Narzędzia i szablony kalendarza redakcyjnego, które pomogą Ci opanować listę rzeczy do zrobienia

Szybko: nazwij narzędzie, które ma największe znaczenie dla efektywnego zarządzania programem marketingu treści.

Bez względu na Twoją rolę lub zakres obowiązków odpowiedzią powinien być kalendarz redakcyjny.

Czemu? Tworzenie treści obejmuje milion małych zadań. Niezawodny system śledzi wszystkie te procesy i status każdego elementu treści, który przez nie przechodzi.

Ale kalendarze redakcyjne content marketingu mogą zrobić znacznie więcej.

Mogą usprawnić strategiczną współpracę, śledzić wyniki marketingu i identyfikować możliwości zmiany przeznaczenia treści.

Dzięki przemyślanemu podejściu i odpowiedniej konfiguracji kalendarze redakcyjne mogą zwiększyć produktywność zespołu i zwiększyć przejrzystość na każdym etapie podróży Twojej marki do marketingu treści.

Dowiedz się, jak zbudować spersonalizowany kalendarz redakcyjny content marketingu – i jak zmaksymalizować jego korzyści – dzięki tym wskazówkom, przykładom i szablonom.

1. Stwórz podstawę efektywnego kalendarza wydawniczego

Zbierz kluczowe informacje ze swojej strategii marketingu treści, aby opracować plan tworzenia treści. Odpowiedz na poniższe pytania, aby określić, co należy śledzić w swoim kalendarzu i skupić się na celach marketingowych.

Dla kogo tworzysz treści?

Nie możesz tworzyć odpowiednich treści, jeśli nie masz jasnego zrozumienia grupy docelowej. Skorzystaj ze spostrzeżeń w swoich personach treści, aby skoncentrować się na ich potrzebach informacyjnych i aktualnych zainteresowaniach.

Co Twoje treści pomogą Twojej firmie osiągnąć?

Chcesz generować leady? Zwiększ swoje przywództwo myślowe? Zwiększ frekwencję na swoich wydarzeniach? Twoja misja i cele marketingu treści będą miały wpływ na to, co publikujesz, gdzie publikujesz, jak często i jak Twój zespół ustala priorytety, organizuje i kategoryzuje/oznacza wysiłki związane z tworzeniem treści.

Jakie masz kreatywne zasoby?

Czy będziesz współpracować z wewnętrznym zespołem pisarzy, projektantów i kamerzystów? Stajnia profesjonalistów z branży dzielących się swoimi spostrzeżeniami? Połączenie współpracowników wewnętrznych i zewnętrznych? Śledzone formaty, częstotliwość i etapy przepływu pracy prawdopodobnie zależą od tego, z kim współpracujesz, oraz od charakteru ich wiedzy specjalistycznej.

WSKAZÓWKA: Chcesz zwiększyć swoje możliwości twórcze, aby poradzić sobie z obciążeniem pracą? Skorzystaj z tego kompletnego przewodnika po outsourcingu twórców treści.

Co wyróżni Twoje treści?

W jaki sposób Twoja marka może dostarczać treści z unikalną misją? Jakie niezaspokojone potrzeby branży mogą zaspokoić treści? Jakie luki istnieją w treści Twojej lub konkurencji? Czy możesz powiązać swoje treści z wydarzeniami branżowymi, aby zwiększyć ekspozycję? Wiedząc, jak przyciągnąć większą część uwagi odbiorców, możesz wypełnić kalendarz redakcyjny content marketingu wpływowymi pomysłami i zasobami.

Jakie są kroki tworzenia wysokiej jakości treści dla Twojej marki? Jakie zadania i członkowie zespołu mają wpływ na przepływ pracy nad treścią? Kto zarządza każdym aspektem, kto jeszcze pomaga i kto musi zatwierdzać elementy? Te spostrzeżenia określają, jakie informacje uwzględnić w kalendarzu i jak go ustrukturyzować w celu optymalnego wykorzystania.

2. Zbuduj swój kalendarz redakcyjny content marketingu

Istnieje wiele opcji tworzenia kalendarzy, od prostych arkuszy kalkulacyjnych po oprogramowanie do zarządzania projektami. Możesz także korzystać z narzędzi kalendarza zintegrowanych z platformami do zarządzania przepływem pracy i uzyskiwać dostęp do bezpłatnych szablonów online.

