8 sfaturi de colaborare la distanță pentru a maximiza productivitatea echipei dvs.

Pentru muncitori, colaborarea la distanță este noua normă. Dar multe organizații se luptă să atingă niveluri de productivitate pre-îndepărtate.

Este de așteptat. Atunci când angajații sunt obișnuiți cu întâlnirile în persoană sau, pur și simplu, cu un alt birou pentru a expune o problemă, chiar și sarcinile mici pot intra în lanțuri lungi de e-mail, în termenele pierdute și în mesaje instantanee uitate atunci când necesită o colaborare la distanță.

Dar nu trebuie să fie așa. Iată 8 sfaturi pentru a vă ajuta să îmbunătățiți colaborarea la distanță.

8 sfaturi de colaborare la distanță

1. Reduceți distanța de afinitate

Pentru oricine, distanța poate fi izolată, dar acest lucru este valabil mai ales pentru membrii echipei la distanță. Mai mult decât simpla distanță fizică, există alte două tipuri pe care echipele trebuie să le depășească pentru a lucra eficient:

• Distanța operațională (dimensiunea echipei, lățimea de bandă și nivelurile de calificare)
• Distanța de afinitate (valori, încredere și interdependență)

Potrivit unui articol HBR al lui Erica Dhawan și Tomas Chamorro-Premuzic, echipele îndepărtate sunt cel mai afectate de distanța de afinitate. Fără o interacțiune față în față consecventă și o muncă în echipă pentru a construi încredere, angajații la distanță se pot simți mai puțin ca parte a unei echipe și mai mult ca oameni care interacționează cu avatarurile de e-mail. Lipsa limbajului corpului, textul ambiguu și limitele în scădere dintre muncă și casă prezintă amenințări la adresa colaborării la distanță.

Dar chiar dacă nu puteți elimina distanța de afinitate, Dhawan și Chamorro-Premuzic sugerează că există modalități ușoare de a o reduce:

Încercați să comutați cea mai mare comunicație la distanță cu apeluri video obișnuite, care sunt un vehicul mult mai bun pentru stabilirea raportului și crearea empatiei decât e-mailurile sau apelurile vocale. Și proiectați ritualuri virtuale de team building care să permită oamenilor să interacționeze regulat și să-și experimenteze abilitățile de colaborare în acțiune.

Chatul video este ușor de utilizat în canalele dvs. de comunicare. În ceea ce privește construirea echipei, există o mulțime de idei pentru adunări virtuale centrate în jurul unor zile tematice sau exerciții distractive.

Cu cât lucrați mai mult pentru a combate izolarea inerentă a muncii la distanță, cu atât distanța de afinitate mai mică vă va afecta negativ echipa.

2. Stabiliți limite și respectați-le

Pentru echipele îndepărtate, munca abia începe la ora 9:00 sau se termină la ora 17:00, chiar dacă a început odată la birou. Atunci când spațiul dvs. de locuit este același cu cel al spațiului dvs. de lucru, granițele nu sunt evidente, dar sunt cruciale de stabilit. Dhawan și Chamorro-Premuzic prezintă două scenarii care arată de ce:

La ora 22, un avocat corporativ primește un text de la un coleg și se întreabă (nu pentru prima dată) dacă există un protocol despre texte legate de muncă după o anumită oră.

După o cină lungă și lichidă pentru clienți, un director publicitar deschide un e-mail de la șeful său, reamintindu-i să-și prezinte cheltuielile la timp. Enervat de această micromanagement, el răspunde imediat cu gândurile sale necenzurate.

Este ușor de văzut de ce ambele interacțiuni ar putea supăra angajatul de la distanță. Este, de asemenea, ușor de înțeles că șeful unui executiv publicitar nu are cum să știe că este la cină, iar șeful unui avocat corporativ ar putea pierde din punct de vedere al timpului sau ar putea presupune că toți colegii ei sunt adepți ai muncii.

De aceea granițele sunt atât de importante pentru echipele îndepărtate. Acestea reduc probabilitatea unor ipoteze și comunicări greșite care pot descompune relația de echipă. În mod surprinzător, un sondaj din FYI arată că două dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă lucrătorii la distanță sunt legate de comunicare și stabilirea limitelor:

Cum să stabiliți limitele

Două modalități importante de a stabili aceste limite sunt timpul și tipul de comunicare:

• Ora : Dacă orele pe care le-ați operat în birou sunt de la 9 la 5, asigurați-vă că echipa dvs. de la distanță știe că orice comunicare după 5 s-ar putea să nu primească răspuns până la 9 dimineața a doua zi. Chiar dacă aceasta nu era o politică atunci când erai la birou, ceva similar este important de stabilit atunci când angajații la distanță simt deja că sunt mereu la locul de muncă. De asemenea, se va asigura că scenarii precum cele de mai sus nu vor avea loc.
• Tip : Dacă un coleg trimite un e-mail, nu veți simți că trebuie să răspundeți imediat. Pe de altă parte, dacă trimit un mesaj Slack, probabil că veți răspunde puțin mai repede. Indiferent dacă o recunoaștem sau nu, tipurile de comunicare au un nivel de urgență atașat lor.

