8 suggerimenti per la collaborazione remota per massimizzare la produttività del tuo team

Per i lavoratori, la collaborazione a distanza è la nuova norma. Ma molte organizzazioni stanno lottando per raggiungere livelli di produttività pre-remoti.

È previsto. Quando i dipendenti sono abituati a riunioni di persona o semplicemente passano da un'altra scrivania per parlare di un problema, anche le piccole attività possono trasformarsi in lunghe catene di e-mail, scadenze mancate e messaggi istantanei dimenticati quando richiedono una collaborazione remota.

Ma non è necessario che sia così. Ecco 8 suggerimenti per aiutarti a migliorare la collaborazione remota.

8 suggerimenti per la collaborazione remota

1. Ridurre la distanza di affinità

Per chiunque, la distanza può isolare, ma questo è particolarmente vero per i membri del team a distanza. Oltre alla semplice distanza fisica, ci sono altri due tipi che i team devono superare per lavorare in modo efficiente:

• Distanza operativa (dimensioni del team, larghezza di banda e livelli di abilità)
• Distanza di affinità (valori, fiducia e interdipendenza)

Secondo un articolo di HBR di Erica Dhawan e Tomas Chamorro-Premuzic, i team remoti sono i più colpiti dalla distanza di affinità. Senza un'interazione faccia a faccia coerente e un lavoro di squadra per creare fiducia, i dipendenti remoti possono sentirsi meno parte di un team e più persone che interagiscono con avatar di posta elettronica. La mancanza di linguaggio del corpo, il testo ambiguo e il confine sempre più restringente tra lavoro e casa rappresentano tutte minacce alla collaborazione a distanza.

Ma anche se non puoi eliminare la distanza di affinità, Dhawan e Chamorro-Premuzic suggeriscono che ci sono modi semplici per ridurla:

Prova a trasformare la maggior parte delle comunicazioni remote in normali videochiamate, che sono un veicolo molto migliore per stabilire un rapporto e creare empatia rispetto alle e-mail o alle chiamate vocali. E progetta rituali di team building virtuali che consentano alle persone di interagire regolarmente e sperimentare le loro capacità di collaborazione in azione.

La chat video è facile da inserire nei tuoi canali di comunicazione. Per quanto riguarda il team building, ci sono molte idee per incontri virtuali incentrati su giornate a tema o esercizi divertenti.

Più lavori per combattere l'isolamento intrinseco del lavoro a distanza, minore sarà la distanza di affinità che avrà un impatto negativo sul tuo team.

2. Stabilisci dei limiti e rispettali

Per i team remoti, il lavoro non inizia quasi mai alle 9 o termina alle 17, anche se una volta lo faceva in ufficio. Quando il tuo spazio vitale è lo stesso del tuo spazio di lavoro, i confini non sono evidenti, ma sono cruciali da impostare. Dhawan e Chamorro-Premuzic presentano due scenari che mostrano perché:

Alle 22 un avvocato aziendale riceve un SMS da un collega e si chiede (non per la prima volta) se esiste un protocollo sugli sms di lavoro dopo una certa ora.

Dopo una lunga e liquida cena con un cliente, un dirigente pubblicitario apre un'e-mail del suo capo che gli ricorda di presentare le spese in tempo. Infastidito da questa microgestione, risponde immediatamente con i suoi pensieri senza censure.

È facile capire perché entrambe queste interazioni potrebbero turbare il dipendente remoto. È anche facile capire che il capo di un dirigente pubblicitario non ha modo di sapere che è a cena, e il capo di un avvocato aziendale potrebbe perdere la cognizione del tempo o presumere che tutti i suoi colleghi siano maniaci del lavoro.

Ecco perché i confini sono così importanti per i team remoti. Riducono la probabilità di supposizioni e problemi di comunicazione che possono interrompere la relazione di squadra. Non sorprende che un sondaggio di FYI mostri che due dei maggiori problemi che i lavoratori remoti devono affrontare sono legati alla comunicazione e alla definizione dei confini:

Come impostare i confini

Due modi importanti per impostare questi limiti sono il tempo e il tipo di comunicazione:

• Orario : se le ore in cui hai operato in ufficio sono dalle 9:00 alle 17:00, assicurati che il tuo team remoto sappia che qualsiasi comunicazione dopo le 5 potrebbe non ricevere risposta fino alle 9:00 del giorno successivo. Anche se questa non era una politica quando eri in ufficio, è importante impostare qualcosa di simile quando i dipendenti remoti si sentono già come se fossero sempre al lavoro. Garantirà anche che non si verifichino scenari come quello sopra.
• Tipo : se un collega invia un'e-mail, non ti sentirai obbligato a rispondere immediatamente. Se inviano un messaggio Slack, d'altra parte, è probabile che tu risponda un po' più velocemente. Che lo riconosciamo o meno, i tipi di comunicazione hanno un livello di urgenza collegato a loro.

