Jak stworzyć szablon umowy z menedżerem mediów społecznościowych w 7 prostych krokach

Jako dyrektor ds. marketingu (CMO) lub właściciel agencji potrzebujesz przepływu pracy do budowania zespołu i zastępowania członków zespołu, którzy przenieśli się dalej. W wielu przypadkach sensowne jest zawarcie umowy z niezależnymi marketerami w mediach społecznościowych, a nie zatrudnianie pracowników na pełen etat.

Praca z freelancerami może wydawać się prostszym rozwiązaniem, ale nadal ważne jest, aby wszystkie szczegóły dotyczące Twojej relacji były na piśmie.

Innymi słowy, potrzebujesz szablonu umowy menedżera mediów społecznościowych dla swojej firmy lub agencji.

Zastanawiasz się, gdzie możesz uzyskać zarys umowy i czy naprawdę potrzebujesz formalnej umowy? Dowiedz się, w jaki sposób umowa w mediach społecznościowych może przynieść korzyści obu stronom i dowiedz się, co powinna zawierać Twoja umowa.

Co to jest umowa o zarządzanie mediami społecznościowymi?

Umowa w mediach społecznościowych to pisemna umowa pomiędzy dwoma podmiotami: wykonawcą i klientem. Przed rozpoczęciem współpracy kontrahenci i klienci zazwyczaj podpisują umowy marketingowe w mediach społecznościowych, aby potwierdzić warunki ich relacji.

Kiedy obie strony podpisują umowę o zarządzanie mediami społecznościowymi, zwykle jest ona prawnie wiążąca. Oznacza to, że zarówno wykonawca, jak i klient mają możliwość odwołania się do sądu, jeśli druga strona nie wywiąże się ze swojej części umowy.

Dlaczego potrzebujesz umowy z mediami społecznościowymi?

Pisemna umowa ma kluczowe znaczenie dla każdej relacji biznesowej. Spójrz na kilka wpadek, których możesz uniknąć, jeśli masz umowę:

• Niejasne rezultaty. Czy kiedykolwiek stresowałeś się tym, co dokładnie otrzymujesz od wynajętego przez siebie marketera – lub co musisz dostarczyć, jeśli Twoja agencja jest wykonawcą? Pisemna umowa określa rezultaty dla obu stron.
• Niejasne terminy. Czy jesteś zmęczony niekończącymi się obserwacjami stanu twoich działań marketingowych w mediach społecznościowych? Dzięki umowie wszyscy zaangażowani otrzymują jasny harmonogram projektu lub kampanii.
• Koszty niepotwierdzone. Martwisz się negocjowaniem faktur z freelancerami lub martwisz się, ile pobierać jako wykonawca? Po zawarciu umowy możesz upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie na temat kosztów.

Korzyści z szablonu umowy menedżera mediów społecznościowych

Ponieważ jest to umowa między dwiema stronami, umowa w mediach społecznościowych chroni wszystkich zaangażowanych. Oznacza to, że może zapewnić szereg korzyści zarówno wykonawcom, jak i klientom.

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym pozytywnym wynikom, jakie może osiągnąć pisemna umowa.

Przejrzystość

Jeśli kiedykolwiek próbowałeś współpracować z wykonawcą mediów społecznościowych na podstawie kilku e-maili lub kilku telefonów, wiesz, jak trudno jest utrzymać wszystkich na tej samej stronie. Umowa marketingowa w mediach społecznościowych wyjaśnia wszystkie istotne warunki, dzięki czemu obie strony mogą określić oczekiwania.

Dowiesz się, kiedy możesz oczekiwać, że wykonawca dostarczy wyniki — i dokładnie, co zamierza wysłać. Będziesz także mógł skonfigurować przepływy pracy, które każdy może śledzić. Dzięki temu możesz prowadzić kampanie zgodnie z harmonogramem i zmniejszyć ryzyko przeoczenia kluczowych dat uruchomienia.

