Ekibinizin Verimliliğini En Üst Düzeye Çıkarmak için 8 Uzaktan İşbirliği İpuçları

Çalışanlar için uzaktan işbirliği yeni normdur. Ancak birçok kuruluş, uzak üretkenlik seviyelerine ulaşmak için mücadele ediyor.

Bu bekleniyor. Çalışanlar yüz yüze toplantılara veya bir sorunu konuşmak için başka bir masaya uğramaya alıştığında, küçük görevler bile uzun e-posta zincirlerine, kaçırılan teslim tarihlerine ve uzaktan işbirliği gerektiğinde unutulan anlık iletilere dönüşebilir.

Ama bu şekilde olması gerekmiyor. Uzaktan işbirliğini geliştirmenize yardımcı olacak 8 ipucu.

8 Uzaktan işbirliği ipucu

1. Yakınlık mesafesini azaltın

Herkes için mesafe tecrit edici olabilir, ancak bu özellikle uzaktaki ekip üyeleri için geçerlidir. Fiziksel mesafeden daha fazlası, ekiplerin verimli çalışması için üstesinden gelmesi gereken iki tür daha vardır:

• Operasyonel mesafe (ekip boyutu, bant genişliği ve beceri seviyeleri)
• Yakınlık mesafesi (değerler, güven ve karşılıklı bağımlılık)

Erica Dhawan ve Tomas Chamorro-Premuzic tarafından hazırlanan bir HBR makalesine göre, uzak ekipler yakınlık mesafesinden en çok etkilenir. Tutarlı yüz yüze etkileşim ve güven oluşturmak için ekip çalışması olmadan, uzaktaki çalışanlar bir ekibin parçası olmaktan çok e-posta avatarlarıyla etkileşime giren insanlar gibi hissedebilir. Beden dili eksikliği, belirsiz metinler ve iş ile ev arasındaki daralan sınır, uzaktan işbirliğine yönelik tehditler oluşturuyor.

Ancak yakınlık mesafesini ortadan kaldıramasanız bile, Dhawan ve Chamorro-Premuzic, onu azaltmanın kolay yolları olduğunu öne sürüyor:

Çoğu uzaktan iletişimi, e-postalardan veya sesli aramalardan çok daha iyi bir ilişki kurmak ve empati oluşturmak için daha iyi bir araç olan normal görüntülü aramalarla değiştirmeyi deneyin. Ve insanların düzenli olarak etkileşime girmesine ve işbirliği becerilerini eylemde deneyimlemelerine olanak tanıyan sanal ekip oluşturma ritüelleri tasarlayın.

Görüntülü sohbet, iletişim kanallarınızda çalışmak kolaydır. Ekip oluşturmaya gelince, temalı günler veya eğlenceli alıştırmalar etrafında toplanan sanal toplantılar için birçok fikir var.

Uzaktan çalışmanın doğasında var olan izolasyonla mücadele etmek için ne kadar çok çalışırsanız, yakınlık mesafesi o kadar az ekibinizi olumsuz etkiler.

2. Sınırları belirleyin ve onlara bağlı kalın

Uzak ekipler için, bir zamanlar ofiste yapılmış olsa bile, çalışma neredeyse hiç sabah 9'da başlar veya akşam 5'te biter. Yaşam alanınız çalışma alanınızla aynı olduğunda sınırlar belirgin değildir, ancak belirlenmesi çok önemlidir. Dhawan ve Chamorro-Premuzic, nedenini gösteren iki senaryo sunuyor:

Akşam 10'da bir şirket avukatı bir meslektaşından bir metin alır ve belirli bir saatten sonra işle ilgili metinlerle ilgili bir protokol olup olmadığını merak eder (ilk kez değil).

Uzun ve akıcı bir müşteri yemeğinden sonra, bir reklam yöneticisi patronundan ona harcamalarını zamanında teslim etmesini hatırlatan bir e-posta açar. Bu mikro yönetimden rahatsız olan o, sansürsüz düşünceleriyle hemen yanıt verir.

