Alat dan Templat Kalender Editorial Untuk Membantu Anda Menguasai Daftar Tugas Konten Anda

Cepat: Sebutkan alat yang paling penting untuk mengelola program pemasaran konten Anda secara efektif.

Apa pun peran atau tanggung jawab Anda, jawabannya harus berupa kalender editorial.

Mengapa? Pembuatan konten melibatkan sejuta tugas kecil. Sistem yang andal melacak semua proses tersebut dan status setiap bagian konten saat bergerak melewatinya.

Tetapi kalender editorial pemasaran konten dapat melakukan lebih dari itu.

Mereka dapat merampingkan kolaborasi strategis, melacak kinerja pemasaran, dan mengidentifikasi peluang penggunaan ulang konten.

Dengan pendekatan yang bijaksana dan konfigurasi yang tepat, kalender editorial dapat meningkatkan produktivitas tim dan menambah kejelasan di setiap tahap perjalanan pemasaran konten merek Anda.

Pelajari cara membuat kalender editorial pemasaran konten yang disesuaikan – dan cara memaksimalkan manfaatnya – dengan tips, contoh, dan template ini.

1. Tetapkan dasar untuk kalender editorial yang efektif

Kumpulkan informasi penting dari strategi pemasaran konten Anda untuk menginformasikan rencana pembuatan konten Anda. Jawab pertanyaan berikut untuk membantu menentukan apa yang harus dilacak di kalender Anda dan tetap fokus pada sasaran pemasaran Anda.

Untuk siapa Anda membuat konten?

Anda tidak dapat membuat konten yang tepat jika tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang audiens target. Gunakan wawasan dalam persona konten Anda untuk fokus pada kebutuhan informasi dan minat topikal mereka.

Apa yang akan membantu konten Anda untuk mencapai bisnis Anda?

Apakah Anda ingin menghasilkan prospek? Tingkatkan kepemimpinan pemikiran Anda? Dorong kehadiran ke acara Anda? Misi dan sasaran pemasaran konten Anda akan memengaruhi apa yang Anda terbitkan, di mana Anda menerbitkan, seberapa sering, dan bagaimana tim Anda memprioritaskan, mengatur, dan mengkategorikan/menandai upaya pembuatan kontennya.

Sumber daya kreatif apa yang Anda miliki?

Apakah Anda akan bekerja dengan tim penulis, desainer, dan videografer internal? Sebuah stabil pro industri berbagi wawasan mereka? Campuran kontributor internal dan eksternal? Format yang dilacak, frekuensi, dan tahapan alur kerja kemungkinan bergantung pada siapa Anda berkolaborasi dan sifat keahlian mereka.

TIP: Perlu meningkatkan kemampuan kreatif Anda untuk menangani beban kerja? Ikuti panduan lengkap ini untuk mengalihdayakan pembuat konten.

Apa yang akan membuat konten Anda berbeda?

Bagaimana merek Anda dapat mengirimkan konten dengan misi unik? Apa kebutuhan industri yang belum terpenuhi yang dapat dipenuhi oleh konten? Kesenjangan apa yang ada dalam konten Anda atau pesaing Anda? Bisakah Anda mengikat konten Anda ke acara industri untuk pemaparan tambahan? Mengetahui cara menarik lebih banyak perhatian audiens Anda memungkinkan Anda mengisi kalender editorial pemasaran konten dengan ide dan aset yang berdampak.

Apa langkah-langkah untuk menghasilkan konten berkualitas untuk merek Anda? Apa tugas dan faktor anggota tim ke dalam alur kerja konten Anda? Siapa yang mengelola setiap aspek, siapa lagi yang membantu, dan siapa yang perlu menyetujui bagian-bagiannya? Wawasan tersebut menentukan informasi apa yang akan disertakan dalam kalender Anda dan bagaimana menyusunnya untuk penggunaan yang optimal.

2. Bangun kalender editorial pemasaran konten Anda

Ada beberapa opsi pembuatan kalender, dari spreadsheet sederhana hingga perangkat lunak manajemen proyek. Anda juga dapat menggunakan alat kalender yang terintegrasi ke dalam platform manajemen alur kerja konten dan mengakses template gratis secara online.

