Beranda
Pemangku kepentingan adalah individu, kelompok atau organisasi yang dipengaruhi oleh hasil usaha atau proyek bisnis. Pemangku kepentingan proyek, seperti namanya, memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek, dan dapat menjadi internal atau eksternal organisasi yang mensponsori proyek.
Hubungan pemangku kepentingan dapat memiliki pengaruh positif atau negatif pada siklus hidup proyek Anda, jadi Anda harus mengidentifikasi pemangku kepentingan utama Anda dan membuat rencana pengelolaan pemangku kepentingan untuk memenuhi persyaratan mereka.
Melacak pemangku kepentingan utama Anda dengan perangkat lunak manajemen proyek adalah cara yang bagus untuk tetap di atas segalanya dan memastikan pemangku kepentingan proyek Anda tetap puas dan produktif.
Siapa yang bisa menjadi pemangku kepentingan proyek? Itu daftar yang panjang. Beberapa contohnya adalah sebagai berikut.
Ada dua jenis utama pemangku kepentingan proyek: internal dan eksternal. Mari kita lihat bagaimana mereka berbeda satu sama lain dan bagaimana proses manajemen pemangku kepentingan bekerja untuk setiap kelompok pemangku kepentingan.
Pemangku kepentingan internal adalah seseorang yang minatnya dalam proyek terkait langsung dengan menjadi bagian dari organisasi yang mengelola proyek itu. Pemangku kepentingan internal ingin mencapai tujuan bisnis dan tujuan strategis proyek. Mereka dapat menjadi manajer proyek, anggota tim, sponsor, pemilik atau bahkan investor dalam organisasi.
Pemangku kepentingan eksternal adalah mereka yang tidak terkait langsung dengan organisasi, tetapi mereka penting bagi bisnis atau terpengaruh oleh proyek sampai batas tertentu. Ini biasanya bagian dari rantai pasokan, kreditur atau kelompok publik.
Terkait: Template Analisis Pemangku Kepentingan
Manajemen pemangku kepentingan adalah proses manajemen proyek yang terdiri dari pengelolaan harapan dan persyaratan semua pemangku kepentingan internal dan eksternal yang terlibat dengan proyek.
Untuk melakukannya, manajer proyek perlu membuat rencana manajemen pemangku kepentingan, dokumen manajemen proyek penting yang menjelaskan strategi manajemen pemangku kepentingan yang akan diterapkan selama proyek.
Selain itu, manajer proyek menggunakan alat dan teknik seperti laporan status proyek untuk memfasilitasi proses manajemen pemangku kepentingan melalui setiap fase siklus hidup proyek.
Perlu dicatat bahwa istilah manajemen pemangku kepentingan tidak eksklusif untuk manajemen proyek, tetapi juga dapat dikaitkan dengan administrasi bisnis. Manajemen hubungan pemangku kepentingan sama pentingnya untuk bisnis kecil seperti halnya untuk perusahaan besar, perusahaan menengah, dan bahkan organisasi nirlaba.
Demikian pula, baik tim manajemen proyek maupun bisnis dari berbagai ukuran dapat memperoleh manfaat dari penggunaan perangkat lunak perencanaan proyek seperti ProjectManager untuk manajemen pemangku kepentingan. Itu karena ProjectManager menawarkan alat perencanaan yang kuat seperti bagan Gantt, papan kanban, kalender, dan daftar tugas.
Kiat pro: Lembaga manajemen proyek (PMI) mengacu pada manajemen pemangku kepentingan sebagai “bidang pengetahuan manajemen proyek.”
ProjectManager memiliki alat manajemen hubungan pemangku kepentingan dan fitur kolaborasi tim—Pelajari lebih lanjut.
Seperti yang dinyatakan di atas, rencana manajemen pemangku kepentingan adalah dokumen manajemen proyek yang mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek Anda dan strategi yang akan Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan mereka dan memenuhi persyaratan mereka.
Rencana pengelolaan pemangku kepentingan biasanya mencakup elemen-elemen berikut.
Meskipun setiap pendekatan manajemen pemangku kepentingan dapat berbeda tergantung pada kebutuhan proyek atau bisnis Anda, ada beberapa praktik terbaik untuk mengelola hubungan pemangku kepentingan Anda.