Bu etkileşimlerin her ikisinin de uzaktaki çalışanı neden üzdüğünü anlamak kolaydır. Ayrıca, bir reklam yöneticisinin patronunun onun akşam yemeğinde olduğunu bilmesinin hiçbir yolu olmadığını ve bir şirket avukatının patronunun zamanın nasıl geçtiğini anlamadığını veya tüm meslektaşlarının işkolik olduğunu varsaydığını anlamak da kolaydır.

Bu nedenle uzak ekipler için sınırlar çok önemlidir. Takım ilişkisini bozabilecek varsayım ve yanlış iletişim olasılığını azaltırlar. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, FYI tarafından yapılan bir anket, uzaktan çalışanların karşılaştığı en büyük sorunlardan ikisinin iletişim ve sınırlar belirleme ile ilgili olduğunu gösteriyor:

Sınırlar nasıl belirlenir

Bu sınırları belirlemenin iki önemli yolu iletişim zamanı ve türü ile ilgilidir:

• Saat : Ofiste çalıştığınız saatler 9'dan 5'e kadar ise, uzak ekibinizin 5'ten sonraki herhangi bir iletişimin ertesi gün 9'a kadar cevaplanmayabileceğini bildiğinden emin olun. Ofisteyken bu bir politika olmasa bile, uzaktaki çalışanlar her zaman işteymiş gibi hissettiklerinde benzer bir şey ayarlamak önemlidir. Ayrıca yukarıdaki gibi senaryoların oluşmamasını sağlayacaktır.
• Tür : Bir iş arkadaşınız bir e-posta gönderirse, hemen yanıtlamanız gerektiğini düşünmezsiniz. Öte yandan, bir Slack mesajı gönderirlerse, muhtemelen biraz daha hızlı yanıt verirsiniz. Biz fark etsek de etmesek de, iletişim türlerinin kendilerine bağlı bir aciliyet düzeyi vardır.

Günlük kullandıklarımız arasında e-posta en düşük önceliğe sahip, anlık mesajlaşma biraz daha yüksek, mesajlaşma bundan biraz daha yüksek ve bir telefon görüşmesi en yüksek önceliğe sahip. Her biri buna göre kullanılmalıdır. Acil değilse bir konuda deme ve aynı şekilde önemlidir şey hakkında e-posta yok.

Birden fazla platformda ulaşabilecek biriyseniz, bu iletişim hiyerarşisi tam size göre. Metin ve telefon görüşmeleri acil durumlar için ayrılmalı ve suistimal edilmemelidir. Kısa mesaj veya arama gerektirecek kadar kritik bir konu olmadıkça, tüm iş iletişimlerini mesai saatleri içinde tutmaya çalışın.

İş ve ev genellikle aynı yer olduğunda, uzaktaki çalışanlar ister tek başına kanepede ister arkadaşlarıyla bir restoranda olsun, kendilerini kapatıp şarj etmek için zamana ve alana ihtiyaç duyarlar. Net sınırlar olmadan, uzaktaki ekipler işin ne zaman bittiğini ve yöneticiler çizgiyi ne zaman aştıklarını bilemezler.

3. Hatalar için zaman yaratın

Microsoft Teams bozuluyor, Hangouts ekran paylaşımını desteklemiyor, bir haydut Zoom toplantınızı bombalıyor…

Hepimiz uzaktan işbirliği araçlarıyla ilgili teknik zorluklar yaşadık, bu yüzden şimdiye kadar bunlara hazırlıklı olmalıyız. Yine de, bazı uzak ekipler değil. Ve bunları çözmek genellikle platformun etrafında dolanmayı, diğerine geçmeyi, diğer planlanmış etkinlikleri geri itmeyi ve hatta onları daha sonraki bir tarihe kadar askıya almayı içerir.

Peki onlar için nasıl plan yapıyorsun? Örgütsel davranış uzmanı Bob Sutton'a göre, içerik benzerse sanal sunumların yüz yüze sunumlardan %25 daha uzun sürmesini beklemelisiniz. Başka bir deyişle, toplantının sürmesini beklediğiniz her saat için çalışma süresine 15 dakika ekleyin. Yarım saat olması planlanıyorsa, yaklaşık 40 dakika bekleyin. Sorunları anında düzeltmek için kendinizi dağınık veya panik içinde bulma olasılığınız daha düşüktür.

