8 เคล็ดลับการทำงานร่วมกันทางไกลเพื่อเพิ่มผลผลิตให้กับทีมของคุณ

สำหรับผู้ปฏิบัติงาน การทำงานร่วมกันจากระยะไกลถือเป็นบรรทัดฐานใหม่ แต่หลายองค์กรกำลังดิ้นรนเพื่อบรรลุระดับการผลิตล่วงหน้าจากระยะไกล

เป็นที่คาดหวัง เมื่อพนักงานคุ้นเคยกับการประชุมแบบตัวต่อตัว หรือเพียงแค่เดินไปที่โต๊ะอื่นเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหา แม้แต่งานเล็กๆ น้อยๆ ก็ยังสามารถรวมกลุ่มอีเมลที่ยาวเหยียด หมดเขตส่งงาน และ IM ที่ถูกลืมเมื่อพวกเขาต้องการการทำงานร่วมกันจากระยะไกล

แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนี้ เคล็ดลับ 8 ข้อต่อไปนี้จะช่วยคุณปรับปรุงการทำงานร่วมกันทางไกล

8 เคล็ดลับการทำงานร่วมกันระยะไกล

1. ลดระยะความสัมพันธ์

สำหรับทุกคน ระยะทางสามารถแยกออกได้ แต่นั่นเป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกล นอกเหนือไปจากระยะทางทางกายภาพ ยังมีอีกสองประเภทที่ทีมต้องเอาชนะเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

• ระยะทางปฏิบัติการ (ขนาดทีม แบนด์วิดท์ และระดับทักษะ)
• ระยะความสัมพันธ์ (ค่า ความไว้วางใจ และการพึ่งพาอาศัยกัน)

ตามบทความของ HBR โดย Erica Dhawan และ Tomas Chamorro-Premuzic ทีมจากระยะไกลได้รับผลกระทบมากที่สุดจากระยะห่างของความสัมพันธ์ หากไม่มีการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวและการทำงานเป็นทีมเพื่อสร้างความไว้วางใจ พนักงานที่อยู่ห่างไกลอาจรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของทีมน้อยลง และเป็นเหมือนผู้คนที่โต้ตอบกับอวาตาร์อีเมล การขาดภาษากาย ข้อความที่คลุมเครือ และขอบเขตที่แคบลงระหว่างที่ทำงานและที่บ้าน ล้วนเป็นภัยคุกคามต่อการทำงานร่วมกันทางไกล

แต่ถึงแม้ว่าคุณจะไม่สามารถขจัดระยะห่างของความสัมพันธ์ออกไปได้ Dhawan และ Chamorro-Premuzic แนะนำว่ามีวิธีง่ายๆ ในการลดระยะห่างดังกล่าว:

ลองเปลี่ยนการสื่อสารทางไกลส่วนใหญ่ไปใช้แฮงเอาท์วิดีโอแบบปกติ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ดีในการสร้างสายสัมพันธ์และสร้างความเห็นอกเห็นใจมากกว่าอีเมลหรือการโทรด้วยเสียง และออกแบบพิธีกรรมการสร้างทีมเสมือนจริงที่เปิดโอกาสให้ผู้คนโต้ตอบกันเป็นประจำและสัมผัสประสบการณ์ทักษะการทำงานร่วมกันในเชิงปฏิบัติ

วิดีโอแชทใช้งานได้ง่ายในช่องทางการสื่อสารของคุณ สำหรับการสร้างทีม มีแนวคิดมากมายสำหรับการพบปะเสมือนจริงที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับวันที่มีธีมหรือการออกกำลังกายที่สนุกสนาน

ยิ่งคุณทำงานเพื่อต่อสู้กับการแยกงานจากระยะไกลโดยธรรมชาติ ระยะห่างของความสัมพันธ์ที่น้อยลงจะส่งผลเสียต่อทีมของคุณ

