팀 생산성을 극대화하기 위한 8가지 원격 협업 팁

작업자에게 원격 협업은 새로운 표준입니다. 그러나 많은 조직이 원격 수준의 생산성에 도달하는 데 어려움을 겪고 있습니다.

예상됩니다. 직원들이 대면 회의에 익숙하거나 단순히 문제를 논의하기 위해 다른 데스크에 들르는 경우, 작은 작업이라도 원격 협업이 필요할 때 긴 이메일 체인, 기한 준수, 잊어버린 메신저 대화로 확장될 수 있습니다.

하지만 꼭 이런 식일 필요는 없습니다. 다음은 원격 협업을 개선하는 데 도움이 되는 8가지 팁입니다.

8 원격 협업 팁

1. 친화 거리 감소

누구에게나 거리가 고립될 수 있지만 원격 팀 구성원에게는 특히 그렇습니다. 팀이 효율적으로 작업하기 위해 극복해야 하는 물리적 거리 외에도 두 가지 유형이 있습니다.

• 운영 거리(팀 규모, 대역폭 및 기술 수준)
• 친밀도 거리(가치, 신뢰, 상호의존성)

Erica Dhawan과 Tomas Chamorro-Premuzic의 HBR 기사에 따르면 원격 팀은 친밀도 거리의 영향을 가장 많이 받습니다. 신뢰를 구축하기 위한 일관된 대면 상호 작용과 팀워크가 없으면 원격 직원은 팀의 일원이 아니라 이메일 아바타와 상호 작용하는 사람처럼 느낄 수 있습니다. 신체 언어의 부족, 모호한 텍스트, 직장과 가정 간의 경계 축소는 모두 원격 협업에 위협이 됩니다.

그러나 친밀도 거리를 제거할 수 없더라도 Dhawan과 Chamorro-Premuzic은 이를 줄이는 쉬운 방법이 있다고 제안합니다.

대부분의 원격 통신을 일반 화상 통화로 전환하십시오. 이는 이메일이나 음성 통화보다 친밀감을 형성하고 공감을 형성하는 데 훨씬 더 좋은 수단입니다. 그리고 사람들이 정기적으로 상호 작용하고 협업 기술을 실제로 경험할 수 있도록 가상 팀 빌딩 의식을 설계하십시오.

영상 채팅은 커뮤니케이션 채널에 쉽게 적용할 수 있습니다. 팀 빌딩에 관해서는 테마 데이 또는 재미있는 운동을 중심으로 가상 모임에 대한 아이디어가 많이 있습니다.

원격 작업의 고유한 고립을 방지하기 위해 더 많이 노력할수록 친밀도 거리가 줄어들수록 팀에 부정적인 영향을 미칩니다.

2. 경계를 설정하고 준수

원격 팀의 경우 사무실에서 한 번 했어도 오전 9시에 시작하거나 오후 5시에 끝나는 일은 거의 없습니다. 생활 공간이 작업 공간과 같을 때 경계는 명확하지 않지만 설정하는 데 중요합니다. Dhawan과 Chamorro-Premuzic은 그 이유를 보여주는 두 가지 시나리오를 제시합니다.

밤 10시에 회사 변호사는 동료로부터 문자를 받고 특정 시간 이후에 업무 관련 문자에 대한 프로토콜이 있는지 궁금해합니다.

길고 유동적인 고객 만찬을 마친 광고 임원은 상사가 보낸 이메일을 열어 비용을 제시간에 제출하라고 상기시킵니다. 이 세세한 관리에 짜증이 난 그는 검열되지 않은 생각으로 즉시 반응합니다.

이러한 두 가지 상호 작용이 원격 직원을 화나게 할 수 있는 이유를 쉽게 알 수 있습니다. 또한 광고 경영자의 상사는 자신이 저녁 식사 중인지 알 수 있는 방법이 없으며 기업 변호사의 상사는 시간을 놓치거나 그녀의 모든 동료가 워커홀릭이라고 가정할 수 있다는 것도 이해하기 쉽습니다.

이것이 원격 팀에게 경계가 중요한 이유입니다. 그들은 팀 관계를 깨뜨릴 수 있는 가정과 잘못된 의사소통의 가능성을 줄입니다. 당연히 FYI의 설문 조사에 따르면 원격 작업자가 직면하는 가장 큰 문제 중 두 가지는 커뮤니케이션 및 경계 설정과 관련되어 있습니다.

경계를 설정하는 방법

이러한 경계를 설정하는 두 가지 중요한 방법은 통신 시간과 유형을 사용하는 것입니다.

• 시간 : 사무실에서 작업한 시간이 9시에서 5시인 경우 원격 팀에서 5시 이후의 통신은 다음날 오전 9시까지 응답하지 않을 수 있음을 알고 있는지 확인합니다. 이것이 사무실에 있을 때 정책이 아니더라도 원격 직원이 이미 항상 직장에 있다고 느낄 때 비슷한 설정을 하는 것이 중요합니다. 또한 위와 같은 시나리오가 발생하지 않도록 합니다.
• 유형 : 동료가 이메일을 보내면 바로 답장을 보내야 할 것 같은 느낌이 들지 않습니다. 반면에 Slack 메시지를 보내면 조금 더 빨리 응답할 수 있습니다. 우리가 인식하든 인식하지 못하든 의사 소통 유형에는 긴급성 수준이 붙어 있습니다.