Wybieranie narzędzia kalendarza

Znajomość niektórych zalet i wad każdej opcji pomoże określić najlepszy wybór do zbudowania marketingowego kalendarza redakcyjnego.

Oprogramowanie do zarządzania projektami/zadaniami

Narzędzia takie jak Trello, Airtable, Basecamp czy Asana doskonale nadają się do organizowania zadań, etapów współpracy i stanu zasobów. Obejmują one tagowanie, możliwości dodawania adnotacji oraz funkcję przeciągania i upuszczania, co czyni je idealnymi do śledzenia treści od pomysłu do wykonania.

Na przykład Clare McDermott poleca Airtable do planowania treści, ponieważ łączy w sobie elementy arkuszy kalkulacyjnych i baz danych.

Jak pokazano w jej przykładzie szablonu kalendarza redakcyjnego, jeden kalendarz śledzi wiele elementów — nagłówek, autora, termin, temat/kategorię i stan produkcji.

Możesz użyć filtrów, aby powiększyć określone szczegóły potoku treści, takie jak artykuły określonego autora lub zasoby zawierające elementy wizualne.

Źródło obrazu

Jednak niektóre narzędzia do zarządzania projektami tworzą szablony z myślą o potrzebach deweloperów lub marketingu. Musisz je dostosować, aby dobrze działały w środowisku redakcyjnym – co może stać się bardziej pożeraniem czasu niż oszczędzaniem czasu.

Platformy zarządzania przepływem pracy redakcyjnej

Dedykowane oprogramowanie do zarządzania treścią i przepływu prac redakcyjnych może oferować funkcje kalendarza redakcyjnego lepiej dostosowane do potrzeb sprzedawców treści. Jest również bardziej prawdopodobne, że dobrze integrują się z innymi technologiami treści korporacyjnych, takimi jak CMS (np. WordPress), systemy marketingu e-mailowego lub narzędzia do zarządzania zasobami.

Systemy typu „wszystko w jednym” mogą być złożone i drogie, więc mogą nie być najlepszą opcją dla małych zespołów lub programów marketingu treści na mniejszą skalę.

Na szczęście niektórzy oferują bezpłatne szablony kalendarzy redakcyjnych bez kupowania licencji na oprogramowanie. Mogą zawierać zaawansowane funkcje, które trudno byłoby zbudować samodzielnie.

Na przykład ContentCal zadaje kilka pytań, takich jak rodzaje treści, częstotliwość publikowania i platformy docelowe. Na podstawie tych informacji tworzy roczny kalendarz z docelowymi datami publikacji dla każdego typu aktywów.

Źródło obrazu

Arkusze kalkulacyjne

Zawsze możesz zacząć od prostego arkusza kalkulacyjnego Excel lub udostępnionego Arkusza Google. Łatwo je skonfigurować do śledzenia podstawowych zadań, takich jak etapy produkcji i daty publikacji na blogu lub postach w mediach społecznościowych. Po prostu oznacz kolumny i wiersze wszystkimi potrzebnymi informacjami.

Na przykład zespół redakcyjny CMI opiera swój kalendarz redakcyjny na szablonie takim jak ten dla bloga. Zawiera szczegółowe informacje o produkcji każdego artykułu — nagłówek, autora, kategorię tematyczną i stan przepływu pracy. (Pobierz własną kopię i dostosuj ją w razie potrzeby).

Przesłanie arkusza kalkulacyjnego do systemu udostępniania w chmurze (takiego jak SharePoint, Box, Dropbox lub Dysk Google) ułatwia zespołowi uzyskiwanie dostępu do informacji i aktualizowanie ich w miarę przechodzenia każdego zasobu przez proces.

W arkuszach kalkulacyjnych brakuje zaawansowanych funkcji, które ułatwiają zarządzanie złożonymi przepływami pracy (takich jak treści związane ze sprzedażą lub wymagające umiejętności programistycznych). Mogą również szybko stać się nieporęczne podczas śledzenia wielu procesów, takich jak śledzenie tworzenia i wydajności lub treści wielokanałowych.

Ponadto arkusze kalkulacyjne nie zawsze dobrze integrują się z innymi systemami i procesami przedsiębiorstwa, dlatego przed wybraniem tej opcji należy rozważyć swoje potrzeby w zakresie współpracy.