Memilih alat kalender Anda

Mengetahui beberapa pro dan kontra dari setiap pilihan akan membantu menentukan pilihan terbaik untuk membangun kalender editorial pemasaran Anda.

Perangkat lunak manajemen proyek/tugas

Alat seperti Trello, Airtable, Basecamp, atau Asana sangat bagus untuk mengatur tugas, tahapan kolaborasi, dan status aset. Mereka menyertakan pemberian tag, kemampuan anotasi, dan fungsionalitas seret dan lepas yang membuatnya ideal untuk melacak konten dari ide hingga eksekusi.

Misalnya, Clare McDermott merekomendasikan Airtable untuk perencanaan konten karena menggabungkan elemen spreadsheet dan database.

Seperti yang ditunjukkan dalam contoh template kalender editorialnya, satu kalender melacak banyak elemen – judul, penulis, tenggat waktu, topik/kategori, dan status produksi.

Anda dapat menggunakan filter untuk memperbesar detail tertentu tentang alur konten, seperti artikel dari penulis tertentu atau aset yang menyertakan visual.

Sumber gambar

Namun, beberapa alat manajemen proyek membuat template dengan mempertimbangkan kebutuhan pengembang atau pemasaran. Anda perlu mengadaptasinya agar bekerja dengan baik di lingkungan editorial – yang bisa lebih membuang waktu daripada menghemat waktu.

Platform manajemen alur kerja editorial

Manajemen konten khusus dan perangkat lunak alur kerja editorial dapat menawarkan fitur kalender editorial yang lebih sesuai dengan kebutuhan pemasar konten. Mereka juga lebih mungkin berintegrasi dengan baik dengan teknologi konten perusahaan lainnya, seperti CMS Anda (misalnya, WordPress), sistem pemasaran email, atau alat manajemen aset.

Sistem all-in-one bisa rumit dan mahal, sehingga mungkin bukan pilihan terbaik untuk tim kecil atau program pemasaran konten skala kecil.

Untungnya, beberapa menawarkan templat kalender editorial gratis tanpa membeli lisensi perangkat lunak. Mereka mungkin menyertakan fitur lanjutan yang akan sulit dibuat sendiri.

Misalnya, ContentCal mengajukan beberapa pertanyaan, seperti jenis konten, frekuensi penerbitan, dan platform target Anda. Dengan informasi tersebut, ia membuat kalender tahunan dengan target tanggal penerbitan untuk setiap jenis aset.

Sumber gambar

Spreadsheet

Anda selalu dapat memulai dengan spreadsheet Excel sederhana atau Google Sheet yang dapat dibagikan. Sangat mudah untuk mengonfigurasinya untuk melacak tugas mendasar seperti langkah produksi dan tanggal penerbitan untuk blog atau postingan media sosial. Cukup beri label pada kolom dan baris untuk semua informasi yang Anda butuhkan.

Misalnya, tim redaksi CMI mendasarkan kalender editorialnya pada template seperti ini untuk blog. Ini merinci informasi produksi untuk artikel setiap hari – judul, penulis, kategori topik, dan status alur kerja. (Unduh salinan Anda sendiri dan sesuaikan sesuai kebutuhan).

Mengunggah spreadsheet Anda ke sistem berbagi cloud (seperti SharePoint, Box, Dropbox, atau Google Drive) memudahkan tim Anda untuk mengakses dan memperbarui informasi saat setiap aset berpindah melalui proses.

Spreadsheet tidak memiliki fitur lanjutan yang membuat alur kerja kompleks lebih mudah dikelola (seperti konten yang melibatkan penjualan atau memerlukan keterampilan pengembang). Mereka juga dapat dengan cepat menjadi berat saat melacak beberapa proses seperti pembuatan dan pelacakan kinerja atau pengalaman konten multisaluran.

Selain itu, spreadsheet tidak selalu terintegrasi dengan baik dengan sistem dan proses perusahaan lain, jadi pertimbangkan kebutuhan kolaborasi Anda sebelum memilih opsi ini.