Zobowiązania

Jako agencja lub pracodawca umowa może pomóc Ci zrozumieć, jakie są Twoje zobowiązania wobec kontrahentów. Innymi słowy, będziesz wiedzieć, jakiego rodzaju briefy, dane lub dostęp do konta musisz zapewnić. Tak więc Twoje działania marketingowe mają większe szanse powodzenia, a relacje biznesowe są bardziej prawdopodobne.

Jednocześnie umowa określa również, kiedy i ile jesteś zobowiązany zapłacić wykonawcom mediów społecznościowych. Oznacza to, że Twoja organizacja może odpowiednio budżetować, jednocześnie zapewniając, że nadal możesz sobie pozwolić na prowadzenie kampanii reklamowych lub nawiązywanie współpracy z influencerami.

Wykonalność

Najlepiej byłoby, gdyby zatrudnieni przez Ciebie freelancerzy w mediach społecznościowych sprawdzili się idealnie, zapewniając doskonałą pracę zgodnie z harmonogramem. Ale nie zawsze tak jest, nawet jeśli dokładnie sprawdzisz kandydatów lub jeśli ponownie zatrudnisz wykonawców, z którymi współpracowałeś wcześniej.

Zazwyczaj umowy menedżera mediów społecznościowych są prawnie wiążące, co czyni je wykonalnymi. Jeśli wykonawca nie wywiąże się ze swojej części umowy, możesz go pociągnąć do odpowiedzialności. Następnie możesz zdecydować, czy dać im dodatkowy czas, czy poszukać innego rozwiązania.

Obciążenie

W przypadku, gdy partnerstwo z freelancerem w mediach społecznościowych nie działa zgodnie z planem, dobrze napisany szablon umowy z menedżerem mediów społecznościowych uwalnia Twoją organizację od niepotrzebnej odpowiedzialności. Większość szablonów umów menedżera mediów społecznościowych określa wymagania dotyczące odpowiedzialności i poufności, aby obie strony rozumieły swoje prawa i obowiązki.

7 elementów, które należy uwzględnić w umowie z menedżerem mediów społecznościowych

Jak przygotować umowę, która chroni Twoją firmę i relacje z freelancerami? Skorzystaj z poniższych elementów, aby rozpocząć opracowywanie szablonu umowy organizacji dla menedżerów mediów społecznościowych, a następnie dodaj inne składniki w razie potrzeby.

Pamiętaj, że zawsze dobrze jest, aby Twój zespół prawny zapoznał się z umowami przed ich podpisaniem lub wysłaniem do wykonawców. Ekspert prawny może zmodyfikować umowę menedżera mediów społecznościowych, aby upewnić się, że jest wiążąca i skutecznie chroni inwestycję Twojej organizacji.

1. Imprezy

Najpierw wymień strony zaangażowane w porozumienie. Każdy szablon umowy z menedżerem mediów społecznościowych powinien obejmować dwie strony: klienta i kontrahenta. Pamiętaj, aby określić, która strona jest klientem (osobą lub organizacją płacącą za usługi), a która jest wykonawcą (osobą lub organizacją świadczącą usługi).

Podaj jak najwięcej danych umożliwiających identyfikację, w tym informacje kontaktowe.

Oto kilka podstawowych informacji, które należy uwzględnić:

• Nazwy prawne
• Adresy pocztowe
• Adresy e-mail
• Numery telefoniczne

W większości przypadków można jednorazowo podać nazwę prawną każdej ze stron. Następnie możesz wskazać, w jaki sposób będziesz odnosić się do każdej ze stron w pozostałej części umowy. Na przykład Twoja umowa może zaczynać się od: Niniejsza umowa dotycząca menedżera mediów społecznościowych jest zawarta pomiędzy [Nazwa kontrahenta] (dalej określana jako „Wykonawca”) a [Nazwa klienta] (dalej określana jako „Klient”).

