4 أشياء تحتاجها كل أداة من أدوات إدارة المهام

المشاريع هي عملية ذات بداية ونهاية تقدم منتجًا أو خدمة ، ولكن هذا يترك لبنة البناء الأساسية لكل مشروع - المهام. يتطلب إكمال المشاريع الكبيرة التخلص من المهام الصغيرة على طول الطريق. لكن هناك الكثير من المهام. في كثير من الأحيان عبر العديد من المشاريع التي تكون عدة فرق متميزة مسؤولة عنها. يمكن لفكرة إدارة كل هذه المهام والمتغيرات غير المتوقعة أن تشعر باليأس. لا تستسلم! يأتي الخلاص في شكل أداة لإدارة المهام.

ولكن ليست كل أدوات إدارة المهام متساوية. ابحث عن أداة ديناميكية ولديها ميزات للتعامل مع المهام في مشروع واحد أو أكثر ، لفريق واحد أو أكثر. أي أداة لإدارة المهام تستحق وزنها ستحتوي على أربع ميزات رئيسية. إذا لم يحدث ذلك ، فاستمر في البحث. ولكن إذا حدث ذلك ، فاستعد لحياتك لتصبح أسهل بكثير.

1. يحتاج إلى تجاوز قائمة المهام

قوائم المهام هي العمود الفقري لإدارة المهام. يجب إنجاز المهام ، وقائمة المهام هي الأداة الأساسية لإدارة كيفية حدوث ذلك. لكنها بسيطة وأساسية. يمكن أن تكون قوائم المهام قديمة مثل لوحات الكهوف ، أو مخدوشة على الصخور: تناول الطعام ، والنوم ، ولا تموت.

لقد ولت أيام قائمة المهام البسيطة. تطورت إدارة المشروع من تلك الأداة البسيطة. عندما يكون لديك قائمة مهام تعد جزءًا من برنامج إدارة المهام عبر الإنترنت ، فإنك فجأة لم تعد في العصر الحجري.

المهام جزء من شيء أكبر

المهام ليست جزرًا ، إنها جزء من بيئة مشروع أكبر. باستخدام ProjectManager ، وهو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ، يتم دمج المهام في المشروع مما يجعل العمل أكثر كفاءة.

على سبيل المثال ، المهام لها مواعيد نهائية. في ProjectManager ، توجه هذه المواعيد النهائية إشعارات آلية لأعضاء الفريق لإبقائهم على المسار الصحيح. يتم إرسالها أيضًا إلى مديري المشاريع ، حتى يتمكنوا من رؤية تقدم العمل في الوقت الفعلي. يمكن أيضًا تعيين الأولويات لتحسين سير العمل. إذا لزم الأمر ، يمكن تجاهل بعض المهام. خاصة إذا تم تعيينهم لعضو آخر في الفريق وكانوا تحت إشراف مدير المشروع.

2. تحتاج أداة إدارة المهام الخاصة بك إلى تنبيهات البريد الإلكتروني

تعد تنبيهات البريد الإلكتروني أحد الفروق الرئيسية بين قائمة المهام وأداة إدارة المهام عبر الإنترنت.

ما هو كعب أخيل في أي مشروع؟ المهام المتأخرة. يمكنهم أن يرسلوا مشروعًا متصاعدًا في أي وقت من الأوقات: تأخير الجداول الزمنية ، ومنع الموارد ، وإرهاق الميزانيات. انها ليست نادرة. تعامل جميع مديري المشاريع مع هذه القضايا في الماضي. لكن هذا لا يعني أن عليهم أن يصبحوا القاعدة.

الموضوعات ذات الصلة: 5 حاصرات لإنتاجية الفريق وكيفية التغلب عليها

لوضعها في سياق يمكننا أن نفهمه جميعًا ، القليل منهم قادر على الاستيقاظ والعمل في الوقت المحدد دون استخدام المنبه. قد نضغط على زر الغفوة ، لكن هذا علينا. التنبيه موجود لتذكيرنا بالتحرك وبدء اليوم. لكن لا تفكر في إشعارات البريد الإلكتروني على أنها تذكيرات مزعجة. إنها أداة أخرى لإبقاء مديري المشاريع والفرق على دراية بالصورة الكبيرة ، مع عدم فقدان الاتصال بالمهام قصيرة المدى التي يتحملون مسؤوليتها.

تحديثات في الوقت الفعلي لتحسين إدارة المهام

يسمح لك ProjectManager بتعيين تنبيهات للمهام المتأخرة أو تنبيه لإعلامك إذا كان أحد أعضاء الفريق يعلق على مهمة أو يقوم بتحديث حالتها. بهذه الطريقة ، إذا كانت هناك مشكلة ، فستعرف قبل أن تصبح مشكلة.

من السهل أتمتة المهام للحفاظ على المشروع في الموعد المحدد مع الإخطارات. أيضا ، يمكن أن يحدث الاتصال على مستوى المهمة. يمكن تنبيه أعضاء الفريق عبر البريد الإلكتروني عند إضافة تعليق. يؤدي إرفاق ملفات مثل الصور أو المستندات إلى مهمة ما إلى تعزيز التعاون.