2. กำหนดขอบเขตและปฏิบัติตามนั้น

สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล งานแทบไม่เคยเริ่มเวลา 9.00 น. หรือสิ้นสุดเวลา 17.00 น. แม้ว่าจะเคยทำในสำนักงานก็ตาม เมื่อพื้นที่อยู่อาศัยของคุณเหมือนกับพื้นที่ทำงาน ขอบเขตจะไม่ปรากฏชัด แต่จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตให้ชัดเจน Dhawan และ Chamorro-Premuzic นำเสนอสองสถานการณ์ที่แสดงให้เห็นว่าเหตุใด:

เมื่อเวลา 22.00 น. ทนายความของบริษัทจะได้รับข้อความจากเพื่อนร่วมงานและรู้สึกประหลาดใจ (ไม่ใช่ครั้งแรก) หากมีโปรโตคอลเกี่ยวกับข้อความเกี่ยวกับงานหลังจากผ่านไปหนึ่งชั่วโมง

หลังจากทานอาหารเย็นกับลูกค้ามาอย่างยาวนาน ผู้บริหารฝ่ายโฆษณาเปิดอีเมลจากหัวหน้าเพื่อเตือนให้เขาส่งค่าใช้จ่ายตรงเวลา รำคาญกับการจัดการขนาดเล็กนี้ เขาตอบสนองทันทีด้วยความคิดที่ไม่ถูกเซ็นเซอร์ของเขา

เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่าเหตุใดการโต้ตอบทั้งสองนี้จึงทำให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลไม่พอใจ เข้าใจได้ง่ายด้วยว่าเจ้านายของผู้บริหารโฆษณาไม่มีทางรู้ว่าเขากำลังทานอาหารเย็นอยู่ และเจ้านายของทนายความของบริษัทอาจเสียเวลาหรือคิดว่าเพื่อนร่วมงานของเธอเป็นคนบ้างาน

นั่นคือเหตุผลที่ขอบเขตมีความสำคัญมากสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล ลดโอกาสของการสันนิษฐานและการสื่อสารที่ผิดพลาดที่อาจทำลายความสัมพันธ์ของทีม ไม่น่าแปลกใจเลยที่การสำรวจจาก FYI แสดงให้เห็นว่าปัญหาที่ใหญ่ที่สุดสองประการที่พนักงานจากระยะไกลต้องเผชิญนั้นเกี่ยวข้องกับการสื่อสารและการกำหนดขอบเขต:

วิธีการกำหนดขอบเขต

สองวิธีที่สำคัญในการกำหนดขอบเขตเหล่านี้คือเรื่องเวลาและประเภทของการสื่อสาร:

• เวลา : ถ้าชั่วโมงที่คุณทำงานในสำนักงานคือ 9 ถึง 5 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณรู้ว่าการสื่อสารใด ๆ หลังจาก 5 โมงเย็นอาจไม่ได้รับคำตอบจนกว่าจะถึง 9 โมงเช้าของวันถัดไป แม้ว่านี่ไม่ใช่นโยบายเมื่อคุณอยู่ในสำนักงาน แต่สิ่งที่คล้ายกันก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องกำหนดเมื่อพนักงานที่อยู่ห่างไกลรู้สึกว่าพวกเขากำลังทำงานอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าสถานการณ์ต่างๆ เช่น เหตุการณ์ข้างต้นจะไม่เกิดขึ้น
• ประเภท : หากเพื่อนร่วมงานส่งอีเมล คุณจะไม่รู้สึกว่าต้องตอบทันที หากพวกเขาส่งข้อความ Slack คุณก็มีแนวโน้มที่จะตอบกลับเร็วขึ้นเล็กน้อย ไม่ว่าเราจะรับรู้หรือไม่ก็ตาม ประเภทการสื่อสารก็มีระดับของความเร่งด่วนที่แนบมาด้วย

ในบรรดาอีเมลที่เราใช้ทุกวัน อีเมลมีลำดับความสำคัญต่ำที่สุด การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสูงกว่าเล็กน้อย การส่งข้อความสูงกว่านั้นเล็กน้อย และการโทรคือระดับสูงสุด ควรใช้แต่ละอย่างให้เหมาะสม อย่าเรียกเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างที่ไม่เร่งด่วนและในทางเดียวกันไม่ได้ส่งอีเมลเกี่ยวกับสิ่งที่มีความสำคัญ