4. Verileri kuruluş için erişilebilir hale getirin

Uzaktan işbirliği yapmanın en büyük sorunlarından biri, mesafenin doğası gereği silolar oluşturmasıdır. Hepsi tek bir yerde değilken insanlardan bilgi almak o kadar kolay değil.

Örneğin, tasarımcınız e-posta ve Slack'e yanıt vermiyorsa ve sabit diskinde bulunan bir görüntü dosyasına ihtiyacınız varsa, koridordan ofislerine yürüyemezsiniz. Beklemek zorundasın.

Yazarın başlığı yazmak için resme ihtiyacı olduğunda, geliştiricinin sayfanın çalışması için tel çerçeveye ihtiyacı olduğunda ve müşteri yöneticinin bitmiş ürünü onaylamasını beklediğinde, tek bir barikatın tüm projeyi nasıl yavaşlatabileceğini görmek kolaydır. önemli ölçüde.

Bunun olmamasını sağlamak için, bilgi organizasyon içinde serbestçe akmalıdır.

• Verileri , herkesin erişebileceği merkezi bir konumda çevrimiçi olarak depolayın .
• Departmanlara ilgili dosya ve klasörlere erişim izni verin .
• Kullanılabilirlik hakkında bir fikre sahip olmaları için programları çalışanlar arasında paylaşın .

Pek çok kuruluş bu değişiklikleri zaten yapmış olsa da, bazı geleneksel kuruluşlar eski yöntemle çalışmaktan kurtulabilmiştir. Ancak şimdi çoğu, bilgi erişimine öncelik verilmezse uzaktan çalıştığı için, uzaktan işbirliği kesinlikle zarar görecektir.

5. Proje yönetiminden vazgeçmeyin

Uzaktan çalışmayı yönetmek, yüz yüze çalışmayı yönetmekle aynı şey değildir. Ekibiniz ofisteyken bir proje yönetim aracı olmadan çalışabilecek olsanız da, uzaktan yapamayacağınız çok hızlı bir şekilde ortaya çıkacaktır.

Aynı nedenle, uzak işletmelerin verileri erişilebilir bir şekilde düzenlemesi gerekir; proje yönetimi yazılımından tasarruf etmemelisiniz. Trello ve Asana gibi araçlar, üyeleri sorumlu tutarak ve yöneticilerin bir projeyi daha küçük bireysel görevler halinde organize etmelerini sağlayarak ekiplerin son teslim tarihlerini karşılamasına yardımcı olur. Bu görevler ayrıntılı olarak yazılır ve belirli bir ekip üyesine atanır:

Yukarıdaki örnekteki ekip Trello kullanıyorsa, yönetici, tasarımcının dosyasını yazılıma veya Dropbox gibi bir dosya paylaşım platformuna belirli bir tarihe kadar yüklemesini belirtebilir. Bu şekilde, tasarım bittiğinde tasarımcı, dosyayı paylaşılan bir klasöre yükleyene kadar görevinin tamamlanmadığını bilirdi. Tasarımcı, görevi tamamlandı olarak işaretleyebilir ve yazılım, metin yazarına sayfanın başlığını yazmaya başlaması için bilgi verir. Süreç, anlık mesajlaşma ve daha uzun görüntülü aramalar yoluyla check-in'leri en aza indirerek projeye odaklanmak için zaman kazandırır.

Kulağa basit gelebilir, ancak kaçırılan teslim tarihlerinde sona eren barikatların karmaşık bir çözüme ihtiyacı yoktur. Organize bir çözüme ihtiyaçları var. Her uzaktan çalışanın kendi araçları ve iş akışları, farklı zaman dilimleri ve görev yönetimi çözümleri olduğu zaman, uzaktaki ekipleri yolda tutmak için bir zorunluluktur.

6. Uzaktan işbirliği araçlarına yatırım yapmak

Evden çalışmaya başladıklarından bu yana, bilgi çalışanlarının neredeyse üçte ikisi işbirliği araçlarının kullanımını artırdı. Ancak iş için doğru işbirliği yazılımını bulmak her zaman kolay değildir.

