Herramientas y plantillas de calendario editorial para ayudarlo a dominar su lista de tareas pendientes de contenido

Rápido: nombre la herramienta más crítica para administrar de manera efectiva su programa de marketing de contenido.

Independientemente de su función o responsabilidades, la respuesta debe ser un calendario editorial.

¿Por qué? La creación de contenido implica un millón de pequeñas tareas. Un sistema confiable realiza un seguimiento de todos esos procesos y el estado de cada pieza de contenido a medida que avanza por ellos.

Pero los calendarios editoriales de marketing de contenidos pueden hacer mucho más que eso.

Pueden optimizar la colaboración estratégica, realizar un seguimiento del rendimiento del marketing e identificar oportunidades de reutilización de contenido.

Con un enfoque reflexivo y una configuración adecuada, los calendarios editoriales pueden mejorar la productividad del equipo y agregar claridad en cada etapa del viaje de marketing de contenido de su marca.

Aprenda cómo crear un calendario editorial de marketing de contenido personalizado y cómo maximizar sus beneficios con estos consejos, ejemplos y plantillas.

1. Establecer las bases para un calendario editorial efectivo

Reúna información clave de su estrategia de marketing de contenido para informar su plan de creación de contenido. Responda las siguientes preguntas para ayudar a determinar qué rastrear en su calendario y mantenerse enfocado en sus objetivos de marketing.

¿Para quién estás creando contenido?

No puede crear el contenido correcto si no tiene una comprensión clara de la audiencia objetivo. Utilice los conocimientos de sus personas de contenido para centrarse en sus necesidades de información e intereses de actualidad.

¿Qué ayudará su contenido a lograr su negocio?

¿Estás buscando generar leads? ¿Aumentar su liderazgo intelectual? ¿Impulsar la asistencia a sus eventos? Su misión y objetivos de marketing de contenido afectarán lo que publica, dónde publica, con qué frecuencia y cómo su equipo prioriza, organiza y categoriza/etiqueta sus esfuerzos de creación de contenido.

¿Qué recursos creativos tienes?

¿Trabajará con un equipo interno de escritores, diseñadores y videógrafos? ¿Un establo de profesionales de la industria compartiendo sus conocimientos? ¿Una mezcla de colaboradores internos y externos? Los formatos rastreados, la frecuencia y las etapas del flujo de trabajo probablemente dependan de con quién esté colaborando y la naturaleza de su experiencia.

SUGERENCIA: ¿Necesita mejorar sus capacidades creativas para manejar la carga de trabajo? Siga esta guía completa para subcontratar a los creadores de contenido.

¿Qué hará que tu contenido sea distinto?

¿Cómo puede su marca entregar contenido con una misión única? ¿Qué necesidades insatisfechas de la industria puede abordar el contenido? ¿Qué lagunas existen en su contenido o en el de sus competidores? ¿Puede vincular su contenido a eventos de la industria para una mayor exposición? Saber cómo atraer una mayor parte de la atención de su audiencia le permite llenar el calendario editorial de marketing de contenido con ideas y activos impactantes.

¿Cuáles son los pasos para producir contenido de calidad para tu marca? ¿Qué tareas y miembros del equipo tienen en cuenta en su flujo de trabajo de contenido? ¿Quién gestiona cada aspecto, quién más ayuda y quién necesita aprobar las piezas? Esos conocimientos determinan qué información incluir en su calendario y cómo estructurarlo para un uso óptimo.

2. Cree su calendario editorial de marketing de contenidos

Existen múltiples opciones de creación de calendarios, desde simples hojas de cálculo hasta software de gestión de proyectos. También puede usar herramientas de calendario integradas en plataformas de gestión de flujo de trabajo de contenido y acceder a plantillas gratuitas en línea.

Elegir su herramienta de calendario

Conocer algunos de los pros y los contras de cada opción ayudará a determinar la mejor opción para crear su calendario editorial de marketing.

Software de gestión de proyectos/tareas

Herramientas como Trello, Airtable, Basecamp o Asana son excelentes para organizar tareas, etapas de colaboración y estado de activos. Incluyen capacidades de etiquetado, anotación y funcionalidad de arrastrar y soltar que los hacen ideales para rastrear contenido desde la ideación hasta la ejecución.

Por ejemplo, Clare McDermott recomienda Airtable para la planificación de contenidos porque combina elementos de hojas de cálculo y bases de datos.

Como se muestra en su ejemplo de plantilla de calendario editorial, un calendario rastrea múltiples elementos: el título, el autor, la fecha límite, el tema/categoría y el estado de producción.

Puede usar filtros para ampliar detalles específicos sobre la canalización de contenido, como artículos de un autor en particular o activos que incluyen elementos visuales.

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Sin embargo, algunas herramientas de gestión de proyectos crean plantillas teniendo en cuenta las necesidades de los desarrolladores o de marketing. Debe adaptarlos para que funcionen bien en un entorno editorial, lo que podría convertirse más en una pérdida de tiempo que en un ahorro de tiempo.

