8 Tipps zur Remote-Zusammenarbeit, um die Produktivität Ihres Teams zu maximieren

Für Mitarbeiter ist die Remote-Zusammenarbeit die neue Norm. Viele Unternehmen haben jedoch Schwierigkeiten, das Produktivitätsniveau von vor der Ferne zu erreichen.

Es wird erwartet. Wenn Mitarbeiter an persönliche Besprechungen gewöhnt sind oder einfach an einem anderen Schreibtisch vorbeikommen, um ein Problem zu besprechen, können selbst kleine Aufgaben zu langen E-Mail-Ketten, verpassten Fristen und vergessenen IMs führen, wenn sie Remote-Zusammenarbeit benötigen.

Aber es muss nicht so sein. Hier sind 8 Tipps, die Ihnen helfen, die Remote-Zusammenarbeit zu verbessern.

8 Tipps zur Remote-Zusammenarbeit

1. Reduzieren Sie die Affinitätsdistanz

Für jeden kann Distanz isolierend sein, aber das gilt besonders für Teammitglieder, die entfernt sind. Neben der physischen Distanz müssen Teams zwei weitere Typen überwinden, um effizient zu arbeiten:

• Operative Distanz (Teamgröße, Bandbreite und Fähigkeiten)
• Affinitätsdistanz (Werte, Vertrauen und gegenseitige Abhängigkeit)

Laut einem HBR-Artikel von Erica Dhawan und Tomas Chamorro-Premuzic sind Remote-Teams am stärksten von der Affinitätsdistanz betroffen. Ohne konsequente persönliche Interaktion und Teamarbeit, um Vertrauen aufzubauen, können sich Remote-Mitarbeiter weniger als Teil eines Teams fühlen, sondern eher wie Menschen, die mit E-Mail-Avataren interagieren. Fehlende Körpersprache, mehrdeutige Texte und die schrumpfende Grenze zwischen Arbeit und Zuhause stellen Bedrohungen für die Remote-Zusammenarbeit dar.

Aber selbst wenn Sie die Affinitätsdistanz nicht beseitigen können, schlagen Dhawan und Chamorro-Premuzic vor, dass es einfache Möglichkeiten gibt, sie zu reduzieren:

Versuchen Sie, die meisten Fernkommunikationen auf normale Videoanrufe umzustellen, die ein viel besseres Mittel sind, um eine Beziehung aufzubauen und Empathie zu schaffen als E-Mails oder Sprachanrufe. Und entwerfen Sie virtuelle Teambuilding-Rituale, die es den Menschen ermöglichen, regelmäßig zu interagieren und ihre Kollaborationsfähigkeiten in Aktion zu erleben.

Video-Chat lässt sich einfach in Ihre Kommunikationskanäle einarbeiten. Was das Teambuilding angeht, gibt es viele Ideen für virtuelle Zusammenkünfte rund um Thementage oder lustige Übungen.

Je mehr Sie daran arbeiten, die inhärente Isolation der Remote-Arbeit zu bekämpfen, desto weniger Affinitätsentfernung wird sich negativ auf Ihr Team auswirken.

2. Grenzen setzen und einhalten

Für Remote-Teams beginnt die Arbeit selten um 9:00 Uhr oder endet um 17:00 Uhr, selbst wenn dies einmal im Büro der Fall war. Wenn Ihr Wohnraum mit Ihrem Arbeitsplatz übereinstimmt, sind Grenzen nicht offensichtlich, aber es ist wichtig, sie festzulegen. Dhawan und Chamorro-Premuzic präsentieren zwei Szenarien, die zeigen, warum:

Um 22 Uhr bekommt ein Unternehmensjurist eine SMS von einem Kollegen und fragt sich (nicht zum ersten Mal), ob es nach einer bestimmten Stunde ein Protokoll über arbeitsbezogene Texte gibt.

Nach einem langen und flüssigen Kundenessen öffnet ein Werbefachmann eine E-Mail von seinem Chef, in der er daran erinnert wird, seine Ausgaben rechtzeitig einzureichen. Genervt von diesem Mikromanagement antwortet er sofort mit seinen unzensierten Gedanken.

