チームの生産性を最大化するための8つのリモートコラボレーションのヒント

公開: 2020-06-10

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親和距離を短くする
境界を設定し、それらを遵守する
グリッチに間に合うように構築する
組織がデータにアクセスできるようにする
プロジェクト管理を活用する
コラボレーションツールに投資する
生産性の基準を再評価する
従業員に必要なものを尋ねる
結論

労働者にとって、リモートコラボレーションは新しい標準です。しかし、多くの組織は、リモート前のレベルの生産性に到達するのに苦労しています。

期待されています。従業員が直接会うことに慣れている場合、または単に別のデスクに立ち寄って問題を話し合う場合、小さなタスクでさえ、リモートコラボレーションが必要なときに、長い電子メールチェーン、期限の遅れ、IMの忘れに膨れ上がる可能性があります。

しかし、このようにする必要はありません。リモートコラボレーションを改善するための8つのヒントを次に示します。

8つのリモートコラボレーションのヒント

1.アフィニティ距離を短くします

誰にとっても、距離は孤立している可能性がありますが、それは特にリモートのチームメンバーに当てはまります。物理的な距離だけでなく、チームが効率的に作業するために克服しなければならない他の2つのタイプがあります。

運用距離（チームサイズ、帯域幅、スキルレベル）
親和性の距離（値、信頼、相互依存性）

EricaDhawanとTomasChamorro-PremuzicによるHBRの記事によると、リモートチームは親和性の距離によって最も影響を受けます。信頼を築くための一貫した対面のやり取りとチームワークがなければ、リモートの従業員はチームの一員のように感じることができず、電子メールのアバターとやり取りする人々のように感じることができます。ボディランゲージの欠如、あいまいなテキスト、仕事と家庭の境界の縮小はすべて、リモートコラボレーションに対する脅威をもたらします。

しかし、親和性の距離をなくすことができない場合でも、ダワンとチャモロ-プレムジックはそれを減らす簡単な方法があることを示唆しています。

ほとんどのリモート通信を通常のビデオ通話に切り替えてみてください。これは、電子メールや音声通話よりも、信頼関係を確立し、共感を生み出すためのはるかに優れた手段です。 そして、人々が定期的に交流し、実際のコラボレーションスキルを体験できるようにする仮想チームビルディングの儀式を設計します。

ビデオチャットは、コミュニケーションチャネルに簡単に組み込むことができます。チームビルディングに関しては、テーマのある日や楽しいエクササイズを中心としたバーチャルな集まりのアイデアがたくさんあります。

リモートワークの本質的な孤立と戦うために努力すればするほど、親和性の距離が短くなり、チームに悪影響を及ぼします。

2.境界を設定し、それらを順守します

リモートチームの場合、オフィスで一度行ったとしても、作業が午前9時に開始したり午後5時に終了したりすることはほとんどありません。居住空間がワークスペースと同じである場合、境界は明確ではありませんが、設定することが重要です。 DhawanとChamorro-Premuzicは、その理由を示す2つのシナリオを示しています。

午後10時に、顧問弁護士は同僚からテキストを受け取り、特定の時間後に仕事関連のテキストに関するプロトコルがあるかどうかを（初めてではなく）疑問に思います。
長く流動的なクライアントディナーの後、広告会社の幹部は上司からのメールを開き、時間通りに経費を提出するように促します。 このマイクロマネジメントに悩まされて、彼はすぐに彼の無修正の考えで応えます。

これらの相互作用の両方がリモートの従業員を混乱させる可能性がある理由は簡単にわかります。また、広告会社の上司は夕食にいることを知る方法がなく、顧問弁護士の上司は時間を忘れたり、同僚全員がワーカホリックだと思ったりする可能性があることも理解しやすいでしょう。

そのため、リモートチームにとって境界は非常に重要です。それらは、チームの関係を破壊する可能性のある仮定や誤解の可能性を減らします。当然のことながら、FYIの調査によると、リモートワーカーが直面する最大の問題の2つは、コミュニケーションと境界の設定に関連しています。