2. Zakres prac

Następnie wyjaśnij zakres prac. Ta sekcja, prawdopodobnie jedna z najważniejszych części umowy, zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich prac i produktów objętych umową.

Wyjaśnij, kto jest odpowiedzialny za każdy element, i opisz każde zadanie tak szczegółowo, jak to tylko możliwe.

Podaj jak najwięcej szczegółów, aby uniknąć nieporozumień.

Jasne wyjaśnienie związanej z tym pracy może pomóc Twojej firmie lub agencji uniknąć pełzania zakresu, jednocześnie zapobiegając niedostarczeniu przez wykonawcę.

Twój zakres pracy może się różnić w zależności od charakteru projektu lub kampanii. Aby rozpocząć, możesz skorzystać z tych podpowiedzi:

• Rodzaj projektu, którym może być opracowanie strategii w mediach społecznościowych, zapewnienie stałego zarządzania mediami społecznościowymi lub prowadzenie płatnej kampanii w mediach społecznościowych
• Kanały, z których wykonawca będzie korzystał lub którymi zarządzał, od Facebooka i Instagrama po YouTube i Twitter
• Liczba płatnych i/lub organicznych postów, które wykonawca stworzy w każdym tygodniu, miesiącu lub w trakcie trwania kampanii
• Ile zdjęć, grafik, filmów lub rolek wyprodukuje wykonawca – lub czy klient będzie odpowiedzialny za zasoby kreatywne
• Maksymalny czas, który upłynie, zanim wykonawca odpowie na komentarze, wiadomości bezpośrednie lub inne zaangażowanie

Po określeniu zakresu prac dobrym pomysłem jest również nakreślenie procesu edycji lub zatwierdzania. Jeśli potrzebujesz, aby wykonawca dostarczył jedną lub więcej rund zmian, zdobądź to na piśmie, zanim poprosisz o zmiany.

Zakres prac powinien również obejmować harmonogram prac. Możesz podać konkretne daty dla jednorazowego projektu. W przypadku trwających kampanii lub powtarzających się materiałów dostarczanych możesz podać w każdy piątek lub w ostatni dzień roboczy każdego miesiąca .

3. Ramy czasowe i zakończenie

Zazwyczaj zakres prac obejmuje terminy realizacji jednorazowych i powtarzających się rezultatów. Ale ważne jest również określenie ram czasowych dla całej umowy. W ten sposób możesz mieć pewność, że projekt rozpocznie się na czas i zakończy, kiedy chcesz, aby się zakończył.

W szablonie umowy z menedżerem mediów społecznościowych pozostaw miejsce na określenie daty rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli umowa obejmuje relację cykliczną, wskaż, że umowa jest odnawiana co tydzień, co miesiąc, kwartalnie lub z dowolną częstotliwością.

Jeśli projekt jest otwarty, możesz pominąć datę zakończenia.

Jednak ważne jest, aby wyjaśnić, w jaki sposób każda ze stron może rozwiązać umowę. W końcu nie każda relacja klient-wykonawca przebiega zgodnie z planem – nawet jeśli sprecyzujesz zakres prac i ustalisz stałą datę rozpoczęcia i zakończenia. Dlatego warto wyjaśnić, jak, dlaczego i kiedy każda ze stron może rozwiązać umowę przed datą zakończenia.

Na przykład klient może mieć możliwość rozwiązania umowy, jeśli wykonawca nie dostarczy w ciągu określonej liczby dni po terminie. W ten sam sposób wykonawca może rozwiązać umowę, jeśli klient nie zapłaci w ustalonym terminie.

Jeśli umowa obejmuje relację cykliczną co tydzień, co miesiąc lub co kwartał, dobrym pomysłem jest również określenie, ile czasu przed rozwiązaniem umowy musi udzielić każda ze stron. Na przykład możesz wymagać 30, 60 lub 90 dni wypowiedzenia.

