工作流程自動化的重要性是什麼？ 您的組織如何採用它？

企業正在迅速實施數字技術，以提高效率和準確性，並更快地進入新市場。 文檔是許多業務流程的中心，從聯繫人、索賠和信件到報告、訂單、發票和採購請求。 企業根本無法跟上組織、路由和批准紙質文檔的低效傳統方法取得成功所需的步伐。 組織正在迅速朝著跨業務運營的工作流自動化邁進。 這有助於簡化操作和改善溝通。

工作流自動化有幾個優點，包括大大減少完成任務所需的時間，提高生產力，以及通過消除令人厭煩的手動任務來全面改善員工的工作體驗。

在我們詳細介紹您的業務中工作流自動化的必要性之前，讓我們首先定義它是什麼。

什麼是工作流自動化？

工作流自動化是指根據預定義的業務規則設計、簡化和自動化一系列任務的過程，消除與手動循環紙張相關的延遲和錯誤。 如今，通常使用具有低代碼、拖放功能和用戶友好界面的工作流管理系統來執行此操作。

工作流程可以幫助自動化和簡化重複的業務操作，降低錯誤風險並提高整體生產力。 因此，您的日常業務流程將得到顯著改善。 經理可以做出更快、更明智的決策，您的團隊可以更高效、更敏捷地進行溝通。

儘管人工智能 (AI) 已在許多技術中使用，但它對於高效的流程自動化並不是必不可少的。 基於規則的邏輯系統在消除工作流程中的低效率和提供更輕鬆的合作方面同樣成功。

但是，在您的業務中開發工作流程似乎令人生畏。 有時它可能具有挑戰性，因為它要求您可以看到全局，同時還要注意其中的數百分鐘細節。

如果使用得當，工作場所自動化會對您的組織產生重大影響。

工作流自動化有什麼好處？

工作流自動化帶來了許多優勢。

• 改善溝通：
  根據 Dynamic Signal 2019 年發布的一項調查，超過 63% 的員工因溝通不暢而想辭職。 疫情只會讓事情變得更糟。 工作流程自動化簡化了員工溝通並讓每個人都了解情況。 員工可以使用正確的文檔工作流管理系統相互提供文檔註釋或分配任務。 提醒會自動發送，因此團隊成員無需相互提醒他們即將完成的任務。
• 提高生產力
  工作流自動化最明顯的好處之一是更高質量的工作。 員工可以利用從耗時的手動流程中節省的時間來處理優先級更高的項目。 他們現在可以充分發揮自己的能力，因為他們有更多的時間在手，最終導致更高的整體效率。
• 增加問責制
  雖然自動化工作分配有助於員工有效地相互協作，但它也提高了問責制。 員工充分了解他們的職責，並且可以立即發現任何差距。
• 具有成本效益
  簡化溝通和降低錯誤範圍等工作流程自動化的好處可以為組織節省大量資金。 此外，由於重複且耗時的程序被自動化，因此減少了管理工作。
• 提供更好的客戶服務
  今天的客戶想要一次獲得所有東西。 在這個快節奏的商業環境中，組織不能有疏忽和緩慢的後果。 大多數組織已將審批流程自動化，以改善協作、減少員工之間的相互依賴並提高工作場所的生產力，從而更好地為客戶服務。

為了幫助您更好地了解工作流自動化的好處，在這篇博文中，我們將回顧每個組織中常見的一些示例。

將幫助您實現業務自動化的工作流自動化示例。

應付賬款審批

應付帳款流程在您的組織收到供應商的發票時開始，並在付款並提交發票後完成。

對於大多數企業來說，一種稱為發票自動化的工作流程自動化變得越來越重要。 該流程包含在許多工作流自動化系統中，可幫助您的組織將任何文檔（紙質、PDF、電子郵件或其他文檔）捕獲並存儲為數字文檔。 應付賬款工作流程自動化允許您用基於規則的決策工作流程替換大部分手動流程。 可以設置 AP 發票工作流程，以確保正確的人無論身在何處都能獲得發票以供批准。

員工入職

人力資源入職可能具有挑戰性，尤其是當系統依賴紙質清單或分散的電子數據時。 當您必須手動輸入新員工的信息時，這是一個極其繁瑣且耗時的過程。 這個手動過程可以用文檔工作流管理軟件代替。

