Alat Manajemen Email: Jadilah Lebih Baik di Email

Kita semua membiarkan email mengambil alih hidup kita pada satu titik atau lainnya. Entah itu menjadi gangguan yang membuat kita merasa produktif (ketika kita benar-benar tidak menggerakkan jarum pada proyek), atau membuat kita merasa kewalahan dan berharap itu tidak pernah ada.

Karena email adalah bagian penting dari kehidupan sehari-hari, berikut adalah beberapa alat manajemen email, tips dan trik agar lebih efisien saat membaca dan menanggapi pesan yang membanjiri kotak masuk Anda. Dengan menggabungkan alat manajemen email ini dengan perangkat lunak manajemen kerja Anda saat ini, Anda pasti akan meningkatkan produktivitas Anda.

Batch Jawab Email Anda

Jika kotak masuk email Anda tampak berlebihan, salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memperlakukannya seperti Band-Aid: lakukan semuanya sekaligus, cepat, dan selesaikan. Ini dapat dilakukan secara manual, dengan menelusuri kotak masuk Anda sedikit demi sedikit, atau Anda dapat menggunakan alat manajemen email untuk membuatnya lebih menyenangkan.

Saya merekomendasikan emailga.me , yang menggunakan pengatur waktu dan wajah sedih atau bahagia untuk membantu Anda tetap pada tugas dan bekerja melalui email dengan cepat. Ini terhubung ke kotak masuk Gmail atau Google Apps Anda dan memungkinkan Anda untuk mengarsipkan pesan, serta meneruskannya. Anda juga dapat menggunakan email pengirim yang berbeda jika Anda memiliki beberapa email berbeda yang masuk ke satu kotak masuk Gmail.

Tetapkan Harapan di Tanda Tangan Email

Satu ruang yang kurang dimanfaatkan untuk berkomunikasi dengan semua orang yang Anda kirimi email adalah tanda tangan email Anda. Tentu saja, memasukkan informasi seperti nomor telepon atau jaringan media sosial adalah hal yang umum, tetapi Anda juga dapat menyertakan baris tentang cara Anda menangani email sehingga ekspektasi ditetapkan sebelumnya.

Misalnya, ketika saya bekerja sebagai Editor Eksekutif di Jurnal Mesin Pencari, saya mendapatkan ratusan email setiap hari. Saya menyertakan sebuah baris di tanda tangan email saya yang mengatakan sesuatu seperti: “Email akan dijawab dalam 48 jam selama seminggu. Terima kasih atas kesabaran Anda." Sejak memasukkannya ke dalam tanda tangan email saya, saya tidak pernah mengirimi saya email kedua untuk meminta tindak lanjut bahkan sebelum saya sempat membaca email pertama mereka.

Miliki Pesan Di Luar Kantor yang Jelas dan Dapat Ditindaklanjuti

Sangat frustasi ketika orang-orang di luar kantor dan pesan mereka mengatakan sesuatu yang terlalu sederhana untuk berguna, seperti “Saya keluar dari kantor sampai Kamis, 12/2. Terima kasih!" Sering kali, jika saya mengirim email kepada seseorang, saya memiliki kebutuhan atau permintaan khusus.

Itu selalu membantu untuk memasukkan lebih banyak detail tentang waktu Anda di luar kantor, jadi semoga, beberapa masalah dapat diselesaikan sebelum Anda kembali. Sertakan informasi kontak orang yang melindungi Anda atau beri tahu mereka yang mengirim email kepada Anda kapan Anda dapat menjawab email mereka: “Saya tidak di kantor sampai Jumat, 9/11, tetapi saya akan mengembalikan email Anda pada hari Senin, 11/12.” Dan jika Anda adalah seseorang yang bekerja dari rumah, biarkan pesan di luar kantor yang melakukannya. Jangan periksa email Anda saat berlibur!

Gunakan Layanan Email untuk Penyaringan Lebih Baik

Jika email membuat Anda kewalahan, coba gunakan layanan otomatis yang dapat memberi Anda kotak masuk yang lebih bersih. Unroll.me adalah layanan manajemen dan langganan email. Ini tidak hanya memungkinkan Anda untuk berhenti berlangganan dari beberapa daftar email sekaligus (setelah Anda menghubungkan email Anda), itu juga akan mengirimkan ringkasan harian dari email langganan Anda, sehingga Anda dapat melihat semuanya dalam satu email daripada harus membuka secara manual dan membaca satu per satu.