W szablonie umowy z menedżerem mediów społecznościowych masz również możliwość dodania ram czasowych na wykonanie umowy. Dołączenie daty wygaśnięcia — na przykład tygodnia lub miesiąca od daty wydania — może być pomocne w terminowym rozpoczęciu projektów i unikaniu niepotrzebnych opóźnień.

4. Opłaty

Następnie wyszczególnij opłaty i strukturę płatności. Najpierw podaj wysokość wynagrodzenia menedżera mediów społecznościowych lub opłaty za projekt. Następnie wyjaśnij, czy wykonawca otrzyma płatność jednorazową, czy cykliczną tygodniową, miesięczną lub kwartalną.

Jeśli wykonawca musi wystawić fakturę klientowi, określ termin. Na przykład wykonawca może być zmuszony do przedłożenia faktury w ciągu 30 dni od zakończenia projektu.

Następnie określ warunki płatności lub czas, w którym klient ma zapłacić fakturę. Na przykład terminy mogą mieć długość 15, 30 lub 60 dni. Jeżeli wykonawca wymaga zapłaty przed rozpoczęciem prac, umowa powinna doprecyzować te warunki.

W niektórych przypadkach klient może zapłacić wykonawcy określone wydatki — takie jak oprogramowanie, sprzęt, zasoby kreatywne lub podróże. Pamiętaj, aby przedstawić wszystkie uwzględnione wydatki, a także wszelkie kwoty maksymalne. Ewentualnie poinformuj, że umowa nie obejmuje żadnych kosztów.

5. Własność i poufność

W większości przypadków treści w mediach społecznościowych należą do profilu, który je publikuje. Jednak własność treści może być szarą strefą, zwłaszcza jeśli wykonawca osobiście pojawia się na zdjęciach lub materiałach wideo.

Aby zapobiec nieporozumieniom i uniknąć później nieuzasadnionych roszczeń dotyczących własności, określ właściciela treści. Na przykład, możesz stwierdzić, że Wykonawca przenosi prawa autorskie do kopii i zasobów twórczych na Klienta w momencie dostawy.

W sytuacjach, gdy element dostarczany nie jest treścią z mediów społecznościowych, wykonawca może zachować prawa autorskie. Na przykład, jeśli zakres prac wymaga dokumentów szkoleniowych, może być konieczne wyjaśnienie, że wykonawca jest właścicielem własności intelektualnej (IP) nawet po dostawie.

Niezależnie od tego, czy reprezentujesz markę, czy agencję, z pewnością masz do zarządzania wiele zastrzeżonych danych. Aby uniemożliwić wykonawcom publiczne udostępnianie twoich planów i procesów, dołącz oświadczenie o zachowaniu poufności, które zabrania wykonawcom ujawniania informacji zastrzeżonych.

Następnie wyjaśnij rodzaj informacji, które wykonawca musi zachować w poufności. Na przykład możesz wymienić:

• Produkty w fazie rozwoju
• Media społecznościowe i spostrzeżenia marketingowe
• Dane finansowe i biznes plany

Należy pamiętać, że proszenie wykonawców o zachowanie poufności informacji nie uniemożliwia im publicznego uznania Twojej firmy lub agencji jako klienta. Jeśli nie chcesz, aby kontrahenci w ogóle ujawniali Twój związek, możesz potrzebować oddzielnej umowy o zachowaniu poufności (NDA).

6. Gwarancje i mediacje

Jeśli od dawna pracujesz w marketingu w mediach społecznościowych, wiesz, że zagwarantowanie wyników jest prawie niemożliwe. Algorytmy, sezonowość, konkurencja i inne czynniki mogą wpływać na wyniki działań marketingowych.

Ale jeśli wymagasz od wykonawców spełnienia minimalnych wymagań, musisz określić metryki. Na przykład możesz wymagać określonego zwrotu z nakładów na reklamę (ROAS) lub wartości zakupu w kampaniach reklamowych. Ewentualnie, jeśli uznasz, że wykonawca nie może zagwarantować wyników, wyjaśnij swoje zrozumienie w umowie.

