8 wskazówek dotyczących zdalnej współpracy, aby zmaksymalizować produktywność zespołu

Dla pracowników współpraca zdalna jest nową normą. Jednak wiele organizacji zmaga się z osiągnięciem wstępnego poziomu produktywności.

Oczekuje się. Kiedy pracownicy są przyzwyczajeni do spotkań osobistych lub po prostu wpadają przy innym biurku, aby porozmawiać o problemie, nawet małe zadania mogą się rozrastać w długie łańcuchy e-maili, niedotrzymane terminy i zapomniane wiadomości błyskawiczne, gdy wymagają zdalnej współpracy.

Ale nie musi tak być. Oto 8 wskazówek, które pomogą Ci ulepszyć współpracę zdalną.

8 wskazówek dotyczących współpracy zdalnej

1. Zmniejsz odległość koligacji

Dla każdego odległość może być izolacją, ale dotyczy to zwłaszcza zdalnych członków zespołu. Oprócz dystansu fizycznego istnieją dwa inne typy, które zespoły muszą pokonać, aby pracować wydajnie:

• Odległość operacyjna (liczba zespołu, przepustowość i poziomy umiejętności)
• Dystans powinowactwa (wartości, zaufanie i współzależność)

Według artykułu HBR autorstwa Erici Dhawan i Tomasa Chamorro-Premuzica, zdalny zespół jest najbardziej dotknięty odległością podobieństwa. Bez spójnej interakcji twarzą w twarz i pracy zespołowej mającej na celu budowanie zaufania pracownicy zdalni mogą mniej czuć się częścią zespołu, a bardziej osobami korzystającymi z awatarów e-mail. Brak mowy ciała, niejednoznaczny tekst i kurcząca się granica między pracą a domem stanowią zagrożenia dla współpracy zdalnej.

Ale nawet jeśli nie możesz wyeliminować odległości koligacji, Dhawan i Chamorro-Premuzic sugerują, że istnieją proste sposoby na jej zmniejszenie:

Spróbuj przełączyć większość komunikacji zdalnej na zwykłe rozmowy wideo, które są znacznie lepszym narzędziem do nawiązywania relacji i tworzenia empatii niż e-maile lub rozmowy głosowe. I zaprojektuj wirtualne rytuały budowania zespołu, które pozwolą ludziom na regularną interakcję i doświadczenie umiejętności współpracy w działaniu.

Czat wideo jest łatwy w obsłudze w kanałach komunikacji. Jeśli chodzi o budowanie zespołu, istnieje wiele pomysłów na wirtualne spotkania skupione wokół dni tematycznych lub zabawnych ćwiczeń.

Im więcej pracujesz nad walką z nieodłączną izolacją pracy zdalnej, tym mniejsza odległość będzie miała negatywny wpływ na Twój zespół.

2. Ustal granice i trzymaj się ich

W przypadku zespołów zdalnych praca rzadko zaczyna się o 9 rano lub kończy o 17:00, nawet jeśli kiedyś miała miejsce w biurze. Kiedy twoja przestrzeń życiowa jest taka sama jak twoja, granice nie są oczywiste, ale są kluczowe do ustalenia. Dhawan i Chamorro-Premuzic przedstawiają dwa scenariusze, które pokazują, dlaczego:

O 22.00 prawnik korporacyjny dostaje wiadomość od kolegi i zastanawia się (nie po raz pierwszy), czy istnieje protokół dotyczący tekstów związanych z pracą po określonej godzinie.

Po długiej i płynnej kolacji z klientem dyrektor ds. reklamy otwiera e-maila od swojego szefa, przypominając mu o terminowym przedstawieniu swoich wydatków. Zirytowany tym mikrozarządzaniem natychmiast odpowiada swoimi nieocenzurowanymi myślami.

