تقدير الوقت في إدارة المشروع: نصائح وتقنيات

"لو كان هناك المزيد من الوقت فقط ،" يذهب الرثاء. يغني مديرو المشروع هذه الأغنية الحزينة ، لكن لا تتوقع أن تنضم إليها الجوقة. يعد الالتزام بجدول المشروع أحد الجوانب الثلاثة للقيد الثلاثي.

الوقت يحكم جميع المشاريع. إنها ذات أهمية قصوى لجميع المعنيين ، من أصحاب المصلحة إلى أعضاء الفريق. الساعة تدق دائمًا. أفضل ما يمكن لمدير المشروع القيام به هو تطوير تقدير زمني دقيق للمدة التي سيستغرقها لإكمال المشروع بشكل مرض.

مسائل تقدير الوقت

ذكرت دراسة أجراها معهد إدارة المشاريع (PMI) عام 2018 أن ضعف تقدير الوقت هو السبب الجذري لـ 25٪ من المشاريع الفاشلة. مع هذه الاحتمالات ، أي شخص يمكنه معرفة كيفية إيقاف الساعة سيكون مدير مشروع رائعًا.

في حين أنه قد يكون من المستحيل إيقاف الوقت ، فمن الممكن التغلب على نهجها الوشيك من حيث صلته بنهاية المشروع. إن التطلع إلى المستقبل لتحديد مقدار الوقت الذي ستستغرقه مهام المشروع الكاملة يسمح بتقدير. لكنها ليست شعوذة ، إنها تقنيات إدارة مشاريع جيدة التنفيذ.

إذن ، ما هي بعض تلك النصائح والتقنيات لتقدير الوقت بشكل أفضل؟ إنهم يركضون من البسيط إلى المعقد. لقد قمنا بإدراج بعض الأشياء المجربة والصحيحة أدناه. تعرف على أيهما يعمل بشكل أفضل مع أسلوبك في إدارة المشروع.

لا تقع في مغالطة التخطيط

تشير مغالطة التخطيط إلى ميل نفسي للناس للتقليل من مقدار الوقت الذي سيستغرقه إكمال المهمة. غالبًا ما يتجاهل الناس أخذ البيانات التاريخية في حساباتهم ويفكرون فقط فيما يجب القيام به ، مما يجعل التقديرات غير مدروسة.

عادة ما تحدث أخطاء التقدير بسبب عاملين: البيانات التاريخية (الفشل في إعادة النظر إلى المدة التي استغرقتها مهمة ما في الماضي) وافتراض أنه لن تكون هناك حواجز تعقيد المسار إلى الأمام. يتم تعريف الأخير بمصطلح نفسي آخر ، وهو الانحياز للتفاؤل.

الدرس الرئيسي الذي نتعلمه من كل هذا التنميط النفسي هو أن أمعائنا هي تقدير سيئ للوقت. يمكن لمديري المشاريع أن يأخذوا في الاعتبار الحدس ، ولكن من الأفضل عمل نسخة احتياطية لجدول زمني ببيانات صلبة. دعنا نلقي نظرة فاحصة على نوعين من هذه الأنواع من البيانات الصلبة.

البيانات التاريخية

الأول هو البيانات التاريخية ، وهي مجرد طريقة خيالية للقول: أنت لست أول شخص يفعل ذلك. لذا ، انظر إلى الأمثلة السابقة وشاهد المدة التي استغرقتها. البيانات التاريخية هي أكثر من مجرد قصصية ، فهي معلومات عن الأحداث والظروف الماضية المتعلقة بموضوع معين. تحليل هذه البيانات مفيد.

البيانات التاريخية واسعة أيضًا. إنها شبكة واسعة حول أي موضوع يتعلق بها. يمكن أن يكون هناك مجموعة من المعلومات ، هنا ، من البيانات الصحفية إلى التقارير المالية ، وملفات السجل ووثائق المشروع والمنتج.

من أجل الحصول على تقدير زمني متسق ، تعد البيانات التاريخية مهمة ، ولكنها ليست رخيصة. جمع البيانات التاريخية يكلف المال والوقت والجهد. ولكن حتى كمية صغيرة من البيانات التاريخية أفضل من لا شيء ، لأنها تشير إلى سابقة ويمكن أن تؤدي إلى التخطيط على مسار أكثر دقة من حيث تقدير الوقت الذي سيستغرقه المشروع لإكماله.

تعرف على ما يجب القيام به

ومع ذلك ، لا تعمل البيانات التاريخية إلا إذا التقى مدير المشروع مسبقًا بأصحاب المصلحة ولديه فهم واضح لماهية أهداف وغايات المشروع في الواقع. هذه ليست سوى الخطوة الأولى نحو فهم كامل للمشروع.

هناك العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعد في تحديد المهام اللازمة لإكمال المشروع بنجاح ويمكن أن يظهر جدول زمني أكثر دقة. واحدة فقط من هذه الأدوات هي هيكل تقسيم العمل (WBS) ، وهي طريقة لأخذ مخرجات المشروع وتقسيمها إلى مهام صغيرة. هذا لا يجعل العمل أكثر قابلية للإدارة فقط ؛ يساعد في تقدير الوقت.

تتبع الوقت بدقة

لكن المشروع لا يقوم فقط بتنفيذ المهام. هناك أنشطة أخرى تبدو غير مهمة تستهلك الوقت. لا تنسَ تضمين الوقت الذي ستستغرقه لعقد الاجتماعات ، مع كل من الفريق وتقديم التقارير إلى أصحاب المصلحة. هناك أيضًا اتصالات عامة واختبار وأنشطة أخرى تحدث على مدار مراحل المشروع.