Mulailah dengan detail alur kerja yang penting

Cara Anda mengisi kalender editorial pada akhirnya bergantung pada tujuan, sumber daya, dan rencana konten Anda. Pada tingkat yang paling mendasar, bidang ini harus disertakan untuk setiap aset konten:

• Tanggal publikasi
• Topik atau judul
• Pengarang
• Fitur yang diperlukan – gambar sampul, aset video atau audio, kewajiban iklan, dll.
• Pemilik – yang mengelola alur kerja untuk aset itu dan/atau menyetujui bagian akhir
• Status – perbarui saat konten berpindah melalui siklus penerbitan

Tambahkan tambahan yang bermanfaat

Bergantung pada konten dan alur kerja, Anda mungkin ingin melacak elemen berikut untuk memastikan konten Anda mengikuti strategi dalam jangka panjang.

Saluran distribusi

Saat bekerja dengan banyak saluran, melacak di mana dan kapan distribusi sangat penting.

Anda dapat menggunakan template awal ini sebagai model. Ini melacak detail publikasi dasar untuk setiap saluran, seperti persona yang ditargetkan, frekuensi penerbitan, dan topik. Contoh ini juga menyertakan bidang untuk mengidentifikasi ajakan bertindak yang relevan dan menargetkan KPI.

Meskipun CMI digunakan sebagai referensi untuk template ini, kontennya tidak mencerminkan rencana salurannya. Klik untuk mengunduh salinan.

TIPS: Pelajari cara membuat rencana saluran untuk menempatkan konten Anda di tangan konsumen yang tepat pada waktu yang tepat.

Format dan jenis konten

Apakah Anda fokus pada satu jenis atau beberapa jenis konten (misalnya, posting blog, podcast, video)? Format apa yang akan digunakan untuk jenis tersebut (misalnya, wawancara streaming langsung, presentasi bernaskah, demo produk)? Melacak informasi ini sangat membantu, terutama saat mengemas ulang aset Anda ke dalam format lain atau untuk digunakan pada platform tambahan.

Elemen visual

Jangan abaikan daya tarik konten visual dalam hal potensi berbagi sosial dan pengenalan merek. Melacak visual – seperti gambar sampul, logo, ilustrasi, atau infografis – memastikan konten Anda memiliki tampilan yang konsisten dan identitas merek yang kohesif.

Topik/kategori

Menyertakan topik dan kategori membuat kalender Anda lebih mudah dicari dan dapat membantu mengungkap peluang untuk mengisi celah cakupan.

Kata kunci dan metadata SEO lainnya

Informasi ini mencakup deskripsi meta dan judul SEO (jika berbeda dari tajuk utama). Menyertakan detail ini dalam kalender editorial secara visual mengingatkan Anda untuk mengoptimalkan konten untuk kata kunci yang ditargetkan dan menyelaraskan dengan strategi SEO bisnis.

Panggilan untuk bertindak

Melacak CTA di kalender editorial Anda memastikan setiap bagian konten difokuskan untuk mencapai tujuan bisnis Anda.

URL

Melacak URL dari setiap bagian yang diterbitkan dapat membantu inventarisasi dan audit konten serta mempermudah pembuatan backlink ke aset konten dengan konversi tertinggi.

Detail penggunaan ulang

Anda dapat menambahkan bidang untuk menunjukkan tanggal pembaruan terakhir konten dan performanya terhadap KPI target. Mengindeks informasi ini mengubah kalender editorial pemasaran konten Anda menjadi audit konten mini untuk mengidentifikasi konten berperforma tinggi untuk didaur ulang dan diterbitkan ulang.

Sampel

Manick Bhan menawarkan contoh template untuk audit konten berskala kecil ini. Selain melacak tanggal publikasi asli dan terbaru dari konten, ini mencakup judul halaman, penulis, tayangan total, dan kategori topik.

3. Pastikan kalender editorial Anda terisi dan terfokus

Jadwal penerbitan yang konsisten membutuhkan aliran topik dan ide yang menarik untuk berubah menjadi konten yang berharga.