Ikuti lima langkah berikut untuk memastikan semua dasar Anda dalam rencana pengelolaan pemangku kepentingan tercakup.
Langkah pertama untuk setiap rencana pengelolaan pemangku kepentingan yang baik adalah identifikasi pemangku kepentingan yang tepat. Identifikasi siapa pemangku kepentingan individu dan kelompok pemangku kepentingan utama untuk proyek atau bisnis Anda. Teori pemangku kepentingan dapat membantu Anda lebih memahami siapa pemangku kepentingan Anda dan bagaimana mereka dipengaruhi oleh proyek Anda.
Perhatikan pemangku kepentingan utama mana yang akan memiliki pengaruh lebih besar terhadap proyek, dan pada tahap mana pengaruh mereka menjadi lebih kecil atau lebih besar. Anda dapat menggunakan diagram bawang untuk proses penentuan prioritas pemangku kepentingan. Selalu awasi hubungan pemangku kepentingan utama Anda karena mereka dapat memiliki dampak tertinggi dalam proyek atau bisnis Anda.
Bekerja dengan pemangku kepentingan baru bisa jadi rumit di awal. Mengetahui pemangku kepentingan Anda adalah kunci untuk manajemen hubungan pemangku kepentingan yang efektif. Karena itu, disarankan untuk mewawancarai pemangku kepentingan proyek Anda, berikut adalah beberapa contohnya.
Jaringan kepentingan daya atau matriks kepentingan proyek adalah bagan yang memungkinkan Anda menentukan tingkat kekuatan dan minat yang dimiliki pemangku kepentingan Anda dalam proyek. Ini adalah alat manajemen proyek yang sangat membantu untuk analisis pemangku kepentingan.
Anda dapat mengidentifikasi keempat kelompok pemangku kepentingan ini menggunakan alat ini. Mereka terdaftar berdasarkan kepentingan.
Identifikasi dengan jelas di tahap mana setiap pemangku kepentingan utama akan terlibat, dan jadwal waktu yang dibutuhkan umpan balik mereka. Buat keterlibatan pemangku kepentingan atau rencana komunikasi pemangku kepentingan untuk menentukan bagaimana Anda akan mengelola hubungan pemangku kepentingan Anda. Seperti biasa, bersikaplah realistis, transparan, dan jujur di setiap fase manajemen proyek.
Menetapkan dan mengelola harapan mungkin merupakan aspek terpenting dari rencana pengelolaan pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan diinvestasikan dalam proyek dan akan memiliki banyak pendapat tentang bagaimana itu harus dilanjutkan, baik dan buruk. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara mengelola hubungan pemangku kepentingan, kami telah menyematkan video tutorial di bawah ini.
Analisis pemangku kepentingan bukanlah satu langkah tetapi serangkaian langkah, identifikasi pemangku kepentingan, pemetaan pemangku kepentingan dan penentuan prioritas pemangku kepentingan. Secara sederhana, analisis pemangku kepentingan dapat didefinisikan sebagai proses pemahaman siapa pemangku kepentingan proyek Anda, apa tingkat pengaruh dan keterlibatan mereka, dan kepentingan mereka untuk proyek atau bisnis Anda.
Identifikasi pemangku kepentingan adalah langkah pertama dalam proses analisis pemangku kepentingan dan merupakan dasar dari rencana pengelolaan pemangku kepentingan Anda. Seperti namanya, proses ini terdiri dari mengidentifikasi semua pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda. Nantinya para pemangku kepentingan ini akan dianalisis, diprioritaskan dan dilibatkan.
Berikut adalah beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh manajer proyek selama proses identifikasi pemangku kepentingan:
Sekarang setelah Anda mengidentifikasi semua pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda, saatnya untuk menentukan tingkat minat mereka dan kekuatan atau pengaruh yang mereka miliki terhadap proyek. Ini merupakan langkah penting dalam proses manajemen hubungan pemangku kepentingan, karena pada saat inilah Anda akan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk penentuan prioritas pemangku kepentingan.
Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan membuat grid kepentingan daya atau matriks kepentingan daya. Coba templat peta pemangku kepentingan gratis ProjectManager.
Setelah Anda memiliki daftar yang lengkap, Anda dapat mulai memprioritaskan pemangku kepentingan proyek Anda berdasarkan kepentingan mereka terhadap proyek. Putuskan siapa di antara mereka yang paling berpengaruh pada proyek dan terpengaruh olehnya.
Setelah Anda menentukan siapa pemangku kepentingan utama Anda, akan lebih mudah untuk mengawasi mereka dan menentukan strategi manajemen pemangku kepentingan terbaik untuk membuat mereka puas.
Terakhir, dengan informasi yang dibuat di peta pemangku kepentingan, Anda mengetahui cara melibatkan pemangku kepentingan. Ini adalah proses di mana Anda memutuskan bagaimana Anda akan berkomunikasi dan berinteraksi dengan pemangku kepentingan proyek Anda.
Ini mengarah pada rencana komunikasi pemangku kepentingan yang menguraikan saluran dan frekuensi komunikasi antara Anda dan setiap pemangku kepentingan proyek. Anda dapat menggunakan template rencana komunikasi kami untuk memulai.
Analisis pemangku kepentingan, manajemen pemangku kepentingan, dan komunikasi pemangku kepentingan dapat menjadi kompleks. Ini seperti proyek yang dicangkokkan ke proyek yang ada, yang bisa membuat segalanya lebih sulit. Untungnya, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu Anda dalam proses manajemen pemangku kepentingan. ProjectManager adalah alat manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengatur proyek, tim, dan pemangku kepentingan Anda untuk membantu Anda bekerja lebih efisien.
Mengelola pemangku kepentingan dimulai dengan jadwal untuk menangkap kegiatan dan menyediakan ruang di mana setiap orang dapat menambahkan masukan mereka.
Gunakan bagan Gantt interaktif kami untuk menyajikan rencana dan jadwal proyek kepada pemangku kepentingan. Itu dapat dengan mudah dibagikan dan bertindak sebagai platform kolaboratif di mana mereka dapat dimasukkan.
Jadwal hanyalah abstraksi sampai dieksekusi. Itu membutuhkan keterlibatan tim. Pemangku kepentingan tidak perlu terlibat dalam detail ini, tetapi mereka harus dapat melihatnya.
Pemangku kepentingan sangat tertarik dengan kemajuan proyek. Mereka tidak membutuhkan Anda untuk terlibat dengan mereka, tetapi sapuan lebar itu penting.
Buat para pemangku kepentingan senang dengan menjaga tim Anda tetap produktif. Anda ingin dapat memantau beban kerja mereka dan menyesuaikannya seperlunya agar mereka tidak kehabisan tenaga.
Menjaga agar pemangku kepentingan tetap diperbarui adalah landasan manajemen pemangku kepentingan. Anda memerlukan alat yang memberi Anda fleksibilitas untuk berbagi data dengan pemangku kepentingan seperti yang mereka inginkan.
Pemangku kepentingan tidak hanya terlibat dengan proyek individu, mereka dapat diinvestasikan dalam program proyek yang berpikiran sama atau bahkan portofolio. Anda memerlukan alat manajemen proyek yang dapat diskalakan.
Lacak proyek, program, atau portofolio dengan alat yang memberikan gambaran umum tentang semua proyek dalam satu halaman. Ada juga dasbor portofolio dan peta jalan untuk menyelaraskan portofolio Anda dengan sasaran strategis.
Untuk lebih banyak sumber daya tentang pemangku kepentingan proyek dan manajemen pemangku kepentingan, kami telah menyusun daftar tautan untuk Anda jelajahi dan instruksikan Anda lebih lanjut tentang manajemen pemangku kepentingan.
Sebagaimana dinyatakan di atas, manajemen hubungan pemangku kepentingan sama pentingnya untuk bisnis kecil seperti halnya untuk perusahaan besar, perusahaan menengah, dan bahkan organisasi nirlaba. Lihat bagaimana ProjectManager dapat membantu Anda meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan dengan memanfaatkan uji coba gratis 30 hari ini hari ini.
Mulai Uji Coba Gratis Saya