Di quelli che usiamo quotidianamente, l'e-mail ha la priorità più bassa, la messaggistica istantanea è un po' più alta, gli SMS un po' più alti e una telefonata è la più alta. Ciascuno dovrebbe essere usato di conseguenza. Non chiamare per qualcosa che non è urgente e, allo stesso modo, non inviare e-mail per qualcosa che è importante.

Se sei il tipo da raggiungere su più piattaforme, questa gerarchia di comunicazione è per te. Gli sms e le telefonate dovrebbero essere riservati a questioni urgenti e non essere abusati. Sforzati di mantenere tutte le comunicazioni aziendali entro l'orario di lavoro, a meno che non si tratti di qualcosa di abbastanza critico da giustificare un messaggio o una chiamata.

Quando lavoro e casa sono spesso lo stesso luogo, i dipendenti remoti richiedono tempo e spazio per spegnersi e ricaricarsi, sia da soli sul divano che al ristorante con gli amici. Senza confini chiari, i team remoti non sapranno quando il lavoro è finito e i manager non sapranno quando hanno superato il limite.

3. Costruisci in tempo per i problemi tecnici

Microsoft Teams si guasta, Hangouts non supporterà la condivisione dello schermo, un furfante bombarda la tua riunione Zoom...

Abbiamo tutti avuto difficoltà tecniche con gli strumenti di collaborazione remota, quindi ormai dovremmo essere preparati per loro. Tuttavia, alcune squadre remote non lo sono. E risolverli spesso comporta armeggiare sulla piattaforma, passare a un'altra, respingere altri eventi programmati o persino sospenderli fino a una data successiva.

Quindi come li pianifichi? Secondo Bob Sutton, esperto di comportamento organizzativo, dovresti aspettarti che le presentazioni virtuali durino il 25% in più rispetto alle presentazioni di persona se il contenuto è simile. In altre parole, per ogni ora prevista per la durata della riunione, aggiungi 15 minuti al tempo di esecuzione. Se è prevista una mezz'ora, aspettati circa 40 minuti. È meno probabile che ti ritrovi disorganizzato o in preda al panico per correggere i problemi al volo.

4. Rendi i dati accessibili all'organizzazione

Uno dei maggiori problemi con la collaborazione a distanza è che la distanza crea intrinsecamente dei silos. Non è così facile ottenere informazioni dalle persone quando non sono tutte in un'unica posizione.

Se il tuo designer non risponde alle e-mail e a Slack, ad esempio, e hai bisogno di un file di immagine che si trova sul suo disco rigido, non puoi camminare lungo il corridoio fino al loro ufficio. Sei costretto ad aspettare.

Quando lo scrittore ha bisogno dell'immagine per scrivere il titolo, lo sviluppatore ha bisogno del wireframe per far funzionare la pagina e il cliente sta aspettando che il manager approvi il prodotto finito, è facile vedere come un solo blocco stradale può rallentare un intero progetto in modo significativo.

Per garantire che ciò non accada, le informazioni dovrebbero fluire liberamente attraverso l'organizzazione.

• Archivia i dati online in una posizione centrale accessibile a tutti.
• Concedere ai reparti l' accesso a file e cartelle pertinenti.
• Condividi gli orari tra i dipendenti in modo che abbiano un'idea della disponibilità.

Sebbene molte organizzazioni abbiano già apportato queste modifiche, alcune tradizionali sono riuscite a cavarsela operando alla vecchia maniera. Ma ora che la maggior parte lavora in remoto se l'accesso alle informazioni non è prioritario, la collaborazione remota ne risentirà sicuramente.

5. Non lesinare sulla gestione del progetto

Gestire il lavoro a distanza non è lo stesso che gestire il lavoro di persona. Anche se potresti essere in grado di operare senza uno strumento di gestione del progetto quando il tuo team è in ufficio, diventerà evidente molto rapidamente che non puoi farlo da remoto.