境界を設定する方法

これらの境界を設定する2つの重要な方法は、通信時間とタイプを使用することです。

時間：オフィスでの営業時間が9〜5時間の場合は、5日以降の通信は翌日の午前9時まで応答されない可能性があることをリモートチームが認識していることを確認してください。これがオフィスにいるときのポリシーではなかったとしても、リモートの従業員がすでに仕事をしていると感じている場合は、同様の設定を行うことが重要です。また、上記のようなシナリオが発生しないようにします。
タイプ：同僚がメールを送信した場合、すぐに返信する必要はありません。一方、Slackメッセージを送信する場合は、応答が少し速くなる可能性があります。私たちがそれを認識しているかどうかにかかわらず、コミュニケーションの種類には緊急性のレベルが付随しています。

私たちが毎日使用しているものの中で、電子メールの優先度が最も低く、インスタントメッセージングが少し高く、テキストメッセージがそれより少し高く、電話が最も高くなっています。それぞれを適宜使用する必要があります。緊急ではない何かについて呼んではいけない、と同じように、重要である何かについてメールではありません。

あなたが複数のプラットフォームで手を差し伸べるタイプであるなら、このコミュニケーションの階層はあなたのためです。テキストと電話は緊急の問題のために予約されるべきであり、乱用されるべきではありません。テキストや電話を正当化するのに十分重要なものでない限り、すべてのビジネスコミュニケーションを営業時間内に保つように努力してください。

職場と自宅が同じ場所にあることが多い場合、離れた場所にいる従業員は、ソファだけでも、友達と一緒にレストランでも、電源を切って充電するのに時間とスペースが必要です。明確な境界がないと、リモートチームは作業がいつ終了したかを知ることができず、マネージャーはいつ境界線を越えたかを知ることができません。

3.グリッチに間に合うように構築する

Microsoft Teamsが故障し、ハングアウトは画面共有をサポートしなくなり、不正な人がZoomミーティングを爆撃します…

私たちは皆、リモートコラボレーションツールで技術的な問題を経験しているので、今ではそれらに備える必要があります。それでも、一部のリモートチームはそうではありません。そして、それらを解決するには、多くの場合、プラットフォームをいじったり、別のイベントに切り替えたり、他のスケジュールされたイベントをプッシュバックしたり、後日までそれらを一時停止したりする必要があります。

では、どのように計画しますか？組織行動の専門家であるBobSuttonによると、コンテンツが類似している場合、仮想プレゼンテーションは対面プレゼンテーションよりも25％長く続くと予想する必要があります。つまり、会議が続くと予想される1時間ごとに、実行時間に15分を追加します。 30分になる予定の場合は、約40分かかります。その場で問題を修正するために混乱したりパニックになったりする可能性は低くなります。

4.組織がデータにアクセスできるようにする

リモートでのコラボレーションに関する最大の問題の1つは、距離が本質的にサイロを作成することです。すべてが1つの場所にいない場合、人々から情報を取得するのは簡単ではありません。

たとえば、デザイナーがメールやSlackに応答せず、ハードドライブにある画像ファイルが必要な場合は、廊下を歩いてオフィスに行くことはできません。あなたは待たされます。

ライターが見出しを書くために画像を必要とし、開発者がページを機能させるためにワイヤーフレームを必要とし、クライアントがマネージャーが完成品を承認するのを待っている場合、1つの障害物だけでプロジェクト全体がどのように遅くなるかを簡単に確認できます大幅。

これが起こらないようにするには、情報が組織内を自由に流れるようにする必要があります。

すべての人がアクセスできる中央の場所にオンラインでデータを保存します。
部門に関連するファイルとフォルダへのアクセスを許可します。
従業員間でスケジュールを共有して、可用性を把握できるようにします。

多くの組織がすでにこれらの変更を行っていますが、一部の従来の組織は古い方法での運用を回避することができました。しかし、情報アクセスが優先されない場合、ほとんどがリモートで作業しているため、リモートコラボレーションは確実に苦しみます。

5.プロジェクト管理を軽視しないでください

リモートワークの管理は、対面での作業の管理と同じではありません。チームがオフィスにいるときは、プロジェクト管理ツールなしで操作できるかもしれませんが、リモートでは実行できないことがすぐに明らかになります。

同じ理由で、リモートビジネスはデータにアクセスできるように整理する必要があります。あなたはプロジェクト管理ソフトウェアを軽蔑すべきではありません。 TrelloやAsanaなどのツールは、メンバーに説明責任を負わせ、マネージャーがプロジェクトをより小さな個別のタスクに編成できるようにすることで、チームが期限を守るのに役立ちます。これらのタスクは詳細に記述され、特定のチームメンバーに割り当てられます。