W przypadku sporu między dwiema stronami, dobrym pomysłem jest również określenie jurysdykcji, która reguluje umowę. W ten sposób możesz wyjaśnić, gdzie będziesz rozpatrywać wszelkie spory.

W tej sekcji szablonu umowy z menedżerem mediów społecznościowych wyjaśnij, w jaki sposób będziesz rozwiązywać lub pośredniczyć w konfliktach, które mogą się pojawić.

7. Podpisy

Na koniec zawrzyj umowę z miejscem na podpisy obu stron. Aby usprawnić proces, najpierw wyślij umowę do kontrahenta do podpisania. Następnie możesz kontrasygnować umowę, jeśli i kiedy zgadzasz się na warunki i chcesz rozpocząć projekt.

Możesz wysłać papierową kopię umowy lub poprosić wykonawcę o jej wydrukowanie i podpisanie. Jednak w większości przypadków obu stronom znacznie łatwiej jest podpisać umowy cyfrowo. Jedna z tych aplikacji może działać na potrzeby Twojej firmy lub agencji:

• Contractbook: Dzięki Contractbook możesz tworzyć szablony umów menedżera mediów społecznościowych, które możesz ponownie wykorzystać lub zmodyfikować w razie potrzeby. Ta aplikacja ułatwia również automatyzację przepływów pracy dotyczących umów na podstawie aktualizacji baz danych kontrahentów.
• DocuSign: Ta platforma umożliwia współpracę z zespołem w celu inicjowania szablonów umów, dodawania odpowiednich szczegółów i wysyłania do podpisów. Po wykonaniu umowy DocuSign automatycznie powiadamia kluczowych członków Twojego zespołu, aby usprawnić onboarding.
• HelloSign: Dzięki HelloSign możesz tworzyć lub przesyłać umowy i wysyłać je do prawnie wiążących podpisów. Ta aplikacja integruje się również z Dropbox i innymi aplikacjami, dzięki czemu możesz efektywnie tworzyć i wysyłać umowy.
• PandaDoc: Ta platforma sprawia, że ​​tworzenie szablonów umów jest bardzo proste. Możesz przeciągać i upuszczać elementy umowy do szablonu i dostosowywać język każdej umowy marketingowej w mediach społecznościowych. Podobnie jak inne aplikacje z tej listy, PandaDoc integruje się również z dziesiątkami aplikacji, aby zwiększyć produktywność Twojego zespołu.

Po otrzymaniu kontrasygnowanej umowy z powrotem od drugiej strony, będziesz gotowy do pracy. Następnie możesz stworzyć proces, aby wdrożyć wykonawców i skutecznie realizować projekty.

Podsumowanie tego, czego się dowiedzieliśmy o tworzeniu szablonu umowy na menedżera mediów społecznościowych

Stworzenie umowy z freelancerem wymaga trochę wcześniejszej inwestycji czasowej. Ale kiedy zaczniesz od bezpłatnego szablonu umowy menedżera mediów społecznościowych, możesz go zmodyfikować w razie potrzeby i rozwinąć w dokument, który będzie odpowiadał Twoim potrzebom. Następnie możesz go ponownie wykorzystać za każdym razem, gdy zatrudniasz innego wykonawcę — bez konieczności odtwarzania go od podstaw.

Pamiętaj, aby Twój zespół prawny zapoznał się z umowami przed ich wysłaniem lub podpisaniem. W ten sposób możesz bez obaw zatrudniać freelancerów i ulepszać swój zespół marketingowy, jednocześnie chroniąc swoją markę i inwestycję.

Zacznij oszczędzać czas i energię w zarządzaniu kontami na Instagramie swoich klientów! Wypróbuj naszą bezpłatną wersję próbną Agorapulse, która pomoże Ci zaplanować, śledzić i mierzyć wszystkie Twoje działania w mediach społecznościowych.