Per lo stesso motivo, le aziende remote devono organizzare i dati in modo accessibile; non dovresti lesinare sul software di gestione dei progetti. Strumenti come Trello e Asana aiutano i team a rispettare le scadenze responsabilizzando i membri e consentendo ai manager di organizzare un progetto in attività individuali più piccole. Questi compiti sono scritti in dettaglio e assegnati a un membro del team specifico:

Se il team nell'esempio sopra stava utilizzando Trello, il manager potrebbe specificare che il designer carica il suo file sul software o su una piattaforma di condivisione file come Dropbox, entro una data specifica. In questo modo, una volta terminato il progetto, il progettista avrebbe saputo che il suo compito non era stato completato finché non avesse caricato il file in una cartella condivisa. Il designer può contrassegnare l'attività come terminata e il software informerà il copywriter di iniziare a scrivere il titolo della pagina. Il processo riduce al minimo i check-in tramite messaggistica istantanea e videochiamate più lunghe, liberando tempo per concentrarsi sul progetto.

Può sembrare semplice, ma i blocchi stradali che si concludono con scadenze non rispettate non necessitano di una soluzione complicata. Hanno bisogno di una soluzione organizzata. Quando ogni lavoratore remoto ha i propri strumenti e flussi di lavoro, fusi orari diversi, le soluzioni di gestione delle attività sono un must per tenere traccia dei team remoti.

6. Investire in strumenti di collaborazione remota

Da quando hanno iniziato a lavorare da casa, quasi due terzi dei knowledge worker hanno aumentato l'uso degli strumenti di collaborazione. Ma trovare il software di collaborazione giusto per il lavoro non è sempre facile.

Esempio

Nei reparti che richiedono incontri faccia a faccia approfonditi, ha senso investire in una soluzione di videoconferenza ad alta potenza come Zoom. Per quelli che si affidano maggiormente ai contenuti, sono più utili strumenti simili ai documenti Google che consentono di commentare e modificare i gruppi.

Ma che dire dei dipartimenti pubblicitari focalizzati sul design, in cui è richiesto il contributo di scrittori, designer, sviluppatori, strateghi e persino manager per completare un progetto?

Di solito, la collaborazione in team sui design delle pagine può significare catene di e-mail disordinate e screenshot contrassegnati. Non con Instagram.

Quando devi creare landing page post clic con un team, la soluzione di collaborazione Instapage consente a ogni membro di lavorare sulla stessa pagina in tempo reale. Progetta gli elementi della pagina, scrivi una copia, modifica il codice, lascia commenti e invia per l'approvazione a un manager. Scopri di più qui su come la soluzione di collaborazione Instapage può aumentare immediatamente la tua produttività.

7. Rivaluta il tuo standard di produttività

L'attuale ambiente di lavoro a distanza è il risultato di un fenomeno particolare a cui nessuno era preparato. Le squadre non sono state formate per il lavoro a distanza, i sistemi non sono stati messi in atto. E per questo motivo non è realistico pensare che la produttività di un team remoto raggiunga i livelli che aveva prima della transizione. Almeno nel breve termine.

Compensare questo divario di produttività con squadre che lavorano troppo avrà l'effetto opposto previsto. Ciò che è più probabile che accada è che li bruci o crei un ambiente di lavoro ostile. Gli attuali livelli di produttività non sono sempre facili da migliorare. Un manager farebbe meglio a rivalutare l'attuale misura della produttività e lavorare per supportare i dipendenti remoti con ciò di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro.

8. Chiedi ai tuoi dipendenti di cosa hanno bisogno da te

Le aspettative di un manager di dipendenti remoti sono molto diverse da quelle del dirigente d'ufficio medio. Essendo una posizione orientata alle persone, un manager può avere difficoltà a passare a un ambiente isolato in cui la comunicazione non è facile e raramente faccia a faccia.

Se ti ritrovi a dirigere un nuovo team remoto e non sei sicuro di come supportarlo, la cosa peggiore che puoi fare è fingere di sapere cosa stai facendo o presumere di sapere cosa vogliono i tuoi dipendenti. Ogni attività è diversa.

Laddove uno potrebbe trarre vantaggio dal nuovo software, un altro potrebbe aver bisogno di limiti più rigorosi per ricaricarsi una volta terminata la giornata lavorativa. Non c'è niente di sbagliato nel non sapere esattamente di cosa ha bisogno il tuo team. Chiedere loro è meglio che sprecare risorse su una soluzione che non sposterà l'ago verso una migliore collaborazione remota.

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