Łatwo zrozumieć, dlaczego obie te interakcje mogą zdenerwować pracownika zdalnego. Łatwo też zrozumieć, że szef dyrektora ds. reklamy nie może wiedzieć, że jest na kolacji, a szefowa prawnika firmy może stracić poczucie czasu lub założyć, że wszyscy jej koledzy są pracoholikami.

Dlatego granice są tak ważne dla zespołów zdalnych. Zmniejszają prawdopodobieństwo założeń i nieporozumień, które mogą zepsuć relację zespołową. Nic dziwnego, że ankieta przeprowadzona przez FYI pokazuje, że dwa z największych problemów, z jakimi borykają się pracownicy zdalni, są związane z komunikacją i wyznaczaniem granic:

Jak wyznaczać granice

Dwa ważne sposoby ustalenia tych granic dotyczą czasu i rodzaju komunikacji:

• Czas : Jeśli godziny pracy w biurze to 9 do 5, upewnij się, że Twój zdalny zespół wie, że wszelkie wiadomości po 5 mogą nie zostać odebrane do 9 rano następnego dnia. Nawet jeśli nie było to zasadą, gdy byłeś w biurze, coś podobnego jest ważne, aby ustawić, gdy zdalni pracownicy czują się, jakby zawsze byli w pracy. Zapewni również, że scenariusze takie jak ten powyżej nie wystąpią.
• Wpisz : jeśli kolega wyśle ​​wiadomość e-mail, nie będziesz musiał odpowiadać od razu. Z drugiej strony, jeśli wyślą wiadomość na Slacku, prawdopodobnie odpowiesz trochę szybciej. Niezależnie od tego, czy to rozpoznajemy, czy nie, rodzaje komunikacji mają pewien poziom pilności.

Spośród tych, których używamy codziennie, e-mail ma najniższy priorytet, wiadomości błyskawiczne są nieco wyższe, SMS-y nieco wyższe, a rozmowa telefoniczna jest najwyższym. Każdy powinien być odpowiednio używany. Nie dzwoń w sprawach, które nie są pilne, i w ten sam sposób nie wysyłaj e-maili o czymś, co jest ważne.

Jeśli lubisz kontaktować się na wielu platformach, ta hierarchia komunikacji jest dla Ciebie. Rozmowy tekstowe i telefoniczne powinny być zarezerwowane na pilne sprawy i nie należy ich nadużywać. Postaraj się, aby cała komunikacja biznesowa odbywała się w godzinach pracy, chyba że dotyczy ona czegoś na tyle ważnego, aby uzasadnić wysłanie SMS-a lub rozmowy telefonicznej.

Kiedy praca i dom często znajdują się w tym samym miejscu, pracownicy zdalni potrzebują czasu i miejsca na wyłączenie i naładowanie baterii, niezależnie od tego, czy są sami na kanapie, czy w restauracji z przyjaciółmi. Bez wyraźnych granic zespoły zdalne nie będą wiedziały, kiedy praca się skończy, a menedżerowie nie będą wiedzieć, kiedy przekroczą granicę.

3. Zbuduj na czas na usterki

Microsoft Teams się psuje, Hangouts nie obsługuje udostępniania ekranu, a łobuz bombarduje Twoje spotkanie Zoom…

Wszyscy doświadczyliśmy problemów technicznych z narzędziami do zdalnej współpracy, więc do tej pory powinniśmy być na nie przygotowani. Jednak niektóre zdalne zespoły nie są. A rozwiązanie ich często wiąże się z grzebaniem po platformie, przełączaniem się na inną, odsuwaniem innych zaplanowanych wydarzeń, a nawet zawieszaniem ich na później.

Więc jak planujesz dla nich? Według Boba Suttona, eksperta ds. zachowań organizacyjnych, powinieneś oczekiwać, że wirtualne prezentacje będą trwać o 25% dłużej niż prezentacje osobiste, jeśli treść jest podobna. Innymi słowy, na każdą spodziewaną godzinę trwania spotkania dodaj 15 minut do czasu działania. Jeśli zaplanowano na pół godziny, spodziewaj się około 40 minut. Jest mniej prawdopodobne, że poczujesz się zdezorganizowany lub wpadniesz w panikę, aby rozwiązać problemy w locie.