ضع في اعتبارك استخدام برنامج الجدول الزمني ProjectManager.com لتتبع الوقت الذي يقضيه في مشروعك. بهذه الطريقة يمكنك عمل تقديرات أفضل للمهام والمشاريع المستقبلية. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يتم إدخالها في برنامج إدارة المشاريع الأكبر حجمًا لديك ، تتم مزامنة البيانات هذه المرة مع جميع أدوات إدارة المشاريع الأخرى.

تحدث إلى الخبراء

يمكنك القيام بالكثير من التقدير بنفسك ، وحتى البحث عن بيانات تاريخية لوضع مشروعك في سياق أكبر ، ولكن لا ينبغي إجراء تقدير الوقت بمعزل عن غيره. سيؤدي التحدث إلى شخص عمل في مشاريع مماثلة إلى الكشف عن الفروق الدقيقة والتفاصيل غير الموجودة في البيانات الجافة.

الخبراء رائعون ، ولكن قد يكون هناك أشخاص بالقرب منهم ، غير مستغلين. نحن نتحدث عن زملائك. يتم تجميع الفرق من أجل الخبرة والتجربة. تحدث إليهم ، وطرح الأفكار ، واستمع إلى أفكارهم واهتماماتهم.

من المحتمل أن يكون أعضاء الفريق قد قاموا بمشروعات مماثلة وقاموا بحل المشكلات التي ربما تكون قد انحرفت عن مسارهم في الماضي. يمكنهم إعطائك أفكارًا حول التخطيط الفعال والفعال ، بما في ذلك فهم أفضل للمدة التي سيستغرقها كل شيء.

تقدير من أسفل إلى أعلى ومن أعلى إلى أسفل

التقدير من أسفل إلى أعلى هو تقسيم المهام الأكبر إلى مهام أصغر وأكثر تفصيلاً. ثم تقدر الوقت المستغرق لإكمال كل مهمة. كما أن تقدير الوقت على مستوى الحبيبات يزيد الدقة.

التقدير من أعلى إلى أسفل هو تحليل تقوم فيه أولاً بوضع نظرة عامة على الجدول الزمني المتوقع. ثم باستخدام المشاريع السابقة والخبرة والبيانات التاريخية كدليل ، حدد ما هو تقدير الوقت.

تعمل تقنيات تقدير الوقت معًا بشكل جيد. قارن النتائج من كليهما ، وسيكون لديك تقدير أكثر دقة للوقت اللازم لإكمال المشروع. إذا لم يتم التوافق بين الاثنين ، فهذا لا يعني أن أحدهما أو الآخر خاطئ ، فقط يجب عليك تحسين تقديرك.

بيرت

تأتي تقنية PERT (تقنية تقييم البرامج والمراجعة) من البحرية الأمريكية ، حيث تم استخدامها لتقدير الوقت الذي سيستغرقه تطوير الصواريخ الباليستية. ما يفعله PERT هو إدارة الاحتمالات.

يبدأ بـ WBS ، ويقسم المهام إلى أنشطة أصغر ، ثم يتم وضعها في مخطط جانت. عند مقارنة مخططات PERT مع مخططات جانت ، على مخطط جانت ، يتم ربط أي مهام تابعة - مهام لا يمكن أن تبدأ حتى تنتهي أخرى -. كل مهمة عبارة عن خط على مخطط جانت ، يبدأ من نقطة واحدة وينتهي عند الانتهاء.

صيغة تقدير الوقت

لكل من هذه الأنشطة تقدير هذه الأوقات:

• الوقت المتفائل (O): أسرع نشاط يمكن إنجازه
• على الأرجح الوقت (م): تاريخ التسليم المطلوب لمدير المشروع
• الوقت المتشائم (P): أطول فترة زمنية تُمنح لإنهاء النشاط

لمعرفة المدة التي سيستغرقها النشاط ، أكمل هذه المعادلة ، حيث تمثل E الوقت المتوقع للانتهاء:

E = (O + 4M + P) / 6

لحساب التباين ، مع كون V هو التباين ، استخدم هذه المعادلة:

V = [(P - O) / 6] ^ 2

بعد حساب E و V لكل نشاط ، أضف Es ، ولديك تقدير زمني دقيق لإنجاز المشروع.

استخدام ProjectManager.com لتقدير الوقت

لمزيد من الدقة عند تحميل البيانات الأولية ، استخدم مخطط جانت عبر الإنترنت من ProjectManager.com. ربط المهام التابعة أمر سهل. تعد مدة مهمة التحرير بسيطة مثل سحب المخطط الزمني وإفلاته. يمكنك أيضًا حساب المسار الحرج تلقائيًا.

بمجرد أن يكون لديك تقدير وتكون جاهزًا لبدء المشروع ، فأنت بالفعل في برنامج إدارة مشروع قوي مع تحديثات الحالة في الوقت الفعلي ، وتعيين المهام بسهولة ، ونظام أساسي تعاوني لمساعدة الفرق على التواصل والعمل معًا بشكل أكثر إنتاجية.

ProjectManager.com هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يحافظ على عمل مديري المشاريع والفرق وأصحاب المصلحة معًا بشكل أكثر كفاءة. تضيف مخططات جانت عبر الإنترنت أدوات تعاونية للجدولة وتجمع لوحة معلومات في الوقت الفعلي البيانات عند تحديثها ، ثم تعرض مقاييس المشروع التي يسهل تصفيتها ومشاركتها. احصل على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا وشاهد كيف يمكن أن تساعدك في تقدير الوقت المستغرق في مشروعاتك بشكل أفضل.