Zacznij od istotnych szczegółów przepływu pracy

Sposób wypełnienia kalendarza redakcyjnego ostatecznie zależy od Twoich celów, zasobów i planu treści. Na najbardziej podstawowym poziomie powinien zawierać te pola dla każdego zasobu treści:

• Data publikacji
• Temat lub nagłówek
• Autor
• Wymagane funkcje – zdjęcie okładki, zasób wideo lub audio, zobowiązania reklamowe itp.
• Właściciel — który zarządza przepływem pracy dla tego zasobu i/lub zatwierdza ostateczną część
• Status – aktualizuj w miarę przemieszczania się treści w cyklu wydawniczym

Dodaj przydatne dodatki

W zależności od treści i przepływu pracy możesz chcieć śledzić następujące elementy, aby upewnić się, że Twoje treści są zgodne ze strategią w perspektywie długoterminowej.

Kanały dystrybucji

Podczas pracy z wieloma kanałami śledzenie miejsca i czasu dystrybucji ma kluczowe znaczenie.

Możesz użyć tego szablonu początkowego jako modelu. Śledzi podstawowe szczegóły publikacji dla każdego kanału, takie jak docelowe osoby, częstotliwość publikowania i tematy. Ten przykład zawiera również pola do identyfikowania odpowiednich wezwań do działania i docelowych wskaźników KPI.

Chociaż CMI został użyty jako odniesienie dla tego szablonu, treść nie odzwierciedla jego planu kanałów. Kliknij, aby pobrać kopię.

WSKAZÓWKA: Naucz się tworzyć plan kanałów, aby Twoje treści trafiły w ręce właściwych konsumentów we właściwym czasie.

Formaty i rodzaje treści

Czy koncentrujesz się na jednym typie lub wielu typach treści (np. postach na blogu, podcastach, filmach)? Jakie formaty będą używane w przypadku tych typów (np. wywiady transmitowane na żywo, prezentacje oparte na scenariuszu, prezentacje produktów)? Śledzenie tych informacji jest pomocne, zwłaszcza przy przepakowywaniu zasobów do innych formatów lub do użytku na dodatkowych platformach.

Elementy wizualne

Nie zapomnij o atrakcyjności treści wizualnych pod względem potencjału udostępniania w mediach społecznościowych i rozpoznawalności marki. Śledzenie elementów wizualnych — takich jak obrazy okładek, logo, ilustracje lub infografiki — gwarantuje, że Twoje treści mają spójny wygląd i spójną tożsamość marki.

Tematy/kategorie

Uwzględnienie tematów i kategorii ułatwia przeszukiwanie kalendarzy i może pomóc w odkryciu możliwości wypełnienia luk w zasięgu.

Słowa kluczowe i inne metadane SEO

Informacje te obejmują metaopisy i tytuły SEO (jeśli różnią się od nagłówków). Włączenie tych szczegółów do kalendarza redakcyjnego wizualnie przypomina o optymalizacji treści pod kątem docelowych słów kluczowych i dostosowaniu do strategii SEO firmy.

Wezwania do działania

Śledzenie wezwań do działania w kalendarzu redakcyjnym gwarantuje, że każda treść jest skoncentrowana na osiągnięciu celu Twojej firmy.

adresy URL

Śledzenie adresów URL każdego opublikowanego elementu może pomóc w inwentaryzacji treści i audytach oraz ułatwić tworzenie linków zwrotnych do zasobów treści o najwyższej konwersji.

Zmiana przeznaczenia szczegółów

Możesz dodać pola, aby wskazać datę ostatniej aktualizacji zawartości i jej wydajność względem docelowego KPI. Indeksowanie tych informacji zamienia kalendarz redakcyjny content marketingu w mini audyt treści, który pozwala zidentyfikować treści o wysokiej skuteczności do ponownego wykorzystania i ponownego opublikowania.

Próbka

Manick Bhan oferuje przykładowy szablon do tego małego audytu treści. Oprócz śledzenia oryginalnych i zaktualizowanych dat publikacji treści, zawiera tytuł strony, autora, łączną liczbę wyświetleń i kategorię tematyczną.

3. Dbaj o to, aby Twój kalendarz redakcyjny był wypełniony i skoncentrowany

Spójny harmonogram publikowania wymaga stałego napływu angażujących tematów i pomysłów, które przekształcą się w wartościowe treści.