4. Udostępnić dane organizacji

Jednym z największych problemów ze współpracą zdalną jest to, że odległość z natury tworzy silosy. Po prostu nie jest tak łatwo uzyskać informacje od ludzi, gdy nie wszyscy znajdują się w jednym miejscu.

Jeśli na przykład projektant nie odpowiada na wiadomości e-mail i Slack, a potrzebujesz pliku obrazu, który znajduje się na jego dysku twardym, nie możesz iść korytarzem do jego biura. Jesteś zmuszony czekać.

Kiedy autor potrzebuje obrazu do napisania nagłówka, programista potrzebuje szkieletu, aby strona działała, a klient czeka, aż kierownik zatwierdzi gotowy produkt, łatwo jest zobaczyć, jak tylko jedna blokada może spowolnić cały projekt znacznie.

Aby tak się nie stało, informacje powinny swobodnie przepływać przez organizację.

• Przechowuj dane online w centralnej lokalizacji, gdzie są dostępne dla wszystkich.
• Daj działom dostęp do odpowiednich plików i folderów.
• Udostępniaj harmonogramy pracownikom, aby mieli pojęcie o dostępności.

Chociaż wiele organizacji już wprowadziło te zmiany, niektórym tradycyjnym udało się uciec od działania w stary sposób. Ale teraz, gdy większość z nich pracuje zdalnie, jeśli dostęp do informacji nie jest traktowany priorytetowo, współpraca zdalna z pewnością ucierpi.

5. Nie oszczędzaj na zarządzaniu projektami

Zarządzanie pracą zdalną to nie to samo, co zarządzanie pracą osobistą. Chociaż możesz być w stanie działać bez narzędzia do zarządzania projektami, gdy Twój zespół jest w biurze, bardzo szybko stanie się oczywiste, że nie możesz działać zdalnie.

Z tego samego powodu firmy zdalne muszą organizować dane w sposób przystępny; nie powinieneś skąpić oprogramowania do zarządzania projektami. Narzędzia takie jak Trello i Asana pomagają zespołom dotrzymać terminów, pociągając członków do odpowiedzialności i umożliwiając menedżerom organizowanie projektu w mniejsze, indywidualne zadania. Zadania te są szczegółowo rozpisane i przypisane do konkretnego członka zespołu:

Jeśli zespół w powyższym przykładzie korzystał z Trello, menedżer może określić, że projektant prześle swój plik do oprogramowania lub platformy udostępniania plików, takiej jak Dropbox, w określonym terminie. W ten sposób po zakończeniu projektu projektant będzie wiedział, że jego zadanie nie zostało ukończone, dopóki nie prześle pliku do udostępnionego folderu. Projektant może oznaczyć zadanie jako zakończone, a oprogramowanie poinformuje copywritera o rozpoczęciu pisania nagłówka strony. Proces minimalizuje odprawy za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych i dłuższych połączeń wideo, co pozwala skoncentrować się na projekcie.

To może wydawać się proste, ale blokady, które kończą się niedotrzymaniem terminów, nie wymagają skomplikowanego rozwiązania. Potrzebują zorganizowanego rozwiązania. Gdy każdy pracownik zdalny ma własne narzędzia i przepływy pracy, różne strefy czasowe, rozwiązania do zarządzania zadaniami są niezbędne, aby zespoły zdalne były na bieżąco.

6. Inwestowanie w narzędzia do zdalnej współpracy

Odkąd rozpoczęli pracę w domu, prawie dwie trzecie pracowników wiedzy zwiększyło wykorzystanie narzędzi współpracy. Jednak znalezienie odpowiedniego oprogramowania do współpracy nie zawsze jest łatwe.

