux plutôt que d'embaucher des employés à temps plein.

Travailler avec des pigistes peut sembler une solution plus simple, mais il est toujours essentiel d'obtenir tous les détails de votre relation par écrit.

En d'autres termes, vous avez besoin d'un modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux pour votre entreprise ou votre agence.

Vous vous demandez où vous pouvez obtenir un aperçu du contrat et si vous avez vraiment besoin d'un accord formel ? Découvrez comment un contrat de médias sociaux peut bénéficier aux deux parties et apprenez ce que votre accord devrait inclure.

Qu'est-ce qu'un contrat de gestion des médias sociaux ?

Un contrat de médias sociaux est un accord écrit entre deux entités : un entrepreneur et un client. Avant de commencer à travailler ensemble, les entrepreneurs et les clients signent généralement des accords de marketing sur les réseaux sociaux pour confirmer les termes de leur relation.

Lorsque les deux parties signent un contrat de gestion des médias sociaux, celui-ci est généralement juridiquement contraignant. Cela signifie que l'entrepreneur et le client ont tous deux un recours légal si l'autre partie ne remplit pas sa part de l'accord.

Pourquoi avez-vous besoin d'un contrat de médias sociaux ?

Un accord écrit est essentiel pour toute relation d'affaires. Jetez un œil à quelques mésaventures que vous pouvez éviter si vous avez un contrat :

• Livrables peu clairs. Avez-vous déjà insisté sur ce que vous obtenez exactement du spécialiste du marketing indépendant que vous avez embauché ou sur ce que vous devez fournir si votre agence est l'entrepreneur ? Un accord écrit décrit les livrables pour les deux parties.
• Délais flous. Êtes-vous fatigué des suivis sans fin sur l'état de vos efforts de marketing sur les réseaux sociaux ? Avec un accord, toutes les personnes impliquées obtiennent un calendrier clair pour le projet ou la campagne.
• Coûts non confirmés. Êtes-vous préoccupé par la négociation de factures avec des indépendants ou par le montant à facturer en tant qu'entrepreneur ? Lorsque vous avez un accord en place, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les coûts.

Avantages d'un modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux

Parce qu'il s'agit d'un accord entre deux parties, un contrat de médias sociaux protège toutes les personnes impliquées. Cela signifie qu'il peut offrir une gamme d'avantages aux entrepreneurs et aux clients.

Examinons de plus près certains des résultats positifs qu'un accord écrit peut obtenir.

Clarté

Si vous avez déjà essayé de travailler avec un entrepreneur de médias sociaux sur la base d'une poignée d'e-mails ou de quelques appels téléphoniques, vous savez à quel point il peut être difficile de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Un contrat de marketing sur les réseaux sociaux clarifie toutes les conditions pertinentes, afin que les deux parties puissent définir leurs attentes.

Vous saurez quand vous attendre à ce que votre entrepreneur fournisse les livrables et exactement ce qu'il va envoyer. Vous pourrez également configurer des workflows que tout le monde pourra suivre. Ensuite, vous pouvez maintenir les campagnes dans les délais et réduire le risque de manquer des dates de lancement clés.

Obligation

En tant qu'agence ou employeur, un accord peut vous aider à comprendre quelles sont vos obligations envers vos sous-traitants. En d'autres termes, vous saurez quel type de briefing, de données ou d'accès au compte vous devez fournir. Ainsi, vos efforts de marketing ont plus de chances de réussir et vos relations commerciales sont plus susceptibles de prospérer.

Dans le même temps, un contrat précise également quand et combien vous êtes obligé de payer les entrepreneurs de médias sociaux. Cela signifie que votre organisation peut budgétiser en conséquence tout en vous assurant que vous pouvez toujours vous permettre de lancer des campagnes publicitaires ou de poursuivre des partenariats avec des influenceurs.

Applicabilité

Idéalement, les pigistes des médias sociaux que vous embaucherez fonctionneront parfaitement, fournissant un travail de premier ordre dans les délais. Mais ce n'est pas toujours le cas, même si vous examinez minutieusement les candidats ou si vous réembauchez des entrepreneurs avec lesquels vous avez déjà travaillé.