Dintre cele pe care le folosim zilnic, e-mailul are cea mai mică prioritate, mesageria instantanee este puțin mai mare, mesajele text sunt puțin mai mari, iar un apel telefonic este cel mai mare. Fiecare trebuie utilizat corespunzător. Nu suna despre ceva care nu este urgentă, și în același fel, nu e - mail despre ceva care este important.

Dacă sunteți genul pentru a ajunge la mai multe platforme, această ierarhie de comunicare este pentru dvs. Apelurile text și telefonice ar trebui rezervate pentru probleme urgente și să nu fie abuzate. Faceți efortul de a păstra toate comunicările comerciale în cadrul orelor de lucru, cu excepția cazului în care este vorba despre ceva suficient de critic pentru a justifica un mesaj text sau un apel.

Când munca și casa sunt adesea în același loc, angajații la distanță necesită timp și spațiu pentru a se opri și reîncărca, indiferent dacă este doar pe canapea sau la un restaurant cu prietenii. Fără limite clare, echipele îndepărtate nu vor ști când s-a terminat munca, iar managerii nu vor ști când au trecut linia.

3. Construiți la timp pentru erori

Echipele Microsoft se descompun, Hangouts nu acceptă partajarea ecranului, un nebun bombardează întâlnirea Zoom ...

Cu toții am întâmpinat dificultăți tehnice cu instrumentele de colaborare la distanță, așa că până acum ar trebui să fim pregătiți pentru ele. Totuși, unele echipe la distanță nu sunt. Și rezolvarea lor implică adesea să vă plimbați în jurul platformei, să treceți la alta, să împingeți alte evenimente programate sau chiar să le suspendați până la o dată ulterioară.

Deci, cum intenționați pentru ei? Potrivit lui Bob Sutton, expert în comportament organizațional, ar trebui să vă așteptați ca prezentările virtuale să dureze cu 25% mai mult decât prezentările în persoană, dacă conținutul este similar. Cu alte cuvinte, pentru fiecare oră în care vă așteptați ca întâlnirea să dureze, adăugați 15 minute la durata de funcționare. Dacă este programat să fie o jumătate de oră, așteptați aproximativ 40 de minute. Este mai puțin probabil să vă găsiți dezorganizați sau să vă panicați pentru a corecta problemele din mers.

4. Faceți datele accesibile organizației

Una dintre cele mai mari probleme legate de colaborarea de la distanță este că distanța creează în mod inerent silozuri. Nu este la fel de ușor să obțineți informații de la oameni atunci când nu sunt toți într-o singură locație.

Dacă proiectantul dvs. nu răspunde la e-mail și Slack, de exemplu, și aveți nevoie de un fișier imagine pe hard diskul lor, nu puteți merge pe hol până la biroul lor. Ești obligat să aștepți.

Când scriitorul are nevoie de imagine pentru a scrie titlul, dezvoltatorul are nevoie de wireframe pentru ca pagina să funcționeze, iar clientul așteaptă ca managerul să aprobe produsul finit, este ușor de văzut cum doar un singur obstacol poate încetini un întreg proiect semnificativ.

Pentru a ne asigura că acest lucru nu se întâmplă, informațiile ar trebui să circule liber prin organizație.

• Stocați datele online într-o locație centrală, unde este accesibilă tuturor.
• Acordați departamentelor acces la fișiere și foldere relevante.
• Distribuiți programele angajaților pentru a avea o idee despre disponibilitate.

Deși multe organizații au făcut deja aceste schimbări, unele dintre cele tradiționale au reușit să se descurce cu operarea pe vechiul mod. Dar acum, când majoritatea lucrează de la distanță, dacă accesul la informații nu este prioritar, colaborarea la distanță va avea de suferit.

5. Nu vă zgâriți în managementul de proiect

Gestionarea muncii la distanță nu este același lucru cu gestionarea muncii în persoană. Deși s-ar putea să funcționați fără un instrument de gestionare a proiectelor atunci când echipa dvs. se află la birou, va deveni evident foarte repede că nu puteți face de la distanță.