Plataformas de gestión de flujo de trabajo editorial

El software dedicado de gestión de contenido y flujo de trabajo editorial puede ofrecer funciones de calendario editorial que se adaptan mejor a las necesidades de los especialistas en marketing de contenido. También es más probable que se integren bien con otras tecnologías de contenido empresarial, como su CMS (p. ej., WordPress), sistemas de marketing por correo electrónico o herramientas de gestión de activos.

Los sistemas todo en uno pueden ser complejos y costosos, por lo que es posible que no sean la mejor opción para equipos pequeños o programas de marketing de contenido a menor escala.

Afortunadamente, algunos ofrecen plantillas de calendario editorial gratuitas sin comprar una licencia de software. Pueden incluir características avanzadas que serían difíciles de desarrollar por su cuenta.

Por ejemplo, ContentCal hace algunas preguntas, como los tipos de contenido, la frecuencia de publicación y las plataformas de destino. Con esa información, crea un calendario anual con fechas objetivo de publicación para cada tipo de activo.

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hojas de calculo

Siempre puede comenzar con una hoja de cálculo de Excel simple o una hoja de Google que se puede compartir. Es fácil configurarlos para rastrear tareas fundamentales como pasos de producción y fechas de publicación de un blog o publicaciones en redes sociales. Simplemente etiquete las columnas y filas para toda la información que necesita.

Por ejemplo, el equipo editorial de CMI basa su calendario editorial en una plantilla como esta para el blog. Detalla la información de producción del artículo de cada día: titular, autor, categoría del tema y estado del flujo de trabajo. (Descargue su propia copia y ajústela según sea necesario).

Cargar su hoja de cálculo en un sistema de uso compartido en la nube (como SharePoint, Box, Dropbox o Google Drive) facilita que su equipo acceda y actualice la información a medida que cada activo avanza en el proceso.

Las hojas de cálculo carecen de funciones avanzadas que facilitan la gestión de flujos de trabajo complejos (como contenido que involucra ventas o requiere habilidades de desarrollador). También pueden volverse difíciles de manejar rápidamente al realizar un seguimiento de múltiples procesos, como el seguimiento de la creación y el rendimiento o las experiencias de contenido multicanal.

Además, las hojas de cálculo no siempre se integran bien con otros sistemas y procesos empresariales, así que considere sus necesidades de colaboración antes de elegir esta opción.

Comience con los detalles esenciales del flujo de trabajo

La forma en que completa su calendario editorial depende en última instancia de sus objetivos, recursos y plan de contenido. En el nivel más fundamental, debe incluir estos campos para cada recurso de contenido:

• Fecha de publicación
• tema o titular
• Autor
• Funciones requeridas: imagen de portada, recurso de video o audio, obligaciones publicitarias, etc.
• Propietario: quien administra el flujo de trabajo para ese activo y/o aprueba la pieza final
• Estado: actualice a medida que el contenido avanza a través del ciclo de publicación

Añadir extras útiles

Según el contenido y el flujo de trabajo, es posible que desee realizar un seguimiento de los siguientes elementos para asegurarse de que su contenido siga la estrategia a largo plazo.

Canales de distribucion

Cuando se trabaja con múltiples canales, el seguimiento del lugar y el momento de la distribución es fundamental.

Puede utilizar esta plantilla de inicio como modelo. Realiza un seguimiento de los detalles básicos de publicación para cada canal, como las personas objetivo, la frecuencia de publicación y los temas. Este ejemplo también incluye campos para identificar llamadas a la acción relevantes y KPI objetivo.

Si bien CMI se utilizó como referencia para esta plantilla, el contenido no refleja su plan de canales. Haga clic para descargar una copia.

SUGERENCIA: aprenda a crear un plan de canales para poner su contenido en manos de los consumidores adecuados en el momento adecuado.

Formatos y tipos de contenido

¿Está enfocado en un solo tipo o en varios tipos de contenido (p. ej., publicaciones de blog, podcasts, videos)? ¿Qué formato(s) se utilizará(n) para esos tipos (p. ej., entrevistas en vivo, presentaciones con guión, demostraciones de productos)? El seguimiento de esta información es útil, especialmente al volver a empaquetar sus activos en otros formatos o para usar en plataformas adicionales.

Elementos visuales

No pase por alto el atractivo del contenido visual en términos de potencial para compartir en redes sociales y reconocimiento de marca. El seguimiento de las imágenes, como imágenes de portada, logotipos, ilustraciones o infografías, garantiza que su contenido tenga una apariencia uniforme y una identidad de marca cohesiva.

Temas/categorías

La inclusión de temas y categorías hace que sus calendarios sean más buscables y puede ayudar a descubrir oportunidades para llenar los vacíos de cobertura.