หากคุณเป็นคนประเภทที่จะเข้าถึงหลายแพลตฟอร์ม ลำดับชั้นของการสื่อสารนี้เหมาะสำหรับคุณ การส่งข้อความและโทรศัพท์ควรสงวนไว้สำหรับปัญหาเร่งด่วนและไม่ควรใช้ในทางที่ผิด พยายามรักษาการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดไว้ภายในเวลาทำการ เว้นแต่เป็นเรื่องเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญพอที่จะรับประกันข้อความหรือการโทร

เมื่อที่ทำงานและที่บ้านมักเป็นที่เดียวกัน พนักงานที่อยู่ห่างไกลต้องการเวลาและพื้นที่ในการปิดและเติมพลัง ไม่ว่าจะอยู่บนโซฟาคนเดียวหรือที่ร้านอาหารกับเพื่อน หากไม่มีขอบเขตที่ชัดเจน ทีมที่อยู่ห่างไกลจะไม่รู้ว่างานจะจบลงเมื่อไร และผู้จัดการจะไม่รู้ว่าพวกเขาข้ามเส้นมาเมื่อใด

3. สร้างทันเวลาสำหรับความผิดพลาด

Microsoft Teams ล่มสลาย แฮงเอาท์ไม่รองรับการแชร์หน้าจอ คนร้ายมาทำลายการประชุม Zoom ของคุณ...

เราทุกคนล้วนเคยประสบปัญหาทางเทคนิคเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกล ดังนั้นในตอนนี้ เราควรเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาเหล่านี้ ถึงกระนั้นบางทีมที่อยู่ห่างไกลก็ไม่ใช่ และการแก้ปัญหาเหล่านี้มักเกี่ยวข้องกับการคลำหารอบ ๆ แพลตฟอร์ม เปลี่ยนไปใช้อีกกิจกรรมหนึ่ง ผลักดันกิจกรรมอื่นๆ ที่กำหนดเวลาไว้ หรือแม้แต่ระงับไว้จนกว่าจะถึงวันต่อมา

คุณวางแผนสำหรับพวกเขาอย่างไร ตามที่ Bob Sutton ผู้เชี่ยวชาญด้านพฤติกรรมองค์กร คุณควรคาดหวังว่าการนำเสนอเสมือนจริงจะมีอายุยาวนานกว่าการนำเสนอต่อหน้า 25% หากเนื้อหาคล้ายกัน กล่าวคือ ทุกๆ ชั่วโมงที่คุณคาดว่าการประชุมจะคงอยู่ ให้เพิ่มเวลาดำเนินการ 15 นาที หากตั้งเวลาไว้ครึ่งชั่วโมง ให้รอประมาณ 40 นาที คุณมีโอกาสน้อยที่จะพบว่าตัวเองไม่เป็นระเบียบหรือตื่นตระหนกในการแก้ไขปัญหาได้ทันที

4. ทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้โดยองค์กร

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของการทำงานร่วมกันทางไกลคือระยะทางนั้นสร้างไซโลโดยเนื้อแท้ การรับข้อมูลจากผู้คนนั้นไม่ง่ายนักเมื่อไม่ได้อยู่ในที่เดียว

หากนักออกแบบของคุณไม่ตอบสนองต่ออีเมลและ Slack และคุณต้องการไฟล์รูปภาพที่อยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ คุณจะไม่สามารถเดินลงไปที่ห้องโถงไปยังสำนักงานของพวกเขาได้ คุณถูกบังคับให้รอ

เมื่อผู้เขียนต้องการรูปภาพเพื่อเขียนพาดหัว นักพัฒนาต้องการโครงร่างเพื่อให้หน้าทำงาน และลูกค้ากำลังรอผู้จัดการอนุมัติผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป จะเห็นได้ง่ายว่าสิ่งกีดขวางบนถนนเพียงอันเดียวสามารถชะลอทั้งโครงการได้อย่างไร อย่างมีนัยสำคัญ

เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น ข้อมูลควรไหลผ่านองค์กรอย่างอิสระ