工作流自動化通過為所有新員工提供一致的體驗來支持高效的員工入職。 自動化電子入職不僅可以消除錯誤，還可以讓您在員工表格和合規文件開始日期之前對其進行打包。 這種計劃會給新團隊成員留下積極的印象，並提高您的入職團隊的效率。

文件批准
每個組織都有審批——合同審批、休假審批、採購請求等。不過，在大多數情況下，它是基於電子郵件的。

歸根結底，這可能會非常忙碌。 每個人都在發送電子郵件，沒有人知道誰應該簽署什麼。 除了延遲和錯誤的可能性之外，這整個過程最終可能會帶來壓力。 您可以使用正確的文檔管理系統集中整個流程。 工作流自動化不是跟踪誰應該簽署什麼，而是根據預定義的規則為您處理它。

報銷員工費用

許多公司仍然遵循傳統的手動流程來批准報銷等支付流程。 例如，員工可能會將費用報告通過電子郵件發送給他們的經理，然後經理手動批准它並將其發送給會計部門。 從那裡，帳戶中的某個人必須手動輸入報告的信息，然後才能剪切支票並將其交付給正確的員工。

工作流程自動化可以簡化費用審批流程，減少非生產時間並使流程更加一致。 使用正確的文檔管理軟件，可以將費用報表配置為具有必填字段和附件，從而減少來回。 通過自動化的工作流程管理，管理人員可以輕鬆批准或要求修改。 審核通過後，可自動發送至財務部門報銷。 員工可以隨時跟踪其費用報銷的進度。 最終，使用自動化意味著更少的來回操作並節省大量時間。

工作流自動化的好處可以對組織處理其日常流程的方式產生重大影響，因為無論他們身在何處，每個人都可以一起工作。

現在您已經了解了工作流自動化的用例，讓我們看看工作場所自動化軟件中要尋找的功能。

如何選擇合適的工作流程自動化工具？

工作流自動化的重要性要求實施符合您組織目標的解決方案。

• 用戶友好的界面
  現代工作流程自動化解決方案應具有直觀的用戶界面，以便您的團隊不會浪費時間學習如何使用它。 重要的是要記住，它不應該決定您的組織如何運作； 相反，它應該支持您當前的工作流程。
• 訪問控制
  工作流自動化工具需要訪問控制，就像辦公場所需要訪問控制一樣。 您可以選擇使用文檔安全性為選定的團隊或人員提供對特定文檔的訪問權限。 您還可以指定此權限的範圍，例如他們是否只能查看或更改文檔。
• 與智能手機的兼容性
  工作流程自動化必鬚髮展以跟上辦公室日益增長的移動性。 無論是在工作中的台式計算機上還是在智能手機上使用，該程序都應該運行良好。
• 報告和分析：
  雖然員工滿意度是衡量組織表現的重要指標，但它並不是唯一的指標。 需要數據來檢查當前和歷史事件，以及為處理未來問題制定可靠的策略。 這種嘗試應該得到具有內置分析工具的文檔工作流管理軟件的幫助。

您如何使組織中的工作流程自動化？

工作流程自動化應該從定義的目標開始，並以評估結束。

識別過程

首先，您必須確定哪些流程可以自動化。 在這種情況下，您團隊的堅韌可能是決定性因素。

定義你的目標

我們已經提到了工作流自動化的一些優點。 你的目標是什麼？ 在您開始冒險之前，請確定您的優先事項並按順序列出。

團隊訓練

項目的成功最終將由利益相關者決定。 讓您的員工了解工作流程自動化的優勢並聽取他們的意見。

創建工作流

使用該工具來創建工作流程。 為每個利益相關者分配責任。

使用數據分析和報告對您有利。

最後，評估報告是為您的組織確定工作流自動化優勢的唯一方法。 衡量員工的 KPI 和 ROI，以了解工作流自動化如何幫助您的組織。

在解決工作流自動化的優勢時，我們絕不能忽視文檔管理系統的相關性。 一個普通的辦公室工作人員每天花費大約 15% 的時間來尋找文件。 在這種情況下，像Docsvault這樣的文檔管理解決方案可以為您提供幫助。 利用集中式存儲庫安全地保存您的重要數據，並通過各種功能實現員工之間的主動溝通。