En règle générale, les contrats des gestionnaires de médias sociaux sont juridiquement contraignants, ce qui les rend exécutoires. Si un entrepreneur ne s'acquitte pas de sa part de l'accord, vous pouvez le tenir responsable. Ensuite, vous pouvez décider de leur accorder plus de temps ou de chercher une autre solution.

Responsabilité

Dans le cas où un partenariat avec un pigiste des médias sociaux ne fonctionne pas comme prévu, un modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux bien rédigé libère votre organisation de toute responsabilité inutile. La plupart des modèles de contrat de gestionnaire de médias sociaux décrivent les exigences en matière de responsabilité et de confidentialité afin que les deux parties comprennent leurs droits et leurs responsabilités.

7 éléments à inclure dans un contrat de Social Media Manager

Comment pouvez-vous préparer un accord qui protège votre entreprise et votre relation avec les spécialistes du marketing indépendants ? Utilisez les éléments ci-dessous pour commencer à rédiger le modèle de contrat de votre organisation pour les gestionnaires de médias sociaux, puis ajoutez d'autres composants si nécessaire.

Gardez à l'esprit qu'il est toujours judicieux de demander à votre équipe juridique d'examiner les accords avant de les signer ou de les envoyer aux sous-traitants. Un expert juridique peut modifier le contrat du gestionnaire de médias sociaux pour s'assurer qu'il est contraignant et qu'il protège efficacement l'investissement de votre organisation.

1. Fêtes

Tout d'abord, dressez la liste des parties impliquées dans l'accord. Chaque modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux doit inclure deux parties : le client et l'entrepreneur. Assurez-vous de préciser quelle partie est le client (la personne ou l'organisation qui paie les services) et quelle est l'entrepreneur (la personne ou l'organisation qui fournit les services).

Fournissez autant de détails d'identification que possible, y compris les coordonnées.

Voici quelques informations essentielles à inclure :

• Dénominations légales
• Adresses postales
• Adresses mail
• Les numéros de téléphone

Dans la plupart des cas, vous pouvez indiquer une seule fois le nom légal de chaque partie. Ensuite, vous pouvez indiquer comment vous ferez référence à chaque partie tout au long du reste de l'accord. Par exemple, votre accord peut commencer par : Ce contrat de gestionnaire de médias sociaux est conclu entre [Nom de l'entrepreneur] (ci-après dénommé « Entrepreneur ») et [Nom du client] (ci-après dénommé « Client »).

2. Portée des travaux

Ensuite, expliquez la portée des travaux. Sans doute l'une des parties les plus importantes de l'accord, cette section détaille tous les travaux et livrables couverts par le contrat.

Précisez qui est responsable de chaque élément et soyez aussi précis que possible lorsque vous décrivez chaque tâche.

Incluez autant de détails que possible afin d'éviter les malentendus.

Une explication claire du travail impliqué peut aider votre entreprise ou votre agence à éviter une dérive de la portée tout en empêchant votre sous-traitant de sous-livrer.

L'étendue de votre travail peut varier en fonction de la nature du projet ou de la campagne concernée. Mais vous pouvez utiliser ces invites pour commencer :

• Type de projet, qui pourrait consister à développer une stratégie de médias sociaux, à assurer une gestion continue des médias sociaux ou à mener une campagne payante sur les médias sociaux
• Canaux que l'entrepreneur utilisera ou gérera, de Facebook et Instagram à YouTube et Twitter
• Nombre de publications payantes et/ou organiques que l'entrepreneur créera chaque semaine ou mois ou au cours de la campagne
• Combien de photos, de graphiques, de vidéos ou de bobines l'entrepreneur produira-t-il ou si le client sera responsable des éléments créatifs ?
• Délai maximal qui s'écoulera avant que l'entrepreneur ne réponde aux commentaires, aux messages directs ou à tout autre engagement

Lorsque vous détaillez l'étendue du travail, il est également judicieux de décrire le processus d'édition ou d'approbation. Si vous avez besoin que l'entrepreneur fournisse une ou plusieurs séries de modifications, obtenez-le par écrit avant de demander des modifications.

La portée des travaux devrait également inclure un calendrier pour les produits livrables. Vous pouvez lister des dates spécifiques pour un projet ponctuel. Pour les campagnes en cours ou les livrables récurrents, vous pouvez indiquer chaque vendredi ou le dernier jour ouvrable de chaque mois .