• จัดเก็บข้อมูล ออนไลน์ในตำแหน่งศูนย์กลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้
• ให้หน่วยงาน เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง
• แบ่งปันกำหนดการ ระหว่างพนักงานเพื่อให้พวกเขาได้ทราบถึงความพร้อม

แม้ว่าหลายองค์กรได้ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้แล้ว แต่องค์กรแบบเดิมบางองค์กรก็สามารถหลีกหนีจากการดำเนินการแบบเดิมได้ แต่ขณะนี้ส่วนใหญ่ทำงานจากระยะไกลหากไม่มีการจัดลำดับความสำคัญในการเข้าถึงข้อมูล การทำงานร่วมกันจากระยะไกลจะต้องประสบปัญหาอย่างแน่นอน

5. อย่าหวงการจัดการโครงการ

การจัดการงานทางไกลไม่เหมือนกับการจัดการงานด้วยตนเอง แม้ว่าคุณอาจจะสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเมื่อทีมของคุณอยู่ในสำนักงาน แต่จะเห็นได้ชัดอย่างรวดเร็วว่าคุณไม่สามารถจากระยะไกลได้

ด้วยเหตุผลเดียวกัน ธุรกิจระยะไกลจำเป็นต้องจัดระเบียบข้อมูลให้เข้าถึงได้ คุณไม่ควรมองข้ามซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือเช่น Trello และ Asana ช่วยให้ทีมบรรลุกำหนดเวลาโดยทำให้สมาชิกมีความรับผิดชอบและทำให้ผู้จัดการสามารถจัดระเบียบโครงการเป็นงานเดี่ยวที่มีขนาดเล็กลงได้ งานเหล่านี้เขียนรายละเอียดและมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมเฉพาะ:

หากทีมในตัวอย่างด้านบนใช้ Trello ผู้จัดการสามารถระบุได้ว่าผู้ออกแบบอัปโหลดไฟล์ไปยังซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์ เช่น Dropbox ภายในวันที่ระบุ ด้วยวิธีนี้ เมื่อการออกแบบเสร็จสิ้น ผู้ออกแบบจะรู้ว่างานของเขายังไม่เสร็จสมบูรณ์จนกว่าเขาจะอัปโหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ผู้ออกแบบสามารถทำเครื่องหมายงานเสร็จแล้ว และซอฟต์แวร์จะแจ้งให้ผู้เขียนคำโฆษณาเริ่มเขียนพาดหัวสำหรับหน้านั้น กระบวนการนี้ลดการเช็คอินผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและแฮงเอาท์วิดีโอที่ยาวขึ้น ทำให้มีเวลาเหลือเฟือที่จะโฟกัสกับโปรเจ็กต์

อาจฟังดูง่าย แต่สิ่งกีดขวางบนถนนที่สิ้นสุดในกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับไม่จำเป็นต้องมีวิธีแก้ปัญหาที่ซับซ้อน พวกเขาต้องการโซลูชันที่เป็นระเบียบ เมื่อผู้ปฏิบัติงานระยะไกลทุกคนมีเครื่องมือและเวิร์กโฟลว์ของตนเอง เขตเวลาที่แตกต่างกัน โซลูชันการจัดการงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ทีมทางไกลสามารถติดตามได้

6. การลงทุนในเครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกล

ตั้งแต่เริ่มทำงานจากที่บ้าน พนักงานที่มีความรู้เกือบสองในสามได้เพิ่มการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน แต่การค้นหาซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป

ตัวอย่าง

ในแผนกที่ต้องการการประชุมเชิงลึกแบบเห็นหน้ากัน การลงทุนในโซลูชันการประชุมทางวิดีโอที่ทรงประสิทธิภาพอย่าง Zoom เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล สำหรับผู้ที่อาศัยเนื้อหามากกว่า เครื่องมือที่คล้ายกับ Google เอกสารที่อนุญาตให้แสดงความคิดเห็นและการแก้ไขกลุ่มจะมีประโยชน์มากกว่า

แต่แล้วแผนกโฆษณาที่เน้นการออกแบบนั้นจำเป็นต้องมีข้อมูลจากนักเขียน นักออกแบบ นักพัฒนา นักวางกลยุทธ์ และแม้แต่ผู้จัดการในการทำโครงการให้เสร็จ

