8 советов по удаленной совместной работе, которые помогут повысить продуктивность вашей команды

Для сотрудников удаленное сотрудничество - новая норма. Но многие организации изо всех сил пытаются достичь уровня производительности до удаленного доступа.

Ожидается. Когда сотрудники привыкли к личным встречам или просто уходят к другому столу, чтобы обсудить проблему, даже небольшие задачи могут раздуться в длинные цепочки писем, пропущенные сроки и забытые мгновенные сообщения, когда им требуется удаленное сотрудничество.

Но так быть не должно. Вот 8 советов, которые помогут вам улучшить удаленную совместную работу.

8 советов по удаленному сотрудничеству

1. Уменьшите расстояние близости

Для любого расстояние может быть изолирующим, но это особенно верно для удаленных членов команды. Помимо физического расстояния, командам приходится преодолевать еще два типа, чтобы работать эффективно:

• Оперативная дистанция (размер команды, пропускная способность и уровни навыков)
• Расстояние близости (ценности, доверие и взаимозависимость)

Согласно статье Эрики Дхаван и Томаса Чаморро-Премузича на HBR, удаленные команды больше всего страдают от расстояния по близости. Без постоянного личного взаимодействия и командной работы для укрепления доверия удаленные сотрудники могут чувствовать себя не столько частью команды, сколько людьми, взаимодействующими с аватарами электронной почты. Отсутствие языка тела, двусмысленный текст и сокращение границ между работой и домом - все это представляет угрозу для удаленного сотрудничества.

Но даже если вы не можете устранить аффинную дистанцию, Дхаван и Чаморро-Премузик предполагают, что есть простые способы уменьшить ее:

Попробуйте переключить наиболее удаленное общение на обычные видеозвонки, которые являются гораздо лучшим средством для установления взаимопонимания и создания сочувствия, чем электронные письма или голосовые звонки. И разработать ритуалы виртуального тимбилдинга, которые позволят людям регулярно взаимодействовать и испытывать свои навыки совместной работы в действии.

Видеочат легко встроить в ваши каналы связи. Что касается тимбилдинга, существует множество идей для виртуальных встреч, посвященных тематическим дням или веселым упражнениям.

Чем больше вы работаете, чтобы бороться с изоляцией, присущей удаленной работе, тем меньшая дистанция по сближению отрицательно скажется на вашей команде.

2. Установите границы и придерживайтесь их.

В удаленных командах работа почти никогда не начинается в 9 утра и не заканчивается в 17 часов, даже если это когда-то происходило в офисе. Когда ваше жизненное пространство совпадает с рабочим пространством, границы не очевидны, но их необходимо установить. Дхаван и Чаморро-Премузич представляют два сценария, которые показывают, почему:

В 22:00 корпоративный юрист получает сообщение от коллеги и задается вопросом (не в первый раз), есть ли протокол о рабочих текстах по прошествии определенного часа.

После долгого и насыщенного обеда с клиентом руководитель отдела рекламы открывает электронное письмо от своего босса, напоминающее ему вовремя представить свои расходы. Раздраженный таким микроменеджментом, он немедленно отвечает своими мыслями без цензуры.

Легко понять, почему оба этих взаимодействия могут расстроить удаленного сотрудника. Также легко понять, что босс рекламного менеджера не имеет возможности узнать, что он за ужином, а босс корпоративного юриста может потерять счет времени или предположить, что все ее коллеги - трудоголики.

Вот почему границы так важны для удаленных команд. Они снижают вероятность предположений и недопониманий, которые могут разрушить командные отношения. Неудивительно, что опрос FYI показывает, что две самые большие проблемы, с которыми сталкиваются удаленные сотрудники, связаны с общением и установлением границ:

Как установить границы

Два важных способа установить эти границы - это время и тип общения:

• Время : если вы работаете в офисе с 9 до 5, убедитесь, что ваша удаленная команда знает, что на любое сообщение после 5 можно ответить только в 9 утра следующего дня. Даже если это не было политикой, когда вы были в офисе, важно установить нечто подобное, когда удаленные сотрудники уже чувствуют, что они всегда на работе. Это также гарантирует, что не возникнут сценарии, подобные описанному выше.
• Тип : если коллега отправит электронное письмо, вы не почувствуете, что вам нужно отвечать немедленно. С другой стороны, если они отправят сообщение Slack, вы, скорее всего, ответите немного быстрее. Признаем мы это или нет, типы коммуникации имеют определенную степень срочности.