Palabras clave y otros metadatos de SEO

Esta información incluye meta descripciones y títulos de SEO (si son diferentes de los titulares). Incluir estos detalles en el calendario editorial le recuerda visualmente que debe optimizar el contenido para palabras clave específicas y alinearse con la estrategia de SEO de la empresa.

llamadas a la acción

El seguimiento de los CTA en su calendario editorial garantiza que cada pieza de contenido se centre en lograr un objetivo para su negocio.

URL

El seguimiento de las URL de cada pieza publicada puede ayudar a los inventarios y auditorías de contenido y facilitar la creación de vínculos de retroceso a sus activos de contenido de mayor conversión.

Detalles de reutilización

Puede agregar campos para indicar la última fecha de actualización del contenido y su rendimiento frente a un KPI objetivo. La indexación de esta información convierte su calendario editorial de marketing de contenido en una mini auditoría de contenido para identificar contenido de alto rendimiento para reciclar y volver a publicar.

Muestra

Manick Bhan ofrece una plantilla de muestra para esta auditoría de contenido a pequeña escala. Además de rastrear las fechas de publicación original y actualizada del contenido, incluye el título de la página, el autor, las impresiones totales y la categoría temática.

3. Mantén tu calendario editorial lleno y enfocado

Un cronograma de publicación constante requiere un flujo constante de temas e ideas atractivos para convertirlos en contenido valioso.

Incorpore una lista continua de ideas para historias en su calendario editorial. La lista también puede ser una referencia fácil al buscar lagunas en su cobertura o brindar inspiración adicional para las lluvias de ideas creativas de su equipo.

Ben Taylor, fundador de HomeWorkingClub.com, sugiere utilizar un sistema de gestión de proyectos basado en tarjetas como Trello. “Cree una columna para ideas, luego cualquier miembro del equipo con acceso puede enviarlas”, dice. Para las ideas que planea llevar adelante, simplemente arrastre sus tarjetas a su flujo de trabajo.

Nuevamente, los campos para rastrear la ideación de contenido pueden variar. Como mínimo, realice un seguimiento de lo siguiente:

• idea del tema
• dueño de la idea
• Palabras clave/categorías objetivo a las que se asignaría el contenido
• Quién podría estar disponible/calificado para escribir la pieza
• Objetivo de marketing con el que se alinea la idea
• Plazo de publicación previsto

4. Evalúa más formas de usar los calendarios editoriales

Los calendarios editoriales pueden ser útiles para una variedad de tareas de marketing de contenido más allá del seguimiento de su proceso creativo y la gestión de su flujo de trabajo de publicación.

Cumplimiento de diversidad y accesibilidad

Para asegurarse de que su contenido cumpla con los estándares de accesibilidad y presente diversas perspectivas, incluya esos detalles en su sistema de seguimiento. Por ejemplo, el calendario del equipo editorial de CMI incluye un campo para indicar que el contenido ha sido revisado por consideraciones de inclusión y/o destaca la experiencia de escritores de diversos orígenes.

Colaboraciones externas

Si trabaja con personas influyentes y contribuyentes de contenido externos, agregue los detalles relevantes de esos compromisos al calendario editorial de marketing de contenido.

Ya sea que use herramientas dedicadas de administración de personas influyentes o simplemente agregue una pestaña separada en su hoja de cálculo del calendario editorial principal, estos detalles pueden simplificar el proceso de asignación y garantizar que los activos lleguen a tiempo:

• nombre del escritor
• Detalles de contacto
• Temas preferidos
• Tiempos de respuesta estándar
• Canales y plataformas con los que trabajan

Informes

Mantener un registro del contenido a medida que se crea le brinda una ventaja para realizar un seguimiento del rendimiento de cada pieza y compartir regularmente los resultados con su equipo y la alta dirección.

Puede agregar columnas (o pestañas) a su calendario principal para tener a mano los análisis más relevantes, como páginas vistas, clics o conversiones. Alternativamente, puede obtener la información más pertinente sobre el contenido del calendario y conectarlo a una plantilla de informe separada.

Alineación de contenido en toda la empresa

Compartir su calendario de contenido con los departamentos de ventas, marketing, recursos humanos, relaciones públicas y otros les ayuda a comprender y aprovechar mejor sus esfuerzos de contenido para promover sus propios objetivos. Esa conexión puede hacer que sea más probable que lo alerten cuando estén involucrados en nuevos eventos u oportunidades que puedan generar nuevas ideas o afectar las prioridades de su proyecto.

Alivia el dolor de tu proceso con el calendario editorial adecuado

Las posibilidades son prácticamente infinitas cuando se trata de usar calendarios editoriales para organizar tu marketing de contenido y mantener tus esfuerzos en la dirección correcta. ¿Qué consejos, herramientas e ideas adicionales han funcionado bien para sus esfuerzos de calendario? Si tiene otras sugerencias, compártalas con sus compañeros especialistas en marketing de contenido en los comentarios.

Todas las herramientas mencionadas en el artículo están identificadas por el autor. Si tiene una herramienta para sugerir, agréguela en los comentarios.

Imagen de portada de Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute

Actualizado de una publicación de abril de 2017.