Es ist leicht zu verstehen, warum diese beiden Interaktionen den Remote-Mitarbeiter verärgern könnten. Es ist auch leicht zu verstehen, dass der Chef eines Werbeleiters keine Möglichkeit hat, zu wissen, dass er beim Abendessen ist, und der Chef eines Unternehmensanwalts könnte das Zeitgefühl verlieren oder annehmen, dass alle ihre Kollegen Workaholics sind.

Deshalb sind Grenzen für Remote-Teams so wichtig. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Annahmen und Missverständnissen, die die Teambeziehung zerstören können. Es überrascht nicht, dass eine Umfrage von FYI zeigt, dass zwei der größten Probleme, mit denen Remote-Mitarbeiter konfrontiert sind, mit der Kommunikation und dem Setzen von Grenzen zusammenhängen:

Wie man die Grenzen setzt

Zwei wichtige Möglichkeiten, diese Grenzen zu setzen, sind die Kommunikationszeit und -art:

• Zeit : Wenn Sie im Büro von 9 bis 17 Uhr arbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihr Remote-Team weiß, dass jede Kommunikation nach 5 Uhr möglicherweise erst um 9 Uhr am nächsten Tag beantwortet wird. Auch wenn dies im Büro keine Richtlinie war, ist es wichtig, etwas Ähnliches festzulegen, wenn Remote-Mitarbeiter bereits das Gefühl haben, immer bei der Arbeit zu sein. Es wird auch sicherstellen, dass Szenarien wie die oben genannten nicht auftreten.
• Typ : Wenn ein Kollege eine E-Mail sendet, haben Sie nicht das Gefühl, sofort antworten zu müssen. Wenn sie hingegen eine Slack-Nachricht senden, werden Sie wahrscheinlich etwas schneller antworten. Ob wir es erkennen oder nicht, Kommunikationstypen haben eine gewisse Dringlichkeit.

Von denen, die wir täglich verwenden, hat E-Mail die niedrigste Priorität, Instant Messaging ist etwas höher, SMS etwas höher und ein Telefonanruf hat die höchste Priorität. Jeder sollte entsprechend verwendet werden. Rufen Sie nicht über etwas , das nicht dringend ist , und in der gleichen Art und Weise ist, keine E - Mail über etwas , das wichtig ist.

Wenn Sie auf mehreren Plattformen Kontakt aufnehmen, ist diese Kommunikationshierarchie genau das Richtige für Sie. Text- und Telefonanrufe sollten dringenden Problemen vorbehalten sein und nicht missbraucht werden. Bemühen Sie sich, die gesamte Geschäftskommunikation innerhalb der Geschäftszeiten zu halten, es sei denn, es handelt sich um etwas, das kritisch genug ist, um eine SMS oder einen Anruf zu rechtfertigen.

Wenn Arbeit und Zuhause oft der gleiche Ort sind, benötigen Remote-Mitarbeiter Zeit und Platz zum Abschalten und Aufladen, sei es allein auf der Couch oder im Restaurant mit Freunden. Ohne klare Grenzen wissen Remote-Teams nicht, wann die Arbeit beendet ist, und Manager wissen nicht, wann sie die Grenze überschritten haben.

3. Bauen Sie Zeit für Pannen ein

Microsoft Teams bricht zusammen, Hangouts unterstützt keine Bildschirmfreigabe, ein Schurke bombardiert Ihr Zoom-Meeting…

Wir alle haben technische Schwierigkeiten mit Remote-Collaboration-Tools erlebt, daher sollten wir jetzt darauf vorbereitet sein. Einige Remote-Teams sind es jedoch nicht. Und um sie zu lösen, müssen Sie oft auf der Plattform herumfummeln, zu einer anderen wechseln, andere geplante Ereignisse verschieben oder sogar auf einen späteren Zeitpunkt aussetzen.

Wie planen Sie für sie? Laut Bob Sutton, Experte für Organisationsverhalten, sollten Sie bei ähnlichen Inhalten damit rechnen, dass virtuelle Präsentationen 25 % länger dauern als persönliche Präsentationen. Mit anderen Worten, für jede Stunde, die das Meeting voraussichtlich dauern wird, addieren Sie 15 Minuten zur Laufzeit. Wenn es eine halbe Stunde dauern soll, rechnen Sie mit etwa 40 Minuten. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie desorganisiert sind oder in Panik geraten, um Probleme im Handumdrehen zu beheben.