Из тех, которые мы используем ежедневно, электронная почта имеет самый низкий приоритет, мгновенные сообщения - немного выше, текстовые сообщения - немного выше, а телефонный звонок - самый высокий. Каждый из них следует использовать соответственно. Не называйте о чем - то , что не является актуальной, и таким же образом, не пишите о чем - то , что важно.

Если вы из тех, кто работает на нескольких платформах, эта иерархия общения для вас. Текстовые сообщения и телефонные звонки следует использовать для решения срочных вопросов и не допускать злоупотреблений. Приложите все усилия, чтобы все деловые сообщения не выходили за рамки рабочего времени, если только они не касаются чего-то достаточно важного, чтобы потребовать текстового сообщения или звонка.

Когда работа и дом часто являются одним и тем же местом, удаленным сотрудникам требуется время и место, чтобы отключиться и подзарядиться, будь то на диване в одиночестве или в ресторане с друзьями. Без четких границ удаленные команды не узнают, когда работа закончена, а менеджеры не узнают, когда они переступили черту.

3. Готовьтесь к сбоям

Microsoft Teams не работает, Hangouts не поддерживает совместное использование экрана, мошенник взрывает вашу встречу Zoom ...

Мы все испытывали технические трудности с инструментами удаленного сотрудничества, поэтому к настоящему времени мы должны быть к ним готовы. Тем не менее, некоторые удаленные команды - нет. И для их решения часто приходится возиться с платформой, переключаться на другую, отодвигать другие запланированные события или даже приостанавливать их на более поздний срок.

Итак, как вы их планируете? По словам Боба Саттона, эксперта по организационному поведению, вы должны ожидать, что виртуальные презентации будут длиться на 25% дольше, чем личные презентации, если контент похож. Другими словами, на каждый ожидаемый час встречи добавляйте 15 минут ко времени выполнения. Если запланировано полчаса, ожидайте около 40 минут. У вас меньше шансов оказаться в неорганизованном состоянии или паниковать, чтобы исправить проблемы на лету.

4. Сделайте данные доступными для организации.

Одна из самых больших проблем при удаленном сотрудничестве заключается в том, что расстояние по своей сути создает разрозненность. Просто не так легко получить информацию от людей, когда они не все в одном месте.

Если ваш дизайнер не отвечает, например, на электронную почту и Slack, и вам нужен файл изображения, который находится на его жестком диске, вы не можете пройти через холл в его офис. Вы вынуждены ждать.

Когда писателю нужно изображение для написания заголовка, разработчику нужен каркас, чтобы страница работала, а клиент ждет, пока менеджер одобрит готовый продукт, легко увидеть, как всего лишь одно препятствие может замедлить весь проект. существенно.

Чтобы этого не произошло, информация должна беспрепятственно проходить через организацию.

• Храните данные онлайн в центральном месте, где они доступны для всех.
• Предоставьте отделам доступ к соответствующим файлам и папкам.
• Делитесь расписаниями среди сотрудников, чтобы они имели представление о доступности.

Хотя многие организации уже внесли эти изменения, некоторые из традиционных сумели уйти от работы по старому. Но теперь, когда большинство из них работают удаленно, если доступ к информации не является приоритетным, удаленное сотрудничество наверняка пострадает.

5. Не экономьте на управлении проектами.

Управление удаленной работой - это не то же самое, что управление личной работой. Хотя вы можете работать без инструмента управления проектами, когда ваша команда находится в офисе, очень быстро станет очевидно, что вы не можете работать удаленно.

По той же причине удаленные предприятия нуждаются в доступной организации данных; не стоит экономить на программном обеспечении для управления проектами. Такие инструменты, как Trello и Asana, помогают командам уложиться в сроки, обеспечивая подотчетность участников и позволяя менеджерам разбивать проект на более мелкие отдельные задачи. Эти задачи подробно расписаны и назначены конкретному члену команды:

Если команда в приведенном выше примере использовала Trello, менеджер мог бы указать, что дизайнер загружает свой файл в программное обеспечение или платформу обмена файлами, такую ​​как Dropbox, к определенной дате. Таким образом, как только дизайн будет завершен, дизайнер будет знать, что его задача не завершена, пока он не загрузит файл в общую папку. Дизайнер может отметить задачу как выполненную, и программа проинформирует копирайтера, чтобы он начал писать заголовок для страницы. Этот процесс сводит к минимуму количество проверок за счет обмена мгновенными сообщениями и более продолжительных видеозвонков, освобождая время для сосредоточения на проекте.