우리가 매일 사용하는 것 중 이메일이 가장 우선순위가 낮고, 인스턴트 메시징이 조금 더 높으며, 문자 메시지는 그보다 약간 높으며, 전화 통화가 가장 높습니다. 각각 그에 따라 사용해야 합니다. 긴급하지 무언가에 대해 호출하지 말고, 같은 방식으로, 중요한 무언가에 대해 이메일을 보내하지 않습니다.

여러 플랫폼에서 연락하는 유형이라면 이 커뮤니케이션 계층이 적합합니다. 문자와 전화는 긴급한 문제를 위해 남겨두어야 하며 남용되어서는 안 됩니다. 문자나 전화를 걸 만큼 중요한 것이 아니라면 모든 업무 커뮤니케이션을 업무 시간 내에 유지하도록 노력하십시오.

직장과 집이 같은 장소에 있을 때 원격 직원은 소파에 혼자 있든 친구와 함께 식당에 있든 전원을 끄고 재충전할 시간과 공간이 필요합니다. 명확한 경계가 없으면 원격 팀은 작업이 언제 끝나는지 알 수 없으며 관리자는 언제 선을 넘었는지 알 수 없습니다.

3. 결함에 대한 제 시간에 빌드

Microsoft Teams가 고장나고 행아웃이 화면 공유를 지원하지 않으며 Rogue Bombs 귀하의 Zoom 회의…

우리는 모두 원격 협업 도구에 대한 기술적인 어려움을 경험했으므로 지금쯤이면 이에 대비해야 합니다. 그러나 일부 원격 팀은 그렇지 않습니다. 그리고 이러한 문제를 해결하려면 플랫폼을 더듬거리거나, 다른 이벤트로 전환하거나, 예정된 다른 이벤트를 뒤로 미루거나, 심지어 나중으로 연기하는 일이 포함됩니다.

그래서 그들을 위해 어떻게 계획합니까? 조직 행동 전문가인 Bob Sutton에 따르면 콘텐츠가 유사한 경우 가상 프레젠테이션이 대면 프레젠테이션보다 25% 더 오래 지속됩니다. 즉, 회의가 지속될 것으로 예상되는 매 시간마다 실행 시간에 15분을 추가합니다. 30분이면 40분 정도 예상하시면 됩니다. 즉석에서 문제를 해결하기 위해 혼란스럽거나 당황할 가능성이 적습니다.

4. 조직에서 데이터에 액세스할 수 있도록 설정

원격 협업의 가장 큰 문제 중 하나는 거리가 본질적으로 사일로를 만든다는 것입니다. 사람들이 모두 한 위치에 있지 않을 때 사람들로부터 정보를 얻는 것은 쉽지 않습니다.

예를 들어 디자이너가 이메일과 Slack에 응답하지 않고 하드 드라이브에 있는 이미지 파일이 필요한 경우 사무실까지 걸어갈 수 없습니다. 당신은 강제로 기다려야합니다.

작가가 헤드라인을 작성하기 위해 이미지가 필요하고, 페이지가 작동하도록 개발자는 와이어프레임이 필요하고, 클라이언트는 관리자가 완성된 제품을 승인하기를 기다리고 있을 때 하나의 장애물이 전체 프로젝트의 속도를 늦추는 방법을 쉽게 알 수 있습니다. 상당히.

이러한 일이 발생하지 않도록 하려면 정보가 조직 전체에 자유롭게 흘러야 합니다.

• 모든 사람이 액세스할 수 있는 중앙 위치에 데이터를 온라인으로 저장 합니다.
• 부서 에 관련 파일 및 폴더에 대한 액세스 권한을 부여 합니다.
• 직원들 간에 일정을 공유 하여 가용성에 대해 알 수 있도록 합니다.

많은 조직에서 이미 이러한 변경 작업을 수행했지만 일부 기존 조직에서는 기존 방식을 벗어날 수 있었습니다. 그러나 정보 액세스가 우선시되지 않으면 대부분이 원격으로 작업하므로 원격 협업은 확실히 어려움을 겪을 것입니다.

5. 프로젝트 관리를 게을리하지 마십시오

원격 작업을 관리하는 것은 대면 작업을 관리하는 것과 다릅니다. 팀이 사무실에 있을 때 프로젝트 관리 도구 없이 작업할 수 있지만 원격으로 작업할 수 없다는 것이 매우 빨리 명백해집니다.

같은 이유로 원격 기업은 데이터를 액세스할 수 있도록 구성해야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 아끼지 말아야 합니다. Trello 및 Asana와 같은 도구는 구성원에게 책임을 묻고 관리자가 프로젝트를 더 작은 개별 작업으로 구성할 수 있도록 하여 팀이 마감일을 맞추는 데 도움이 됩니다. 이러한 작업은 자세히 작성되고 특정 팀 구성원에게 할당됩니다.