Alat manajemen email lain yang benar-benar membantu untuk menangani email yang berlebihan adalah Sanebox. Secara otomatis menempatkan email yang dianggap kurang penting dalam folder bernama "SaneLater." Jika Anda tidak ingin email dari orang tertentu masuk ke folder SaneLater, Anda cukup memindahkannya kembali ke kotak masuk Anda, yang mengajarkan SaneBox untuk meninggalkan email dari pengirim tersebut di kotak masuk Anda ke depannya. SaneBox memfilter beberapa email yang dipersonalisasi dari orang yang sebenarnya (bukan daftar email), tetapi tidak ada email yang hilang.

Lacak Baca Plugin Email

Pelacakan email adalah masalah yang sangat terpecah-pecah—beberapa orang benci mengetahui bahwa pengirim email yang mereka terima akan tahu apakah mereka membukanya atau tidak, sementara yang lain bersumpah itu membantu mereka tetap pada jalurnya. Tergantung pada apa yang Anda lakukan untuk mencari nafkah, melacak email dapat memiliki banyak manfaat. Untuk pemilik bisnis, pelacakan email sangat membantu jika Anda mengirim informasi tentang harga atau proyek.

Seseorang yang mengklaim bahwa mereka tidak menerima email Anda dapat merusak pendapatan atau status proyek Anda. Dengan demikian, dapat melihat apakah seseorang telah membuka email dapat memastikan bahwa Anda mengetahui bahwa orang lain telah membacanya dan karenanya mengetahui status terbaru proyek, atau mengetahui biaya proposal Anda.

MailTrack adalah salah satu alat manajemen email yang bekerja dengan aplikasi Google atau Gmail dan memungkinkan Anda untuk secara otomatis melacak semua email keluar yang dikirim dari browser tempat layanan diinstal (misalnya tidak akan melacak email yang dikirim dari aplikasi gmail di ponsel Anda ).

Jadikan Email Muncul Kembali di Kotak Masuk Anda

Sering kali, kami memperlakukan kotak masuk kami sebagai daftar tugas. Jika hal ini terjadi pada Anda, akan sangat membantu jika memiliki layanan yang mengingatkan Anda tentang proyek yang sedang berjalan atau item tindakan yang terjadi melalui email.

Terkait: Templat Daftar Tugas Gratis

Boomerang adalah salah satu alat tersebut. Setelah ditambahkan ke kotak masuk Gmail Anda, ini memungkinkan Anda mengatur bumerang ke email keluar. Ini berarti email akan kembali kepada Anda pada tanggal atau interval yang ditentukan (misalnya dalam seminggu). Anda dapat memilih apakah bumerang terjadi hanya jika orang tersebut tidak merespons atau terlepas dari responsnya.

Menulis Lebih Baik

Akhirnya, apa pun industri Anda atau topik email Anda, kita semua dapat menggunakan beberapa pengingat tentang cara menulis yang lebih baik. Untungnya ada alat yang bisa membantu memandu tulisan kita agar terhindar dari kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa.

Yang pertama adalah Grammarly , yang dipasang di Chrome sebagai Ekstensi dan memiliki versi gratis dan premium. Alat ini akan secara otomatis memindai teks yang dimasukkan untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa. Jika Anda membeli versi premium dan memiliki PC, Anda juga dapat mengatur Grammarly untuk digunakan di Word. Apa pun itu, Anda juga dapat menempelkan teks ke alat online mereka untuk dianalisis.

Alat hebat lainnya adalah plugin Just Not Sorry , yang berfungsi di Gmail atau Google Apps di browser Chrome. Ini dibuat untuk membantu orang menghindari bahasa pasif yang tidak perlu yang digunakan banyak wanita dalam email mereka. Frasa seperti, "Saya pikir itu" atau "tolong" digarisbawahi, dan kemudian pengguna dapat mengarahkan kursor ke atasnya untuk mendapatkan penjelasan mengapa harus dihapus atau diedit.

Dengan menggunakan kombinasi alat email ini, Anda dapat membuat manajemen kotak masuk Anda lebih efisien dan menghabiskan lebih sedikit waktu dan energi. Perlakukan manajemen email sebagai tugas yang harus diselesaikan alih-alih sesuatu yang dapat dengan mudah menghabiskan seluruh hidup Anda. Ini memungkinkan Anda untuk mengerjakan proyek yang benar-benar memajukan bisnis atau karier Anda.

Wah, masalah email itu akhirnya terpecahkan! Sekarang setelah Anda mengelola semua korespondensi sial itu, bagaimana dengan mendapatkan alat yang hebat untuk membantu Anda mengelola pekerjaan itu sendiri? ProjectManager.com adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memiliki fitur seperti daftar tugas, jadwal perencanaan, dan dasbor waktu nyata yang segera diperbarui saat informasi baru dimasukkan ke dalam sistem. Pantau terus email dan proyek Anda dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.