Это может показаться простым, но препятствия, которые заканчиваются несоблюдением сроков, не требуют сложного решения. Им нужно организованное решение. Когда у каждого удаленного сотрудника есть свои собственные инструменты и рабочие процессы, разные часовые пояса, решения для управления задачами необходимы, чтобы держать удаленные команды в курсе.

6. Инвестиции в инструменты удаленного сотрудничества.

С тех пор как они начали работать из дома, почти две трети работников умственного труда расширили использование инструментов для совместной работы. Но найти подходящее программное обеспечение для совместной работы не всегда легко.

Пример

В отделах, которым требуются подробные личные встречи, имеет смысл инвестировать в мощное решение для видеоконференцсвязи, такое как Zoom. Для тех, кто больше полагается на контент, более полезны инструменты, похожие на документы Google, которые позволяют комментировать и групповое редактирование.

Но как насчет рекламных отделов, занимающихся дизайном, в которых для завершения проекта требуется участие писателей, дизайнеров, разработчиков, стратегов и даже менеджеров?

Обычно совместная работа команды над дизайном страниц может означать запутанные цепочки писем и размеченные скриншоты. Только не с Instapage.

Когда вам нужно создать целевые страницы после щелчка мышью вместе с командой, решение для совместной работы Instapage позволяет каждому участнику работать на одной странице в режиме реального времени. Создавайте элементы страницы, напишите копию, отредактируйте код, оставьте комментарии и отправьте на утверждение менеджеру. Узнайте больше о том, как решение для совместной работы Instapage может сразу повысить вашу продуктивность.

7. Переоцените свой стандарт продуктивности.

Текущая удаленная рабочая среда - это результат особого явления, к которому никто не был готов. Команды не обучались удаленной работе, системы не устанавливались. И по этой причине нереально думать, что продуктивность удаленной команды достигнет уровня, который был до перехода. По крайней мере, в краткосрочной перспективе.

Восполнение этого разрыва в производительности за счет переутомления команды приведет к обратному ожидаемому эффекту. Скорее всего, вы сожжете их или создадите враждебную рабочую среду. Текущий уровень продуктивности не всегда легко улучшить. Менеджеру было бы лучше переоценить свои текущие показатели производительности и поработать над поддержкой удаленных сотрудников тем, что им нужно для выполнения работы.

8. Спросите своих сотрудников, что им нужно от вас.

Ожидания менеджера удаленных сотрудников сильно отличаются от ожиданий среднего офис-менеджера. В позиции, ориентированной на людей, у менеджера могут возникнуть проблемы с переходом в изолированную среду, где общение затруднено и редко бывает лицом к лицу.

Если вы обнаружите, что руководите новой удаленной командой и не знаете, как ее поддержать, худшее, что вы можете сделать, - это притвориться, что вы знаете, что делаете, или предположить, что вы знаете, чего хотят ваши сотрудники. Каждый бизнес индивидуален.

Если одно может извлечь выгоду из нового программного обеспечения, другому, возможно, потребуются более строгие ограничения для подзарядки после завершения рабочего дня. Нет ничего плохого в том, чтобы не знать, что именно нужно вашей команде. Спрашивать их лучше, чем тратить ресурсы на решение, которое не продвинет иглу к лучшему удаленному сотрудничеству.

Получите корпоративную демонстрацию от Instapage

Один из наиболее эффективных способов поддержки удаленных команд - убедиться, что у вас есть подходящие инструменты для удаленной совместной работы. Instapage имеет встроенное решение для совместной работы, позволяющее устранить разрозненность, вызванную всеми тремя типами расстояний. Узнайте, как собрать всю свою команду на одной странице, создавая целевые страницы после клика быстрее, чем когда-либо, запросив бесплатную корпоративную демонстрацию.