上記の例のチームがTrelloを使用している場合、マネージャーは、デザイナーが特定の日付までに自分のファイルをソフトウェアまたはDropboxなどのファイル共有プラットフォームにアップロードするように指定できます。このように、設計が完了すると、設計者は、ファイルを共有フォルダーにアップロードするまで、自分のタスクが完了していないことを知ることができます。デザイナはタスクに終了のマークを付けることができ、ソフトウェアはコピーライターにページのヘッドラインの書き込みを開始するように通知します。このプロセスにより、インスタントメッセージングと長いビデオ通話によるチェックインが最小限に抑えられ、プロジェクトに集中する時間が解放されます。

単純に聞こえるかもしれませんが、締め切りに間に合わない障害は複雑な解決策を必要としません。彼らは組織化されたソリューションを必要としています。すべてのリモートワーカーが独自のツールとワークフロー、異なるタイムゾーンを持っている場合、タスク管理ソリューションはリモートチームを軌道に乗せるために必須です。

6.リモートコラボレーションツールへの投資

彼らが自宅で仕事を始めて以来、知識労働者のほぼ3分の2がコラボレーションツールの使用を増やしています。しかし、その仕事に適したコラボレーションソフトウェアを見つけるのは必ずしも簡単ではありません。

例

詳細な対面会議が必要な部門では、Zoomのような強力なビデオ会議ソリューションに投資するのが理にかなっています。コンテンツへの依存度が高い場合は、コメントやグループ編集を可能にするGoogleドキュメントと同様のツールの方が便利です。

しかし、プロジェクトを完了するには、ライター、デザイナー、開発者、ストラテジスト、さらにはマネージャーからのインプットが必要な、デザインに焦点を当てた広告部門はどうでしょうか。

通常、ページデザインでのチームのコラボレーションは、厄介な電子メールチェーンとマークアップされたスクリーンショットを意味する可能性があります。 Instapageではありません。

チームでクリック後のランディングページを作成する必要がある場合、Instapageコラボレーションソリューションを使用すると、すべてのメンバーが同じページでリアルタイムに作業できます。ページ要素のデザイン、コピーの作成、コードの編集、コメントの残し、マネージャーへの承認のための送信。 Instapageコラボレーションソリューションが生産性を即座に向上させる方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

7.生産性の基準を再評価します

現在のリモートワーク環境は、誰も準備していなかった特定の現象の結果です。チームはリモートワークのトレーニングを受けておらず、システムも導入されていませんでした。このため、リモートチームの生産性が移行前のレベルに達すると考えるのは非現実的です。少なくとも短期的には。

チームの過労によってこの生産性のギャップを埋め合わせると、意図した逆の効果が得られます。発生する可能性が高いのは、それらを焼き尽くすか、敵対的な作業環境を作成することです。現在の生産性レベルを改善するのは必ずしも簡単ではありません。マネージャーは、現在の生産性の測定値を再評価し、リモートの従業員が仕事をするために必要なことをサポートするように努めたほうがよいでしょう。

8.従業員にあなたから何が必要かを尋ねます

リモート従業員のマネージャーの期待は、平均的なオフィスマネージャーとは大きく異なります。人間志向の立場として、マネージャーはコミュニケーションが容易ではなく、めったに対面しない孤立した環境に移行するのに苦労するかもしれません。

新しいリモートチームを指揮していることに気づき、それらをサポートする方法がわからない場合、あなたができる最悪のことは、自分が何をしているかを知っているふりをするか、従業員が何を望んでいるかを知っていると思い込むことです。すべてのビジネスは異なります。

新しいソフトウェアの恩恵を受ける可能性がある場合、就業日が終わったら再充電するために、より厳しい境界が必要になる場合があります。チームが何を必要としているかを正確に知らなくても問題はありません。彼らに尋ねることは、より良いリモートコラボレーションに向けて針を動かさないソリューションにリソースを浪費するよりも優れています。

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リモートチームをサポートする最も効果的な方法の1つは、適切なリモートコラボレーションツールを使用できるようにすることです。 Instapageには、3種類の距離すべてによって引き起こされるサイロを解消するためのコラボレーションソリューションが組み込まれています。無料のエンタープライズデモを申請して、チーム全体を同じページに配置し、クリック後のランディングページをこれまでになく高速に作成する方法をご覧ください。