3. Délai et résiliation

En règle générale, la portée des travaux couvre les dates d'échéance des livrables ponctuels et récurrents. Mais il est également important de préciser le délai pour l'ensemble du contrat. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le projet commence à l'heure et se termine quand vous souhaitez qu'il se termine.

Dans votre modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux, laissez un espace pour désigner une date de début et une date de fin. Si l'accord implique une relation récurrente, indiquez que le contrat se renouvelle chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou à la fréquence que vous souhaitez.

Si le projet est à durée indéterminée, vous pouvez omettre une date de fin.

Cependant, il est important de clarifier comment l'une ou l'autre des parties peut résilier l'accord. Après tout, toutes les relations client-entrepreneur ne se déroulent pas comme prévu, même lorsque vous clarifiez l'étendue des travaux et fixez une date de début et de fin ferme. C'est pourquoi c'est une bonne idée d'expliquer comment, pourquoi et quand l'une ou l'autre des parties peut résilier l'accord avant la date de fin.

Par exemple, le client peut être en mesure de résilier le contrat si l'entrepreneur ne livre pas dans un certain nombre de jours après la date limite. Dans le même ordre d'idées, l'entrepreneur peut être en mesure de mettre fin à l'accord si le client ne paie pas dans un délai déterminé.

Si l'accord couvre une relation récurrente hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, il est également judicieux de spécifier le délai que l'une ou l'autre des parties doit accorder avant de résilier le contrat. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'un préavis de 30, 60 ou 90 jours.

Dans votre modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux, vous avez également la possibilité d'ajouter un délai pour l'exécution de l'accord. Inclure une date d'expiration, par exemple une semaine ou un mois à compter de la date d'émission, peut être utile pour démarrer les projets à temps et éviter les retards inutiles.

4. Frais

Ensuite, détaillez les frais et la structure de paiement. Tout d'abord, indiquez le montant du salaire du responsable des médias sociaux ou des frais de projet. Précisez ensuite si l'entrepreneur recevra un paiement unique ou des paiements récurrents hebdomadaires, mensuels ou trimestriels.

Si l'entrepreneur doit facturer le client, précisez le délai. Par exemple, l'entrepreneur peut devoir soumettre une facture dans les 30 jours suivant l'achèvement du projet.

Ensuite, indiquez les conditions de paiement ou le délai dont dispose le client pour payer la facture. Par exemple, les durées peuvent être de 15, 30 ou 60 jours. Si l'entrepreneur exige un paiement avant le début des travaux, l'accord doit clarifier ces conditions.

Dans certains cas, le client peut payer certaines dépenses pour l'entrepreneur, telles que les logiciels, le matériel, les ressources créatives ou les déplacements. Assurez-vous de décrire toutes les dépenses incluses ainsi que les montants maximaux. Vous pouvez également indiquer que l'accord n'inclut aucune dépense.

5. Propriété et confidentialité

Dans la plupart des cas, le contenu des médias sociaux appartient au profil qui le publie. Mais la propriété du contenu peut être une zone grise, surtout si votre entrepreneur apparaît personnellement dans le contenu photo ou vidéo.

Pour éviter les malentendus et éviter les réclamations de propriété injustifiées ultérieurement, indiquez à qui appartient le contenu. Par exemple, vous pouvez indiquer que l' entrepreneur transfère les droits d'auteur sur les copies et les actifs créatifs au client lors de la livraison.

Dans les situations où le livrable n'est pas un contenu de médias sociaux, l'entrepreneur peut conserver le droit d'auteur. Par exemple, si l'étendue des travaux nécessite des documents de formation, vous devrez peut-être préciser que l'entrepreneur détient la propriété intellectuelle (PI) même après la livraison.

Que vous représentiez une marque ou une agence, vous avez sans aucun doute beaucoup de données propriétaires à gérer. Pour empêcher les sous-traitants de partager publiquement vos plans et processus, incluez une déclaration de confidentialité qui interdit aux sous-traitants de divulguer des informations exclusives.