Örnek

Derinlemesine, yüz yüze toplantılar gerektiren departmanlarda, Zoom gibi yüksek güçlü bir video konferans çözümüne yatırım yapmak mantıklıdır. İçeriğe daha fazla güvenenler için, yorum yapmaya ve grup düzenlemeye izin veren Google dokümanlarına benzer araçlar daha kullanışlıdır.

Peki ya bir projeyi tamamlamak için yazarlardan, tasarımcılardan, geliştiricilerden, stratejistlerden ve hatta yöneticilerden gelen girdilerin gerekli olduğu tasarıma odaklanan reklam departmanları ne olacak?

Genellikle, sayfa tasarımlarında ekip işbirliği, dağınık e-posta zincirleri ve işaretlenmiş ekran görüntüleri anlamına gelebilir. Instapage ile değil.

Bir ekiple tıklama sonrası açılış sayfaları oluşturmanız gerektiğinde, Instapage İşbirliği Çözümü, her üyenin gerçek zamanlı olarak aynı sayfada çalışmasına olanak tanır. Sayfa öğeleri tasarlayın, kopya yazın, kodu düzenleyin, yorum bırakın ve bir yöneticiye onay için gönderin. Instapage işbirliği çözümünün üretkenliğinizi anında nasıl artırabileceği hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.

7. Verimlilik standardınızı yeniden değerlendirin

Mevcut uzaktan çalışma ortamı, kimsenin hazırlıklı olmadığı belirli bir olgunun sonucudur. Ekiplere uzaktan çalışma eğitimi verilmedi, sistemler kurulmadı. Ve bu nedenle, uzak bir ekibin verimliliğinin geçişten önceki seviyelere ulaşacağını düşünmek gerçekçi değildir. En azından kısa vadede.

Fazla çalışan ekipler tarafından üretkenlikteki bu boşluğu kapatmak, amaçlanan tam tersi etkiye sahip olacaktır. Olması daha muhtemel olan, onları yakmanız veya düşmanca bir çalışma ortamı yaratmanızdır. Mevcut üretkenlik düzeylerinin iyileştirilmesi her zaman kolay değildir. Bir yönetici, mevcut üretkenlik ölçümünü yeniden değerlendirmekten ve işi yapmak için ihtiyaç duydukları şeyle uzaktaki çalışanları desteklemek için çalışmaktan daha iyi olacaktır.

8. Çalışanlarınıza sizden ne istediklerini sorun

Uzak çalışanlara sahip bir yöneticinin beklentileri, ortalama bir ofis yöneticisinden çok farklıdır. İnsan odaklı bir pozisyon olarak, bir yönetici, iletişimin kolay olmadığı ve nadiren yüz yüze olduğu izole bir ortama geçişte sorun yaşayabilir.

Kendinizi yeni bir uzak ekibi yönetirken bulursanız ve onları nasıl destekleyeceğinizden emin değilseniz, yapabileceğiniz en kötü şey ne yaptığınızı biliyormuş gibi yapmak veya çalışanlarınızın ne istediğini bildiğinizi varsaymaktır. Her işletme farklıdır.

Birinin yeni yazılımdan faydalanabileceği bir yerde, bir diğeri iş günü bittiğinde yeniden şarj etmek için daha katı sınırlara ihtiyaç duyabilir. Ekibinizin tam olarak neye ihtiyacı olduğunu bilmemekte yanlış bir şey yok. Onlara sormak, iğneyi daha iyi uzaktan işbirliğine yöneltmeyecek bir çözüm için kaynakları boşa harcamaktan daha iyidir.

Instapage'den kurumsal demo alın

Uzak ekipleri desteklemenin en etkili yollarından biri, doğru uzaktan işbirliği araçlarına sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Instapage, üç tür mesafenin neden olduğu siloları parçalamak için bir İşbirliği Çözümü ile birlikte gelir. Ücretsiz bir kurumsal demo talep ederek, tüm ekibinizi aynı sayfaya nasıl taşıyacağınızı, tıklama sonrası açılış sayfalarını her zamankinden daha hızlı oluşturmayı öğrenin.