Masukkan daftar ide cerita yang sedang berjalan ke dalam kalender editorial Anda. Daftar ini juga dapat menjadi referensi mudah saat mencari celah dalam liputan Anda atau memberikan inspirasi ekstra untuk curah pendapat kreatif tim Anda.

Ben Taylor, pendiri HomeWorkingClub.com, menyarankan untuk menggunakan sistem manajemen proyek berbasis kartu seperti Trello. “Buat kolom untuk ide, lalu siapa pun di tim yang memiliki akses dapat mengirimkannya,” ujarnya. Untuk ide yang Anda rencanakan untuk diteruskan, cukup seret kartu mereka ke dalam alur kerja Anda.

Sekali lagi, bidang untuk melacak ide konten dapat bervariasi. Minimal, lacak yang berikut ini:

• Ide topik
• Pemilik ide
• Targetkan kata kunci/kategori yang akan dipetakan oleh konten
• Siapa yang mungkin tersedia/memenuhi syarat untuk menulis karya tersebut
• Tujuan pemasaran yang sejalan dengan ide tersebut
• Jangka waktu penerbitan yang diproyeksikan

4. Evaluasi lebih banyak cara untuk menggunakan kalender editorial

Kalender editorial dapat berguna untuk berbagai tugas pemasaran konten selain melacak proses kreatif Anda dan mengelola alur kerja penerbitan Anda.

Kepatuhan keragaman dan aksesibilitas

Untuk memastikan konten Anda mematuhi standar aksesibilitas dan menampilkan beragam perspektif, sertakan detail tersebut dalam sistem pelacakan Anda. Misalnya, kalender tim redaksi CMI mencantumkan bidang untuk mencatat bahwa konten telah ditinjau untuk pertimbangan inklusivitas dan/atau menyoroti keahlian penulis dari berbagai latar belakang.

Kolaborasi eksternal

Jika Anda bekerja dengan kontributor dan pemberi pengaruh konten eksternal, tambahkan detail yang relevan dari keterlibatan tersebut ke kalender editorial pemasaran konten.

Apakah Anda menggunakan alat manajemen influencer khusus atau hanya menambahkan tab terpisah di spreadsheet kalender editorial utama Anda, detail ini dapat menyederhanakan proses penugasan dan memastikan aset tepat waktu:

• Nama penulis
• Detail kontak
• Topik pilihan
• Waktu pengerjaan standar
• Saluran dan platform tempat mereka bekerja

Pelaporan

Mencatat konten saat dibuat memberi Anda langkah awal dalam melacak kinerja setiap bagian dan secara teratur membagikan hasilnya dengan tim dan manajemen atas Anda.

Anda dapat menambahkan kolom (atau tab) ke kalender utama untuk mendapatkan analitik yang paling relevan seperti tampilan halaman, klik, atau konversi. Alternatifnya, Anda dapat mengambil informasi yang paling relevan tentang konten dari kalender dan menghubungkannya ke template pelaporan terpisah.

Menyelaraskan konten di seluruh perusahaan

Berbagi kalender konten Anda dengan penjualan, pemasaran, SDM, hubungan masyarakat, dan departemen lain membantu mereka memahami dan memanfaatkan upaya konten Anda dengan lebih baik untuk mencapai tujuan mereka sendiri. Koneksi itu mungkin membuat mereka lebih cenderung memberi tahu Anda saat mereka terlibat dalam acara atau peluang baru yang mungkin memicu ide segar atau memengaruhi prioritas proyek Anda.

Kurangi rasa sakit proses Anda dengan kalender editorial yang tepat

Kemungkinannya praktis tidak terbatas ketika menggunakan kalender editorial untuk mengatur pemasaran konten Anda dan menjaga upaya Anda tetap bergerak ke arah yang benar. Kiat, alat, dan ide tambahan apa yang berhasil dengan baik untuk upaya pembuatan kalender Anda? Jika Anda memiliki saran lain, silakan bagikan dengan sesama pemasar konten Anda di komentar.

Semua alat yang disebutkan dalam artikel diidentifikasi oleh penulis. Jika Anda memiliki alat untuk disarankan, silakan tambahkan di komentar.

Gambar sampul oleh Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute

Diperbarui dari posting April 2017.