โดยปกติ การทำงานร่วมกันเป็นทีมในการออกแบบเพจอาจหมายถึงกลุ่มอีเมลที่ยุ่งเหยิงและภาพหน้าจอที่ทำเครื่องหมายไว้ ไม่ใช่กับ Instapage

เมื่อคุณต้องการสร้างหน้า Landing Page หลังคลิกกับทีม โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage ช่วยให้สมาชิกทุกคนทำงานในหน้าเดียวกันแบบเรียลไทม์ ออกแบบองค์ประกอบของหน้า เขียนสำเนา แก้ไขโค้ด แสดงความคิดเห็น และส่งเพื่อขออนุมัติจากผู้จัดการ เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่เกี่ยวกับวิธีที่โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Instapage สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ทันที

7. ประเมินมาตรฐานการผลิตของคุณอีกครั้ง

สภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลในปัจจุบันเป็นผลมาจากปรากฏการณ์เฉพาะที่ไม่มีใครเตรียมไว้ให้ ทีมไม่ได้รับการฝึกฝนสำหรับการทำงานทางไกล ไม่ได้วางระบบไว้ และด้วยเหตุนี้ จึงไม่สมจริงที่จะคิดว่าประสิทธิภาพการทำงานของทีมระยะไกลจะไปถึงระดับที่เคยทำมาก่อนการเปลี่ยนแปลง อย่างน้อยก็ในระยะสั้น

การชดเชยช่องว่างในการผลิตโดยทีมงานที่ทำงานหนักเกินไปจะมีผลตามที่ตั้งใจไว้ตรงกันข้าม ที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดขึ้นมากกว่าคือ คุณจะเผามันทิ้งหรือสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่เป็นมิตร ระดับการผลิตในปัจจุบันนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะปรับปรุงเสมอไป ผู้จัดการน่าจะดีกว่าถ้าประเมินผลการวัดประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบันอีกครั้ง และทำงานเพื่อสนับสนุนพนักงานที่อยู่ห่างไกลด้วยสิ่งที่พวกเขาต้องการทำงาน

8. ถามพนักงานว่าต้องการอะไรจากคุณ

ความคาดหวังของผู้จัดการพนักงานระยะไกลนั้นแตกต่างจากผู้จัดการสำนักงานทั่วไปมาก ในฐานะตำแหน่งที่มุ่งเน้นผู้คน ผู้จัดการอาจมีปัญหาในการเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมที่โดดเดี่ยวซึ่งการสื่อสารไม่ใช่เรื่องง่ายและไม่ค่อยเผชิญหน้ากัน

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังกำกับทีมระยะไกลใหม่และไม่แน่ใจว่าจะสนับสนุนพวกเขาอย่างไร สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือแสร้งทำเป็นว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ หรือคิดว่าคุณรู้ว่าพนักงานของคุณต้องการอะไร ทุกธุรกิจมีความแตกต่างกัน

ในที่ที่ใครคนหนึ่งอาจได้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ใหม่ อีกซอฟต์แวร์หนึ่งอาจต้องการขอบเขตที่เข้มงวดมากขึ้นในการชาร์จเมื่อทำงานเสร็จในวันทำงาน ไม่ผิดที่จะไม่รู้ว่าทีมของคุณต้องการอะไร ถามพวกเขาดีกว่าสิ้นเปลืองทรัพยากรในโซลูชันที่จะไม่ย้ายเข็มไปสู่การทำงานร่วมกันทางไกลที่ดีขึ้น

รับการสาธิตระดับองค์กรจาก Instapage

วิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดวิธีหนึ่งในการสนับสนุนทีมระยะไกลคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันทางไกลที่เหมาะสม Instapage มาพร้อมกับโซลูชันการทำงานร่วมกันเพื่อทำลายไซโลที่เกิดจากระยะทางทั้งสามประเภท ค้นหาวิธีทำให้ทั้งทีมของคุณมีความเข้าใจตรงกัน สร้างหน้า Landing Page หลังคลิกได้เร็วกว่าที่เคย โดยอ้างสิทธิ์การสาธิตระดับองค์กรฟรี