Włącz bieżącą listę pomysłów na historie do swojego kalendarza redakcyjnego. Lista może być również łatwym punktem odniesienia przy wyszukiwaniu luk w zasięgu lub stanowić dodatkową inspirację do kreatywnych burz mózgów w zespole.

Ben Taylor, założyciel HomeWorkingClub.com, sugeruje użycie systemu zarządzania projektami opartego na kartach, takiego jak Trello. „Utwórz kolumnę pomysłów, a następnie każdy członek zespołu, który ma do nich dostęp, będzie mógł je przesłać” — mówi. W przypadku pomysłów, które planujesz zrealizować, po prostu przeciągnij ich karty do swojego przepływu pracy.

Ponownie, pola do śledzenia idei treści mogą się różnić. Śledź co najmniej następujące elementy:

• Pomysł na temat
• Właściciel pomysłu
• Kieruj na słowa kluczowe/kategorie, na które ma być mapowana treść
• Kto może być dostępny/kwalifikowany do napisania utworu
• Cel marketingowy, z którym zgadza się pomysł
• Przewidywany czas publikacji

4. Oceń więcej sposobów korzystania z kalendarzy redakcyjnych

Kalendarze redakcyjne mogą być pomocne w szeregu zadań związanych z marketingiem treści, poza śledzeniem procesu twórczego i zarządzaniem przepływem pracy wydawniczej.

Zgodność z różnorodnością i dostępnością

Aby mieć pewność, że Twoje treści są zgodne ze standardami dostępności i przedstawiają różne perspektywy, uwzględnij te szczegóły w swoim systemie śledzenia. Na przykład kalendarz zespołu redakcyjnego CMI zawiera pole, w którym należy zaznaczyć, że treść została sprawdzona pod kątem integracji i/lub podkreśla wiedzę pisarzy z różnych środowisk.

Współpraca zewnętrzna

Jeśli współpracujesz z zewnętrznymi twórcami treści i osobami wpływowymi, dodaj odpowiednie szczegóły tych zobowiązań do kalendarza redakcyjnego content marketingu.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z dedykowanych narzędzi do zarządzania influencerami, czy po prostu dodajesz oddzielną kartę w głównym arkuszu kalkulacyjnym kalendarza redakcyjnego, te szczegóły mogą uprościć proces przydzielania i zapewnić zasoby na czas:

• Nazwisko pisarza
• Szczegóły kontaktu
• Preferowane tematy
• Standardowe czasy realizacji
• Kanały i platformy, z którymi współpracują

Raportowanie

Rejestrowanie treści podczas ich tworzenia daje przewagę w śledzeniu wydajności każdego elementu i regularnym udostępnianiu wyników zespołowi i wyższemu kierownictwu.

Możesz dodawać kolumny (lub karty) do głównego kalendarza, aby mieć zawsze pod ręką najistotniejsze dane analityczne, takie jak wyświetlenia strony, kliknięcia lub konwersje. Alternatywnie możesz pobrać najistotniejsze informacje o treści z kalendarza i umieścić je w osobnym szablonie raportowania.

Wyrównanie treści w całym przedsiębiorstwie

Udostępnianie kalendarza treści działom sprzedaży, marketingu, HR, public relations i innym działom pomaga im zrozumieć i lepiej wykorzystać Twoje wysiłki w zakresie treści do realizacji własnych celów. To połączenie może sprawić, że będą bardziej skłonni do ostrzegania Cię, gdy będą zaangażowani w nowe wydarzenia lub możliwości, które mogą zainspirować nowe pomysły lub wpłynąć na priorytety Twojego projektu.

Złagodź ból związany z procesem dzięki odpowiedniemu kalendarzowi redakcyjnemu

Możliwości są praktycznie nieograniczone, jeśli chodzi o wykorzystanie kalendarzy redakcyjnych do organizowania marketingu treści i utrzymywania wysiłków we właściwym kierunku. Jakie dodatkowe wskazówki, narzędzia i pomysły sprawdziły się w Twoich wysiłkach związanych z kalendarzem? Jeśli masz inne sugestie, podziel się nimi z innymi specjalistami ds. marketingu treści w komentarzach.

Wszystkie wymienione w artykule narzędzia są identyfikowane przez autora. Jeśli masz narzędzie do zasugerowania, dodaj je w komentarzach.

Zdjęcie okładki autorstwa Józefa Kalinowskiego/Content Marketing Institute

Zaktualizowano na podstawie postu z kwietnia 2017 r.