Ensuite, précisez le type d'informations que l'entrepreneur doit garder confidentielles. Par exemple, vous pouvez lister :

• Produits en développement
• Informations sur les réseaux sociaux et le marketing
• Données financières et plans d'affaires

Gardez à l'esprit que le fait de demander aux sous-traitants de garder les informations confidentielles ne les empêche pas de revendiquer publiquement votre entreprise ou votre agence en tant que client. Si vous ne voulez pas que les entrepreneurs divulguent votre relation, vous aurez peut-être besoin d'un accord de non-divulgation (NDA) distinct.

6. Garanties et médiation

Si vous travaillez depuis longtemps dans le marketing des médias sociaux, vous savez qu'il est presque impossible de garantir des résultats. Les algorithmes, la saisonnalité, la concurrence et d'autres facteurs peuvent tous affecter les résultats des efforts de marketing.

Mais si vous exigez que les sous-traitants satisfassent aux exigences minimales, vous devez spécifier les paramètres. Par exemple, vous pouvez exiger un certain retour sur les dépenses publicitaires (ROAS) ou une valeur d'achat pour les campagnes publicitaires. Alternativement, si vous acceptez que l'entrepreneur ne peut pas garantir les résultats, clarifiez votre compréhension dans le contrat.

En cas de litige entre les deux parties, il est également judicieux de préciser la juridiction qui régit l'accord. De cette façon, vous pouvez clarifier où vous allez gérer les litiges.

Dans cette section de votre modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux, assurez-vous de clarifier comment vous allez résoudre ou arbitrer tout conflit qui pourrait survenir.

7. Signatures

Enfin, concluez le contrat avec un espace pour les signatures des deux parties. Pour simplifier le processus, envoyez d'abord l'accord à l'entrepreneur pour qu'il le signe. Ensuite, vous pouvez contresigner le contrat si et quand vous acceptez les termes et souhaitez démarrer le projet.

Vous pouvez envoyer une copie papier de votre accord ou demander à votre entrepreneur de l'imprimer et de le signer. Mais dans la plupart des cas, il est beaucoup plus facile pour les deux parties de signer des contrats par voie numérique. L'une de ces applications peut répondre aux besoins de votre entreprise ou de votre agence :

• Contractbook : Avec Contractbook, vous pouvez créer des modèles de contrat de gestionnaire de médias sociaux que vous pouvez réutiliser ou modifier si nécessaire. Cette application facilite également l'automatisation des flux de travail des contrats en fonction des mises à jour de vos bases de données de sous-traitants.
• DocuSign : cette plateforme vous permet de collaborer avec votre équipe pour lancer des modèles de contrat, ajouter des détails pertinents et envoyer des signatures. Après l'exécution des contrats, DocuSign notifie automatiquement les membres clés de votre équipe pour rationaliser l'intégration.
• HelloSign : Avec HelloSign, vous pouvez créer ou télécharger des contrats et les envoyer pour des signatures juridiquement contraignantes. Cette application s'intègre également à Dropbox et à d'autres applications afin que vous puissiez créer et envoyer des accords efficacement.
• PandaDoc : cette plate-forme simplifie la création de modèles de contrat. Vous pouvez faire glisser et déposer des éléments de contrat dans un modèle et personnaliser la langue de chaque accord de marketing sur les réseaux sociaux. Comme les autres applications de cette liste, PandaDoc s'intègre également à des dizaines d'applications pour augmenter la productivité de votre équipe.

Une fois que vous aurez reçu l'accord contresigné de l'autre partie, vous serez prêt à vous mettre au travail. Ensuite, vous pouvez créer un processus pour intégrer les sous-traitants et aborder les projets efficacement.

Résumer ce que nous avons appris sur la création d'un modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux

La création d'un contrat indépendant nécessite un peu d'investissement en temps initial. Mais lorsque vous démarrez avec un modèle de contrat de gestionnaire de médias sociaux gratuit, vous pouvez le modifier si nécessaire et le développer en un document adapté à vos besoins. Vous pouvez ensuite le réutiliser chaque fois que vous embauchez un autre entrepreneur, sans avoir à le recréer à partir de zéro.

N'oubliez pas de demander à votre équipe juridique d'examiner tous les accords avant de les envoyer ou de les signer. De cette façon, vous pouvez embaucher des pigistes en toute confiance et améliorer votre équipe marketing tout en protégeant votre marque et votre investissement.

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