الموضوعات ذات الصلة: أفضل برنامج لإدارة المهام لعام 2020

3. إدارة مهام كانبان

كانبان عبارة عن عملية سير عمل مرئية تدير المهام من خلال لوحة بها أعمدة تحتوي على عناوين مثل المهام ، والمهام ، والمباشرة. تحت كل من هذه الأعمدة توجد بطاقات. كل بطاقة مهمة واحدة. يمكنك أن ترى كيف يساعد ذلك في تنظيم العمل وإبقاء الجميع في نفس الصفحة. خاصة إذا كانوا يتعاونون جميعًا باستخدام أداة إدارة المهام عبر الإنترنت مثل ProjectManager.

إذا كانت طريقة إدارة المهام الخاصة بك لا تتضمن ميزة كانبان ، حسنًا ، لا تجعلنا نستخدم تشبيه رجل الكهف القديم مرة أخرى. يعد Kanban مكانًا رائعًا للمشاريع متعددة الأوجه حيث يكون التعاون مستمرًا.

مجالس كانبان للعاملين البصريين

إنها أيضًا أداة رائعة للمتعلم البصري. وفقًا لهوارد جاردنر ، هناك العديد من أنواع الذكاء المختلفة. يتعلم بعض الناس بشكل أفضل من خلال التقليد الشفهي ، بينما يحتاج البعض الآخر إلى قراءة النص لفهمه. ثم هناك المتعلمون المرئيون الذين يعتبر كانبان بالنسبة لهم نعمة من السماء. بالتأكيد ، من المرجح أن يستجيب تصميمات فريقك لهذه الأداة. الفرق السعيدة هي فرق منتجة.

يحتوي ProjectManager على لوحات كانبان ، ولكن هذه مجرد واحدة من طرق العرض العديدة لمهامك. هناك قوائم مهام ومخططات جانت وحتى طريقة عرض تقويم. يمكن للمستخدمين التبديل بين طرق العرض ، واختيار العرض الذي يفضلونه ، أو التنقل بين العروض الأكثر فائدة في ذلك الوقت.

4. تحويل قائمة المهام إلى مشروع

غالبًا ما تعتمد المهام على بعضها البعض للمضي قدمًا. إنهم دائمًا جزء من المشروع الأكبر ، مما يعني أنهم يعالجون طوال مراحل المشروع. إن التخطيط لمشروع ما متجذر في المهام التي تم جمعها في هيكل تنظيم العمل (WBS) ، من حيث صلتها بمخرجات المشروع.

لذلك ، ألن يكون مثالياً إذا كانت أداة إدارة المهام جزءًا من مجموعة ميزات البرنامج التي ساعدت في التحكم في كل جانب من جوانب المشروع؟ يمكن لـ ProjectManager أن يأخذ قائمة مهام ويجعلها مشروعًا كاملًا بجميع الأدوات التي تحتاجها لإدارتها بشكل أفضل.

حتى إذا كنت قد بدأت المشروع على برنامج ضخم ومكلف مثل MS Project ، أو تم تحديد قائمة المهام الخاصة بك في جدول بيانات ، يمكنك ببساطة استيراد ملف Excel أو CSV هذا مباشرة إلى ProjectManager. سيُطلب منك اختيار عناوين الأعمدة ومدة المهمة ، ثم ستعمل قائمة المهام البسيطة على ملء مخطط جانت عبر الإنترنت.

يمكن لمخططات جانت عبر الإنترنت تحويل المهام ذات الصلة إلى مشاريع

على الجانب الأيسر من شاشتك سيكون جدول البيانات وعلى اليمين يوجد جدول زمني مع المهام الموضحة بخطوط ملونة ، تبدأ من تاريخ البدء وتنتهي بالموعد النهائي. يمكنك الآن تعيين المهام لأعضاء الفريق وإعداد الإعلامات.

لكن هناك الكثير. يساعد ربط المهام لإنشاء التبعيات على تقليل الاختناقات وحظر أعضاء الفريق ، وزيادة الكفاءة. أيضًا ، إذا احتاجت المواعيد النهائية إلى التغيير ، فالأمر بسيط مثل النقر على الجدول الزمني للمهمة الفردية وإسقاطها في التاريخ والوقت الجديدين. انه من السهل. تعد قائمة المهام الآن أكثر من مجرد قائمة مهام ديناميكية ، فهي جزء أساسي من المشروع الأكبر.

المهام هي الدم المتدفق من خلال المشروع. كلما تمكنت من إدارة المهام بشكل أفضل ، كان المشروع أكثر صحة ، وزادت احتمالية انتهائه بنجاح. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة مع أدوات إدارة المهام عبر الإنترنت التي تمنحك أكبر قدر من التحكم في المهام والفرق وسير العمل. تعرف على كيف يمكن لمخططات جانت ولوحات كانبان على الإنترنت مساعدتك في إدارة المهام بشكل أفضل من خلال الاستفادة من هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.