Przykład

W działach, które wymagają szczegółowych, bezpośrednich spotkań, warto zainwestować w zaawansowane rozwiązanie do wideokonferencji, takie jak Zoom. Dla tych, którzy bardziej polegają na treści, bardziej przydatne są narzędzia podobne do dokumentów Google, które umożliwiają komentowanie i edycję grup.

Ale co z działami reklamy skupionymi na projektowaniu, w których do ukończenia projektu potrzebny jest wkład pisarzy, projektantów, programistów, strategów, a nawet menedżerów?

Zazwyczaj współpraca zespołowa nad projektami stron może oznaczać niechlujne łańcuchy e-maili i oznaczone zrzuty ekranu. Nie z Instapage.

Gdy musisz utworzyć strony docelowe po kliknięciu z zespołem, rozwiązanie Instapage Collaboration umożliwia każdemu członkowi pracę na tej samej stronie w czasie rzeczywistym. Projektuj elementy strony, pisz kopię, edytuj kod, zostawiaj komentarze i przesyłaj do zatwierdzenia menedżerowi. Dowiedz się więcej o tym, jak rozwiązanie do współpracy Instapage może natychmiast zwiększyć Twoją produktywność.

7. Ponownie oceń swój standard produktywności

Obecne środowisko pracy zdalnej jest wynikiem szczególnego zjawiska, na które nikt nie był przygotowany. Zespoły nie były przeszkolone do pracy zdalnej, nie wdrożono systemów. Z tego powodu nierealistyczne jest myślenie, że produktywność zdalnego zespołu osiągnie poziom sprzed przejścia. Przynajmniej na krótką metę.

Nadrabianie tej luki w produktywności przez przepracowane zespoły przyniesie odwrotny skutek. Bardziej prawdopodobne jest, że je wypalisz lub stworzysz wrogie środowisko pracy. Obecny poziom produktywności nie zawsze jest łatwy do poprawy. Lepiej byłoby, gdyby menedżer dokonał ponownej oceny ich aktualnej miary produktywności i pracował nad wspieraniem zdalnych pracowników tym, czego potrzebują do wykonywania pracy.

8. Zapytaj swoich pracowników, czego od Ciebie potrzebują

Oczekiwania kierownika pracowników zdalnych znacznie różnią się od przeciętnego kierownika biura. Jako stanowisko zorientowane na ludzi, menedżer może mieć problemy z przejściem do odizolowanego środowiska, w którym komunikacja nie jest łatwa i rzadko twarzą w twarz.

Jeśli okaże się, że kierujesz nowym zdalnym zespołem i nie wiesz, jak go wspierać, najgorsze, co możesz zrobić, to udawać, że wiesz, co robisz, lub zakładać, że wiesz, czego chcą Twoi pracownicy. Każda firma jest inna.

Tam, gdzie jeden może czerpać korzyści z nowego oprogramowania, inny może potrzebować bardziej rygorystycznych granic, aby naładować się po zakończeniu dnia pracy. Nie ma nic złego w niewiedzy dokładnie, czego potrzebuje Twój zespół. Zapytanie ich jest lepsze niż marnowanie zasobów na rozwiązanie, które nie przesunie igły w kierunku lepszej współpracy zdalnej.

Pobierz demo korporacyjne z Instapage

Jednym z najskuteczniejszych sposobów wspierania zespołów zdalnych jest zapewnienie odpowiednich narzędzi do współpracy zdalnej. Instapage ma wbudowane rozwiązanie do współpracy, które rozbija silosy spowodowane wszystkimi trzema rodzajami odległości. Dowiedz się, jak sprawić, by cały zespół znalazł się na tej samej stronie, tworząc strony docelowe po kliknięciu szybciej niż kiedykolwiek, korzystając z bezpłatnego demo dla przedsiębiorstw.