위 예의 팀이 Trello를 사용하는 경우 관리자는 디자이너가 특정 날짜까지 자신의 파일을 소프트웨어 또는 Dropbox와 같은 파일 공유 플랫폼에 업로드하도록 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 설계가 완료되면 설계자는 파일을 공유 폴더에 업로드할 때까지 자신의 작업이 완료되지 않았음을 알 수 있습니다. 디자이너는 작업을 완료한 것으로 표시할 수 있으며 소프트웨어는 카피라이터에게 페이지의 헤드라인 작성을 시작하도록 알립니다. 이 프로세스는 인스턴트 메시징 및 긴 화상 통화를 통한 체크인을 최소화하여 프로젝트에 집중할 수 있는 시간을 확보합니다.

간단하게 들릴지 모르지만 마감 시간을 놓치는 장애물은 복잡한 솔루션이 필요하지 않습니다. 조직화된 솔루션이 필요합니다. 모든 원격 작업자가 고유한 도구와 워크플로, 다른 시간대, 작업 관리 솔루션을 사용하여 원격 팀을 추적할 수 있어야 합니다.

6. 원격 협업 도구에 대한 투자

재택 근무를 시작한 이후로 지식 근로자의 거의 2/3가 협업 도구 사용을 늘렸습니다. 그러나 작업에 적합한 협업 소프트웨어를 찾는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다.

예시

심층적인 대면 회의가 필요한 부서에서는 Zoom과 같은 고성능 화상 회의 솔루션에 투자하는 것이 좋습니다. 콘텐츠에 더 의존하는 경우 댓글 및 그룹 편집을 허용하는 Google 문서와 유사한 도구가 더 유용합니다.

그러나 작가, 디자이너, 개발자, 전략가, 심지어 관리자의 의견이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 디자인에 중점을 둔 광고 부서는 어떻습니까?

일반적으로 페이지 디자인에 대한 팀 협업은 지저분한 이메일 체인과 마크업된 스크린샷을 의미할 수 있습니다. 인스타페이지가 아닙니다.

팀과 함께 클릭 후 랜딩 페이지를 만들어야 하는 경우 Instapage 협업 솔루션을 사용하면 모든 구성원이 동일한 페이지에서 실시간으로 작업할 수 있습니다. 페이지 요소를 디자인하고, 사본을 작성하고, 코드를 편집하고, 의견을 남기고, 승인을 위해 관리자에게 제출합니다. Instapage 협업 솔루션이 어떻게 즉시 생산성을 높일 수 있는지 여기에서 자세히 알아보세요.

7. 생산성 수준을 재평가하십시오.

현재의 원격 근무 환경은 누구도 대비하지 못한 특수한 현상의 결과이다. 팀은 원격 작업에 대한 교육을 받지 않았으며 시스템이 설치되지 않았습니다. 이러한 이유로 원격 팀의 생산성이 전환 이전 수준에 도달할 것이라고 생각하는 것은 비현실적입니다. 적어도 단기적으로는.

과로한 팀으로 이러한 생산성 격차를 메우는 것은 의도한 것과 반대되는 결과를 초래할 것입니다. 일어날 가능성이 더 큰 것은 그것들을 불태우거나 적대적인 작업 환경을 만드는 것입니다. 현재 수준의 생산성이 항상 개선되기 쉬운 것은 아닙니다. 관리자는 현재 생산성 측정치를 재평가하고 원격 직원이 업무를 수행하는 데 필요한 것을 지원하기 위해 노력하는 것이 좋습니다.

8. 직원들에게 당신에게 필요한 것이 무엇인지 물어보십시오.

원격 직원 관리자의 기대치는 일반 사무실 관리자와 많이 다릅니다. 사람 중심의 직위로서 관리자는 의사 소통이 쉽지 않고 대면하는 경우가 거의 없는 고립된 환경으로 전환하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

새로운 원격 팀을 지휘하는 자신을 발견하고 그들을 지원하는 방법을 확신하지 못하는 경우, 할 수 있는 최악의 일은 자신이 하는 일을 아는 척하거나 직원이 원하는 것이 무엇인지 안다고 가정하는 것입니다. 모든 비즈니스는 다릅니다.

새로운 소프트웨어의 이점을 누릴 수 있는 사람이 있는 반면 업무를 마친 사람은 재충전을 위해 더 엄격한 경계가 필요할 수 있습니다. 팀이 필요로 하는 것이 무엇인지 정확히 모른다고 해서 잘못된 것은 아닙니다. 더 나은 원격 공동 작업으로 바늘을 옮기지 않는 솔루션에 리소스를 낭비하는 것보다 그들에게 요청하는 것이 좋습니다.

Instapage에서 엔터프라이즈 데모 받기

원격 팀을 지원하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 올바른 원격 협업 도구가 있는지 확인하는 것입니다. Instapage에는 세 가지 유형의 거리로 인한 사일로를 무너뜨리는 협업 솔루션이 내장되어 있습니다. 무료 엔터프라이즈 데모를 신청하여 그 어느 때보다 빠르게 클릭 후 랜딩 페이지를 생성하여 전체 팀을 동일한 페이지에 모으는 방법을 알아보십시오.