Din același motiv, companiile îndepărtate trebuie să organizeze datele în mod accesibil; nu ar trebui să economisiți software-ul de gestionare a proiectelor. Instrumente precum Trello și Asana ajută echipele să respecte termenele, responsabilizând membrii și permițând managerilor să organizeze un proiect în sarcini individuale mai mici. Aceste sarcini sunt scrise în detaliu și atribuite unui anumit membru al echipei:

Dacă echipa din exemplul de mai sus folosea Trello, managerul ar putea specifica că proiectantul își încarcă fișierul în software sau pe o platformă de partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox, până la o anumită dată. În acest fel, odată ce proiectul a fost terminat, proiectantul ar ști că sarcina sa nu a fost finalizată până când nu a încărcat fișierul într-un folder partajat. Proiectantul poate marca sarcina terminată, iar software-ul îl va informa pe redactor să înceapă să scrie titlul paginii. Procesul minimizează înregistrările prin mesagerie instantanee și apeluri video mai lungi, oferind timp pentru a vă concentra asupra proiectului.

Poate suna simplu, dar blocajele care se termină cu termene ratate nu au nevoie de o soluție complicată. Au nevoie de o soluție organizată. Când fiecare lucrător la distanță are propriile instrumente și fluxuri de lucru, fusuri orare diferite, soluțiile de gestionare a sarcinilor sunt o necesitate pentru a menține echipele la distanță pe drumul cel bun.

6. Investiția în instrumente de colaborare la distanță

De când au început să lucreze de acasă, aproape două treimi dintre lucrătorii din domeniul cunoștințelor și-au sporit utilizarea instrumentelor de colaborare. Dar nu este întotdeauna ușor să găsești software-ul potrivit pentru colaborare.

Exemplu

În departamentele care necesită întâlniri profunde, față în față, este logic să investiți într-o soluție de conferință video de mare putere precum Zoom. Pentru cei care se bazează mai mult pe conținut, instrumentele similare cu documentele Google care permit comentarii și editare de grup sunt mai utile.

Dar cum rămâne cu departamentele de publicitate axate pe design, în care este nevoie de contribuții de la scriitori, designeri, dezvoltatori, strategii și chiar manageri pentru a finaliza un proiect?

De obicei, colaborarea echipei în proiectarea paginilor poate însemna lanțuri de e-mail dezordonate și capturi de ecran marcate. Nu cu Instapage.

Când trebuie să creați pagini de destinație post-clic cu o echipă, Soluția de colaborare Instapage permite fiecărui membru să lucreze pe aceeași pagină în timp real. Proiectați elementele paginii, scrieți copiile, editați codul, lăsați comentarii și trimiteți spre aprobare unui manager. Aflați mai multe aici despre modul în care soluția de colaborare Instapage vă poate spori imediat productivitatea.

7. Reevaluează-ți standardul de productivitate

Mediul actual de lucru la distanță este rezultatul unui fenomen special pentru care nimeni nu a fost pregătit. Echipele nu au fost instruite pentru munca la distanță, sistemele nu au fost puse în funcțiune. Și din acest motiv, este nerealist să credem că productivitatea unei echipe la distanță va atinge nivelurile pe care le-a făcut înainte de tranziție. Cel puțin pe termen scurt.

Compensarea acestui decalaj de productivitate de către echipele care lucrează în exces va avea efectul opus. Ceea ce este mai probabil să se întâmple este că le veți arde sau veți crea un mediu de lucru ostil. Nivelurile actuale de productivitate nu sunt întotdeauna ușor de îmbunătățit. Un manager ar fi mai bine să își reevalueze măsura actuală a productivității și să lucreze pentru a sprijini angajații îndepărtați cu ceea ce au nevoie pentru a face treaba.

8. Întreabă-ți angajații de ce au nevoie de la tine

Așteptările unui manager de angajați la distanță sunt mult diferite de managerul mediu de birou. Ca poziție orientată spre oameni, un manager poate avea probleme cu trecerea la un mediu izolat în care comunicarea nu este ușoară și rareori față în față.

Dacă vă aflați în direcția unei noi echipe la distanță și nu sunteți sigur cum să le sprijiniți, cel mai rău lucru pe care îl puteți face este să vă prefaceți că știți ce faceți sau să presupuneți că știți ce vor angajații dvs. Fiecare afacere este diferită.

În cazul în care cineva ar putea beneficia de un nou software, altul ar putea avea nevoie de limite mai stricte pentru a se reîncărca odată ce au terminat ziua de lucru. Nu este nimic în neregulă dacă nu știi exact de ce are nevoie echipa ta. Întrebarea lor este mai bună decât risipirea resurselor pe o soluție care nu va muta acul spre o mai bună colaborare la distanță.

Obțineți o demonstrație de întreprindere de la Instapage

Una dintre cele mai eficiente modalități de a sprijini echipele la distanță este să vă asigurați că aveți instrumentele de colaborare la distanță potrivite. Instapage vine încorporat cu o soluție de colaborare pentru a sparge silozurile cauzate de toate cele trei tipuri de distanță. Aflați cum să vă duceți întreaga echipă pe aceeași pagină, creând pagini de destinație post-clic mai repede ca niciodată, solicitând o demonstrație gratuită pentru întreprindere.