4. Daten der Organisation zugänglich machen

Eines der größten Probleme bei der Zusammenarbeit aus der Ferne besteht darin, dass die Entfernung von Natur aus Silos schafft. Es ist einfach nicht so einfach, Informationen von Menschen zu erhalten, wenn sie sich nicht alle an einem Ort befinden.

Wenn Ihr Designer beispielsweise auf E-Mails und Slack nicht reagiert und Sie eine Bilddatei benötigen, die sich auf seiner Festplatte befindet, können Sie nicht den Flur entlang zu seinem Büro gehen. Sie sind gezwungen zu warten.

Wenn der Autor das Bild benötigt, um die Überschrift zu schreiben, der Entwickler das Wireframe benötigt, damit die Seite funktioniert, und der Kunde darauf wartet, dass der Manager das fertige Produkt genehmigt, ist leicht zu erkennen, wie ein einziger Roadblock ein ganzes Projekt verlangsamen kann bedeutend.

Damit dies nicht passiert, sollten die Informationen ungehindert durch die Organisation fließen.

• Speichern Sie Daten online an einem zentralen Ort, an dem sie für alle zugänglich sind.
• Geben Sie Abteilungen Zugriff auf relevante Dateien und Ordner.
• Teilen Sie Zeitpläne unter den Mitarbeitern, damit sie eine Vorstellung von der Verfügbarkeit haben.

Obwohl viele Organisationen diese Änderungen bereits vorgenommen haben, konnten einige traditionelle Unternehmen mit der alten Vorgehensweise davonkommen. Aber jetzt, wo die meisten aus der Ferne arbeiten, wenn der Informationszugriff keine Priorität hat, wird die Zusammenarbeit aus der Ferne mit Sicherheit darunter leiden.

5. Sparen Sie nicht beim Projektmanagement

Die Verwaltung von Remote-Arbeit ist nicht dasselbe wie die Verwaltung persönlicher Arbeit. Während Sie im Büro möglicherweise ohne Projektmanagement-Tool arbeiten können, wird Ihnen schnell klar, dass dies nicht aus der Ferne möglich ist.

Aus dem gleichen Grund müssen Remote-Unternehmen ihre Daten zugänglich organisieren; Sie sollten nicht an Projektmanagement-Software sparen. Tools wie Trello und Asana helfen Teams, Fristen einzuhalten, indem sie die Mitglieder zur Verantwortung ziehen und es Managern ermöglichen, ein Projekt in kleinere Einzelaufgaben zu unterteilen. Diese Aufgaben werden detailliert geschrieben und einem bestimmten Teammitglied zugewiesen:

Wenn das Team im obigen Beispiel Trello verwendet, könnte der Manager festlegen, dass der Designer seine Datei bis zu einem bestimmten Datum in die Software oder eine Filesharing-Plattform wie Dropbox hochlädt. Auf diese Weise wusste der Designer nach Abschluss des Designs, dass seine Aufgabe nicht abgeschlossen war, bis er die Datei in einen freigegebenen Ordner hochgeladen hatte. Der Designer kann die Aufgabe als erledigt markieren, und die Software weist den Texter an, mit dem Schreiben der Überschrift für die Seite zu beginnen. Der Prozess minimiert das Einchecken über Instant Messaging und längere Videoanrufe, sodass Sie sich auf das Projekt konzentrieren können.

Es mag einfach klingen, aber Straßensperren, die in Terminüberschreitungen enden, brauchen keine komplizierte Lösung. Sie brauchen eine organisierte Lösung. Wenn jeder Remote-Mitarbeiter über seine eigenen Tools und Workflows sowie über verschiedene Zeitzonen verfügt, sind Aufgabenverwaltungslösungen ein Muss, um Remote-Teams auf Kurs zu halten.

6. Investitionen in Tools für die Remote-Zusammenarbeit

Seit sie angefangen haben, von zu Hause aus zu arbeiten, haben fast zwei Drittel der Wissensarbeiter verstärkt Kollaborationstools verwendet. Aber die richtige Collaboration-Software für den Job zu finden, ist nicht immer einfach.

Beispiel

In Abteilungen, die eingehende persönliche Besprechungen erfordern, ist es sinnvoll, in eine leistungsstarke Videokonferenzlösung wie Zoom zu investieren. Für diejenigen, die mehr auf Inhalte angewiesen sind, sind ähnliche Tools wie Google-Dokumente, die Kommentare und Gruppenbearbeitung ermöglichen, nützlicher.

Aber was ist mit Werbeabteilungen, die sich auf Design konzentrieren, in denen Beiträge von Autoren, Designern, Entwicklern, Strategen und sogar Managern erforderlich sind, um ein Projekt abzuschließen?

Normalerweise kann die Zusammenarbeit im Team bei Seitendesigns zu unordentlichen E-Mail-Ketten und markierten Screenshots führen. Nicht mit Instapage.

Wenn Sie Post-Click-Landingpages mit einem Team erstellen müssen, ermöglicht die Instapage Collaboration Solution jedem Mitglied, in Echtzeit an derselben Seite zu arbeiten. Entwerfen Sie Seitenelemente, schreiben Sie Kopien, bearbeiten Sie Code, hinterlassen Sie Kommentare und senden Sie sie zur Genehmigung an einen Manager. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie die Kollaborationslösung von Instapage Ihre Produktivität sofort steigern kann.

7. Bewerten Sie Ihren Produktivitätsstandard neu

Die derzeitige Remote-Arbeitsumgebung ist das Ergebnis eines bestimmten Phänomens, auf das niemand vorbereitet war. Teams wurden nicht für Remote-Arbeit geschult, Systeme wurden nicht eingerichtet. Aus diesem Grund ist es unrealistisch zu glauben, dass die Produktivität eines Remote-Teams das Niveau vor der Umstellung erreichen wird. Zumindest kurzfristig.

Diese Produktivitätslücke durch überlastete Teams auszugleichen, wird den gegenteiligen Effekt haben. Wahrscheinlicher ist, dass Sie sie ausbrennen oder eine feindliche Arbeitsumgebung schaffen. Das derzeitige Produktivitätsniveau ist nicht immer leicht zu verbessern. Ein Manager wäre besser dran, seine aktuelle Produktivitätsmessung neu zu bewerten und daran zu arbeiten, Remote-Mitarbeiter mit dem zu unterstützen, was sie für die Arbeit benötigen.

8. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie von Ihnen brauchen

Die Erwartungen eines Managers von Remote-Mitarbeitern sind ganz anders als der eines durchschnittlichen Büroleiters. Als mitarbeiterorientierte Position kann ein Manager Schwierigkeiten haben, in eine isolierte Umgebung zu wechseln, in der die Kommunikation nicht einfach und selten von Angesicht zu Angesicht ist.

Wenn Sie ein neues Remote-Team leiten und sich nicht sicher sind, wie Sie es unterstützen sollen, ist das Schlimmste, was Sie tun können, so zu tun, als wüssten Sie, was Sie tun, oder anzunehmen, Sie wüssten, was Ihre Mitarbeiter wollen. Jedes Geschäft ist anders.

Wo der eine von neuer Software profitieren könnte, braucht der andere möglicherweise strengere Grenzen zum Aufladen, wenn er mit dem Arbeitstag fertig ist. Es ist nichts falsch daran, nicht genau zu wissen, was Ihr Team braucht. Sie zu fragen ist besser, als Ressourcen für eine Lösung zu verschwenden, die die Nadel nicht in Richtung einer besseren Remote-Zusammenarbeit bewegt.

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Eine der effektivsten Möglichkeiten zur Unterstützung von Remote-Teams besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Tools für die Remote-Zusammenarbeit verfügen. Instapage ist mit einer Collaboration-Lösung ausgestattet, um Silos aufzubrechen, die durch alle drei Arten von Entfernungen verursacht werden. Finden Sie heraus, wie Sie Ihr gesamtes Team auf die gleiche Seite bringen und Post-Click-Landingpages schneller denn je erstellen können, indem Sie eine kostenlose Enterprise-Demo beanspruchen.